Передача дел при смене главного бухгалтера

142

Вопрос

Какой порядок принятия дел для главного бухгалтера. И какова ответственность нового главного бухгалтера за прошлый период (не своей работы). Коллеги попали в неприятную ситуацию. В одном учреждении в начале января 2017 года умер главный бухгалтер, на его место приходит новый. В учете полный бардак, отсутствие части первички, программа 1с не отражает всех операций. В зарплате тоже много не соответствий. На крупные суммы. Пока понятно, что бардак за период 2014-2016 год. Новый главный бухгалтер приступил к своим обязанностям в конце января 2017 года. Как правильно поступить: вызвать проверку контрольно-ревизионных органов, уведомить своего распорядителя и попросить провести внутренний аудит. Как новому гл бухгалтеру себя полностью обезопасить?

Ответ

Отвечает Елена Павленко, эксперт

Ни трудовое, ни бухгалтерское законодательство не регулируют, в каком именно виде необходимо передавать дела.

Новый главный бухгалтер несет ответственность за ведение бухгалтерского и налогового учета после передачи дел. Обычно составляют акт приема-передачи с описью всех документов, переходящих под контроль нового специалиста. В Вашем случае необходимо оформить акт приема дел, т.к. передавать дела некому.

Прежде чем составлять акт, оформите вместе с руководителем приказ, в котором как раз пропишите сам порядок приема дел.

Конечно, при отсутствии учета, одному главному бухгалтеру не под силу выявить все нарушения. Вы правильно считаете, что нужно уведомить вышестоящий орган, а также попросить провести внеплановую проверку контрольно-ревизионными органами. Так выявленные нарушения найдут отражение в акте проверки. Пока проверка не состоялась составьте акт приема дел, в котором подробно укажите недостатки, которые Вы нашли на текущий момент. Что проверить в первую очередь, принимая бухгалтерию смотрите ниже в рекомендации 4.

Обоснование
Топ 10 вопросов по КВР и КОСГУ

Скачайте свежий номер журнала с ответами на вопросы, которые чаще всего задают коллеги. Это бесплатно.

Скачать бесплатно

1. Из рекомендации Наталии Гусевой, директора Центра образования и внутреннего контроля института дополнительного профессионального образования «Международный финансовый центр», государственный советник РФ 2-го класса, к. э. н.

Как передать дела при смене главного бухгалтера

Если главный бухгалтер увольняется, то он обязан передать своему преемнику все документы и материальные ценности, за которые ответственна бухгалтерия. На практике обычно оформляют акт приема-передачи документов или специальную опись. При этом учитывайте, что бухгалтерские документы, в частности первичку, отчетность, регистры, учетные политики, аудиторские заключения и т. д., нужно хранить не менее пяти лет (ч. 1, 2 ст. 29 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 14 Инструкции к Единому плану счетов № 157н). То есть все подобные документы за такой период нужно включить в опись или акт.

2. Из статьи журнала 

Как главбуху принять дела

Н.М. Гусева, начальник управления бухгалтерского учета и администрирования доходов федерального бюджета Росфиннадзора

Принимая дела, новый главный бухгалтер обнаружил ошибки увольняющегося. Кто несет ответственность в таком случае? Об этом и поговорим.

Что предпринять новому работнику

Принимая дела, новый специалист должен быть уверен в том, что ему не придется отвечать за ошибки, которые он не совершал.

А потому в процессе приемки-передачи следует:

– проверить наличие документов, подлежащих передаче, их количество и места хранения;

– оценить соответствие данных договоров и иных документов данным бухгалтерской и налоговой отчетности;

– выявить основные нарушения и неточности в оформлении первичной документации;

– составить список отсутствующих документов.

Напомним, что результаты приемки-передачи дел оформляют соответствующим актом*.

Целесообразно проверить наличие наиболее важных документов не только за текущий отчетный период, но и за предыдущие годы (как минимум за три предшествующих года).

Особо необходимо коснуться некоторых спорных вопросов, возникающих в процессе приемки-передачи дел.

Если данные регистров расходятся, этот факт нужно зафиксировать, довести до сведения руководства учреждения и по возможности получить объяснения увольняющегося работника.

На практике нередки случаи, когда вновь вступающему в должность главному бухгалтеру приходится принимать дела в отсутствие прежнего работника. В этой ситуации нужно выяснить, кому были переданы дела и какими документами была оформлена передача. Принимать документацию следует исключительно по описи в строгом соответствии со списком, указанным в документах приема-передачи.

Топ 10 вопросов по КВР и КОСГУ

Скачайте свежий номер журнала с ответами на вопросы, которые чаще всего задают коллеги. Это бесплатно.

Скачать бесплатно

Обнаружены ошибки – бухгалтера могут наказать

Остановимся более подробно на ответственности главного бухгалтера.

Материальная ответственность

В письме Роструда от 19 октября 2006 г. № 1746-6-1 указано, что статья 243 Трудового кодекса РФ допускает возможность установления трудовым договором, заключаемым с главным бухгалтером, его полной материальной ответственности перед учреждением*.

Но только при условии, если главный бухгалтер исполняет и обязанности кассира. Причем лишь в отношении материальной ответственности кассира.

Так, если в процессе инвентаризации и приемки-передачи дел была обнаружена недостача денег в кассе, то главный бухгалтер отвечает в соответствии с договором о полной материальной ответственности.

То есть если такой договор был заключен, то увольняющемуся работнику придется возместить ущерб полностью (ст. 238 Трудового кодекса РФ).

Если же на момент увольнения бухгалтер не был материально ответственным лицом, возмещать причиненный материальный ущерб он должен в пределах своего среднемесячного заработка (ст. 241 Трудового кодекса РФ).

В том случае, если сумма причиненного ущерба, подлежащая взысканию, превышает среднемесячный заработок главного бухгалтера (и если он не согласен добровольно возместить ущерб), суммы взыскивают в судебном порядке (ст. 248 Трудового кодекса РФ).

Ответственность за нарушение ведения бухгалтерского учета

На основании Кодекса РФ об административных правонарушениях главного бухгалтера (который является должностным лицом в соответствии со статьей 2.4 Кодекса РФ об административных правонарушениях) можно оштрафовать за грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета.

Размер налагаемого штрафа может при этом составить от 2000 до 3000 руб. (ст. 15.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях). Причем под грубым нарушением правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности понимают:

– искажение сумм начисленных налогов и сборов не менее чем на 10 процентов;

– искажение любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности не менее чем на 10 процентов.

Избегайте нарушений при приеме и передаче дел

Процедура приема-передачи дел может быть нарушена. Одна из причин – то, что конкретного нормативно-правового документа, регламентирующего процедуру приемки-передачи дел, нет. Поэтому следует разработать свой вариант формы передачи дел. Если увольняющийся главбух отказался от передачи дел, отказ должен быть документально зафиксирован. В таком случае при неисполнении утвержденных учреждением правил бухгалтера можно наказать. Обратите внимание: несмотря на неисполнение порядка передачи дел, уволить главного бухгалтера по его заявлению и выдать ему трудовую книжку все-таки нужно (ст. 80 Трудового кодекса РФ).

В заключение отметим, что, если нарушения выявил принятый вновь работник, а прежний бухгалтер не согласен с этим, можно организовать аудиторскую проверку достоверности передаваемых данных и документов. При этом проверка может быть полной или частичной. Это определяется производственной необходимостью и финансовыми возможностями учреждения.

Срок давности для привлечения к ответственности

Обнаружив недочеты в работе увольняющегося бухгалтера, нужно помнить о следующем. Главбух не несет административной ответственности, если срок давности привлечения к ответственности за допущенные правонарушения, не носящие длительного характера, истек.

В случае нарушения валютного, финансового законодательства, законодательства о налогах и сборах срок привлечения к ответственности составляет один год с момента совершения административного правонарушения, а по иным основаниям – всего два месяца (ст. 4.5 Кодекса РФ об административных правонарушениях).

3. Из статьи журнала 

Новому главному бухгалтеру передайте документацию под роспись

Сейчас у нас в компании меняется главный бухгалтер. Подскажите, как нам правильно передать документы новому главбуху? Какие бумаги надо оформить, чтобы потом избежать споров об ответственности? С такой ситуацией мы столкнулись в первый раз...

Спрашивает

Лариса СЕМЕНОВА,

начальник отдела кадров ООО «Ника»

Несомненно, все бумаги и дела стоит передать новому главному бухгалтеру под роспись. Так вы зафиксируете дату, которая разграничит периоды ответственности прежнего и нынешнего главбуха за возможные ошибки в учете.

Обычно составляют акт приема-передачи с описью всех документов, переходящих под контроль нового специалиста. Естественно, только после того, как он подпишет с вашей компанией трудовой или гражданско-правовой договор.

Прежде чем составлять акт, оформите вместе с руководителем приказ, в котором как раз пропишите сам порядок передачи дел. Также обозначьте в приказе людей, ответственных за прием и передачу дел, сроки передачи документов, а также дату, когда прежний главбух обязан завершить все бухгалтерские и налоговые операции. Главный бухгалтер выполняет еще и функции кассира в вашей компании? Тогда придется провести инвентаризацию денежных средств в кассе. Сроки и порядок такой ревизии тоже оговорите в приказе руководителя.

Результаты инвентаризации «налички» оформите актом по форме № ИНВ-15, а проверив ценные бумаги и бланки строгой отчетности, составьте инвентаризационную опись по форме № ИНВ-16.

Еще советуем провести сверку с налоговой инспекцией и внебюджетными фондами. Кстати, акт сверки от налоговиков вы теперь сможете получить быстрее – через Интернет. Этот документ приложите потом ко всем передаваемым бумагам.

Отвечает

Вадим АРТЕМЬЕВ,

директор департамента правового консультирования

АКГ «Развитие бизнес-систем»

4. Из статьи журнала 

Главный бухгалтер на новом месте работы

Выходя на новую службу, вы обнаружили, что ваш предшественник вместо организованного учета оставил просто ворох «первички»...

Вы выходите на новую работу. Вы передали все дела главному бухгалтеру, заменившему вас на старой. Вы ждете того же от своего предшественника на новом месте. Но вам не повезло. Вместо организованного бухучета бывший бухгалтер оставил вам ворох «первички» в полиэтиленовых пакетах. А если вы перешли еще и в незнакомую вам бухгалтерскую среду – из малого бизнеса в крупный или из производства в торговлю?

Главное – не паниковать. «Со всем можно справиться», – утверждают опытные главбухи.

Выстраиваем защиту

Главное в такой ситуации – разграничить ответственность на свою и чужую. Для этого вместе с генеральным директором (За организацию хранения первичных документов и бухгалтерской отчетности отвечает руководитель.) составьте опись или двустороннее соглашение о том, в каком виде вам достался бухгалтерский учет.

Конечно, в соответствии со статьей 7 Закона «О бухгалтерском учете» именно главбух несет ответственность за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета и своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности. Но, согласно пункту 1 статьи 6 того же Закона, ответственность за организацию бухгалтерского учета, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несут и руководители фирм. Так что к описи дел вы вполне можете привлечь директора.

С этим документом вам не придется потом доказывать самому же руководителю или налоговым инспекторам, что до такого хаотического состояния бухучет довел прежний главный бухгалтер, а не вы.

На что обратить внимание в первую очередь, составляя такой документ? Конечно, на те документы, за которые отвечает главный бухгалтер: налоговую и бухгалтерскую отчетность, учетную политику, банковские и кассовые документы.

Приступаем к работе

Принимая дела, составьте свой собственный перечень необходимой для вас информации.

Иерархию можно построить по разным принципам. Это может быть список по актуальности проблемы, по участкам учета, по срочности выполнения и т. д.

Для того чтобы оценить состояние учета, можно составить для себя проверочный список. В него непременно следует включить анализ отчетности. Следует посмотреть, в полном ли объеме и своевременно ли сданы отчеты за прошлые периоды. Затем можно сверить цифры, зафиксированные в отчетах, с данными бухгалтерского и налогового учета.

Советует Елена Мазова, главный бухгалтер российского представительства компании Eset

– Я вышла на новую работу непосредственно перед сдачей годового отчета, и мне пришлось подписывать и сдавать его на основании тех сведений, что остались от прежнего главного бухгалтера. Понятно, что сразу определить, насколько верны эти сведения, невозможно. Поэтому, чтобы обезопасить себя, я составила служебную записку на имя генерального директора. В ней я указала, что отчет за такой-то год составлен на основании сведений бухгалтерского учета, оставленных предыдущим бухгалтером, поэтому я не могу гарантировать его правильность. Такой документ лучше составить в двух экземплярах – один для директора, другой для себя.

По многим налогам – ЕСН, налогу на прибыль – налоговую базу считают нарастающим итогом. Поэтому ошибки в расчетах по текущему году лучше выправлять, ведь итоговые декларации будете сдавать (По итогам года декларация по ЕСН представляется не позднее 30 марта, а по налогу на прибыль - не позднее 28 марта.) вы, а значит, и отвечать тоже будете вы.

А вот исправлять ошибки за предыдущие годы или нет – вы должны решать для себя сами, так как ответственность за них вы нести уже не будете. Ответственность будут нести генеральный директор и организация. Если вы все же решили навести порядок в учете – не копите уточненные декларации, сдавайте их по мере составления. Иначе вы можете не успеть сделать это до выездной проверки. Инспекторы накажут организацию и генерального директора за нарушения, а ваш труд пропадет даром.

Советует Елена Мазова, главный бухгалтер российского представительства компании Eset

– После того как я сдала годовой отчет, я занялась наведением порядка в учете за последний год. Налоговой проверкой могут быть охвачены три года, а значит, год моего прихода тоже будут проверять. Я выяснила, что не в порядке и какие налоговые последствия могут ожидать фирму за ошибки, найденные в «моем» периоде. После этого составила еще одну служебную записку на имя генерального директора с подробным описанием этих ошибок и того, что за это будет компании. И здесь уже он принимал решение о том, что делать дальше.

Еще один способ выяснить, что у вас в порядке, а что нет – инвентаризация расчетов с бюджетом. Обязательно затребуйте сверку в налоговой на дату приемки документации. Наверняка это займет много времени, но если вы собираетесь и дальше работать на этой фирме, то сверка существенно облегчит вам жизнь – вы будете знать, что у вас в порядке, а что нужно исправлять. Если были проверки, то обязательно просмотрите акты налоговых проверок, решения налоговых органов, переписку с налоговой инспекцией по различным вопросам.

Комментирует Татьяна Амитова, главный бухгалтер ООО «ИММА-трейд»

– Можно привлечь для оценки состояния бухгалтерской службы независимых аудиторов. Они же могут провести восстановление бухгалтерского учета и исправление всех допущенных ошибок. Но, как правило, на такие дополнительные затраты руководство идти не хочет, поэтому новому бухгалтеру придется самому перепроверять дела.

Что проверить в первую очередь, принимая бухгалтерию

Вопрос.Подскажите, какой порядок принятия дел для главного бухгалтера.И какова ответственность нового главного бухгалтера за прошлый период(не своей работы).Коллеги попали в неприятную ситуацию.Ситуация:В одном учреждении в начале января 2017 года умер

5. Журнал 

Смена главного бухгалтера учреждения

Организуем передачу дел

Ни трудовое, ни бухгалтерское законодательство не регулируют, в каком именно виде необходимо передавать дела. Тем не менее руководитель учреждения заинтересован в более полной передаче дел. В идеале передать дела нужно вновь назначенному главному бухгалтеру. Но вот сразу найти нового специалиста удается не всегда. Поэтому передать дела можно другому работнику бухгалтерии, например, заместителю главного бухгалтера.

Для того чтобы это сделать, следует издать соответствующий приказ. В нем надо обязательно определить сроки и объекты передачи, а также состав информации, которая будет отражена в акте приема-передачи дел (его подписывают новый работник и его предшественник, утверждает руководитель).

В течение периода, определенного приказом для передачи дел, в учреждении могут трудиться одновременно увольняющийся и новый работник. Однако следует иметь в виду, что в учреждении не может быть одновременно двух главных бухгалтеров. Поэтому нового работника можно принять в качестве заместителя главбуха. При этом первую часть периода фактически руководить бухгалтерией, подписывать документы будет передающий дела работник, а вторую – принимающий.

Порядок приема дел новым главбухом

Распределение ответственности

Новый главный бухгалтер несет ответственность за ведение бухгалтерского и налогового учета после передачи дел.

Ревизии в федеральных бюджетных учреждениях, как правило, проводят не реже одного раза в год, а проверить правильность исчисления и уплаты конкретных видов налогов контролеры могут за три года, предшествующих году, в котором назначена выездная проверка.

Если ошибка обнаружена в периоде, когда работал прежний бухгалтер, то ответственность должен нести он. Учреждение вправе переадресовать уплаченные санкции, например за неправильное ведение бухгалтерского и налогового учета, уволившемуся главбуху. Предъявлять иск о возмещении причиненного ущерба следует на общих основаниях – в течение одного года со дня обнаружения ошибки (даты подписания акта проверки). Такой вывод следует из положений статьи 392 Трудового кодекса РФ.

Обратите внимание: главный бухгалтер несет ответственность только за тот ущерб, который он нанес своими действиями или бездействием (ст. 233, 238 Трудового кодекса РФ).

При этом обязанность доказывания вины и размера причиненного ущерба возложена на работодателя.

Популярные статьи на сайте

Инструкция 157н по учету в 2017 году с изменениями

Читайте в следующих номерах журнала "Зарплата в учреждении"
    Читать
    Ваша персональная подборка

      Школа Главбуха госучреждения

      Школа Главбуха государственного учреждения

      Научитесь работать без ошибок и нареканий!

      Записаться в Школу

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...






      © 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      «Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

      Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ ПИ № ФС-77-62323 от 03.07.2015.

      Политика обработки персональных данных

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Портал для бухгалтеров бюджетных, казенных и автономных учреждений

      Чтобы продолжить чтение, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего минуту, а вы получите:

      • Более 6000 статей про учет, отчетность и платные услуги;
      • 500 образцов заполнения форм (в том числе не типовых);
      • 300 записей вебинаров от экспертов и чиновников;
      • 30 000 ответов на вопросы от читателей.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль