Принятие расходов за проживание в гостинице в командировке

319

Вопрос

Сотрудник бюджетного учреждения, получив аванс на командировку, оплатил через банк услуги по проживанию согласно счета гостиницы. По возвращению из командировки представил авансовый отчет со счетом гостиницы, а чек банка по оплате услуг он потерял. Каким образом учреждению можно принять эти расходы?

Ответ

Отвечает Булат Ахмутинов, эксперт

Чек об оплате не требуется. Но только если счет является бланком строгой отчетности. То есть, составлен в соответствии с требованиями Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359.

Таким образом, расходы на наем жилого помещения в командировке можно подтвердить счетами из гостиниц (бланками строгой отчетности) без кассовых чеков. Такой вывод следует из пункта 7 Положения, постановления от 13 октября 2008 г. № 749.

Но если счет не является БСО. В этом случае обратитесь в банк для получения копии (дубликата) платежного документа.

Обоснование
 

1. Из рекомендации

Нины Ковязиной, заместителя директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

Как возместить расходы на наем жилья во время командировки

Документальное подтверждение расходов

Расходы по найму жилого помещения в командировке сотрудник может подтвердить:

Ситуация: можно ли расходы по найму жилого помещения в командировке подтвердить только счетами из гостиниц, не представляя кассовых чеков

Да, можно.

При условии, что счет составлен в соответствии с требованиями Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359. То есть является бланком строгой отчетности.

Организации могут при оказании услуг населению проводить денежные расчеты без применения ККТ, но при условии выдачи бланков строгой отчетности (п. 2 ст. 2 Закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ). При этом организациям и предпринимателям, которые оказывают услуги населению, разрешается использовать самостоятельно разработанные бланки строгой отчетности (информационное письмо Минфина России от 22 августа 2008 г).

При этом допускается использовать только такие бланки, которые соответствуют требованиям Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359.

В частности, бланки строгой отчетности должны быть изготовлены типографским способом (с использованием автоматизированных систем) и содержать ряд обязательных реквизитов (п. 34 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359). Если бланк составлен с нарушением требований Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359, он не может служить основанием для документального подтверждения расходов.

Таким образом, расходы на наем жилого помещения в командировке можно подтвердить счетами из гостиниц (бланками строгой отчетности) без кассовых чеков. Такой вывод следует из пункта 7 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Внимание: счет формы 3-Г не подтверждает расходы на наем жилого помещения в командировке. Связано это с тем, что форма 3-Г не является бланком строгой отчетности. Ее запрещено применять с 1 декабря 2008 года (письма Минфина России от 7 августа 2009 г. № 03-01-15/8-400от 9 июня 2009 г. № 03-01-15/6-291).

2. Из статьи журнала «Российский налоговый курьер», № 20, октябрь 2015

Утрата «первички» - не повод для уменьшения налоговых расходов

Если же «первичка» поступила от контрагента, можно обратиться к последнему с просьбой предоставить заверенные копии или дубликаты утраченных документов. Образец письма контрагента приведен ниже. Судебная практика подтверждает, что при отсутствии оригиналов бумаг расходы можно подтвердить их копиями (постановления ФАС Московского от 16.11.12 № А40-41130/11-91-180 и от 19.01.12 № А40-33539/11-99-146,Северо-Кавказского от 03.03.11 № А32-22309/2007 (оставлено в силе определением ВАС РФ от 27.06.11 № ВАС-8176/11) округов).

Принятие расходов за проживание в гостинице в командировке

Иногда получить от контрагента дубликаты или заверенные копии утраченной «первички» невозможно. В этом случае «спасти» налоговые расходы помогут альтернативные документы (их список приведен в таблице ниже).

ТАБЛИЦА. АЛЬТЕРНАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ, КОТОРЫЕ ПОДТВЕРДЯТ РАСХОДЫ В СЛУЧАЕ УТРАТЫ «ПЕРВИЧКИ»

Наименование утраченного или испорченного документа Документы, которые его заменяют Мнение ведомств и судов
Кассовый чек, приходный кассовый ордер

Копия контрольно-кассовой ленты,

копия книги кассира-операциониста,

квитанция к приходному кассовому ордеру

Расходы на покупку товаров, работ или услуг за наличный расчет подтверждают кассовые чеки (письма Минфина России от 17.09.08 № 03-03-07/22 и от 03.04.07 № 03-03-06/1/209ФНС России от 25.06.13 № ЕД-4-3/11515@).

При отсутствии чека ККТ подтвердить расходы в целях налогообложения прибыли можно копией контрольно-кассовой ленты за тот день, когда производилась оплата (постановление ФАС Московского округа от 07.09.10 № КА-А40/10200-10-2). Минфин России также не против учета расходов на основании копии чеков ККТ (письма от 03.04.07 № 03-03-06/1/209 и от 17.09.08 № 03-03-07/22). Правда, в этих разъяснениях ведомство настаивало, что к копии чека нужно приложить оригинал с выцветшими чернилами.

А вот ФАС Поволжского округа в постановлении от 31.07.08 № А06-7444/07 принял от компании вместо утраченного чека ККМ заверенную поставщиком копию листа книги кассира-операциониста.

Кроме того, доказать фактически произведенные расходы компании поможет квитанция к приходному кассовому ордеру (постановления ФАС Московского от 24.12.08 № КА-А40/10731-08 и Западно-Сибирского от 02.07.08 № Ф04-3910/2008(7317-А81-14) округов)

Популярные статьи на сайте

Инструкция 157н по учету в 2017 году с изменениями



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

Фото

Плюс к этому Вы получите подарок - свежий номер журнала в формате .pdf

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль