text
Учет в учреждении

Дата оформления авансового отчета проездных билетов

  • 29 июня 2018
  • 45

Вопрос

Первого числа каждого месяца в фондовую кассу приходуются и выдаются в подотчет проездные билеты. Каким числом оформлять авансовый отчет (по истечении 10 дней по инструкции или в конце месяца (по окончании действия проездного билета) ?

Ответ

Прежде чем выдать проездные билеты сотрудникам, их нужно оприходовать. Проездные билеты являются денежными документами. Поэтому в бухучете их поступление отразите на счете 201.35.

Список сотрудников, которые используют проездные билеты, утверждается приказом руководителя учреждения. Прием в кассу и выдачу из кассы таких документов оформляется фондовыми приходными и расходными кассовыми ордерами. А по окончании срока действия проездных билетов (в конце месяца) их стоимость списывается на расходы, на основании авансового отчета сотрудника.

Подробный порядок учета расходов на приобретение проездных билетов приведён ниже в рекомендациях «Системы Госфинансы».

Обоснование
Как учесть расходы на приобретение проездных билетов на общественный транспорт

Способы оплаты

Учреждение может оплатить сотрудникам, чья работа носит разъездной характер (курьеры и т. п.), проезд в общественном транспорте (ч. 1 ст. 129 ТК РФ). Способ оплаты учреждение выбирает самостоятельно:

 возместить сотруднику потраченные на проезд деньги;

 купить ему проездной билет.

Ситуация: как оформить выдачу проездных билетов сотрудникам

Проездные билеты, как и другие денежные документы, нужно оприходовать в фондовую кассу. Ответственный за сохранность – кассир.

Прием в кассу и выдачу из кассы таких документов оформляйте приходными (ф. 0310001) и расходными (ф. 0310002) кассовыми ордерами. Ордера заполняйте в общем порядке с оформлением на них записи «Фондовый» или проставлением аналогичного штампа. После чего зарегистрируйте их в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003). Об этом сказано в пунктах 86, 87 Инструкции № 174н, пункте 50 Инструкции № 162н, пункте 170 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

По мере необходимости сотрудники, которые вправе пользоваться проездными билетами, получают их под подпись, а по возвращении из поездки (по окончании срока действия) сдают обратно. Движение проездных билетов отражайте в специальной ведомости. Типовых бланков для ведомости учета проездных билетов нет, поэтому учреждение может разработать эту форму самостоятельно (ч. 1, 4 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н). При этом имейте в виду, что первичный документ должен содержать обязательные реквизиты, установленные частью 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, пунктом 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Список сотрудников, которые имеют право пользоваться проездными билетами (т. е. работа которых носит разъездной характер), должен быть утвержден приказом руководителя (другим локальным актом учреждения, например Правилами трудового распорядка) либо установлен в коллективном договоре. Кроме того, о разъездном характере работ сотрудника должно быть сказано в трудовом договоре с ним (ч. 2 ст. 168.1, абз. 8 ч. 2 ст. 57 ТК РФ).

Ситуация: должно ли учреждение закрепить приобретенный ею проездной билет на общественный транспорт за конкретным сотрудником

Нет, не должно.

Учреждение вправе приобрести один или несколько проездных билетов, не закрепляя их за конкретными сотрудниками. При этом билет выдают сотрудникам по мере надобности с последующим его возвратом. В приказе по учреждению могут не оговариваться должности и фамилии сотрудников, имеющих право пользования таким проездным билетом. Но нужно оговорить правила его хранения и использования. Кроме того, предусмотрите в приказе порядок подтверждения служебного характера поездок.

Бухучет

Прежде чем выдать проездные билеты сотрудникам, их нужно оприходовать. Проездные билеты являются денежными документами. Поэтому в бухучете их поступление отразите на счете 201.35 «Денежные документы». Об этом сказано в пункте 169 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Проводки

Бухучет операций по приобретению и выдаче проездных документов зависит от типа учреждения.

В учете казенных учреждений:

При поступлении проездных билетов в кассу сделайте проводку:

Дебет КРБ.1.201.35.510 Кредит КРБ.1.302.22.730
– оприходованы в кассу проездные билеты.

Выдачу проездных билетов из кассы сотрудникам отразите проводкой:

Дебет КРБ.1.208.22.560 Кредит КРБ.1.201.35.610
– выданы проездные билеты под отчет.

Такой порядок установлен пунктами 50, 102 Инструкции № 162н, Инструкцией к Единому плану счетов № 157н (счета 201.35, 208.00).

Пример отражения в бухучете расходов на приобретение проездных билетов для сотрудников с разъездным характером работы

1 марта казенное учреждение «Альфа» получило и оплатило перечислением единый проездной билет на 60 поездок. Стоимость билета составляет 1400 руб. (без НДС). По правилам, установленным в учреждении, проездные билеты хранят в кассе и выдают сотрудникам при совершении ими поездок по городу в служебных целях.

Список сотрудников, которые используют проездные билеты, утвержден приказом руководителя учреждения. Прием в кассу и выдачу из кассы таких документов бухгалтер оформляет фондовыми приходными и расходными кассовыми ордерами. А по окончании срока действия проездных билетов их стоимость списывает на расходы.

1 марта сотруднику учреждения А.С. Кондратьеву был выдан проездной билет. В конце месяца сотрудник оформил авансовый отчет, приложив использованный проездной билет.

В учете учреждения сделаны следующие записи.

1 марта:

Дебет КРБ.1.201.35.510 Кредит КРБ.1.302.22.730
– 1400 руб. – оприходован в кассу единый проездной билет;

Дебет КРБ.1.302.22.830 Кредит КРБ.1.304.05.222
– 1400 руб. – оплачен проездной билет;

Дебет КРБ.1.208.22.560 Кредит КРБ.1.201.35.610
– 1400 руб. – выдан проездной билет сотруднику.

31 марта:

Дебет КРБ.1.401.20.222 Кредит КРБ.1.208.22.660
– 1400 руб. – списана стоимость использованного проездного билета.

Рекомендации по теме

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Простите, что прерываем ваше чтение

Это профессиональный сайт для бухгалтеров госучреждений

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, лучшие статьи доступны только зарегистрированным пользователям.

Чтобы продолжить чтение статьи, зарегистрируйтесь. Это бесплатно.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
Это займет всего минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

Портал содержит эксклюзивные авторские статьи и образцы отчетных форм с примерами заполнения. Мы следим за качеством наших материалов. Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
Это займет всего минуту
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.