text
Учет в учреждении

Удержание НДФЛ с суммы возмещения по КФО 2 за стоимость бензина

  • 27 июня 2018
  • 24

Вопрос

Мы муниципальное бюджетное учреждение. Водитель автомобиля собирается в отпуск на 2 недели, служебной машиной пока водитель будет в отпуске пользоваться не будем. Руководитель учреждения планирует, что заместитель (он согласен) будет заправлять свою машину за свои деньги и ездить на машине заместителя по служебным делам. А затем заместитель сдаст авансовый отчет с чеками по заправке в бухгалтерию и мы должны будем возместить сумму стоимости бензина по чекам. Как поступить бухгалтеру учреждения можно ли будет вернуть всю сумму по чекам ? Контролировать сколько ездила личная машина по служебным целям, а сколько нет никто не будет. Нужно ли будет с суммы возмещения за стоимость бензина удержать НДФЛ? Возмещать будем за счет КФО2.

Ответ

Отношения с сотрудником в части использования личного автомобиля можно оформить одним из следующих способов:

Назначить сотруднику компенсацию – эту выплату устанавливают трудовым договором и выплачивают в рамках трудовых отношений (ст. 188 ТК РФ).

Заключить с сотрудником договор аренды транспортного средства.

Если сотруднику выплачивают компенсацию за использования личного транспорта, то ГСМ оплачивать не нужно.

Если же с сотрудником заключают договор аренды с экипажем, то дополнительные расходы, в том числе ГСМ (размер которых зависит от фактического потребления) не надо включать в налоговую базу по НДФЛ.

Обоснование

Как учесть и оплатить аренду личного автомобиля сотрудника

Довольно часто сотрудники учреждения используют личные автомобили для выполнения служебных поручений. При этом работодатель должен возместить им расходы, назначив соответствующее вознаграждение.

При этом отношения с сотрудником в части использования личного автомобиля можно оформить одним из следующих способов:

1. Назначить сотруднику компенсацию – эту выплату устанавливают трудовым договором и выплачивают в рамках трудовых отношений (ст. 188 ТК РФ).

2. Заключить с сотрудником договор аренды транспортного средства.

Как раз второй случай мы подробно и рассмотрим в этой рекомендации.

Виды договоров аренды транспорта

Есть два вида договоров аренды транспортных средств: с экипажем и без него. Правовое регулирование каждого из этих соглашений имеет свои особенности.

Аренда с экипажем. По такому договору арендодатель должен не только предоставить арендатору автомобиль, но и оказать ему услуги по его управлению и технической эксплуатации (ст. 632 ГК РФ).

Дополнительные расходы

По условиям договора или в силу закона арендатор, помимо арендной платы, должен оплачивать расходы на содержание и эксплуатацию транспортного средства. Причем делать это нужно только в том случае, если с сотрудником заключен договор аренды без экипажа.

К таким расходам относят:

 страхование ОСАГО;

 ГСМ;

 запчасти;

 ремонт и т. д.

Такой порядок установлен статьями 644–646 Гражданского кодекса РФ.

Если же вы арендуете автомобиль с экипажем, то все расходы на содержание несет арендодатель. В этом случае никакие расходы, помимо арендной платы, оплачивать не нужно. Такой порядок установлен гражданским законодательством (ст. 634–636 ГК РФ).

Вернемся к аренде автомобиля без экипажа. Остановимся подробнее на расходах на ГСМ. Ведь на практике именно этот момент вызывает много вопросов.

Как списывать и возмещать расходы на ГСМ по арендованному у сотрудника транспортному средству

Организуйте расчеты с сотрудником в части ГСМ по арендованному у него транспортному средству одним из двух способов:

– сотрудник сам покупает бензин, а учреждение возмещает ему расходы;
– учреждение само оплачивает покупку бензина.

Сотрудник покупает бензин сам.

В этом случае учреждение возмещает расходы сотрудника на бензин на основании подтверждающих документов. Это условие, как правило, прописывают в договоре аренды либо оформляют отдельным соглашением. Как же это выглядит на практике?

В течение месяца (либо другого расчетного периода) сотрудник сам приобретает ГСМ. А по его окончании представляет в бухгалтерию документы, которые подтверждают как факт покупки, так и факт расхода.

Для того чтобы подтвердить расходы на приобретение бензина, сотрудник предъявляет кассовые чеки, а на его расход оформляет путевые листы.

Следует отметить, что возмещение расходов на ГСМ в этом случае закупкой по законам № 44-ФЗ и № 223-ФЗ не является. Потому что арендатор фактически не покупает топливо, а только компенсирует расходы арендодателя.

Бензин покупает учреждение.

Если же учреждение само обеспечивает арендованный автомобиль бензином, то возмещать расходы сотруднику не нужно. Бензин будет приобретать само учреждение:

– через подотчетное лицо за наличные;
– по договору (контракту).

Для подтверждения расхода топлива сотрудник оформляет путевые листы.

Приобретение арендатором бензина в этом случае будет считаться закупкой. О том, как ее провести, см.:

– Как проводить закупки товаров (работ, услуг);
– Как приобретать товары (работы, услуги) автономным учреждениям.

НДФЛ и страховые взносы

НДФЛ

Арендная плата, которую учреждение выплачивает сотруднику, – его налогооблагаемый доход (подп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ).

Учреждение, которое арендует у своего сотрудника транспортное средство и выплачивает ему арендную плату, будет налоговым агентом по НДФЛ. Поэтому с сумм арендной платы удержите НДФЛ. Такой вывод следует из пункта 1 статьи 223, статьи 226 Налогового кодекса, письма Минфина России от 25 декабря 2012 № 03-04-06/3-366 и подтверждается арбитражной практикой (определение ВАС РФ от 15 мая 2013 № ВАС-5640/13).

В зависимости от того, является сотрудник резидентом или нерезидентом, НДФЛ нужно начислить по ставке 13 или 30 процентов (ст. 224 НК РФ). НДФЛ удержите при фактической выплате арендной платы (п. 4 ст. 226 НК РФ).

Ситуация: нужно ли учреждению удержать НДФЛ с дохода в натуральной форме, если она оплачивает ремонт, техобслуживание и другие расходы по эксплуатации автомобиля, арендованного у сотрудника

Ответ на этот вопрос зависит от вида затрат и условий договора аренды.

Расходы на ремонт учитывайте в следующем порядке. Если по договору аренды эти расходы несет арендодатель, а фактически они были произведены учреждением-арендатором, то это доход арендодателя в натуральной форме (ст. 634, 644 ГК РФ, п. 2 ст. 211 НК РФ). Такие доходы сотрудника (арендодателя) включите в базу по НДФЛ. Аналогичная точка зрения высказана, например, в письме УМНС России по г. Москве от 19 января 2000 № 08-12/3062. Во всех остальных случаях стоимость ремонта доходом арендодателя не является. Объясняется это тем, что у арендодателя (сотрудника) не возникает при этом экономической выгоды (дохода) (ст. 41 НК РФ). Поэтому отсутствует налоговая база по НДФЛ.

Расходы на техосмотр учитывайте в порядке, аналогичном учету расходов на ремонт. То есть если по договору аренды эти расходы несет арендодатель, а фактически они были произведены учреждением-арендатором, то это доход арендодателя в натуральной форме (ст. 635, 645ГК РФ, п. 2 ст. 211 НК РФ). Такие доходы сотрудника (арендодателя) включите в базу по НДФЛ. В остальных случаях стоимость проведенного техосмотра доходом арендодателя (сотрудника) не является.

Расходы на ГСМ и другие аналогичные затраты (размер которых зависит от фактического потребления) не надо включать в налоговую базу по НДФЛ. Арендатор осуществляет их исключительно в собственных интересах (ст. 636, 646 ГК РФ). Следовательно, сотрудник (арендодатель) никакой экономической выгоды не получает и дохода в натуральной форме не возникает (п. 2 ст. 211 НК РФ). Таким образом, НДФЛ платить в этом случае не нужно. Аналогичные разъяснения дал Минфин России в письмах от 9 июля 2007 № 03-04-06-01/220 и от 11 июля 2008 № 03-04-06-01/194.

Если учреждение произвело улучшения имущества (например, реконструкцию или модернизацию) с согласия сотрудника (арендодателя), то затраты на такие улучшениями, будут доходом арендодателя в натуральной форме (п. 2 ст. 211 НК РФ). Датой получения дохода в этом случае является момент передачи реконструированного (модернизированного) автомобиля сотруднику (арендодателю) по окончании договора аренды (подп. 2 п. 1 ст. 223 НК РФ). Аналогичная точка зрения высказана в письме Минфина России от 18 ноября 2005 № 03-05-01-04/363. Подробнее об удержании налога см. Как удержать НДФЛ с дохода в натуральной форме.

Рекомендации по теме

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Простите, что прерываем ваше чтение

Это профессиональный сайт для бухгалтеров госучреждений

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, лучшие статьи доступны только зарегистрированным пользователям.

Чтобы продолжить чтение статьи, зарегистрируйтесь. Это бесплатно.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
Это займет всего минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

Портал содержит эксклюзивные авторские статьи и образцы отчетных форм с примерами заполнения. Мы следим за качеством наших материалов. Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
Это займет всего минуту
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.