8 (800) 511 98 66 Звонок бесплатный! Подпишитесь со скидкой! Активировать гостевой доступ к журналу
Учет в учреждении

Отражение в учете возмещения сотрудником денежных средств за личные телефонные разговоры

  • 7 декабря 2018
  • 2

Вопрос

ФГУ оплачивает из средств субсидии на выполнение госзадания (КФО 4) МТС услуги связи (мобильная связь). В октябре от МТС получен счет-фактура на сумму 59000 руб. Обнаружилось, что в данную сумму вошли личные разговоры сотрудника в сумме 15000 руб. Сотрудник возместил за личные разговоры в кассу ФГУ 15000 руб. Как в бухучете отразить начисление и возмещение сотрудником данных расходов, по какому виду КФО, а так же в какой сумме нужно провести услугу МТС?

Ответ

Услугу, оказанную оператором связи, отразите в учёте и оплатите в полном объёме. Стоимость личных телефонных разговоров, сотрудник должен возместить в кассу учреждения, либо дать письменное согласие на удержание суммы переговоров из заработной платы.

Операции по возмещению отразите через счёт 209.30 «Расчёты по компенсации затрат» по КФО 2. В рекомендации подробно рассмотрены проводки, как по внесению в кассу учреждения виновным лицом, так и по удержанию из заработной платы (с зачётом операций по удержанию с КФО 4 на КФО 2).

Обоснование

Как учесть компенсацию сотрудником стоимости личных разговоров по служебному мобильному телефону

Оплата переговоров

По договору с оператором связи учреждение обязано оплатить выставленные ему счета в полном объеме, независимо от того, какие переговоры сотрудники вели с мобильного телефона – служебные или личные (подп. «а» п. 25 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 9 декабря 2014 г. № 1342). Однако для учреждения экономически обоснованными являются только те расходы, которые связаны с оплатой служебных звонков.

Совет: для контроля за расходованием средств разработайте правила пользования служебными мобильными телефонами. В них можно установить:

 лимит расходов на служебные телефонные переговоры;

 запрет на ведение личных телефонных переговоров;

 порядок возмещения расходов на оплату личных звонков и т. п.

На основании этих правил учреждение может расценить ведение личных переговоров со служебного телефона как нанесение материального ущерба и удержать с сотрудников соответствующие суммы (ст. 232 ТК РФ).

Возмещение материального ущерба

Как сотрудник должен возместить стоимость личных переговоров со служебного телефона

Стоимость личных телефонных переговоров со служебного мобильного телефона учреждение вправе квалифицировать как материальный ущерб, который сотрудник обязан возместить (ст. 238 ТК РФ). Порядок возмещения ущерба установлен статьей 248 Трудового кодекса РФ.

Ущерб может быть возмещен добровольно (ч. 4 ст. 248 ТК РФ). Необходимую сумму сотрудник может внести в кассу или дать свое письменное согласие на удержание стоимости личных переговоров из его зарплаты.

Если сотрудник отказывается добровольно возместить стоимость личных звонков, учреждение вправе взыскать с него сумму ущерба (для этого нужно издать приказ). Если ущерб не превышает среднего заработка сотрудника, то стоимость личных переговоров удержите из его зарплаты. Если превышает – придется обратиться в суд.

Бухучет

Какие сделать проводки, если сотрудник возмещает работодателю стоимость личных звонков по сотовому телефону

Порядок отражения в бухучете операций, связанных с внесением сотрудником (удержанием из зарплаты) денежных средств за личные звонки, зависит от типа учреждения.

В учете бюджетных учреждений:

Деньги, внесенные сотрудником (удержанные из его зарплаты) за личные звонки, признаются собственными доходами учреждения. Такие доходы отразите на счете 2.209.30.000 «Расчеты по компенсации затрат» (как компенсацию затрат учреждения).

В бухучете расчеты с сотрудниками отразите следующими проводками:

Содержание операции Дебет счета Кредит счета
1. Начислен доход от возмещения сотрудником личных телефонных переговоров 2.209.30.560 2.401.10.130

Если сотрудник вносит деньги в кассу учреждения, сделайте проводки:

Содержание операции Дебет счета Кредит счета
1. Сотрудник внес деньги за личные звонки в кассу 2.201.34.510
одновременно увеличение забалансового счета 17 (код аналитики 130)
2.209.30.660
2. Деньги внесены на лицевой счет (на основании расходного кассового ордера и объявления на взнос наличными) 2.210.03.560
одновременно увеличение забалансового счета 17 (код аналитики 510)
2.201.34.610
одновременно увеличение забалансового счета 18 (код аналитики 610)
3. Отражено зачисление денег на лицевой счет (на основании выписки из лицевого счета) 2.201.11.510
одновременно увеличение забалансового счета 17 (код аналитики 510)
2.210.03.660
одновременно увеличение забалансового счета 18 (код аналитики 610)

Если учреждение удерживает стоимость личных переговоров из зарплаты сотрудника (с его письменного согласия), сделайте проводки:

Содержание операции Дебет счета Кредит счета
1. Удержана из зарплаты сотрудника стоимость личных переговоров (с его письменного согласия) 2(4).302.11.830 2(4).304.03.730

Дальнейшие проводки зависят от того, в рамках какой деятельности начислена зарплата, из которой удерживается стоимость личных звонков.

Содержание операции Дебет счета Кредит счета
Зарплата начислена в рамках платной деятельности:
1. Погашена задолженность сотрудника перед учреждением 2.304.03.830 2.209.30.660
Зарплата начислена в рамках выполнения госзадания:
1. Отражено обязательство по перечислению средств, удержанных из зарплаты в рамках госзадания, на счет по учету средств от приносящей доход деятельности (на основании Бухгалтерской справки по ф. 0504833) 4.304.03.830 4.304.06.730
2. Погашена задолженность сотрудника по возмещению стоимости личных переговоров 2.304.06.830 2.209.30.660

Такой порядок следует из пунктов 114–115, 139–140 Инструкции № 174н, пунктов 365, 367 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Внимание: в бухгалтерской отчетности операции по переводу средств с КФО 4 на КФО 2 (при удержании зарплаты в рамках госзадания) отражайте как некассовые операции.

Пример, как учесть возмещение затрат на оплату личных телефонных переговоров сотрудника

Главный бухгалтер бюджетного учреждения «Альфа» А.С. Глебова в рамках деятельности, приносящей доход, использует служебный мобильный телефон. В марте оператор связи выставил учреждению документы, согласно которым общая стоимость телефонных переговоров Глебовой составила 1180 руб. (в т. ч. НДС – 180 руб.). По расшифровке счета установлено, что стоимость личных переговоров Глебовой составила 118 руб. (в т. ч. НДС – 18 руб.).

Внутренними правилами использования служебных мобильных телефонов предусмотрено, что с согласия и по желанию сотрудников стоимость личных телефонных переговоров удерживается из их зарплаты или добровольно вносится в кассу учреждения. Глебова решила добровольно внести денежные средства в кассу.

Бухгалтер «Альфы» сделал проводки:

Содержание операции Дебет счета Кредит счета Сумма, руб.
1. Оплачен счет оператора мобильной связи 2.302.21.830 2.201.11.610
одновременно увеличение забалансового счета 18 (КОСГУ 221, КВР 244)
1180 
2. Отражена стоимость услуг мобильной связи (на основании документов, предъявленных оператором связи) (1180 руб. – 180 руб. – (118 руб. – 18 руб.))  2.109.80.221 2.302.21.730 900
3. Отражена стоимость личных телефонных переговоров (на основании документов, предъявленных оператором связи) 2.401.20.221 2.302.21.730 118
4. Начислен доход от возмещения сотрудником услуг связи 2.209.30.560 2.401.10.130 118 
5. Учтен НДС по услугам мобильной связи (180 руб. – 18 руб.)  2.210.12.560 2.302.21.730 162
6. Глебова внесла деньги в кассу 2.201.34.510
одновременно увеличение забалансового счета 17 (код аналитики 130)
2.209.30.660 118
7. Деньги внесены на лицевой счет (на основании расходного кассового ордера и объявления на взнос наличными) 2.210.03.560
одновременно увеличение забалансового счета 17 (код аналитики 510)
2.201.34.610
одновременно увеличение забалансового счета 18 (код аналитики 610)
118
8. Отражено зачисление денег на лицевой счет (на основании выписки из лицевого счета) 2.201.11.510
одновременно увеличение забалансового счета 17 (код аналитики 510)
2.210.03.660
одновременно увеличение забалансового счета 18 (код аналитики 610)
118
9. Принят к вычету НДС со стоимости служебных телефонных переговоров (180 руб. – 18 руб.)  2.303.04.830 2.210.12.660 162
Рекомендации по теме

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Простите, что прерываем ваше чтение

Это профессиональный сайт для бухгалтеров госучреждений

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, лучшие статьи доступны только зарегистрированным пользователям.

Чтобы продолжить чтение статьи, зарегистрируйтесь. Это бесплатно.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Это займет всего минуту!
Зарегистрироваться
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

Портал содержит эксклюзивные авторские статьи и образцы отчетных форм с примерами заполнения. Мы следим за качеством наших материалов. Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Это займет всего минуту
Зарегистрироваться

Не нашли ответ на свой вопрос?
Задайте его экспертам «Системы Госфинансы»



Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.