Перерасчет отпускных за период болезни

151

Вопрос

в начале января сотрудник ушел в отпуск. но оказалось что во время отпуска сотрудник заболел. больничный длится уже 5 месяцев. Числится за сотрудником долг по отпускным по которым он не догулял. может ли организация удержать из больничных?

Ответ

Отвечает Елена Павленко, эксперт

Вы можете пересчитать отпускные только в одном случае: если сотрудник согласен на перенос отпуска на другое время. Тогда он пишет заявление о переносе отпуска, вы производите перерасчет отпускных, и сотрудник добровольно вносит сумму отпускных в кассу. Если сотрудник добровольно не вносит деньги, то вы можете зачесть эту переплату только в счет будущей зарплаты, то есть при выходе сотрудника с больничного. С больничного пособия удерживать нельзя. В последующем, при отгуливании перенесенного отпуска отпускные считаете заново.

Если сотрудник будет продлевать отпуск сразу после больничного, то у вас нет оснований для перерасчета и удержания отпускных сумм, а значит переплата будет числится до тех пор, пока сотрудник не отгуляет свой отпуск.

Обоснование
 

1. Из рекомендации
Нины Ковязиной, заместителя директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

Какие документы нужно оформить при предоставлении сотруднику ежегодного оплачиваемого отпуска

<…>

Перенос отпуска

Утвержденная заранее в графике отпусков дата отпуска может быть перенесена. Законодательство регламентирует порядок оформления переноса отпуска в двух случаях.

По инициативе сотрудника:

  • если работодатель нарушил срок уведомления о начале отпуска или выплаты отпускных;
  • при болезни сотрудника;
  • в других случаях, когда это предусмотрено в трудовом законодательстве или локальных нормативных актах.

Основанием для переноса может быть заявление сотрудника в произвольной форме. На заявлении должна быть разрешительная запись, а также подписи руководителя структурного подразделения (отдела, цеха и т. п.) и руководителя организации.

По инициативе работодателя – в связи с производственной необходимостью. Основанием для переноса отпуска будет распоряжение руководителя. Сотрудника нужно не только ознакомить с таким решением, но и получить его согласие на перенос.

Это следует из статей 123 и 124 Трудового кодекса РФ.

При переносе отпусков не обязательно оформлять дополнительный приказ на утверждение их графика в новой редакции. Если используете унифицированную форму графика отпусков № Т-7, то соответствующие записи сделайте в графах 8 и 9.

Перерасчет отпускных за период болезни

Продление отпуска

Случаи продления ежегодного основного отпуска сотрудника перечислены в части 1 статьи 124 Трудового кодекса РФ. В частности, отпуск продлевается из-за болезни сотрудника.

О том, что возникли основания для продления отпуска, сотрудник обязан незамедлительно уведомить работодателя любым доступным ему способом (например, по телефону). Если такое уведомление есть, то срок отпуска автоматически продлевается на соответствующее количество дней (например, дней болезни). Это значит, что оформлять специальный приказ на продление отпуска работодателю не требуется. Такой порядок следует из положений пункта 18 Правил, утвержденных постановлением НКТ СССР от 30 апреля 1930 г. № 169.

Продление отпуска необходимо зафиксировать в табеле учета рабочего времени по форме № Т-12 (№ Т-13) или по самостоятельно разработанной форме. Например, в случае продления отпуска из-за болезни дни, когда сотрудник фактически болел, отмечаются как «Б» или «19», а дни продления отпуска – «ОТ» или «9». Кроме того, соответствующие изменения о фактическом времени отпуска нужно зафиксировать в разделе VIII личной карточки сотрудника по форме № Т-2 или по самостоятельно разработанной форме.

А если человек вышел на работу сразу после окончания даты отпуска в приказе и хочет перенести неотгулянные дни на другое время? Например, он во время отпуска неделю болел и вышел на работу по графику. Тогда сотрудник пишет заявление о переносе, а в табеле и личной карточке продление отпуска не отмечайте.

<…>

2. Из рекомендации
Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как оформить и отразить в бухучете и налогах перерасчет ранее начисленных отпускных, если сотрудник во время отпуска болел и решил перенести не использованные из-за этого дни отдыха на более поздний период

Отражать в учете операции нужно в зависимости от того, вернет сотрудник переплату по отпускным или нет.

Основанием для пересчета будут два документа:

  • больничный листок, подтверждающий количество дней болезни;
  • заявление от сотрудника о переносе части отпуска.

Это следует из статьи 124 Трудового кодекса РФ.

В результате пересчета за дни болезни возникнет переплата по отпускным. Эту переплату сотрудник может добровольно вернуть. В таком случае нужно восстановить НДФЛ и страховые взносы, а также уменьшить расходы, учитываемые при расчете налога на прибыль.

А если человек отказывается возвращать деньги? Тогда зачтите излишне выплаченные отпускные в счет будущей зарплаты.

Порядок отражения в бухучете расчетов по начислению отпускных зависит от типа учреждения.

В учете казенных учреждений:

В бухучете операции отразите следующими проводками.

Если сотрудник возвращает переплату:

Содержание операции Дебет счета Кредит счета
1. Сторнированы излишне начисленные отпускные Методом «красное сторно»
КРБ.1.401.20.211 КРБ.1.302.11.730
2. Возвращена переплата по отпускным КИФ.1.201.34.510 КРБ.1.302.11.730
Уменьшение забалансового счета 18 (КВР 111)
3. Сторнированы излишне начисленные пенсионные взносы на сумму отпускных Методом «красное сторно»
КРБ.1.401.20.213 КРБ.1.303.10.730
4. Сторнированы излишне начисленные взносы на социальное страхование на сумму отпускных Методом «красное сторно»
КРБ.1.401.20.213 КРБ.1.303.02.730
5. Сторнированы излишне начисленные взносы на медицинское страхование на сумму отпускных Методом «красное сторно»
КРБ.1.401.20.213 КРБ.1.303.07.730
6. Сторнированы излишне начисленные взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний на сумму отпускных Методом «красное сторно»
КРБ.1.401.20.213 КРБ.1.303.06.730
7. Сторнирован излишне удержанный НДФЛ с части отпускных Методом «красное сторно»
КРБ.1.302.11.830 КРБ.1.303.01.730

Если сотрудник отказывается возвращать переплату, сделайте такие проводки:

Содержание операции Дебет счета Кредит счета
1. Сторнированы излишне начисленные отпускные Методом «красное сторно»
КРБ.1.401.20.211 КРБ.1.302.11.730
2. Начислена зарплата в последующих периодах КРБ.1.401.20.211 КРБ.1.302.11.730
3. Выплачена разница между суммой начисленной зарплаты и долгом сотрудника по отпускным КРБ.1.302.11.830 КРБ.1.201.34.610
Увеличение забалансового счета 18 (КВР 111)

Такой порядок установлен пунктами 49102, 121 Инструкции № 162н.

<…>

А вот уточненные расчеты по страховым взносам сдавать не нужно. Отпускные, которые сотрудник не вернул, исключать из расчета страховых взносов не надо – эти суммы следует принять во внимание при начислении очередной зарплаты. А больничное пособие взносами не облагается (п. 1 ч. 1 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, подп. 1 п. 1 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Когда сотрудник будет догуливать оставшиеся дни отпуска, отпускные нужно будет начислить снова. Возможно, к тому времени средний заработок изменится. Тогда и сумма отпускных будет другой.

Пример, как отразить в бухучете и налогах излишне выплаченные отпускные. Переплата образовалась из-за переноса части отпуска в связи с болезнью сотрудника

Бюджетное учреждение «Альфа» применяет общую систему налогообложения (метод начисления). Отчетные периоды по налогу на прибыль – I квартал, полугодие, девять месяцев. Взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний платит по тарифу 0,2 процента. Страховые взносы начисляет по общим тарифам. Прав на вычеты по НДФЛ у сотрудника нет. Сотрудник задействован в платной деятельности.

Е.И. Ивановой был предоставлен отпуск с 3 по 30 октября 2016 года продолжительностью 28 календарных дней. Расчетный период – с 1 октября 2015 года по 30 сентября 2016 года.

Средний дневной заработок для расчета отпускных – 1350,52 руб. Сумма отпускных составила 37 814,56 руб. (1350,52 руб. × 28 дн.). Отпускные были начислены и выплачены 28 сентября.

С 13 по 20 октября (8 календарных дней) Иванова болела. Это подтверждает больничный листок. 31 октября Иванова вышла на работу и представила работодателю больничный листок. Сумма больничного пособия составила 9499,28 руб., в том числе за счет учреждения – 3562,23 руб.

Кроме того, Иванова написала заявление на перенос части отпуска (8 календарных дней) на период с 15 по 22 декабря 2016 года.

Бухгалтер учреждения пересчитал отпускные с учетом фактической продолжительности отпуска.

Сумма излишне выплаченных отпускных, которая приходится на дни болезни, составила 10 804,16 руб. (1350,52 руб. × 8 дн.). Эту сумму Иванова отказалась добровольно вернуть учреждению. Поэтому сумму долга бухгалтер зачел в счет будущей зарплаты.

В учете учреждения сделаны следующие проводки:

Содержание операции Дебет счета Кредит счета Сумма, руб.
25 сентября:
1. Начислены отпускные 2.109.80.211 2.302.11.730 37 814,56 
2. Удержан НДФЛ 2.302.11.830 2.303.01.730 4916
3. Выплачены отпускные 2.302.11.830 2.201.34.610 32 898,56 
Увеличение забалансового счета 18 (КВР 111)
4. Перечислен НДФЛ 2.303.01.830  2.201.11.610 4916 
Увеличение забалансового счета 18 (КВР 111)
5. Начислены обязательные страховые взносы:      
– на пенсионное страхование (37 814,56 руб. × 22%);  2.109.80.213 2.303.10.730 8319,20
  – на социальное страхование (37 814,56 руб. × 2,9%);    2.303.02.730 1096,62
  – на медицинское страхование (37 814,56 руб. × 5,1%);   2.303.07.730 1928,54
  – на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (37 814,56 руб. × 0,2%)    2.303.06.730 75,63
29 октября:
1. Начислено больничное пособие за счет учреждения 2.109.80.211 2.302.11.730 3562,23 
2. Начислено больничное пособие за счет ФСС России
(9499,28 руб. – 3562,23 руб.)
2.303.02.830 2.302.13.730 5937,05 
3. Удержан НДФЛ с суммы пособия за счет средств учреждения 2.302.11.830 2.303.01.730 463
4. Удержан НДФЛ с суммы пособия за счет средств ФСС России 2.302.13.830 2.303.01.730 772
5. Перечислен НДФЛ с суммы пособия за счет учреждения 2.303.01.830 2.201.11.610 463
Увеличение забалансового счета 18 (КВР 111)
6. Перечислен НДФЛ с суммы пособия за счет ФСС России 2.303.01.830 2.201.11.610 772
Увеличение забалансового счета 18 (КВР 119)
7. Выплачено больничное пособие за счет средств учреждения
(3562,23 руб. – 463 руб.)
2.302.11.830 2.201.34.610 3099,23 
Увеличение забалансового счета 18 (КВР 111)
8. Выплачено больничное пособие за счет ФСС России
(5937,05 руб. – 772 руб.)
2.302.13.830 2.201.34.610 5165,05 
Увеличение забалансового счета 18 (КВР 119)
9. Сторнированы излишне начисленные отпускные Методом «красное сторно» 10 804,16 
2.109.80.211 2.302.11.730


Поскольку отпускные были начислены в сентябре, они учтены при расчете страховых взносов за девять месяцев.

4 декабря бухгалтер стал считать зарплату за ноябрь 2016 года. При этом он учел задолженность Ивановой по отпускным. Проводки такие:

Содержание операции Дебет счета Кредит счета Сумма, руб.
1. Начислена зарплата за ноябрь 2.109.80.211 2.302.11.730 30 000
2. Удержан НДФЛ с суммы зарплаты за ноябрь ((30 000 руб. – 10 804,16 руб.) × 13%)  2.302.11.830 2.303.01.730 2495
3. Перечислен НДФЛ в бюджет 2.303.01.830 2.201.11.610 2495 
Увеличение забалансового счета 18 (КВР 111)
4. Начислены обязательные страховые взносы:      
– на пенсионное страхование ((30 000 руб. – 10 804,16 руб.) × 22%);  2.109.80.213 2.303.10.730 4223,08 
– на социальное страхование ((30 000 руб. – 10 804,16 руб.) × 2,9%);   2.303.02.730 556,68 
– на медицинское страхование ((30 000 руб. – 10 804,16 руб.) × 5,1%);   2.303.07.730 978,99 
– на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний ((30 000 руб. – 10 804,16 руб.) × 0,2%)    2.303.06.730 38,39 
5. Выплачена разница между суммой начисленной зарплаты и долгом сотрудницы по отпускным ((30 000 руб. – 2495 руб.) – 10 804,16 руб.) 2.302.11.830 2.201.34.610 16 700,84 
Увеличение забалансового счета 18 (КВР 111)

Популярные статьи на сайте

Инструкция 157н по учету в 2017 году с изменениями



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль