Удержание за неотработанные дни отпуска. Исправление ошибок.

181

Вопрос

расчет при увольнении был ошибочно отражен на сч.208.11 (-10317,76 человек взял отпуск за год, но уволился не доработав сразу по окончанию отпуска, получился расчет с минусом) как теперь в бухгалтерии исправить ошибку? как отразить что не на под отчете сумма. Сотрудник отказывается вносить. Какие мои действия.

Ответ

Отвечает Елена Павленко, эксперт

В учете должны были быть проводки:

Д. КРБ.1.401.20.211 – Д. КРБ.1.302.11.730 (СТОРНО) - сторнированы суммы отпускных, начисленных сотруднику за неотработанные дни отпуска;

Д. КДБ.1.209.30.560 – К. КРБ.1.302.11.730 - переведена дебиторская задолженность по оплате труда в разряд задолженности по возмещению ущерба учреждению.

Так как вы не сделали эти проводки, теперь датой обнаружения ошибки оформите Бухгалтерскую справку (ф. 0504833) и оформите проводки:

Д. КРБ 1.208.11.560 – К. КРБ 1.304.03.730 – (СТОРНО) – сторнируйте запись по удержанию с сотрудника;

И укажите правильные:

Д. КРБ.1.401.20.211 – Д. КРБ.1.302.11.730 (СТОРНО) - сторнированы суммы отпускных, начисленных сотруднику за неотработанные дни отпуска;

Д. КДБ.1.209.30.560 – К. КРБ.1.302.11.730 - переведена дебиторская задолженность по оплате труда в разряд задолженности по возмещению ущерба учреждению.

Задолженность сотрудника будет числиться на счете 209.30, если бывший сотрудник добровольно не возместит ее, то взыскать задолженность вы не сможете даже через суд. Поэтому учитывайте ее в соответствии с правилами учета дебиторской задолженности.

Кроме этого, еще нужно сторнировать начисления НДФЛ и страховых взносов и сдать уточненные расчеты за прошлый год. Проводки с примером приведены ниже в рекомендации.

Обоснование
 

Из рекомендации
Нины Ковязиной, заместителя директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

Как удержать из зарплаты отпускные, выплаченные за неотработанные дни отпуска

Когда производят удержания

Сотрудник может уволиться до истечения рабочего года, в счет которого ему был предоставлен ежегодный отпуск. В этом случае сумму отпускных, которая приходится на неотработанное время, удержите при начислении зарплаты.

<…>

Ситуация: что делать, если удержать отпускные, выданные авансом, из зарплаты сотрудника невозможно (например, если для этого недостаточно последней зарплаты)

Предложите сотруднику добровольно вернуть сумму отпускных за неотработанные дни отпуска.

Если сотрудник добровольно не вернет данную сумму, то взыскать ее потом в судебном порядке учреждение не сможет.

Дело в том, что статья 137 Трудового кодекса РФ предусматривает, что при увольнении сотрудника излишне выплаченные отпускные за неотработанный отпуск можно удержать из его зарплаты. То есть данная норма предполагает возможность удержаний только из последней зарплаты сотрудника и непосредственно при его увольнении. При этом взыскать излишне выплаченные отпускные с бывшего сотрудника (уже после его увольнения) через суд трудовое законодательство не позволяет. Именно так традиционно рассуждают судьи. В частности, об этом свидетельствуют определения Верховного суда РФ от 29 августа 2014 г. № 70-КГ14-4 и от 25 октября 2013 г. № 69-КГ13-6.

Стоит отметить, что ранее в законодательстве существовала норма, прямо запрещавшая взыскивать излишне выплаченные отпускные в судебном порядке (абз. 3 п. 2 Правил, утвержденных постановлением НКТ СССР от 30 апреля 1930 г. № 169). Несмотря на то что она утратила силу (приказ Минздравсоцразвития России от 20 апреля 2010 г. № 253), взыскать излишне выплаченные отпускные с бывшего сотрудника через суд по-прежнему нельзя.

Таким образом, единственный выход в данной ситуации – договориться с сотрудником о добровольном возврате недостающей суммы.

Из этого правила есть исключения, когда с сотрудника ничего удерживать не нужно, даже если отпуск остался неотработанным (абз. 5 ч. 2 ст. 137 ТК РФ).

Бухучет отпускных

Чтобы удержать из зарплаты отпускные за неотработанные дни отпуска, в бухучете сделайте корректировку их начисления (способом «красное сторно»). Ведь фактически это излишне выплаченная зарплата. Корректировку оформите бухгалтерской справкой (ф. 0504833). Об этом сказано в пункте 18 Инструкции к Единому плану счетов № 157н. Примеры оформления бухгалтерских справок (ф. 0504833), см. Как исправить ошибки в бухучете и отчетности.

А если зарплаты не хватает для полного погашения неотработанных отпускных? Тогда предложите сотруднику возместить переплату добровольно. Если же он отказался, переведите задолженность на счет 209.30 «Расчеты по компенсации затрат» (п. 220 Инструкции к Единому плану счетов № 157н, п. 4.2 Методических рекомендаций, доведенных письмом Минфина России от 19 декабря 2014 г. № 02-07-07/66918).

Порядок отражения в бухучете операций, связанных с удержанием отпускных за неотработанные дни отпуска, зависит от типа учреждения.

В учете казенных учреждений:

Удержания за неотработанные дни отпуска отразите проводкой:

№  Содержание операции Дебет счета Кредит счета
1. Сторнированы суммы отпускных, начисленных сотруднику за неотработанные дни отпуска Методом «красное сторно»
КРБ.1.401.20.211<1> КРБ.1.302.11.730
2. Переведена дебиторская задолженность по оплате труда в разряд задолженности по возмещению ущерба учреждению КДБ.1.209.30.560 КРБ.1.302.11.730

XX – аналитический код группы и вида синтетического счета объекта учета.

<1>Счет 109.00 применяйте в части формирования стоимости готовой продукции (работ, услуг), которые учреждение реализует за плату (п. 40 Инструкции № 162н).

Такой порядок установлен пунктом 102 Инструкции № 162н.

Внимание! В пункте 4.2 Методических рекомендаций, доведенных письмом Минфина России от 19 декабря 2014 г. № 02-07-07/66918, приведен другой вариант по отражению дебиторской задолженности по зарплате на счете 209.30. А именно нужно сторнировать излишне начисленные суммы отпускных и дополнительно сделать проводку: Дебет 0.209.30.560 Кредит 0.401.10.130. Но если так сделать, то в результате за сотрудником будет числиться задолженность по двум счетам – 209.30 и 302.11. Поэтому целесообразно применять прямую проводку (по аналогии с предложенной Минфином России в этом же письме для перевода задолженности подотчетников). Но так как ни одна из предложенных проводок в Инструкции № 162н не приведена, согласуйте корреспонденцию с ГРБС (финансовым органом, Казначейством России).

<…>

Пересчет НДФЛ и взносов

Порядок пересчета НДФЛ и страховых взносов зависит от того, когда увольняется сотрудник. Возможны два варианта:

Ситуация: как удержать НДФЛ и начислить страховые взносы при удержании отпускных за неотработанные дни отпуска. Отпуск и увольнение приходятся на разные отчетные периоды, но в пределах одного года

<…>

Аналогичный порядок применяется, если зарплаты, выплачиваемой сотруднику в момент увольнения, не хватает для удержания суммы отпускных за неотработанные дни отпуска, и сотрудник согласился добровольно вернуть сумму излишне выплаченных отпускных. Но есть ряд нюансов.

Так, разница между НДФЛ, исчисленным с последней зарплаты сотрудника, и НДФЛ, удержанным с суммы излишне выплаченных отпускных, в данном случае будет отрицательной. Эту разницу нужно вернуть сотруднику в соответствии с положениями статьи 231 Налогового кодекса РФ.

Уточненные расчеты по форме РСВ-1 ПФР и форме 4-ФСС за тот отчетный период, в котором сотрудник был в отпуске, не сдавайте.

В данной ситуации при окончательном расчете с сотрудником может образоваться отрицательная сумма доначислений страховых взносов в ПФР. Это произойдет, если сумма выплат, начисленная сотруднику в квартале увольнения, меньше суммы излишне выплаченных отпускных (например, если человек увольняется в начале первого месяца квартала).

В этом случае подайте корректирующий раздел 6 расчета РСВ-1 ПФР за период, в котором сотрудник был в отпуске. Его нужно сдать в составе расчета РСВ-1 ПФР за тот период, в котором сотрудник уволился. Корректирующую форму раздела 6 сдайте вместе с исходной формой раздела 6 за текущий период. При этом в корректирующей форме раздела 6 укажите как первоначальные сведения (до корректировки), так и исправленные сведения. Такой порядок следует из пункта 37.2 Порядка, утвержденного постановлением Правления ПФР от 16 января 2014 г. № 2п.

Главбух советует: При отрицательной сумме доначислений пенсионных взносов уточненный расчет по форме РСВ-1 ПФР лучше сдать.

По общему правилу учреждение обязано подать уточненный расчет по форме РСВ-1 ПФР только в случае, когда произошло занижение сумм страховых взносов. Во всех остальных случаях подача уточненного расчета является правом, а не обязанностью учреждения. Это следует из частей 1–2 статьи 17 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.

Если по взносам на обязательное пенсионное страхование образовалась отрицательная сумма доначислений, подавать уточненный расчет по форме РСВ-1 ПФР учреждение не обязано, поскольку речь идет не о занижении, а о завышении сумм страховых взносов в предыдущем отчетном периоде. Однако оно вправе это сделать.

Дело в том, что начиная с отчетности за I квартал 2014 года сведения персонифицированного учета надо подавать в Пенсионный фонд РФ в составе расчета РСВ-1 ПФР. При корректировке таких сведений нужно заполнить раздел 6 Расчета по форме РСВ-1 с символом «Х» в поле «корректирующая» (п. 37.2 Порядка, утвержденного постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 16 января 2014 г. № 2п). При этом учреждение вправе уточнить и сам расчет взносов. То есть внести корректировки в иные разделы формы РСВ-1 ПФР. В них отразите суммы взносов на обязательное пенсионное страхование за минусом пенсионных взносов, начисленных с излишне выплаченных отпускных.

Если же сам уточненный расчет по форме РСВ-1 ПФР не сдавать, то это приведет к несовпадению данных персонифицированного учета в разделе 6 Расчета по форме РСВ-1 и остальных разделов отчета по форме РСВ-1 ПФР. Это может вызвать претензии со стороны инспекторов Пенсионного фонда РФ при камеральной проверке.

Таким образом, чтобы избежать проблем, учреждение вправе подать уточненный расчет по форме РСВ-1 ПФР за тот отчетный период, в котором сотрудник уходил в отпуск. В нем отразите суммы взносов на обязательное пенсионное страхование за минусом пенсионных взносов, начисленных с излишне выплаченных отпускных.

<…>

Пример для казенного учреждения, как учесть удержания из зарплаты сотрудника сумм за неотработанные дни отпуска. Сотрудник отказался добровольно вернуть сумму излишне выплаченных отпускных

Кассир казенного учреждения «Альфа» А.В. Дежнева увольняется с 7 мая 2016 года по собственному желанию.

В феврале 2016 года Дежнева использовала ежегодный отпуск продолжительностью 28 календарных дней за рабочий год с 1 июля 2015 года по 30 июня 2016 года включительно.

Учреждение платит взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний по ставке 0,2 процента.

Средний дневной заработок Дежневой для оплаты отпуска составил 421 руб./дн. Сумма отпускных составила 11 788 руб. (421 руб./дн. × 28 дн.).

На момент ухода в отпуск Дежнева отработала рабочий год не полностью – фактически отработано только 7 месяцев рабочего года.

Количество неотработанных месяцев составляет:
12 мес. – 7 мес. = 5 мес.

За отработанные дни мая 2016 года Дежневой начислена зарплата в сумме 1263 руб.

На день увольнения Дежнева отработала в рабочем году 10 месяцев и 7 дней (с 1 июля 2015 года по 7 мая 2016 года). При расчете суммы удержаний учитываются только 10 месяцев, отработанные полностью.

Количество неотработанных месяцев составляет:
12 мес. – 10 мес. = 2 мес.

Сумма, которая должна быть удержана с Дежневой за неотработанные дни отпуска, равна:
11 788 руб. : 12 мес. × 2 мес. = 1965 руб.

Дежнева не согласна с удержанием суммы неотработанных отпускных из зарплаты. Зарплаты за май 2016 года не хватает для удержания всей суммы отпускных за неотработанные дни отпуска. Дежнева добровольно не захотела возвращать недостающую сумму в кассу учреждения.

В учете учреждения сделаны следующие записи.

Содержание операции Дебет счета Кредит счета Сумма, руб.
В феврале:
Начислены отпускные Дежневой КРБ.1.401.20.211 КРБ.1.302.11.730 11 788
Удержан НДФЛ с суммы отпускных
(11 788 руб. × 13%)
КРБ.1.302.11.830 КРБ.1.303.01.730 1532
Перечислен НДФЛ в бюджет КРБ.1.303.01.830 КРБ.1.304.05.211 1532
Выплачены отпускные из кассы
(11 788 руб. – 1532 руб.)
КРБ.1.302.11.830 КИФ.1.201.34.610 10 256
Увеличение забалансового счета 18 (КВР 111)
Начислены пенсионные взносы
(11 788 руб. × 22%)
КРБ.1.401.20.213 КРБ.1.303.10.730 2593,36
Начислены взносы в ФСС России
(11 788 руб. × 2,9%) 
КРБ.1.401.20.213 КРБ.1.303.02.730 341,85
Начислены взносы в ФФОМС
(11 788 руб. × 5,1%)
КРБ.1.401.20.213 КРБ.1.303.07.730 601,19
Начислены взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний
(11 788 руб. × 0,2%) 
КРБ.1.401.20.213 КРБ.1.303.06.730 23,58
В мае:
Начислена зарплата Дежневой за май КРБ.1.401.20.211 КРБ.1.302.11.730 1263
Удержан НДФЛ с суммы зарплаты
(1263 руб. × 13%) 
КРБ.1.302.11.830 КРБ.1.303.01.730 164
Начислены пенсионные взносы
(1263 руб. × 22%)
КРБ.1.401.20.213 КРБ.1.303.10.730 277,86
Начислены взносы в ФСС России
(1263 руб. × 2,9%)
КРБ.1.401.20.213 КРБ.1.303.02.730 36,63
Начислены взносы в ФФОМС
(1263 руб. × 5,1%) 
КРБ.1.401.20.213 КРБ.1.303.07.730 64,41
Начислены взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний
(1263 руб. × 0,2%) 
КРБ.1.401.20.213 КРБ.1.303.06.730 2,53
Сторнированы отпускные, начисленные за неотработанные дни отпуска КРБ.1.401.20.211 КРБ.1.302.11.730 1965
Сторнирована сумма НДФЛ с излишне выплаченных отпускных
(1965 руб. × 13%) 
КРБ.1.302.11.830 КРБ.1.303.01.730 255
Сторнирована сумма пенсионных взносов с излишне выплаченных отпускных
(1965 руб. × 22%)
КРБ.1.401.20.213 КРБ.1.303.10.730 432,30
Сторнирована сумма взносов в ФСС России с излишне выплаченных отпускных
(1965 руб. × 2,9%)
КРБ.1.401.20.213 КРБ.1.303.02.730 56,99
Сторнирована сумма взносов в ФФОМС с излишне выплаченных отпускных
(1965 руб. × 5,1%)
КРБ.1.401.20.213 КРБ.1.303.07.730 100,22
Сторнированы взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний с излишне выплаченных отпускных
(1965 руб. × 0,2%)
КРБ.1.401.20.213 КРБ.1.303.06.730 3,93

Сумма НДФЛ с последней зарплаты Дежневой, начисленной в мае, – 164 руб. Сумма НДФЛ с излишне выплаченных отпускных – 255 руб. Отрицательная разница – 91 руб. (164 руб. – 255 руб.).

Сотрудница отказалась вернуть сумму излишне выплаченных отпускных. Бухгалтер сделал в учете проводку по зачету излишне удержанного налога в счет погашения задолженности:

Содержание операции Дебет счета Кредит счета Сумма, руб.
Отражен зачет излишне удержанного налога в счет погашения задолженности по зарплате КРБ.1.302.11.830 КРБ.1.303.01.730 91

После этого бухгалтер перевел на счет 209.30 сумму оставшейся за сотрудницей задолженности 702 руб. (1965 руб. – 1263 руб.):

Содержание операции Дебет счета Кредит счета Сумма, руб.
Переведена дебиторская задолженность по оплате труда в разряд задолженности по возмещению ущерба учреждению (проводка согласована с ГРБС) КДБ.1.209.30.560 КРБ.1.302.11.730 702

В справке по форме 2-НДФЛ, выданной Дежневой за 2016 год, бухгалтер отразил в составе доходов за февраль:
– сумму отпускных за минусом излишне выплаченных отпускных – 9823 руб. (11 788 руб. – 1965 руб.), код дохода – 2012;
– сумму, которую сотрудница не вернула в кассу учреждения, – 702 руб. (1965 руб. – 1263 руб.), код дохода – 4800.

В составе доходов за май – сумму последней зарплаты сотрудницы – 1263 руб., код дохода – 2000.

<…>

Популярные статьи на сайте

Инструкция 157н по учету в 2017 году с изменениями



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль