Оформление первичных документов на ГСМ от поставщика

44

Вопрос

вопрос по оформлению первичных документов:Нашим учреждением заключен госконтракт на поставку бензина. В штате - 4 водителя, каждый из которых имеет топливную карту и осуществляет по ней заправку в течение месяца. В конце месяца поставщик выставляет нам товарную накладную на общее количество заправленных литров по учреждению. Второй экземпляр товарной накладной нужно подписать и вернуть поставщику. Как правильно оформить графы «по доверенности №…..от…….»; «груз принял, груз получил грузополучатель…»? Ведь получение производилось фактически не по доверенности, а по картам? Форма товарной накладной предполагает, что получение производилось единственным грузополучателем, но в случае, если за весь объем бензина распишется один водитель, следует и в учете оприходовать весь бензин на одно МОЛ, а в нашем случае их 4. как правильно оформить документ?

Ответ

Отвечает Валентина Малофеева, эксперт

При заключении контракта на поставку бензина для получения топливных карт от поставщика в учреждении была выдана доверенность (доверенности) на их получение.

Прежде чем начинать использование топливных карт, следует определить приказом по учреждению ответственного сотрудника (сотрудников) за их использование, в том числе за подписание товарных накладных. Это могут быть и водители, так как каждый из водителей имеет топливную карту и осуществляет по ней заправку.

Форма товарной накладной в графе «груз принял, груз получил грузополучатель» допускает подписи нескольких ответственных лиц, если приказом водители будут назначены ответственными за использование топливных карт.

Порядок формирования и обработки документов следует закрепить в графике документооборота (п. 5.1 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105). Разработку графика организует главный бухгалтер, а утверждается он приказом руководителя учреждения (п. 5.2 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105, письмо Минфина России от 15 октября 2015 г. № 02-06-05/58986).В графике документооборота пропишите: этапы создания (получения), проверки и передачи на хранение документа;сроки прохождения каждого из этапов; перечень сотрудников, которые выполняют хозяйственные операции; оформляют и подписывают документы; проверяют документы; взаимосвязь ответственных лиц.

Обоснование
 

1.Из рекомендации
Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Наталии Гусевой, директора Центра образования и внутреннего контроля института

дополнительного профессионального образования «Международный финансовый центр», государственный советник РФ 2-го класса, к. э. н.

Как организовать документооборот в бухгалтерии

Документооборот в бухгалтерии нужно организовать по двум типам документов: для бухгалтерского учета и для налогового.

Для налогового учета используют налоговые регистры. О них читайте в рекомендации Как вести регистры налогового учета.

Для бухучета оформляют учетные регистры и первичные документы. Их формы для учреждений госсектора утверждены отдельным приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н (ч. 4 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). О первичных документах и регистрах учета пойдет речь в этой рекомендации.

Если хотите проверить состав и оформление отчетности, в которую затем попадают данные из учетных документов и регистров, смотрите:

Какие документы сдавать в составе налоговой отчетности

Состав бухгалтерской отчетности бюджетных и автономных учреждений

Состав бюджетной отчетности

Первичные документы

Первичным документом оформляют каждый факт хозяйственной жизни (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 3, 7 и 9 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).

Для первичных учетных документов есть унифицированные формы. Если для хозяйственной операции унифицированную форму не нашли, разработайте ее самостоятельно. Собственные бланки утвердите в учетной политике. Это следует из пунктов 6 и 8 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Подробнее про первичные документы см. Как оформлять первичные документы.

Важно! Первичные документы составляйте в электронной форме. Подписывайте их электронной подписью. И только если такой технической возможности нет – оформляйте на бумаге. Так же поступайте с документами, в которых есть сведения, составляющие гостайну.

Читайте подробнее про электронные документы.

О том, как формировать документы по учету кадров, см. Вправе ли организации госсектора применять самостоятельно разработанные формы кадровых документов.

Документы – основания для составления первички и регистров

В документообороте бухгалтерии помимо первички участвуют договоры или контракты, счета и другие документы учреждения. На их основании бухгалтер определяет порядок и сроки для того, чтобы составить, передать и подписать первичные документы.

График документооборота

Порядок формирования и обработки документов закрепите в графике документооборота (п. 5.1 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105). Разработку графика организует главный бухгалтер, а утверждается он приказом руководителя учреждения (п. 5.2 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105, письмо Минфина России от 15 октября 2015 г. № 02-06-05/58986).

В графике документооборота пропишите:

  • этапы создания (получения), проверки и передачи на хранение документа;
  • сроки прохождения каждого из этапов;
  • перечень сотрудников, которые:– выполняют хозяйственные операции;– оформляют документы;– проверяют документы;
  • взаимосвязь ответственных лиц.

График оформите в виде схемы или перечня работ с указанием операций и взаимосвязи исполнителей. Примерная форма этого документа приведена в приложении к Положению, утвержденному Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105. Однако можно разработать собственную структуру графика. Такие правила установлены пунктом 5.4 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105.

2.Дополнительно по этой теме

Приказ об утверждении перечня лиц, имеющих право подписи первичных документов

https://www.gosfinansy.ru/#/document/118/26725/?step=38

Популярные статьи на сайте

Инструкция 157н по учету в 2017 году с изменениями



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль