8 (800) 511 98 66 Звонок бесплатный! Подпишитесь со скидкой! Активировать гостевой доступ к журналу
Учет в учреждении

Проведение проверки финансово-хозяйственной деятельности

  • 6 января 2019
  • 22

Вопрос

При проведении проверки финансово-хозяйственной деятельности управлением федерального казначейства была проведена проверка годовой отчетности, проверяющие запросили акты сверок на всех дебиторов, кредиторов, по двум организациям акты сверок отсутствовали, на что после окончании проверки пришло Представление, в котором указано: Бухгалтерская финансовая отчетность за 2016 год не дает достоверного представления о финансовом положении министерства на отчетную дату, финансовых результатах его деятельности, поскольку составлена не на основе данных, установленных законодательством РФ для получателей бюджетных средств с обязательным проведением актов сверок взаимных расчетов.

Ответ

Для годовой отчетности ежегодно инвентаризируйте все объекты бухучета (п. 1.5 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 № 49). Кроме имущества, инвентаризируйте финансовые активы, обязательства и другие объекты бухучета, в том числе, расчеты с контрагентами.

Инвентаризация финансовых активов и обязательств, в том числе расчетов с дебиторами и кредиторами, имеет свои особенности. Финансовые активы и обязательства инвентаризируют раз в год – перед годовой отчетностью. Перед инвентаризацией расчетов с покупателями и поставщиками следует подписать с ними акты сверки. Отраженные в них суммы нужно сверить с данными бухучета.

Если инвентаризацию провели не по правилам или ее результаты оформили с нарушениями, то данные бухотчетности могут признать недостоверными. За это учреждение и ответственных сотрудников оштрафуют.

Обоснование

Как провести инвентаризацию

В ходе инвентаризации сверяйте фактические данные с бухучетом. Созовите комиссию, составьте приказ и инвентаризационные описи. В рекомендации расскажем, когда проводить обязательную и добровольную инвентаризацию, какие объекты проверять и как оформить результаты. Также узнаете, нужно ли инвентаризировать забалансовые счета и что делать, если ответственный сотрудник заболел.

Когда проводить обязательную инвентаризацию

Когда обязательно проводить инвентаризацию

Обязательную инвентаризацию проводите, чтобы подтвердить достоверность данных годовой отчетности и в случаях:

когда учреждение передает имущество в аренду, управление, безвозмездное пользование;

учреждение продает имущество – комплекс объектов учета;

при смене материально ответственных сотрудников. При коллективной ответственности инвентаризируйте имущество, когда меняется руководитель коллектива или выбывают больше 50 процентов членов коллектива;

когда выявлена кража, злоупотребление или порча имущества;

после стихийных бедствий, пожара, других чрезвычайных ситуаций;

если реорганизуют или ликвидируют учреждение, перед тем как составить ликвидационный (разделительный) баланс;

в других случаях, установленных законодательством и по решению вышестоящего органа. Например, федеральные учреждения инвентаризируют дебиторку по расходам и капвложения.

Это установлено в пункте 20 Инструкции к Единому плану счетов № 157н, пунктах 1.5, 1.6 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 № 49, пункте 7 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 28 декабря 2010 № 191н, пункте 9 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 25 марта 2011 № 33н. О коллективной ответственности – разъяснения в письме Минфина России от 2 июня 2017 № 02-06-10/34524.

Для годовой отчетности ежегодно инвентаризируйте все объекты бухучета, в том числе на забалансе.* Делайте это с 1 октября по 31 декабря. Конкретные сроки и периодичность закрепите в учетной политике. Причем инвентаризацию основных средств проводите не реже одного раза в три года, библиотечных фондов – раз в пять лет.

Если провели инвентаризацию в текущем году после 1 октября, перед годовой отчетностью повторно ее не проводите (п. 1.5 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 № 49). Результаты годовой инвентаризации, которые отразили в протоколах и актах после 1 января до сдачи отчетности, отразите оборотами отчетного года как событие после отчетной даты и включите в годовую отчетность (п. 1.1приложения к письму от 2 февраля 2017 Минфина России № 02-07-07/5669 и Казначейства России № 07-04-05/02-120). Например, излишки, недостачи, ошибки, задолженности.

Обязательно проводить инвентаризацию нужно и в других случаях, которые предусмотрены законодательством. Рассмотрим два случая.

1. Ежеквартальная инвентаризация дебиторской задолженности.

Главные распорядители средств федерального бюджета и подведомственные им ПБС (в т. ч. казенные учреждения) ежеквартально инвентаризируют дебиторку по расходам. Как проводить такую инвентаризацию, разъяснили в Методических рекомендациях (доведены письмом от 10 декабря 2015 г. Минфина России № 02-07-07/73609 и Казначейства России № 07-04-05/02-848).

О результатах инвентаризации дебиторской задолженности нужно отчитаться по формам, которые утверждены приказом Минфина России от 1 марта 2016 № 15н:

Расшифровка дебиторской задолженности по расчетам по выданным авансам (ф. 0503191). Смотрите пример;

Расшифровка дебиторской задолженности по контрактным обязательствам (ф. 0503192). Смотрите пример.

Отчеты сдайте вместе с ежеквартальной и годовой бюджетной отчетностью. ПБС отчитываются своему ГРБС (РБС), а ГРБС (РБС) – передают сводную отчетность по подведомственным учреждениям в Федеральное казначейство или вышестоящей организации.

Бюджетные и автономные учреждения отчитываются ежегодно по форме «Расшифровка дебиторской задолженности по предоставленным субсидиям (грантам)» (ф. 0503793). Смотрите порядок, как заполнить, и пример.

2. Инвентаризация незавершенного строительства и капвложений.

Федеральные органы власти и учреждения (всех типов) инвентаризируют объекты незавершенного строительства и капвложений в недвижимость. Информацию о результатах отразите в Сведениях об объектах незавершенного строительства, вложениях в объекты недвижимого имущества (ф. 0503190). Форма и порядок заполнения утверждены приказом Минфина России от 1 марта 2016 № 15н. Смотрите порядок, как заполнить, и пример.

Сведения (ф. 0503190) представьте вместе с годовой отчетностью вышестоящему ГРБС. ГРБС в свою очередь отразит данные в сводной бюджетной отчетности за этот год. Методические рекомендации по инвентаризации даны в письме от 22 декабря 2015 г. Минфина России № 02-07-07/75364 и Казначейства России № 07-04-05/02-874.

Бюджетные и автономные учреждения отчитываются по форме «Сведения об объектах незавершенного строительства, вложениях в объекты недвижимого имущества» (ф. 0503790). Смотрите порядок, как заполнить, и пример.

Как составить инвентаризационную опись

Инвентаризационные описи составляйте по унифицированным бланкам. Для каждого вида имущества заполните свою форму:

инвентаризационная опись ценных бумаг (ф. 0504081);

инвентаризационная опись остатков на счетах учета денежных средств (ф. 0504082);

инвентаризационная опись задолженности по кредитам, займам (ссудам) (ф. 0504083);

инвентаризационная опись состояния государственного долга Российской Федерации в ценных бумагах (ф. 0504084);

инвентаризационная опись состояния государственного долга Российской Федерации по полученным кредитам и предоставленным гарантиям (ф. 0504085);

инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов (ф. 0504086);

инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов (ф. 0504087);

инвентаризационная опись наличных денежных средств (ф. 0504088);

инвентаризационная опись расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф. 0504089);

инвентаризационная опись расчетов по поступлениям (ф. 0504091).

Описи заполните вручную или на компьютере. На бумажном бланке в пустых строках поставьте прочерки.

Инвентаризационную опись по имуществу, в том числе БСО и денежным документам, составляйте по каждому материально ответственному лицу. Делайте два экземпляра описи – для бухгалтерии и для ответственного сотрудника. В описи укажите место, где проводите инвентаризацию. Наименование и количество объектов указывайте по номенклатуре и в единицах измерения, которые приняты в учете.

Подробные правила описаны в пункте 2.9 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 № 49, и Методических указаниях, утвержденных приказом Минфина России от 30 марта 2015 № 52н.

Если допустили ошибку и исправляете ее, неверные записи зачеркните, над ними напишите правильные. Правки заверяют все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные сотрудники.

Кто подписывает инвентаризационную опись

Опись подписывают все члены инвентаризационной комиссии. Материально ответственный сотрудник на первой странице описи дает расписку. В ней он подтверждает, что у него нет претензий к членам комиссии и инвентаризация проведена в его присутствии.

Такой порядок предусмотрен в пункте 2.10 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 № 49, и приказе Минфина России от 30 марта 2015 № 52н.

Какие объекты инвентаризировать

Инвентаризируйте все имущество, которое есть у учреждения на праве оперативного управления и получено в пользование или аренду. Это основные средства, нематериальные активы, незавершенное производство, библиотечный фонд, материальные запасы. Проведите осмотр объектов, их состояние, проверьте документы. Подробнее о том, как провести инвентаризацию разных видов имущества, см. в таблице.

Кроме имущества, инвентаризируйте финансовые активы, обязательства и другие объекты бухучета: деньги на счетах и в кассе, БСО, расчеты с контрагентами, расходы будущих периодов, резервы, акции. Подробнее см. в таблице.*

Как оформить результаты

Как оформить результаты инвентаризации

Документально

Результаты инвентаризации сначала фиксируйте в инвентаризационных описях. На титульной странице напишите заключение комиссии о недостачах или излишках, которые выявлены. Если же все в порядке, сделайте запись, что остатки на счетах бухучета соответствуют фактическим данным. Опись подписывают все, кто участвовал в инвентаризации.

После того как проверите все объекты и закроете описи, составьте акт о результатах инвентаризации (ф. 0504835). А если есть излишки и недостача, дополнительно составьте ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092).

Такой порядок установлен в пункте 2.5 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 № 49.

Если во время инвентаризации в учреждение поступят товары, оформите их отдельной описью. На сопроводительных документах сделайте отметку «после инвентаризации» и укажите реквизиты описи. Оприходуйте товары после инвентаризации. Такие правила установлены в пункте 3.18 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 № 49.

В учете

Результаты инвентаризации отразите:

в учете и отчетности того месяца, когда ее закончили;

в годовой отчетности – для инвентаризации по итогам года;

в учете на дату ликвидации или реорганизации – для учреждений, которые ликвидируют или реорганизуют.

Об этом сказано в пункте 20 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Как накажут за несвоевременную инвентаризацию

Что будет, если не проводить обязательные инвентаризации

Если инвентаризацию провели не по правилам или ее результаты оформили с нарушениями, то данные бухотчетности могут признать недостоверными. За это учреждение и ответственных сотрудников оштрафуют.

Обнаружить нарушения могут в ходе сторонней проверки. Какие ошибки допускают при инвентаризации и когда оформляют ее результаты, смотрите в таблице.*

ИФНС России не может оштрафовать учреждение за то, что оно не провело обязательную инвентаризацию. Проводить такие проверки в интересах самого учреждения. Так проверяют достоверность данных об имуществе и обязательствах. Без регулярных инвентаризаций отчетность может оказаться неправильной. А это уже чревато штрафами и дисквалификацией.

Есть ситуации, когда накажут именно за то, что не проведена инвентаризация.

1. Инвентаризация оружия и патронов. Такую проверку проводите строго 1 января и при смене руководителя учреждения. Если этого не сделать, суд назначит штраф (ч. 3 ст. 14.1, ч. 1 ст. 20.8 КоАП РФ). Данный вывод подтверждает судебная практика – решения Арбитражного суда Свердловской области от 28 октября 2013 № А60-32969/2013, Московского областного суда от 18 июня 2013 г. по делу № 21-611/13.

2. Инвентаризация наркотических средств, психотропных веществ и их прекурсоров. Штрафы назначают суды (ч. 3–4 ст. 14.1, ст. 6.16 КоАП РФ). Подробнее об инвентаризации лекарств см. Как проводить инвентаризацию медикаментов и перевязочных средств.

Особенности инвентаризации финансовых активов и обязательств

Инвентаризация финансовых активов и обязательств имеет свои особенности. Из таблицы узнаете, как правильно проверить денежные средства, расчеты с дебиторами и кредиторами, а также резервы и расходы будущих периодов.

Финансовые активы и обязательства инвентаризируйте раз в год – перед годовой отчетностью.* О других случаях обязательной инвентаризации читайте в рекомендации.

Как проводить инвентаризацию, а также ее особенности закрепите в учетной политике (п. 6, 20 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).

Объект Особенности инвентаризации Основание
Расчеты с дебиторами и кредиторами

Расчеты с персоналом

При инвентаризации расчетов с персоналом по оплате труда выявляйте суммы невыплаченной зарплаты (депонированные суммы), а также переплаты сотрудникам. В аналогичном порядке проводите ревизию расчетов с подотчетными лицами, в ходе которой проверяйте целевое использование выданных сотрудникам денежных средств.

Расчеты с покупателями и поставщиками

Перед инвентаризацией расчетов с покупателями и поставщиками подпишите с ними акты сверки. Отраженные в них суммы сверьте с данными бухучета.* Проверьте обоснованность задолженности по недостачам, хищениям и ущербам. Определите сроки возникновения задолженности. Если есть неучтенная задолженность или, наоборот, числится задолженность, которой нет, отразите данные в инвентаризационной описи.

Расчеты с бюджетом и внебюджетными фондами

Перед инвентаризацией расчетов с бюджетом и внебюджетными фондами также подпишите акты сверки. Данные сопоставьте с остатками на счетах 303.00.

Итоги

Итоги инвентаризации расчетов с дебиторами и кредиторами занесите в инвентаризационную опись (ф. 0504089). Выделите в ней задолженность с истекшим сроком исковой давности

п. 3.44–3.48 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49

Методические указания, утвержденные приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н

Ошибки при инвентаризации

Ошибка Как должно быть
Не проводится инвентаризация дебиторской задолженности*

Для обоснования списания безнадежных долгов учреждение должно проводить инвентаризацию дебиторской задолженности (п. 20 Инструкции к Единому плану счетов № 157н, п. 1.3 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49, письмо УФНС России по г. Москве от 13 декабря 2006 г. № 20-12/109630)

Результаты инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами отражаются в инвентаризационной описи (ф. 0504089)

Осторожно: скрывать кредиторку опасно

О чем пойдет речь: когда в распоряжении казенного учреждения недостаточно денег, по его обязательствам отвечает главный распорядитель. Поэтому за кредиторкой, в том числе просроченной, следят не только внешние ревизоры, но и органы внутреннего аудита и местного самоуправления. Об обязательствах казенного учреждения и о штрафах за их сокрытие – в статье.

Как ревизоры выявляют скрытую кредиторку

Ревизоры обязательно сверят данные бюджетного учета с платежными документами, регистрами и другими документами. Если по результатам таких сверок они найдут расхождения, ревизор зафиксирует искажение данных бюджетного учета и бюджетной отчетности.

Какие же данные нужно перепроверить бухгалтеру, чтобы быть готовым к проверке? При проверке задолженности перед работниками показатели по субсчетам 302 11, 302 12, 302 13, 302 62, 302 63 должны соответствовать данным расчетных листков, расчетно-платежных ведомостей и иных первичных документов.

Для проверки расчетов с контрагентами ревизоры затребуют у бухгалтера акты сверок взаиморасчетов и результаты обязательной инвентаризации.

50 тыс. руб. –на такую сумму ревизоры оштрафуют руководителя и бухгалтера, если учреждение примет обязательства сверх доведенных ЛБО (ст. 15.15.10 КоАП РФ)

Состояние расчетов по страховым взносам проконтролируют путем сверки данных по соответствующим субсчетам счета 303 00 с расчетами, которые представили в налоговую, а также с формами РСВ-1 и 4-ФСС.

В 2016 году в ходе внешней проверки исполнения федерального бюджета инспекторы Счетной палаты РФ сопоставили данные регистров бюджетного учета и годовой бюджетной отчетности центрального аппарата Федеральной антимонопольной службы. В результате выявили несоответствие сальдо счетов 302 22 и 302 26 на 31 декабря 2015 года и сведений по кредиторской задолженности в годовой форме 0503169.

Кроме того, ревизоры установили, что ФАС учитывала бюджетные обязательства с нарушением Инструкции № 162н. В частности, не формировала обороты по счетам 502 01, 502 07, 502 02, 501 03, 206 00, 302 00 (представление Счетной палаты РФ от 7 июня 2016 г. № ПР-14-90/14-04).

Как накажут за недостоверные долги

Сейчас бухгалтера казенного учреждения могут оштрафовать за то, что он сдал заведомо недостоверную отчетность (ст. 15.15.6 КоАП РФ). При этом предельного значения искажений в данной статье нет. Штраф составляет от 10 тыс. до 30 тыс. руб*. В ближайшее время такие же штрафы придется платить даже за случайное искажение денежного показателя в отчете не менее чем на 10 процентов. Соответствующий законопроект № 1112269-6 уже прошел первое чтение в Госдуме РФ.

Бухгалтер принял бюджетные обязательства сверх доведенных лимитов и решил по этой причине не показывать кредиторку в отчете? Ревизоры накажут его не только за искажение бюджетной отчетности, но и привлекут к ответственности по статье 15.15.10 КоАП РФ.

Совет

Если по обязательству на отчетную дату не определены его размер и срок оплаты, сформируйте резерв на счете 401 60

Если отклонение между данными бюджетной отчетности и главной книги, других регистров бухгалтерского учета составит более 10 процентов, бухгалтера могут оштрафовать и по статье 15.11 КоАП РФ (постановление мирового судьи судебного участка № 2 в Советском судебном районе Воронежской области от 24 сентября 2015 г. по делу № 4-412/15). В этом случае размер санкций составит от 2 тыс. до 5 тыс. руб.

Как доказать, что искажение обязательств неумышленное

Денежные обязательства нужно подтвердить. Но иногда компании, которые, например, оказывают коммунальные услуги, представляют расчетные документы за декабрь во второй половине января. Из-за чего бухгалтер не может отразить такие расходы в учете и отчетности. Чтобы отстоять свою правоту, регистрируйте входящую первичку. Если дата подписания отчетности ранее даты поступления документов, тогда отсутствующую кредиторку нельзя будет признать заведомо недостоверными данными.

На заметку

Расходы на уплату неустойки отражайте по КВР 853
и статье 290 КОСГУ

Если нарушили условие оплаты по контракту и поставщик предъявил неустойку, ее придется показать в учете в тот момент, когда поступит соответствующее требование. Бюджетное обязательство нужно зарегистрировать в течение трех дней. Но ГРБС, как правило, лимиты на оплату расходов по пеням, штрафам и судебным издержкам не доводит. Поэтому, чтобы не рисковать, обратитесь к ГРБС с просьбой выделить дополнительные лимиты на уплату неустойки. После того как лимиты доведут, отразите задолженность. Можно также перераспределить деньги с других расходов, если объем доведенных лимитов

Рекомендации по теме

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Простите, что прерываем ваше чтение

Это профессиональный сайт для бухгалтеров госучреждений

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, лучшие статьи доступны только зарегистрированным пользователям.

Чтобы продолжить чтение статьи, зарегистрируйтесь. Это бесплатно.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Это займет всего минуту!
Зарегистрироваться
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

Портал содержит эксклюзивные авторские статьи и образцы отчетных форм с примерами заполнения. Мы следим за качеством наших материалов. Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Это займет всего минуту
Зарегистрироваться
×
Чтобы смотреть видео, зарегистрируйтесь

Портал содержит эксклюзивные авторские статьи и обзоры на тему учета в госучреждениях с примерами заполнения форм. Мы следим за качеством наших материалов.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Это займет всего минуту
Зарегистрироваться

Не нашли ответ на свой вопрос?
Задайте его экспертам «Системы Госфинансы»



Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.