Компенсация за использования личного транспорта в служебных целях

63

Вопрос

Директор бюджетного учреждения принес дополнительное соглашение с учредителем о выплате ежемесячно компенсации за использования личного транспорта в служебных целях в размере 3000,0 рублей. В соглашении написано, что он должен предоставить в бухгалтерию отчет о времени использования и пробега автомобиля. Какими бухгалтерскими проводками мы должны отразить компенсацию?  Подстатья должна быть 212 "Прочие выплаты"? Спасибо 

Ответ

Отвечает Олеся Орлова, эксперт

Выплату компенсации за использование личного транспорта в служебных целях выплачивают в рамках трудовых отношений (ст. 188 ТК РФ) и устанавливают трудовым договором. Соответственно данная компенсация должна оплачиваться, как и прочие компенсационные выплаты к зарплате с подстатьи 212:

Дебет 0.401.20.212 (0.109.00.212) Кредит 0.302.12.730 – начислена компенсация за использование личного транспорта;

Дебет 0.302.12.830 Кредит 0.201.34.610 (0.201.11.610) – выдана из кассы (перечислена на карту, счет) компенсация сотруднику.

Компенсацию не начисляют, когда сотрудник не использует имущество (находится в отпуске, на больничном). Если месяц отработан не полностью, компенсацию начисляют пропорционально фактически отработанному времени.

НДФЛ и страховые взносы с суммы компенсации не начисляют (ст.217 НК РФ, ст. 9 Закона № 212-ФЗ, ст.20.2 Закона № 125-ФЗ).

Обоснование
 

Из статьи журнала «Учет в казенных учреждениях », №6, 2015

Компенсация госслужащему за пользование личным автомобилем

Порядок выплаты компенсации определен

Сотруднику, который использует на работе личный автомобиль, положена компенсация.

Ее следует выплатить, если имущество эксплуатируется:

  • в интересах и с согласия работодателя;
  • для служебных нужд.

Такую норму содержит статья 188 Трудового кодекса РФ.

При этом использовать личное имущество сотрудника можно лишь тогда, когда это непосредственно связано с его функциональными обязанностями, указанными в должностной инструкции, трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему.

Компенсацию федеральному государственному гражданскому служащему за использование в служебных целях его личного автомобиля выплачивают в соответствии с Правилами, утвержденными постановлением Правительства РФ от 2 июля 2013 г. № 563 (далее – Правила № 563).

Важно помнить, что основанием для ее начисления служит акт федерального государственного органа, в котором должны быть определены размеры компенсации и возмещения расходов. Об этом сказано в пункте 6 Правил № 563.

Получаем от работника заявление

Для выплаты компенсации гражданский служащий подает заявление представителю нанимателя. В этом документе он указывает:

  • какие должностные обязанности выполняет на личном транспорте;
  • с какой периодичностью использует личный автомобиль.

К заявлению надо приложить копию свидетельства о регистрации транспортного средства (с предъявлением оригинала). Таково требование пункта 2 Правил № 563.

Помимо указанных документов работник обязан предъявить:

  • копию технического паспорта транспортного средства, заверенную в установленном порядке;
  • путевые листы с отметками о служебных поездках.

Учитываем предельные размеры компенсации

Размер возмещения расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием имущества для целей трудовой деятельности. Об этом говорится, в частности, в письме ФСС России от 17 ноября 2011 г. № 14-03-11/08-13985.

Выплачиваемая сотруднику компенсация не может превышать предельный размер, который предусмотрен приложением к постановлению № 563.

Нормативы зависят от объема двигателя легкового автомобиля:

  • 2,4 тыс. руб. в месяц, если объем двигателя до 2000 куб. см включительно;
  • 3 тыс. руб. в месяц, если объем двигателя свыше 2000 куб. см.

Начисляем компенсацию ежемесячно

Компенсацию не начисляют госслужащему за то время, в течение которого он:

  • находился в отпуске;
  • отсутствовал на рабочем месте по причине временной нетрудоспособности.

А также в других случаях, когда личный автомобиль сотрудника не эксплуатировался (письмо Минфина России от 15 сентября 2005 г. № 03-03-04/2/63).

Следовательно, размер компенсации в каждом календарном месяце должен быть рассчитан пропорционально количеству фактически отработанных сотрудником дней.

Выплачивают компенсацию один раз в текущем месяце за истекший (п. 6 Правил № 563).

ПРИМЕР.

В апреле 2015 года приказом руководителя учреждения сотруднику, являющемуся федеральным государственным служащим, была назначена компенсация за использование личного легкового автомобиля для служебных поездок.

Объем двигателя автомобиля составляет 1500 куб. см. Сотрудник представил документы, подтверждающие право владения машиной.

Согласно акту, размер компенсации – 2,4 тыс. руб. При этом с 17 по 30 апреля (14 календарных дней) работник был в очередном оплачиваемом отпуске.

Рассчитаем, какую сумму он получит за использование личного автомобиля в служебных целях.

В данном случае компенсация работнику будет выплачена за неполный месяц, то есть без учета времени отпуска. В апреле 22 рабочих дня, а на работе сотрудник присутствовал только 12 дней. Поэтому сумма компенсации составит:

2400 руб.: 22 дн. х 12 дн. = 1309,08 руб.

НДФЛ надо удерживать не всегда

В статье 217 Налогового кодекса РФ перечислены доходы, которые освобождены от налогообложения. В их числе компенсация за использование работником личного имущества на службе (п. 3). Но не облагать налогом можно только суммы в пределах установленных норм (письмо Минфина России от 11 апреля 2013 г. № 03-04-06/11996).

При этом учреждение должно иметь расчеты компенсаций и документы, которые подтвердят:

  • принадлежность работнику используемого имущества (например, технический паспорт транспортного средства и свидетельство о его регистрации);
  • фактическое использование имущества в интересах работодателя (путевые листы);
  • суммы произведенных расходов.

Аналогичные разъяснения есть в письмах Минфина России от 27 августа 2013 г. № 03-04-06/35076 и от 27 июня 2013 г. № 03-04-05/24421 (также читайте об этом здесь).

Суммы взносами можно не облагать

Компенсация работнику за использование личного автомобиля в служебных целях не облагается страховыми взносами в ФСС России. Причем в пределах сумм, определенных по соглашению сторон (письмо ФСС России от 17 ноября 2011 г. № 14-03-11/08-13985).

Этой же точки зрения придерживается и Минздравсоцразвития России (письмо от 12 марта 2010 г. № 550-19).

Однако если сотрудник для работы использует автомобиль, которым управляет по доверенности, то на компенсацию нужно начислить страховые взносы (письмо Минтруда России от 26 февраля 2014 г. № 17-3/В-92). Чиновники обосновывают такой вывод теми же доводами, что и в вопросе об удержании с компенсации НДФЛ.

Отметим, что судьи не всегда согласны с чиновниками. Подтверждает это постановление ФАС Уральского округа от 29 мая 2013 г. № А76-15748/2012. В нем арбитры указали, что отсутствие права собственности на автомобиль – это не основание для начисления страховых взносов на компенсацию за его использование в служебных целях. Но учтите, что руководствоваться судебной практикой в данном случае рискованно. Скорее всего, свою позицию придется отстаивать в суде.

Популярные статьи на сайте

Инструкция 157н по учету в 2017 году с изменениями



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль