Перечисление подотчетных сумм на банковскую карточку

115

Вопрос

В бюджетном учреждении встал вопрос о покупке хоз.товаров для текущего ремонта, например сантехники. Наличных денег (кассы) у нас нет и не планируется. В дирекции озвучили, что можно не выходя на торги или заключая договора, приобретать мелкие хоз.товары на нужды учреждения через перевод денег на банковскую карточку сотрудников. как правильно организовать ведение таких авансовых отчетов, так как никогда с этим мы не сталкивались. Сколько можно выдать единовременно сотруднику, как он должен возвращать неиспользованные деньги и в течение какого срока, нужно ли начислять налоги на перевод сотруднику денег на банковскую карточку под авансовый отчет?

Ответ

Отвечает Булат Ахмутинов, эксперт

Авансовый отчет ( ф. 0504505) составляется в общем порядке. На лицевой стороне отчета сотрудник указывает свою фамилию и инициалы, профессию (должность), назначение аванса и т. д. На оборотной стороне он должен отразить все расходы, произведенные им. Полученные оправдательные документы сотрудник прикладывает к авансовому отчету и нумерует в порядке их записи в отчете. Такими документами будут оригиналы слипов, квитанции электронных банкоматов и терминалов.

Чтобы перечислять деньги на карту, в учетной политике предусмотрите такой порядок расчетов. К примеру, можно прописать так: « все расчеты по подотчетным суммам проводятся с использованием зарплатных карт сотрудников». А при перечислении денег сотруднику в платежном документе укажите, что средства являются подотчетными.

Сотрудник, в свою очередь, должен предоставить в учреждение заявление о перечислении подотчетных сумм на его банковскую карту и указать реквизиты для перечисления.

Каких-либо ограничений на размер подотчетных сумм и срок, на который они выдаются, в законодательстве нет. Но применяется предельный размер расчета наличными – 100 000 руб. по одной сделке.

Сотрудник должен отчитаться по подотчетным суммам не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который эти суммы выданы. Для этого ему необходимо предъявить авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами ( п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11 марта 2014 г. № 3210-У). То есть, вернуть неизрасходованные суммы сотрудник должен в срок, который установлен руководителем.

НДФЛ удерживать не следует. Ведь сотрудник действует в интересах учреждения, и экономической выгоды не получает.

Обоснование
 

1. Из рекомендации
Елены Поповой, государственного советника налоговой службы РФ I ранга .

Как выдать деньги под отчет

Перечисление на зарплатную карту

Ситуация: можно ли перечислить подотчетные деньги на ту же банковскую карту, на которую перечисляется зарплата сотрудника

Да, можно. Такое решение закрепите в учетной политике.

Представители Минфина России и Казначейства России считают, что деньги на командировки и для компенсации расходов подотчетникам можно перечислять на зарплатные карты сотрудников. Более того, Минфин России даже рекомендует использовать такой способ, чтобы минимизировать наличное обращение денег.

Чтобы перечислять деньги подотчетнику на карту, в учетной политике предусмотрите такой порядок расчетов. К примеру, можно прописать так: «все расчеты по подотчетным суммам проводятся либо через кассу, либо с использованием зарплатных карт сотрудников». А при перечислении денег сотруднику в платежном документе укажите, что средства являются подотчетными.

Сотрудник, в свою очередь, должен предоставить в учреждение заявление о перечислении подотчетных сумм на его зарплатную банковскую карту и указать реквизиты для перечисления. А затем приложить к авансовому отчету документы, подтверждающие оплату зарплатной картой.

Аналогичные разъяснения приведены в письмах Минфина России  от 31 марта 2016 г. № 02-03-09/18115от 25 августа 2014 г. № 03-11-11/42288 и  совместном письме от 10 сентября 2013 г. Минфина России № 02-03-10/37209 и Казначейства России № 42-7.4-05/5.2-554.

Ранее представители ведомств при рассмотрении данного вопроса (в части командировочных расходов) также отмечали, что решение о перечислении подотчетных сумм на банковские счета сотрудников регулируется нормами трудового законодательства. Поэтому такое решение нужно закрепить в коллективном договоре или локальном нормативном акте (в Положении о служебных командировках, в учетной политике и др.). В частности, в Минфине России положениями учетной политики и коллективным договором закреплен безналичный порядок перечисления командировочных расходов на счета сотрудников:

  • при командировках на территории России – в рублях с применением зарплатных карт;
  • при командировках на территории иностранных государств – в долларах США с применением банковских валютных карт (выданных кредитными организациями, указанными в коллективном договоре).

При этом органы Казначейства России не вправе запретить учреждениям перечислять на зарплатные карты подотчетные суммы (в частности, командировочные расходы). А также требовать представления вместе с заявкой на кассовый расход  документов-оснований ( п. 8Порядка, утвержденного  приказом Минфина России от 1 сентября 2008 г. № 87н).

Такие разъяснения содержатся в письмах Минфина России  от 5 октября 2012 г. № 14-03-03/728от 29 декабря 2011 г. № 14-01-07/1396-1966 и  Казначейства России от 26 июля 2011 г. № 42-7.4-05/5.2-500.

2. Из рекомендации

Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Кому и сколько можно выдать денег под отчет

Кому можно выдать деньги под отчет

Организация обязана организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни ( ч. 1 ст. 19 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Порядок контроля за хозяйственными операциями, в том числе за выдачей денег  подотчетным лицам, определяет руководитель организации. Поэтому именно он обычно ограничивает список сотрудников, имеющих право получать деньги под отчет. Для этого руководитель может издать  приказ.

Главбух советует: Не делайте список сотрудников, имеющих право получать деньги под отчет, частью приказа об учетной политике.

Если список подотчетников утвердить отдельным документом, то его можно будет изменить в любое время. Вносить изменения в учетную политику можно только в строго ограниченных случаях ( ч. 6 ст. 8 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Заявление на выдачу подотчетных сумм

Для получения наличных денежных средств под отчет сотрудник должен написать заявление. Типовая форма заявления не утверждена, поэтому его можно составить в  произвольной форме. В заявлении на выдачу денежных средств сотрудник должен указать:

Читайте в следующих номерах журнала "Учет в учреждении"
    Читать


    Ваша персональная подборка

      Школа Главбуха госучреждения

      Школа Главбуха государственного учреждения

      Научитесь работать без ошибок и нареканий!

      Записаться в Школу

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...






      Рассылка

      © 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      «Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

      Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ ПИ № ФС-77-62323 от 03.07.2015.

      Политика обработки персональных данных

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      30 000 ответов на вопросы специалистов госсектора

      Чтобы продолжить чтение, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего минуту, а вы получите:

      • Более 6000 статей про учет, отчетность и платные услуги;
      • 500 образцов заполнения форм (в том числе не типовых);
      • 300 записей вебинаров от экспертов и чиновников;
      • 30 000 ответов на вопросы от читателей.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×