Вопрос
Поставщик осуществляет поставку товара бюджетному учреждению согласно контракта (котировка, аукцион), в товарной накладной указывает наименование товара так, как оно указано в спецификации к контракту, но просит подписать накладную поставщика, где наименование отличается (суть товара та же), так как у них в программе и на складе числится товар под иным наименованием (более подробно в наименовании расписаны характеристики товара), кроме того в накладной учреждения товар в штуках (60 шт.), а в накладной поставщика в упаковках (10 шт. в упаковке, всего 6 уп.). Правомерно ли учреждение подписать накладную для поставщика с иным наименованием товара ?
Ответ
Мы категорически не рекомендуем подписывать такую накладную.
При проведении проверки данный факт может вскрыться, и Вы не сможете представить вариант товарной накладной, которая будет соответствовать той, которая находится у Поставщика (ее физически просто не будет существовать).
Существование двух разных по содержанию первичных документа может вызвать претензии со стороны контролирующих органов.
Обоснование
Бухгалтерские истории про подписи в накладных (с юридическими советами)
Довольно часто наши читатели рассказывают, что накладные от некоторых контрагентов приходят с подозрительными подписями, а то и вообще без них. Что делать с такими бумагами: возвращать на переделку или можно принять и так?
Про подпись кладовщика
«Контрагент упростил всю свою „первичку“ и в накладной оставил только с подписями директора и главбуха, но без подписи кладовщика. Коллеги уверяют, что такой документ лучше заменить».
Совет «УНП». Безопаснее попросить поставщика, чтобы он вернул на накладную подпись кладовщика или графу «Отгружено» и поставил подпись директора.
Бухгалтерские истории про подписи в накладных (с юридическими советами). Убедить поставщика поможет такой аргумент. По новым правилам в «первичке» надо отразить «содержание факта хозяйственной жизни» (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от06.12.11 №402-ФЗ). При продаже товара это именно отгрузка, то есть в документе надо зафиксировать, что товар передан от поставщика покупателю. Совершает отгрузку именно кладовщик (или другой работник), а значит, должно быть видно, что отгрузка состоялась.