text
Учет в учреждении

Платежное поручение проходит через министерство финансов об обмене электрооборотами с министерством финансов

  • 19 декабря 2017
  • 68

Вопрос

Обязательно ли подписывать на бумажном носителе платежное поручение руководителем и гл.бухгалтером, если платежное поручение проходит через министерство финансов об обмене электрооборотами с министерством финансов. здравоохраненние мне выговорила за это ссылаясь на пункт 8 инструкция 157 н

Ответ

Справочная Система для бухгалтеров и экономистовбюджетных, казенных и автономных учреждений- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -Ваш вопрос от 18.05.2017«»Отвечает Ваш персональный экспертКопии платежных поручений целесообразно подписать.Объясняется это тем, что по требованию контролирующих ведомств копии электронных документов придется распечатать и заверить собственноручно, прежде чем передать на проверку. Данный вывод основан на положениях частей 1, 6 статьи 9, части 7 статьи 10 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, пунктов 7, 14 Инструкции к Единому плану счетов № 157н, статей 313 и 314 Налогового кодекса РФ.По мнению специалистов Минфина России, изготовление копии электронного документа на бумажном носителе может осуществляться посредством распечатки и заверения не менее чем одной подписью ответственного сотрудника и печатью организации, изготовившей копию электронного документа на бумажном носителе, с проставлением отметки «Копия электронного документа» (см. письмо Минфина России от 25.09.2009 № 02-06-00/4581).В то же время, если копии электронных платежных поручений, равнозначных документам на бумажных носителях, будут использоваться исключительно в целях оптимизации учетных и организационных процедур внутри организации, то они могут заверяться в порядке, отличном от рекомендуемого специалистами Минфина России (или не заверяться вовсе). Главное, чтобы конкретный порядок создания и хранения подобных копий был установлен локальным правовым актом организации.ОбоснованиеИз приказа Минфина России от 01.12.2010 № 157НОб утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применениюПриложение 2. Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для государственных органов власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений50I. Общие положения8. Первичный учетный документ принимается к бухгалтерскому учету при условии отражения в нем всех реквизитов, предусмотренных унифицированной формой документа (при отсутствии унифицированной формы - обязательных реквизитов, предусмотренных пунктом 7 настоящей Инструкции) и при наличии на документе подписи руководителя субъекта учета или уполномоченных им на то лиц.15Документы, которыми оформляются факты хозяйственной жизни с денежными средствами, принимаются к отражению в бухгалтерском учете при наличии на документе подписей руководителя субъекта учета и главного бухгалтера или уполномоченных ими на то лиц.*Из письма Минфина России от 25.09.2009 № 02-06-00/4581О приоритетном использовании электронных документов в системе электронного документооборота Федерального казначейства«В целях исполнения Концепции формирования в Российской Федерации электронного правительства до 2010 года, одобренной распоряжением Правительства Российской Федерации от 6 мая 2008 года № 632-р, а также Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации, утвержденной Президентом Российской Федерации - № Пр-212 7 февраля 2008 года, Министерство финансов Российской Федерации обращает внимание на необходимость расширения использования электронных документов при исполнении бюджетов бюджетной системы Российской Федерации.С учетом требований Федерального закона от 21 ноября 1996 года № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" изготовление бумажных копий документов, формируемых, получаемых и передаваемых в электронном виде с использованием системы электронного документооборота Федерального казначейства и подписанных электронной цифровой подписью в соответствии с требованиями Федерального закона от 10 января 2002 года № 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" (далее - электронный документ) осуществляется организацией, сформировавшей электронный документ, на основании требований органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры. Кроме того, если электронный документ является первичным или сводным учетным документом, изготовление его бумажной копии осуществляется организацией, сформировавшей электронный документ, на основании письменного запроса участника бюджетного процесса, от имени которого либо в адрес которого был составлен запрашиваемый документ. В иных случаях в рамках Федерального закона от 21 ноября 1996 года № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" изготовление бумажных копий документов, формируемых, получаемых и передаваемых в электронном виде с использованием системы электронного документооборота Федерального казначейства и подписанных электронной цифровой подписью в соответствии с требованиями Федерального закона от 10 января 2002 года № 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи", не требуется. В соответствии с законодательством Российской Федерации в сфере информатизации, информационных технологий и защиты информации порядок изготовления бумажной копии электронного документа и хранения электронных документов устанавливается руководителем организации, которая обеспечивает формирование первичных или сводных учетных документов.При этом Министерство финансов Российской Федерации полагает целесообразным получение копии электронного документа на бумажном носителе осуществлять посредством распечатки и заверения не менее чем одной подписью ответственного сотрудника и печатью организации, изготовившей копию электронного документа на бумажном носителе с проставлением отметки "Копия электронного документа".* Кроме того, хранение электронных документов, указанных в настоящем письме, целесообразно сопровождать хранением соответствующих электронных либо бумажных журналов учета, сертификатов ключей подписи, а также средств, обеспечивающих возможность работы с электронными документами и электронной цифровой подписью. Для сертификатов ключей подписи электронных документов целесообразно оформлять и хранить в установленном порядке документы, подтверждающие статус сертификатов ключей подписи. Информация, содержащаяся в электронных архивах и средства ее обработки (хранения) подлежат защите от несанкционированного доступа и воздействия с обеспечением необходимой надежности хранения электронных архивов в соответствии с правилами государственного архивного дела.»Т.Г.НестеренкоИз письма Минфина России от 11.01.2012 № 03-02-07/1-2О применении электронной подписи«ВопросКомпания создана в соответствии с российским законодательством в целях строительства завода по производству автомобилей на территории Калужской области.У компании имеется один основной покупатель продукции. Особенностью документального оформления сделок является то, что на каждый автомобиль оформляется отдельная товарная накладная и счет-фактура. По итогам 9 месяцев 2011 года калужский завод выпустил 30038 автомобилей.В целях снижения доли бумажного документооборота наша компания планирует внедрить электронный документооборот в части обмена товарными накладными (форма ТОРГ-12) и счет-фактурами, подписанными электронно-цифровой подписью с использованием сертифицированных средств криптографической защиты информации (далее - ЭЦП).Правомерно ли для целей бухгалтерского учета и налога на прибыль учитывать расходы и доходы, первичные учетные документы по которым составлены в электронном виде и подписаны ЭЦП?Какой существует порядок оформления электронных документов на бумажном носителе в целях их представления по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством РФ?Необходимо ли заверять бумажную копию электронного документа подписью ответственного лица и печатью организации?Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо о применении электронной подписи и по вопросам, относящимся к компетенции Департамента, сообщает следующее.В соответствии со статьей 255 Налогового кодекса Российской Федерации под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).Согласно пунктам 1, 2 и 7 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 года № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, установленные пунктом 2 статьи 9 вышеуказанного Федерального закона.Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.Отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий регулирует Федеральный закон от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ "Об электронной подписи".Согласно статье 6 Федерального закона от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.Таким образом, документ, оформленный в электронном виде и подписанный квалифицированной электронной подписью (электронной цифровой подписью), может являться документом, подтверждающим расходы, осуществленные налогоплательщиком, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается требование о составлении такого документа на бумажном носителе.В соответствии со статьей 93 Налогового кодекса Российской Федерации в случае, если истребуемые у налогоплательщика документы составлены в электронном виде по установленным форматам, налогоплательщик вправе направить их в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи.Порядок направления требования о представлении документов и порядок представления документов по требованию налогового органа в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи установлен приказом ФНС России от 17 февраля 2011 года № ММВ-7-2/168@ "Об утверждении Порядка направления требования о представлении документов (информации) и порядка представления документов (информации) по требованию налогового органа в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи" (зарегистрирован в Минюсте России 28 марта 2011 года № 20303).Если истребуемый у налогоплательщика документ составлен в электронном виде не по установленным форматам, представление документа производится на бумажном носителе в виде заверенной налогоплательщиком копии с отметкой о подписании документа квалифицированной электронной подписью (электронной цифровой подписью).*В соответствии с пунктом 1 статьи 169 Налогового кодекса Российской Федерации счет-фактура может быть составлен и выставлен на бумажном носителе и (или) в электронном виде. Счета-фактуры составляются в электронном виде по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у указанных сторон совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур в соответствии с установленными форматами и порядком.Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи утвержден приказом Министерства финансов Российской Федерации от 25 апреля 2011 года № 50н. Согласно указанному порядку выставление и получение счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи осуществляется через организации, обеспечивающие обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота счетов-фактур между продавцом и покупателем.Форма счета-фактуры и порядок его заполнения, формы и порядок ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж устанавливаются Правительством Российской Федерации.На основании пункта 9 статьи 169 Налогового кодекса Российской Федерации форматы счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж в электронном виде должны быть утверждены Федеральной налоговой службой.»Заместительдиректора ДепартаментаС.В.РазгулинИз рекомендацииНаталии Гусевой, директора Центра образования и внутреннего контроля институтадополнительного профессионального образования «Международный финансовый центр», государственный советник РФ 2-го класса, к. э. н.Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го классаКак организовать документооборот в бухгалтерииЭлектронный документооборотПервичные документы и регистры бухгалтерия может составлять и хранить в электронном виде. Но только если они подписаны электронной подписью. Тогда не нужно распечатывать и хранить их на бумаге. А бухгалтерии надо наладить документооборот электронных документов.Это установлено в Методических указаниях, утвержденных приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н, части 5 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, пункте 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.Первичные документы оформляйте в электронном виде. А если технической возможности нет – на бумаге. Это установлено в Методических указаниях, утвержденных приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н, части 5 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, пункте 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.Техническая возможность – это когда учреждение формирует документ с помощью программного обеспечения и подписывает электронной подписью. Это следует из Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н, части 5 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, статьи 6 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ, пункта 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.Как подписывать электронные документыЭлектронные документы подписывайте электронной подписью. Требования к ней предусмотрены Законом от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ.Существуют следующие виды электронной подписи: простая неквалифицированная, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная (ст. 5 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ). От того, какую подпись использует учреждение, зависит юридическая сила документа.Так, первичные документы, которые заверены простой или усиленной неквалифицированной электронной подписью, нельзя принимать для целей бухгалтерского и налогового учета. Их не приравнивают к документам на бумажном носителе, которые подписаны собственноручно.А документы, которые заверены усиленной квалифицированной электронной подписью, признают равнозначными собственноручно подписанным и принимают для целей бухгалтерского и налогового учета.*Аналогичные выводы следуют из пунктов 1 и 2 статьи 6 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ и подтверждены письмами Минфина России от 12 апреля 2013 г. № 03-03-07/12250, от 25 декабря 2012 г. № 03-03-06/2/139, от 28 мая 2012 г. № 03-03-06/2/67, от 7 июля 2011 г. № 03-03-06/1/409.Какие форматы электронных документов бываютДля некоторых документов ФНС России утверждает электронные форматы. Например, документ о передаче результатов работ или документ об оказании услуг в электронной форме утвержден приказом ФНС России от 30 ноября 2015 г. № ММВ-7-10/552. Этот формат актуален как в хозяйственной деятельности, так и при представлении документов по требованию инспекции в электронном виде.А если учреждение составляет документы не по формату, который утвержден ФНС России? Тогда бланки налоговым инспекторам подавайте на бумаге – заверьте копии с отметкой о том, что документы подписаны электронной подписью. Аналогичные разъяснения приведены в письме ФНС России от 10 ноября 2015 г. № ЕД-4-15/19671.Подробно о том, как передавать документы налоговым инспекторам, см.:Как подать документы по требованию проверяющих при камеральной налоговой проверке;Как подать документы по требованию проверяющих при выездной налоговой проверке.Кстати, законодательством или договором может быть установлено, что первичный документ контрагенту или в госорган (например, в налоговую) нужно подавать на бумажном носителе. Тогда учреждение обязано за свой счет изготовить бумажную копию электронного документа (ч. 6 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).Отметки бухгалтерии в электронных документахВ электронных документах с электронной подписью проводки и отметки о том, что операция прошла в учете, не проставляйте. Вместо этого оформите операцию Бухгалтерской справкой (ф. 0504833).Такой порядок следует из Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 30 марта 2015 № 52н.Как установить электронный документооборот в учетной политикеЕсли учреждение решило оформлять первичные документы в электронном виде, то это пропишите в учетной политике. В ней нужно зафиксировать:– перечень документов, которые участвуют в электронном документообороте;– список сотрудников с правом подписи электронных документов;– способ электронного обмена документами: с привлечением оператора электронного документооборота или без него;– порядок хранения электронных документов;– способ представления документов по запросу налоговой инспекции: в электронном виде или на бумаге.Это следует из статьи 8 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.*А вот форматы электронных документов, которые применяет учреждение, в учетной политике отражать необязательно. Это подтвердила ФНС России в письме от 10 ноября 2015 г. № ЕД-4-15/19671. Хотя в данном письме речь идет про учетную политику для целей налогообложения, вывод ФНС России актуален и для учетной политики для целей бухучета.Из рекомендацииСергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го классаКак хранить документы в электронной формеБухгалтерские документы учреждение вправе хранить в электронной форме. Объяснение простое.По законодательству о бухучете первичные и сводные учетные документы можно составлять на бумажных носителях или в электронном виде (ч. 5 ст. 9, ч. 6 ст. 10 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 7, 11, 14 Инструкции к Единому плану счетов № 157н). Причем электронная форма является приоритетной. Регистры налогового учета также можно вести на бумажных носителях, в электронном виде и (или) на любых машинных носителях (ст. 314 НК РФ). Наконец, налоговые декларации (расчеты) можно, а в некоторых случаях нужно сдавать в электронном виде (ст. 80 НК РФ).А раз первичку, документы бухгалтерского и налогового учета, а также налоговые декларации (расчеты) можно составлять в электронном виде, то и хранить их можно в таком же формате. Распечатывать не обязательно. Единственное условие – такие документы должны быть заверены в надлежащем порядке, то есть посредством электронной подписи.*Аналогичные выводы следуют из писем Минфина России от 22 августа 2012 г. № 03-02-07/1-202 и от 24 июля 2008 г. № 03-02-07/1-314.По требованию контролирующих ведомств, в том числе налоговой инспекции, копии электронных документов придется распечатать и заверить собственноручно, прежде чем передать на проверку (п. 1 ст. 252 и п. 1 ст. 93 НК РФ). Данный вывод основан на положениях частей 1, 6 статьи 9, части 7 статьи 10 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, пунктов 7, 14 Инструкции к Единому плану счетов № 157н, статей 313 и 314 Налогового кодекса РФ.Для организации хранения документов в электронной форме применяйте Положение, утвержденное письмом Минфина СССР от 29 июля 1983 г. № 105 (в части, не противоречащей законодательству), и Правила, утвержденные приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526. Делайте так до утверждения федерального стандарта бухучета, устанавливающего требования к документам и документообороту в бухучете. Об этом сказано в информации Минфина России от 11 сентября 2015 г. № ПЗ-13/2015.В частности, передавать текстовые электронные документы для хранения в архив учреждения следует в формате PDF/A. Также не реже одного раза в пять лет проверяйте, в каком состоянии находятся носители электронных документови могут ли воспроизводиться сами документы. Таковы требования пунктов 2.31 и 2.32 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.Из рекомендации «Как хранить бухгалтерские документы»Из рекомендацииНаталии Гусевой, директора Центра образования и внутреннего контроля институтадополнительного профессионального образования «Международный финансовый центр», государственный советник РФ 2-го класса, к. э. н.Как бюджетному (автономному) учреждению учесть денежные средства, полученные от деятельности, приносящей доходСитуация: нужно ли в папку (дело), сформированную к журналу операций с безналичными денежными средствами (ф. 0504071), подшивать оправдательные документы: договоры, счета, счета-фактуры, акты, накладные и т. д.Нет, не нужно.Журнал операций с безналичными денежными средствами (ф. 0504071) составляют на базе первичных, сводных учетных документов, которые служат основанием для поступления или списания средств с лицевого счета учреждения. Такими документами являются выписки с лицевого счета в бумажном и (или) электронном виде с приложенными копиями платежных документов. Этот вывод следует из Методических указаний, утвержденных приказом Минфина Россииот 30 марта 2015 № 52н, и пункта 159 Порядка, утвержденного приказом Казначейства России от 17 октября 2016 № 21н.*Таким образом, оправдательные документы (договоры, счета, счета-фактуры и т. д.) подшивать в папку, сформированную к журналу операций с безналичными денежными средствами (ф. 0504071), не нужно. К ней подшивайте выписки с лицевого счета вместе с платежными документами, служащими основанием для отражения операций на лицевом счете. Такой вывод следует из пункта 11 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.Операции расчетов с поставщиками и подрядчиками отражаются в журнале операций расчетов с поставщиками и подрядчиками (ф. 0504071). Поэтому оправдательные документы, такие как договоры, счета, счета-фактуры, акты, накладные и т. п., следует подшить к папке, сформированной к этому журналу. Такой вывод следует из положений Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н.
Рекомендации по теме

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Простите, что прерываем ваше чтение

Это профессиональный сайт для бухгалтеров госучреждений

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, лучшие статьи доступны только зарегистрированным пользователям.

Чтобы продолжить чтение статьи, зарегистрируйтесь. Это бесплатно.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Это займет всего минуту!
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

Портал содержит эксклюзивные авторские статьи и образцы отчетных форм с примерами заполнения. Мы следим за качеством наших материалов. Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Это займет всего минуту

Не нашли ответ на свой вопрос?
Задайте его экспертам «Системы Госфинансы»



Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.