8 (800) 511 98 66 Звонок бесплатный! Подпишитесь со скидкой! Активировать гостевой доступ к журналу
Учет в учреждении

Оформление электронных платежных документов

  • 8 ноября 2018
  • 9

Вопрос

Организация использует систему электронных платежей. Директор и главный бухгалтер (или лица замещающие) подписывают платежные документы а бухгалтер отправляет документ и подписывать электронной подписью. Какие документы необходимо оформить с бухгалтером (приказ, доверенность)

Ответ

Передать право использования усиленной электронной подписи другому лицу на основании какого-либо распорядительного документа либо доверенности нельзя.

Пункт 1 статьи 10 Закона от 06.04.2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» указывает на техническую возможность использования электронной подписи другим лицом с согласия ее владельца. Например, это может быть бухгалтер-операционист, действующий с согласия и под контролем владельца сертификата ключа проверки электронной подписи.

При использовании усиленных электронных подписей участники электронного взаимодействия обязаны обеспечивать конфиденциальность ключей электронных подписей. Поскольку электронная подпись приравнивается к собственноручной подписи, ответственность за ее использование лежит на ее владельце. В частности, владельцы ЭЦП не должны допускать использование принадлежащих им ключей электронных подписей без их согласия (п. 1 ст. 10 Закона № 63-ФЗ). Однако пункт 1 статьи 10 Закона № 63-ФЗ предполагает не передачу права использования усиленной электронной подписи другому лицу на основании какого-либо распорядительного документа либо доверенности, а только указывает на техническую возможность использования электронной подписи другим лицом с согласия ее владельца

При ответе использован материал из системы Госзаказ (премиальная версия).

Обоснование

Из приказа Казначейства России от 17.10.2016 № 21н

О порядке открытия и ведения лицевых счетов территориальными органами Федерального казначейства

«II. Порядок открытия, переоформления и закрытия лицевых счетов клиентам

Общие требования к порядку открытия, переоформления и закрытия лицевых счетов клиентам

16. При электронном документообороте с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи (далее - ЭП), осуществляемом в соответствии с договорами (соглашениями) об электронном документообороте, заключаемыми между органами Федерального казначейства и клиентами, лица, подписывающие ЭП документы при совершении операций по лицевому счету (лицевым счетам), предусмотренные настоящим Порядком, должны быть включены в соответствующие Карточки образцов подписей с правом первой или второй подписи.*»

Из рекомендации

Как получить ключ для электронной подписи налоговой, бухгалтерской и статистической отчетности

Электронная подпись – это процедура привязки цифрового ключа, принадлежащего конкретному человеку, к электронному документу. В результате этой процедуры можно определить, кто именно подписал документ (подп. 1 п. 1 ст. 2 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ).

Поэтому, чтобы таким образом подписать документ, необходим ключ электронной подписи (подп. 5 п. 1 ст. 2 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ).*

Если в качестве сравнения использовать физические аналоги, то:

 ключ электронной подписи – это своего рода факсимиле, штамп, обеспечивающий воспроизведение подписи;

 электронная подпись – оттиск штампа на конкретном документе.

Обязанность всем получать ключ электронной подписи в законодательстве не предусмотрена. Однако без него не обойтись, если организация или предприниматель сдает отчетность в электронной форме. Подробнее см. Как сдать налоговую отчетность через спецоператора.

Термин «электронная подпись» применяется вместо термина «электронная цифровая подпись (ЭЦП)» который использовался ранее (ст. 19 Закона от 6 апреля 2011 № 63-ФЗ).

Владелец ЭП

Ключ электронной подписи может быть выпущен предпринимателю или конкретному сотруднику, который имеет право подписывать бумажные документы от имени организации (п. 3 ст. 14 Закона от 6 апреля 2011 № 63-ФЗ).

Если сотрудников с правом подписи несколько, на каждого из них выпускается персональный ключ электронной подписи. Как правило, к таким сотрудникам относятся директор и главный бухгалтер организации.*

Всем, кроме руководителя организации, нужна доверенность на право подписывать отчетность в электронном виде.

Кто может подписать контракт, если руководитель находится в отпуске и его обязанности исполняет заместитель, но ЭЦП и полномочия подписания контракта есть только у руководителя?

Контракт может быть подписан заместителем начальника, если начальник даст согласие на использование заместителем начальника ключа электронной подписи.

В соответствии с частью 1 статьи 2 Закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее – Закон № 63-ФЗ) электронная подпись – информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.

В случае заключения контрактов на электронных площадках по результатам проведения электронных аукционов в рамках Закона № 44-ФЗ предусматривается подписание таких контрактов в электронной форме посредством использования усиленной электронной подписи (ст. 70 Закона № 44-ФЗ ).

Согласно пункту 1 статьи 10 Закона № 63-ФЗ при использовании усиленных электронных подписей участники электронного взаимодействия обязаны обеспечивать конфиденциальность ключей электронных подписей, в частности, не допускать использование принадлежащих им ключей электронных подписей без их согласия.

Поскольку электронная подпись приравнивается к собственноручной подписи, ответственность за ее использование лежит на ее владельце. Передачу права использования электронной цифровой подписи от ее владельца иному лицу Закон № 63-ФЗне предусматривает.

Однако пункт 1 статьи 10 Закона № 63-ФЗ предполагает не передачу права использования усиленной электронной подписи другому лицу на основании какого-либо распорядительного документа либо доверенности, а только указывает на техническую возможность использования электронной подписи другим лицом с согласия ее владельца.*

Из рекомендации

Как организовать документооборот в бухгалтерии

Как установить электронный документооборот в учетной политике

Если учреждение решило оформлять первичные документы в электронном виде, то это пропишите в учетной политике. В ней нужно зафиксировать:
– перечень документов, которые участвуют в электронном документообороте;
– список сотрудников с правом подписи электронных документов;*
– способ электронного обмена документами: с привлечением оператора электронного документооборота или без него;
– порядок хранения электронных документов;
– способ представления документов по запросу налоговой инспекции: в электронном виде или на бумаге.

Это следует из статьи 8 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

А вот форматы электронных документов, которые применяет учреждение, в учетной политике отражать необязательно. Это подтвердила ФНС России в письме от 10 ноября 2015 г. № ЕД-4-15/19671. Хотя в данном письме речь идет про учетную политику для целей налогообложения, вывод ФНС России актуален и для учетной политики для целей бухучета.

Из формы

Приказ о назначении владельца электронной подписи

Когда понадобится: для обеспечения контроля за целостностью передаваемых электронных документов с применением электронного ключа.*

Узнать подробнее о документе и процедуре:

 Как получить ключ для электронной подписи налоговой, бухгалтерской и статистической отчетности

Организация «Альфа»

ПРИКАЗ № 45

г. Москва 13.05.2017
   

С целью обеспечения контроля за целостностью передаваемых электронных документов
с применением электронной подписи (ЭП)

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Назначить основным владельцем ЭП главного бухгалтера А.С. Глебову.

2. Назначить ответственным исполнителем и поручить исполнение обязанностей по постановке ЭП на электронных документах главного бухгалтера А.С. Глебову. Право доступа к рабочим местам с установленным программным обеспечением средств ЭП предоставляется только ответственному исполнителю ЭП.*

3. Хранить ключевые носители в помещениях, которые имеют прочные входные двери с
установленными на них надежными замками. Допускается для хранения ЭП использовать
кассовое помещение. В таком случае ключевые носители помещаются в специальный
контейнер, опечатываемый личной металлической печатью ответственного исполнителя или владельца ЭП.*

4. Транспортирование ключевых носителей за пределы организации допускается только в случаях, связанных с производственной необходимостью. Транспортирование ключевых носителей должно осуществляться способом, исключающим их утрату, подмену или порчу.

5. На технических средствах, оснащенных средствами ЭП, должно использоваться только
лицензионное программное обеспечение фирм-производителей. Должны быть приняты меры по исключению несанкционированного доступа посторонних лиц в помещения, в которых установлены технические средства ЭП.

6. Запрещается оставлять без контроля вычислительные средства, на которых эксплуатируется ЭП после ввода ключевой информации. При уходе пользователя с рабочего места должно использоваться автоматическое включение парольной заставки.

7. Ни при каких обстоятельствах нельзя хранить ключи ЭП на жестких дисках АРМ

8. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой:

Руководитель   А.В. Львов
     

Простите, что прерываем ваше чтение

Это профессиональный сайт для бухгалтеров госучреждений

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, лучшие статьи доступны только зарегистрированным пользователям.

Чтобы продолжить чтение статьи, зарегистрируйтесь. Это бесплатно.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Это займет всего минуту!
Зарегистрироваться
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

Портал содержит эксклюзивные авторские статьи и образцы отчетных форм с примерами заполнения. Мы следим за качеством наших материалов. Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Это займет всего минуту
Зарегистрироваться
×
Чтобы смотреть видео, зарегистрируйтесь

Портал содержит эксклюзивные авторские статьи и обзоры на тему учета в госучреждениях с примерами заполнения форм. Мы следим за качеством наших материалов.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Это займет всего минуту
Зарегистрироваться
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

Портал содержит эксклюзивные авторские статьи и образцы отчетных форм с примерами заполнения. Мы следим за качеством наших материалов. Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Это займет всего минуту
Зарегистрироваться

Не нашли ответ на свой вопрос?
Задайте его экспертам «Системы Госфинансы»



Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.