8 (800) 511 98 66 Звонок бесплатный! Подпишитесь со скидкой! Активировать гостевой доступ к журналу
Учет в учреждении

Необходимые бухгалтерские проводки при возврате билетов в командировку

  • 3 декабря 2018
  • 1

Вопрос

Руководитель бюджетного учреждения был направлен в командировку к Учредителю. Бухгалтерия перечислила деньги в подотчет на зарплатную карту руководителя для покупки билетов. После приобретения билетов пришел приказ от Учредителя о переносе командировки на более ранний срок, в которую руководитель еще не успел уехать. Пришлось сдать билеты и приобрести новые. Какими бухгалтерскими проводками оформить данные операции? Как списать разницу стоимости при покупке билетов?

Ответ

Если командировка не состоялась, руководитель учреждения должен издать приказ о ее отмене. Данный приказ – это основание для возврата проездных билетов. При отмене командировки по распоряжению руководителя или по независящим от учреждения обстоятельствам расходы по возврату билетов несет учреждение. Разницу между фактической стоимостью билета и суммой, полученной при его возврате нужно отнести на затраты по КОСГУ 290 и в учете оформить проводку Дебет 0. 401.20.290 Кредит 0.208.90.660.

Обоснование

Как отразить в бухучете выплаты командированному сотруднику

Учреждения оплачивают сотрудникам командировочные расходы. К ним относят суточные, покупку проездных билетов, наем жилья, оплату ВИП-залов для переговоров, питания и т. д. В этой статье разберем, как отражать в бухучете расходы, связанные с командировками, в разных ситуациях.

О том, как рассчитать и оплатить командировочные расходы, см. в рекомендации.

Бухучет

В бухучете операции с командировочными расходами отразите в зависимости от типа учреждения.

В учете бюджетных учреждений:

В учете сумму командировочных расходов отразите проводками:

Содержание операции Дебет счета Кредит счета
Командировочные расходы оплачены сотрудником
1. Отражены командировочные расходы: суточные, покупка билетов, проживание (основание – авансовый отчет) (КВР 112) 0.109.ХХ.212<5> 0.208.12.660

Ситуация: как оформить и учесть возврат заранее приобретенных билетов на проезд к месту командировки и обратно. Командировка не состоялась

Если командировка не состоялась, руководитель учреждения должен издать приказ о ее отмене. Данный приказ – это основание для возврата проездных билетов.

При отмене командировки по распоряжению руководителя или по независящим от учреждения обстоятельствам расходы по возврату билетов несет учреждение.

В бухучете возврат билетов и сервисный сбор за это отразите как восстановление кассовых расходов. По какому виду расхода и КОСГУ это сделать, зависит от того, как покупали билеты:

 выдали деньги сотруднику на командировочные расходы – КВР 100, КОСГУ 212;

 учреждение само оплатило билеты по договору с транспортной компанией:– стоимость билета – КВР 244, КОСГУ 222.

В первом случае возврат денег от транспортной компании отразите как восстановление расхода по КВР 100. По этому же коду пройдут расходы на оплату сбора за возврат билета.

Для того чтобы отразить в учете возврат денег, сотрудник оформляет авансовый отчет (ф. 0504505) и прикладывает к нему документ о возврате билета с суммой удержанного сбора.

В учете бюджетных учреждений:

В бухучете операции по возврату билета и уплате сбора по авансовому отчету сотрудника отразите проводками:

Содержание операции Дебет счета Кредит счета
1. Уплачен сбор транспортной компании при возврате билета 0.401.20.212 0.208.12.660
2. Внесены в кассу деньги, полученные от транспортной компании (за вычетом суммы сбора за возврат билета) 0.201.34.510 0.208.12.660
Уменьшение забалансового счета 18 (КВР 244, КОСГУ 212)

Такой порядок следует из пунктов 84, 106 Инструкции № 174н.

Можно ли перечислить подотчетные деньги на зарплатную или иную личную карту сотрудника

Подотчетные деньги можно перечислить на ту же банковскую карту, на которую перечисляете зарплату сотрудника. В законах запрета нет. Не установлена и ответственность за перечисление подотчетных денег сотрудника на ту же банковскую карту, на которую перечисляется его зарплата. К числу кассовых нарушений это тоже не относится (ст. 15.1 КоАП РФ). Не имеет значения и вид карты, на которую перечислили подотчет: зарплатная или личная банковская карта сотрудника.

Деньги можно перечислять на зарплатные и личные карты сотрудников в целях:
– оплаты командировочных расходов;
– компенсации документально подтвержденных расходов.

Для этого предусмотрите такой порядок расчета с подотчетными лицами в локальном нормативном акте (в Положении о служебных командировках, в учетной политике и т. д.). Например, пропишите: «все расчеты по подотчетным суммам проводятся либо через кассу, либо с использованием зарплатных карт сотрудников». В платежном документе указывайте, что перечисляемые средства являются подотчетными.

Чтобы перечислить деньги на зарплатную или личную карту сотрудника, достаточно приказа руководителя или заявления от сотрудника с реквизитами счета, к которому привязана карта. К авансовому отчету сотруднику придется приложить документы, подтверждающие оплату зарплатной картой. Аналогичные разъяснения в письмах Минфина России от 21 июля 2017 № 09-01-07/46781, от 25 августа 2014 № 03-11-11/42288.

Обратите внимание, что органы Казначейства России не вправе запретить учреждениям перечислять на зарплатные карты подотчетные суммы (в частности, командировочные расходы). А также не вправе требовать представления вместе с заявкой на кассовый расход документов-оснований (п. 7 Порядка, утвержденного приказом Минфина России от 17 ноября 2016 № 213н, абз. 6 п. 25 Порядка, утвержденного приказом Минфина России от 30 декабря 2015 № 221н).

БУХУЧЕТ

Порядок отражения в бухучете операций, связанных с безналичным порядком выдачи денег под отчет, зависит от типа учреждения.

В учете бюджетных учреждений:

Перечисление подотчетных сумм на зарплатную карту сотрудника или на карту учреждения отразите следующими проводками.

Содержание операции Дебет счета Кредит счета
Перечисление на зарплатную карту:
1. Перечислены подотчетные суммы на зарплатную карту (на основании выписки из лицевого счета) 0.208.ХХ.560

0.201.11.610
одновременно увеличение забалансового счета 18

(соответствующие КВР, КОСГУ)

Если за возврат сданного билета удержан штраф

Сотрудник был направлен учреждением в командировку для участия в семинаре. На подотчетные деньги он купил билет на поезд. Семинар отменили, поэтому билет пришлось сдать. Однако сумму в кассе РЖД вернули с удержанием сервисного сбора и штрафа. Как отразить ситуацию в учете?

Так как фактические расходы не связаны с основной или приносящей доход деятельностью учреждения, рекомендую списать затраты по коду 290 «Прочие расходы» КОСГУ.

По моему мнению, одновременно сумму расходов следует отнести на счет 0 209 82 000 «Расчеты по недостачам иных финансовых активов» и провести мероприятия по возможному взысканию суммы нанесенного ущерба (непроизводительных расходов) за счет виновных лиц. Это может быть, например:

 направление претензии к организации, проводившей семинар;

 проведение служебного расследования в отношении должностного лица, ответственного за направление работника на семинар (если извещение об отмене семинара было получено в срок, позволявший избежать дополнительных расходов).

Если виновное лицо выявлено не будет, суммы, ранее отнесенные на счет 0 209 00 000 «Расчеты по ущербу имуществу», списываются установленным порядком в дебет счета 0 401 10 172 «Доходы от операций с активами».

Подобная мера, по моему мнению, исключит возможность предъявления контролирующими органами претензий по документальному оформлению списания расходов.

Рекомендации по теме

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Простите, что прерываем ваше чтение

Это профессиональный сайт для бухгалтеров госучреждений

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, лучшие статьи доступны только зарегистрированным пользователям.

Чтобы продолжить чтение статьи, зарегистрируйтесь. Это бесплатно.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Это займет всего минуту!
Зарегистрироваться
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

Портал содержит эксклюзивные авторские статьи и образцы отчетных форм с примерами заполнения. Мы следим за качеством наших материалов. Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Это займет всего минуту
Зарегистрироваться

Не нашли ответ на свой вопрос?
Задайте его экспертам «Системы Госфинансы»



Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.