text
Учет в учреждении

Учет бензина по топливным картам через фондовою кассу ПКО и РКО, через 208 счет

  • 29 июня 2018
  • 58

Вопрос

Заключили договор на поставку бензина по топливным картам, например договор на 60000 руб, аванс 18000руб, после оплачиваем по факту заправки на основании товарных накладных в конце месяца, карта получается денежная на ней 60000 руб. Как правильно отразить в учете? Ведем учет через фондовою кассу пко и рко и через 208 счет, водитель сдает чеки заправочные, правильно ли это ?

Ответ

Нет, не следует вести учет топливных карт через фондовую кассу. Поскольку они не отражаются на счете 201.35 «Денежные документы». Кроме того, счет 208 не задействуется, а вот чеки правильно прикладываются. Авансовые отчеты при расчетах за ГСМ с помощью топливных карт составлять не нужно.

При поступлении ГСМ оформите приходный ордер (ф. 0504207) на основании первичных учетных документов (накладных поставщика и т. д.). То есть, оприходование осуществляется верно.

Ежемесячно после обработки данных поставщик топлива (эмитент карты) представляет учреждению-покупателю:

- счет-фактуру;

- акт приемки-передачи, где указывается объем и стоимость выбранного топлива;

- подробный отчет обо всех операциях по топливной карте. В него включаются сведения о поступлении и расходовании средств, а также о количестве отпущенных ГСМ.

Учет топливных карт осуществляется в зависимости от того, как они поступают в учреждение: бесплатно, с условием возврата, за плату. 

При списании ГСМ сделайте запись:

Дебет 0.401.20.272 (0.109.60.272–0.109.90.272) Кредит 0.105.33.000 (0.105.23.000)
– списана стоимость израсходованного топлива в пределах норм (на основании путевого листа).

Списание не зависит от способа приобретения бензина, здесь предусмотрен единый подход.

Обоснование
Как учесть топливные карты для ГСМ

Как оформить топливную карту

Чтобы приобретать ГСМ при помощи топливных карт, с оптовым поставщиком или непосредственно с АЗС нужно заключить договор.

Обычно схема работы с топливными картами выглядит так.

1. Учреждение перечисляет поставщику аванс по договору поставки бензина по топливным картам. Сумма по договору включает в себя стоимость топлива, цену самой карты (если карта передается учреждению за плату) и стоимость ее обслуживания. Некоторые нефтяные компании выдают карты бесплатно и не устанавливают плату за их обслуживание. Другие – взимают небольшую плату. При этом стоимость бензина, приобретенного по карте, как правило, ниже, чем при расчетах по талонам и за наличные.

2. После того как учреждение перечислило аванс, ему выдают топливную карту с PIN-кодом. Когда водитель заправляет машину, он предъявляет карту на АЗС.

3. Ежемесячно после обработки данных поставщик топлива (эмитент карты) представляет учреждению-покупателю:

 счет-фактуру;

 акт приемки-передачи, где указывается объем и стоимость выбранного топлива;

 подробный отчет обо всех операциях по топливной карте. В него включаются сведения о поступлении и расходовании средств, а также о количестве отпущенных ГСМ.

Журнал учета топливных карт

Как правило, топливную карту закрепляют за конкретным сотрудником (водителем). Для контроля можно завести журнал учета приема и выдачи топливных карт. Типовой формы данного документа нет, поэтому учреждение вправе разработать ее самостоятельно. Главное, чтобы самостоятельно разработанный бланк содержал все обязательные реквизиты, перечисленные в пункте 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Порядок выдачи и возврата топливных карт не регламентируется. На практике можно обязать сотрудника сдавать карту либо ежедневно, либо при необходимости (по окончании срока ее действия, при увольнении, при уходе в отпуск и т. п.). Авансовые отчеты при расчетах за ГСМ с помощью топливных карт составлять не нужно.

Бухучет: общие правила

Внимание: пополняемые (многоразовые) топливные карты не являются денежными документами. Поэтому учитывать их на счете 201.35 «Денежные документы» нельзя.

Перечень документов, которые являются денежными документами приведен в пункте 169 Инструкции к Единому плану счетов № 157н. В частности, это оплаченные талоны на товары (услуги), оплаченные путевки, полученные извещения на почтовые переводы, почтовые марки. Этот перечень является открытым.

Исходя из документов, которые в нем указаны, можно сделать вывод, что к денежным относятся документы со следующими признаками:

 номинальная стоимость (т. е. на какую сумму можно приобрести товар (услугу));

 одноразовое получение товара (услуги) по одному документу. Так, по одному талону можно получить бензин (питание) один раз, по одной почтовой марке один раз отправить письмо.

Топливная карта представляет собой техническое средство (смарт-карту) для учета отпуска топлива на АЗС и подтверждения права его держателя на получение оплаченного топлива. Карта содержит информацию об общем количестве денежных средств, в пределах которых держатель вправе приобретать ГСМ. Сумма денежных средств на карте меняется в момент перечисления их от держателя, а также при отпуске топлива. То есть такие карты не имеют номинальной стоимости, и по ним можно получать топливо несколько раз. Следовательно, топливная карта не соответствует признакам денежного документа и не может учитываться на счете 201.35 «Денежные документы».

Как учесть ГСМ, которые купили по топливным картам

Бухучет: покупаем топливо

В бухучете ГСМ, приобретенные по топливной карте, оприходуйте на счет 105.03 «Горюче-смазочные материалы». Топливо принимайте к учету по фактической стоимости с учетом НДС.

Если топливо будет использоваться в деятельности, облагаемой НДС, то входной налог в стоимость топлива не включайте. Учтите его отдельно на счете 210.12 «Расчеты по НДС по приобретенным материальным ценностям, работам, услугам».

Об этом сказано в пунктах 23, 100, 224 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

При поступлении ГСМ оформите приходный ордер (ф. 0504207) на основании первичных учетных документов (накладных поставщика и т. д.). Если ГСМ поступает без документов, составьте акт приемки материалов (ф. 0504220). Об этом сказано в Методических указаниях к формам № 0504207 и № 0504220, утвержденных приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н.

Порядок отражения в бухучете операций, связанных с поступлением ГСМ по топливным картам, зависит от типа учреждения.

В учете автономных учреждений:

Оприходование ГСМ, полученных с использованием топливной карты, отразите проводкой:

Дебет 0.105.33.000 (0.105.23.000) Кредит 0.302.34.000
– оприходованы ГСМ.

В 24–26 разрядах номера счета укажите код вида выбытий (поступлений), соответствующий структуре данных, утвержденных планом финансово-хозяйственной деятельности.

Такой порядок установлен пунктами , 34, 142, 154 Инструкции № 183н, Инструкцией к Единому плану счетов № 157н (счета 105.00, 302.00).

Пример отражения в бухучете приобретения ГСМ по топливным картам, не имеющим номинальной стоимости

4 июня автономное учреждение «Альфа» заключило с АЗС договор на обслуживание топливной карты с пополняемым счетом. 7 июня учреждение оплатило карту, стоимость которой составляет 118 руб. (в т. ч. НДС – 18 руб.).

Согласно учетной политике учреждения топливные карты, приобретенные за плату, учитываются на дополнительном забалансовом счете 40К.

По договору плата за обслуживание карты не взимается. Карта предназначена для заправки автомобиля ГАЗ-3110, который используется в рамках деятельности, приносящей доход.

8 июня топливная карта была получена бухгалтером В.Н. Зайцевой и передана водителю Ю.И. Колесову.

29 июня учреждение перечислило на карту аванс в сумме 5900 руб. (в т. ч. НДС – 900 руб.).

В бухучете учреждения сделаны следующие записи.

7 июня:

Дебет 2.302.26.000 Кредит 2.201.11.000
– 118 руб. – оплачена топливная карта (КВР 244);

Увеличение забалансового счета 18 (КОСГУ 226)
– 118 руб. – отражено выбытие средств со счета учреждения;

Дебет 2.109.80.226 Кредит 2.302.26.000
– 100 руб. (118 руб. – 18 руб.) – отнесена на расходы стоимость карты;

Дебет 2.210.12.000 Кредит 2.302.26.000
– 18 руб. – отражен НДС со стоимости купленной карты.

8 июня:

Увеличение забалансового счета 40К «МОЛ В.Н. Зайцева»
– 118 руб. – поступила топливная карта в бухгалтерию (кассир Зайцева);

Дебет 2.303.04.000 Кредит 2.210.12.000
– 18 руб. – принят к вычету входной НДС по приобретенной карте;

Уменьшение забалансового счета 40К «МОЛ В.Н. Зайцева»
– 118 руб. – выдана топливная карта из бухгалтерии;

Уменьшение забалансового счета 40К «МОЛ Ю.И. Колесов»
– 118 руб. – отражено получение топливной карты водителем.

29 июня:

Дебет 2.206.34.000 Кредит 2.201.11.000
– 5900 руб. – перечислен аванс на карту (КВР 244);

Увеличение забалансового счета 18 (КОСГУ 340)
– 5900 руб. – отражено выбытие средств со счета учреждения.

В течение месяца (июля) Колесов получил по карте 380 литров дизельного топлива по цене 15 руб. за литр (в т. ч. НДС – 2,29 руб.):
– 5 июля – 180 литров на сумму 2700 руб. (в т. ч. НДС – 412 руб.);
– 19 июля – 200 литров на сумму 3000 руб. (в т. ч. НДС – 458 руб.).

Поступление ГСМ бухгалтер оформил приходным ордером (ф. 0504207) и отразил проводками:

5 июля:

Дебет 2.105.33.000 Кредит 2.302.34.000
– 2288 руб. (180 л × (15 руб. – 2,29 руб.)) – оприходованы ГСМ (на основании чеков АЗС);

Дебет 2.210.12.000 Кредит 2.302.34.000
– 412 руб. – учтен входной НДС по ГСМ.

19 июля:

Дебет 2.105.33.000 Кредит 2.302.34.000
– 2542 руб. (200 л × (15 руб. – 2,29 руб.)) – оприходованы ГСМ (на основании чеков АЗС);

Дебет 2.210.12.000 Кредит 2.302.34.000
– 458 руб. – учтен входной НДС по ГСМ.

По итогам месяца (31 июля) АЗС представила учреждению:

 счет-фактуру;

 акт приемки-передачи с указанием объема и стоимости фактически отпущенного топлива;

 отчет по операциям с топливной картой.

В учете учреждения сделаны записи:

Дебет 2.302.34.000 Кредит 2.206.34.000
– 5700 руб. (2288 руб. + 412 руб. + 2542 руб. + 458 руб.) – зачтен ранее перечисленный аванс;

Дебет 2.303.04.000 Кредит 2.210.12.000
– 870 руб. (412 руб. + 458 руб.) – принят к вычету НДС по ГСМ (на основании счета-фактуры).

Бухучет: списываем топливо

Стоимость топлива, которая списывается на расходы, зависит от метода оценки материальных запасов (по фактической стоимости каждой единицы, по средней фактической стоимости) (п. 108 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).

Порядок отражения в бухучете операций, связанных со списанием ГСМ, зависит от типа учреждения.

В учете автономных учреждений:

При списании ГСМ сделайте запись:

Дебет 0.401.20.272 (0.109.60.272–0.109.90.272) Кредит 0.105.33.000 (0.105.23.000)
– списана стоимость израсходованного топлива в пределах норм (на основании путевого листа).

В 24–26-ом разрядах номера счета укажите код вида выбытий (поступлений), соответствующий структуре данных, утвержденных планом финансово-хозяйственной деятельности.

Такой порядок установлен пунктами 3, 37 Инструкции № 183н, Инструкцией к Единому плану счетов № 157н (счета 105.00, 109.00, 401.20)

Рекомендации по теме

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Простите, что прерываем ваше чтение

Это профессиональный сайт для бухгалтеров госучреждений

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, лучшие статьи доступны только зарегистрированным пользователям.

Чтобы продолжить чтение статьи, зарегистрируйтесь. Это бесплатно.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Это займет всего минуту!
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

Портал содержит эксклюзивные авторские статьи и образцы отчетных форм с примерами заполнения. Мы следим за качеством наших материалов. Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Это займет всего минуту

Не нашли ответ на свой вопрос?
Задайте его экспертам «Системы Госфинансы»



Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.