text
Учет в учреждении

Порядок учета и списание просроченной задолженности по заработной плате

  • 29 июня 2018
  • 43

Вопрос

Порядок учета просроченной дебиторской задолженности по заработной плате и на основании каких нормативно-правовых актов списывается данная задолженность?

Ответ

Просроченная дебиторская задолженность числится на учете до тех пор, пока она не будет списании на основании решения комиссии по поступлению и выбытию нефинансовых активов. Оформите его в виде протокола или акта – в зависимости от того, какую форму документа утвердили в Положении о списании дебиторки.

К решению комиссии приложите инвентаризационную опись (ф. 0504089), выписку из отчетности и другие документы, которые подтверждают, что задолженность вернуть нельзя и нужно списать.

Решение списать задолженность согласовывайте с ГАДБ. Это связано с тем, что все доходы казенного учреждения зачисляют в бюджет (п. 3 ст. 161 Бюджетного кодекса РФ).

Проверьте расчеты с сотрудниками и студентами на счете 302.00 и оформите инвентаризационную опись (ф. 0504089). Далее проведите анализ задолженности: определите дату образования, причину. Отметьте суммы, которые возможно вернуть, которые предложите комиссии рассмотреть для списания.

Порядок признания дебиторки безнадежной установите самостоятельно. В порядке пропишите перечень документов, которые нужны, чтобы списать с учета. 
 

Обоснование

Как избавиться от дебиторки и кредиторки перед отчетностью: 30 готовых решений

Расчеты с сотрудниками, студентами

Пошаговый алгоритм, как действовать с задолженностью сотрудников, студентов

Шаг 1. Проведите инвентаризацию по счетам 208.00, 302.00, 209.00

Проверьте расчеты с сотрудниками и студентами на счетах 208.00, 302.00, 209.00 и оформите инвентаризационную опись (ф. 0504089). Далее проведите анализ задолженности: определите дату образования, причину. Отметьте суммы, которые возможно вернуть, которые предложите комиссии рассмотреть для списания. 

Шаг 2. Попробуйте взыскать долг

Сообщите сотруднику, студенту о переплате и предложите ее вернуть.
Если человек не согласен – обращайтесь в суд. Направьте человеку уведомление о задолженности. Если отправляли ранее, сделайте это второй раз, чтобы попробовать вернуть долг в досудебном порядке. В уведомлении укажите срок, после которого обратитесь за взысканием в суд. Письмо отправьте с описью вложения и уведомлением о вручении. Они пригодятся в судебном разбирательстве. 
Чтобы обратиться в суд, найдите адрес регистрации должника. Исковое заявление подайте в суд по местожительству ответчика.

Совет: когда получите исполнительный лист, узнайте полезную информацию на сайте ФССП России через интерактивного помощника в разделе «Обращения». Например, куда предъявить исполнительный лист, как продлить его срок, как исправить в листе задолженность, если она неверная.

Шаг 3. Признайте задолженность безнадежной

Признать задолженность безнадежной нужно, чтобы списать ее с учета. Дебиторскую задолженность признает таковой комиссия по поступлению и выбытию нефинансовых активов. Например, если гражданин обанкротился, объявлен пропавшим без вести и т. д. 

Порядок признания дебиторки безнадежной установите самостоятельно. В порядке пропишите перечень документов, которые нужны, чтобы списать с учета. 

Шаг 4. Спишите задолженность с учета

Дебиторку списывайте с баланса на основании решения комиссии по поступлению и выбытию нефинансовых активов. Оформите его в виде протокола или акта – в зависимости от того, какую форму документа утвердили в Положении о списании дебиторки.
К решению комиссии приложите инвентаризационную опись (ф. 0504089), выписку из отчетности и другие документы, которые подтверждают, что задолженность вернуть нельзя и нужно списать.

В таблице смотрите, какие документы нужны, чтобы списать дебиторку с баланса в различных ситуациях.

Причина списания дебиторки Документы для признания долга безнадежным
Истек срок исковой давности Служебная записка о списании дебиторки в связи с истечением срока исковой давности
Человек обанкротился Решение суда о признании гражданина банкротом. Проверьте, есть ли такое решение в Едином федеральном реестре сведений о банкротстве
Суд отказал во взыскании долга Вступившее в силу решение суда об отказе в удовлетворении требований учреждения о взыскании задолженности
Невозможно установить местонахождение должника, или у него нет средств и имущества, чтобы оплатить по исполнительному листу Постановление о прекращении исполнительного производства и о возвращении взыскателю исполнительного документа
Смерть гражданина Копия свидетельства о смерти
Признание гражданина безвестно отсутствующим Решение суда о признании гражданина безвестно отсутствующим

С забалансового счета 04 задолженность также списывайте по решению комиссии. В этом случае она должна признать долг безнадежным для взыскания. Например, когда должник умер или истек срок, когда можно возобновить процедуру взыскания. 
Смотрите пример акта комиссии о признании дебиторки безнадежной к взысканию.

Готовые решения для особых случаев

Решение 1. Если числится переплата зарплаты, премии, отпускных работающим сотрудникам

Сообщите сотруднику о переплате в устной или письменной форме. Предложите вернуть переплату в кассу или дать согласие на удержание из зарплаты.
Возврат в кассу оформите проводкой:
Дебет 201.34 Кредит 302.11.
Из зарплаты удерживайте по приказу руководителя. В этом случае дополнительные проводки не нужны – просто выплатите следующую зарплату за вычетом удержаний.
Совет: чтобы избежать споров с трудовой инспекцией, оформите докладную записку с причиной удержания переплаты.

Если сотрудник не согласен с удержанием, взыщите переплату через суд. 

Аналогичным образом удерживайте из зарплаты переплату больничных и других пособий от ФСС России.

Документы в помощь:
Уведомление сотрудника о задолженности перед учреждением
Приказ об удержании излишне выплаченной зарплаты
Заявление об удержании из зарплаты излишне выплаченного больничного пособия
Заявление об удержании из зарплаты излишне выплаченного пособия по беременности и родам

Решение 2. Если числится переплата зарплаты, премии, отпускных сотрудникам, которые не согласны с удержанием или уволены

Задолженность по переплате зависает, когда сотрудник не согласен вернуть деньги или уволился. Такой долг не списывайте, пока не пройдет срок исковой давности или не наступят другие обстоятельства для признания суммы безнадежной: банкротство гражданина, объявление пропавшим без вести и т. д.
Обратитесь к гражданину с просьбой вернуть долг – направьте уведомление. Если не согласен – взыскивайте через суд. Подробнее, как действовать, смотрите шаг 2.

С момента, когда сотрудник заявил, что не согласен с задолженностью, считается, что он причинил учреждению ущерб. Поэтому учитывайте долг на счете 209.30 «Расчеты по компенсации затрат». Для этого оформите проводку:
Дебет 209.30 Кредит 302.11.
Когда человек вернет долг – добровольно или по решению суда, оформите проводки в зависимости от того, куда поступят деньги – на счет учреждения или в кассу. Смотрите проводки для казенных, бюджетных и автономных учреждений.
Как списать безнадежную дебиторскую задолженность

Когда списать с баланса

С балансового учета дебиторку спишите, когда комиссия учреждения по поступлению и выбытию активов примет такое решение. Списали дебиторку с баланса, поставьте за баланс – на счет 04 «Задолженность неплатежеспособных дебиторов». Исключение – задолженность за балансом не учитывайте, если комиссия признает ее безнадежной по документам, и возобновлять процедуру взыскания не придется. Например, когда есть подтверждающие документы, что должник ликвидирован или умер.

Ситуация: нужно ли учреждению согласовывать с вышестоящей организацией свое решение списать безнадежную, нереальную к взысканию дебиторскую задолженность и невостребованную кредиторскую задолженность

Порядок, как списать задолженность, зависит от ее вида – кредиторская или дебиторская.

Безнадежная дебиторская задолженность

Казенные учреждения согласовывают решение списать дебиторку с вышестоящей организацией. Для бюджетных и автономных этого требуют только два вида дебиторки. А теперь подробно.

Безнадежную дебиторскую задолженность списывают в учете по решению комиссии учреждения по поступлению и выбытию активов. Причем списывают долг с забаланса, только если есть документы, которые подтверждают ликвидацию или смерть должника, или в случаях, которые прописаны в законодательстве РФ, в том числе истек срок возобновить процедуру взыскания.

О том, как списать с забаланса, сказано в пункте 339 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Вы можете разработать свой порядок списания задолженности, согласовать его с учредителем и закрепить в учетной политике. Главное, чтобы он не противоречил положениям Инструкции № 157н. В таком порядке пропишите особенности, как списывать дебиторку, для своего учреждения.

В учете казенных учреждений:

У казенных учреждений есть случаи, когда они согласовывают свое решение списать задолженность. Рассмотрим подробнее.

Дебиторку по счету 303.00 «Расчеты по платежам в бюджеты» списывают по распорядительному акту органа госвласти, должностного лица или другого уполномоченного органа. Об этом прямо сказано в пункте 120 Инструкции № 162н. Распорядительный акт – это судебное постановление. А для задолженности по налогам, которую признали безнадежной по закону, достаточно приказа руководителя.

По остальным счетам решение списать задолженность согласовывайте с ГАДБ. Это связано с тем, что все доходы казенного учреждения зачисляют в бюджет (п. 3 ст. 161 Бюджетного кодекса РФ). Подтверждает этот подход часть 4 статьи 298 Гражданского кодекса РФ, где сказано, что казенное учреждение не вправе распоряжаться имуществом без согласия собственника. Причем дебиторская задолженность – тоже имущество учреждения, когда она возникает, происходит отвлечение денег из хозяйственного оборота. Например, если учреждение перечисляет аванс (ст. 128 ГК РФ).

Кроме того, согласовывать решение списать долги нужно и для того, чтобы главный администратор своевременно отражал в учете операции с доходами, которые зачислят в бюджет. Такой вывод следует из пункта 339 Инструкции к Единому плану счетов № 157н и писем Минфина России от 18 февраля 2014 № 02-06-10/6776, от 18 декабря 2012 № 02-04-10/5225

Рекомендации по теме

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Простите, что прерываем ваше чтение

Это профессиональный сайт для бухгалтеров госучреждений

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, лучшие статьи доступны только зарегистрированным пользователям.

Чтобы продолжить чтение статьи, зарегистрируйтесь. Это бесплатно.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Это займет всего минуту!
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

Портал содержит эксклюзивные авторские статьи и образцы отчетных форм с примерами заполнения. Мы следим за качеством наших материалов. Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Это займет всего минуту

Не нашли ответ на свой вопрос?
Задайте его экспертам «Системы Госфинансы»



Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.