8 (800) 511 98 66 Звонок бесплатный! Подпишитесь со скидкой! Активировать гостевой доступ к журналу
Учет в учреждении

Отражение расходов по приобретению и списанию бензина израсходованного во время командировки

  • 17 декабря 2018
  • 128

Вопрос

Как провести в учете расходы по приобретению и списанию бензина израсходованного сотрудником организации на арендованном транспорте во время служебной командировки? Денежные средства выданы сотруднику до командировки. Какие документы необходимо оформить в данном случае и нельзя ли бензин согласно подтверждающих документов не приходуя списать на расходы по командировке?

Ответ

Расходы по приобретению и списанию бензина израсходованного сотрудником организации на арендованном транспорте во время служебной командировки отражаются в том же порядке, как и для служебного автомобиля. Расходы отразите как компенсацию командировочных, если такой порядок закрепили в локальных актах. Если порядок не прописан, расходы отражайте как закупку товаров (работ, услуг). Для учета расходов на ГСМ необходимо составить путевой лист. Количество израсходованных ГСМ должно быть подтверждено документально (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 1 ст. 252 НК РФ). Для этого используйте путевые листы. Они необходимы независимо от того, в собственности автомобиль или арендован. Основанием для списания ГСМ является правильно оформленный путевой лист. Именно этот документ подтверждает обоснованность списания ГСМ (письмо Минфина России от 25 августа 2009 г. № 03-03-06/2/161, п. 1 ст. 252 НК РФ). К путевому листу должны быть приложены чеки АЗС. Ведь расходы должны быть документально подтверждены – и факт оплаты, и факт использования. Приобретенный бензин необходимо оприходовать на основании приложенных к авансовому отчету чеков АЗС, и списать на основании путевого листа по нормам в общеустановленном порядке.

Обоснование

Как списывать и возмещать расходы на ГСМ по арендованному у сотрудника транспортному средству

Организуйте расчеты с сотрудником в части ГСМ по арендованному у него транспортному средству одним из двух способов:

– сотрудник сам покупает бензин, а учреждение возмещает ему расходы;
– учреждение само оплачивает покупку бензина.

Бензин покупает учреждение.

Если же учреждение само обеспечивает арендованный автомобиль бензином, то возмещать расходы сотруднику не нужно. Бензин будет приобретать само учреждение:

– через подотчетное лицо за наличные;
– по договору (контракту).

– Как проводить закупки товаров (работ, услуг);
– Как приобретать товары (работы, услуги) автономным учреждениям.

Как учитывать расходы сотрудника учреждения в командировке на служебном автомобиле: ГСМ, мойка, запчасти, ремонт

Расходы отразите как компенсацию командировочных, если такой порядок закрепили в локальных актах. Если порядок не прописан, расходы отражайте как закупку товаров (работ, услуг).

Сотруднику в командировке учреждение оплачивает суточные, проезд, проживание и другие расходы, которые он произвел с разрешения работодателя (ст. 168 ТК РФ).

Перечень и размер других командировочных расходов закрепите в локальном акте учреждения – положении о командировках, коллективном договоре. В этот перечень можете включить и расходы сотрудников в командировках на служебном автомобиле: оплата ГСМ и запчастей, услуги автостоянки, ремонт, мойка.

Расходы, которые вы пропишите в положении как другие командировочные, выплачивайте сотруднику как компенсацию. Остальные расходы оплатите как закупку.

Коды классификации определите по таблице:

Расходы Расходы закрепили в перечне как другие командировочные Перечень других командировочных не утвердили (расходы в нем не поименованы)
КВР КОСГУ КВР КОСГУ
ГСМ, запчасти 112 212 244 340
ремонт, мойка 225
автостоянка 226

Такой позиции придерживается Минфин России в письме от 15 июля 2016 г. № 02-05-10/41796.

Порядок учета расходов на содержание служебного автомобиля в командировке зависит от типа учреждения.

В учете бюджетных учреждений:

Расходы сотрудника в командировке на служебном автомобиле отразите так.

Содержание операции Дебет счета Кредит счета
Расходы сотрудника в командировке оплачиваете как закупку (в локальном акте не прописаны)
1. Приняты к учету оплаченные командировочным лицом расходы на служебный автомобиль:    
1.1 ГСМ 0.105.33.340 0.208.34.660
1.2 запчасти 0.105.36.340 0.208.34.660
1.3 ремонт, мойка 0.109.ХХ.225<2> 0.208.25.660
1.4 стоянка 0.109.ХХ.226<2> 0.208.26.660
2. Возмещены из кассы расходы сотрудника на содержание служебного автомобиля в командировке:    
2.1 ГСМ, запчасти 0.208.34.560 0.201.34.610
одновременно увеличение забалансового счета 18 (по кодам КОСГУ 225, 226, 340)
2.2 ремонт, мойка 0.208.25.560
2.3 стоянка 0.208.26.560
Расходы включены в перечень командировочных расходов (установили в локальном акте)
3. Приняты к учету оплаченные командировочным лицом расходы на служебный автомобиль:    
3.1 ГСМ 0.106.34.340 0.208.12.660
3.2 запчасти 0.106.34.340 0.208.12.660
3.3 ремонт, мойка 0.109.ХХ.212<2> 0.208.12.660
3.4 стоянка 0.109.ХХ.212<2> 0.208.12.660
4. Приняты к учету материальные запасы для автомобиля, которые сотрудник приобрел в командировке:    
4.1 ГСМ 0.105.33.340 0.106.34.340
4.2 запчасти 0.105.36.340 0.106.34.340
5. Возмещены из кассы расходы сотрудника на содержание служебного автомобиля в командировке 0.208.12.560 0.201.34.610
одновременно увеличение забалансового счета 18 (по коду КОСГУ 212)

XХ – аналитический код группы и вида синтетического счета объекта учета.

<2> Если в учетной политике закреплено, что данные расходы не формируют себестоимость готовой продукции (работ, услуг), то списывайте их на соответствующий аналитический счет счета 401.20.


Такой порядок установлен пунктами 105–106 Инструкции № 174н, пунктом 367 Инструкции к Единому плану счетов № 157н и разъяснен Минфином России в письме от 15 июля 2016 г. № 02-05-10/41796.

Пример, как отразить в бухучете расходы на служебный автомобиль в командировке

Руководитель бюджетного учреждения «Альфа» 15 августа направил водителя А.С. Кондратьева в командировку на служебном автомобиле. Цель командировки – отвезти проектную документацию на экспертизу из г. Ярославля в г. Москву.

В положении о командировках учреждения «Альфа» прописан перечень иных расходов, которые сотрудник может произвести в командировке. В него входят:

 ГСМ;

 услуги автостоянки;

 ремонт автомобиля.

Находясь в командировке, Кондратьев произвел следующие расходы на автомобиль:

 бензин – 7600 руб. (200 л × 38 руб.);

 услуги автостоянки – 1400 руб.;

 запчасти (тормозные колодки) – 2000 руб. Покупка запчастей в перечень расходов по положению о командировках не входит.

18 августа Кондратьев представил в бухгалтерию авансовый отчет (ф. 0504505), к которому приложил все подтверждающие документы.

Бухгалтер отразил в учете расходы подотчетника и выплатил компенсацию из кассы.

Содержание операции Дебет счета Кредит счета Сумма, руб.
1. Приняты к учету расходы по командировке (по авансовому отчету сотрудника):      
1.1 бензин 2.106.34.340 2.208.12.660 7600
1.2 услуги автостоянки 2.109.60.212 2.208.12.660 1400
1.3 запчасти 2.105.36.340 2.208.34.660 2000
2. Оприходован бензин, который приобрел сотрудник во время командировки 2.105.33.340 2.106.34.340 7600
3. Выплачена сотруднику компенсация расходов на автомобиль из кассы:      
3.1 по расходам, которые включены в положение: бензин, автостоянка
(7600 + 1400)
2.208.12.560 2.201.34.610 9000
Увеличение забалансового счета 18 (по коду КОСГУ 212)
3.2 по расходам, которые не включены в положение: запчасти 2.208.34.560 2.201.34.610 2000
Увеличение забалансового счета 18 (по коду КОСГУ 340)

Из правовой базы

Письмо Минфина России от 15.07.2016 № 02-05-10/41796

[Об отражении в бухгалтерском (бюджетном) учете ГСМ, приобретенных учреждением в рамках закупки, а также работником, находящимся в служебной командировке, в рамках иных расходов на проезд до места командирования и обратно на служебном автотранспорте]

Таким образом, в случае приобретения горюче-смазочных материалов (далее - ГСМ) в соответствии с закупкой, осуществляемой учреждением (уполномоченным на то работником учреждения) как юридическим лицом (вид расходов 244 "Прочая закупка товаров, работ и услуг для обеспечения государственных (муниципальных) нужд", увязанный в целях бюджетного учета с подстатьей 340 "Увеличение стоимости материальных запасов" КОСГУ), принятие ГСМ к учету отражается по следующим корреспонденциям (приказ Министерства финансов Российской Федерации от 16 декабря 2010 года № 174н "Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений и инструкции по его применению" (далее - Приказ № 174н)).

   
Дебет Кредит
010533340 "Увеличение стоимости горюче-смазочных материалов - иного движимого имущества учреждения" 030234730 "Увеличение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов"
010533340 "Увеличение стоимости горюче-смазочных материалов - иного движимого имущества учреждения" 020834660 "Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению материальных запасов"

В случае осуществления работником учреждения, находящимся в служебной командировке, расходов на приобретение ГСМ с разрешения или ведома работодателя в соответствии с коллективным договором или локальным актом работодателя - иных расходов на проезд до места командирования и обратно на служебном автотранспорте (вид расходов 112 "Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда", увязанный в целях бюджетного учета с подстатьей 212 "Прочие выплаты") принятие ГСМ к учету отражается на основании авансового отчета командированного работника и прилагающихся к нему документов по следующим корреспонденциям (Приказ № 174н).

   
Дебет Кредит
010634340 "Увеличение вложений в материальные запасы - иное движимое имущество учреждения" 020812660 "Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по прочим выплатам"
010533340 "Увеличение стоимости горюче-смазочных материалов - иного движимого имущества учреждения" 010634340 "Увеличение вложений в материальные запасы - иное движимое имущество учреждения"

Простите, что прерываем ваше чтение

Это профессиональный сайт для бухгалтеров госучреждений

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, лучшие статьи доступны только зарегистрированным пользователям.

Чтобы продолжить чтение статьи, зарегистрируйтесь. Это бесплатно.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Это займет всего минуту!
Зарегистрироваться
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

Портал содержит эксклюзивные авторские статьи и образцы отчетных форм с примерами заполнения. Мы следим за качеством наших материалов. Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Это займет всего минуту
Зарегистрироваться
×
Чтобы смотреть видео, зарегистрируйтесь

Портал содержит эксклюзивные авторские статьи и обзоры на тему учета в госучреждениях с примерами заполнения форм. Мы следим за качеством наших материалов.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Это займет всего минуту
Зарегистрироваться
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

Портал содержит эксклюзивные авторские статьи и образцы отчетных форм с примерами заполнения. Мы следим за качеством наших материалов. Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Это займет всего минуту
Зарегистрироваться

Не нашли ответ на свой вопрос?
Задайте его экспертам «Системы Госфинансы»



Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.