text
Учет в учреждении

Контроль технического состояния транспортных средств и отметка в путевом листе

  • 6 июля 2018
  • 19

Вопрос

Обязательно ли проведение предрейсового контроля технического состояния транспортных средств для учреждений социального обслуживания и отметка в путевом листе? Или требования таких учреждений не касаются?

Ответ

Как оформить путевые листы для документального подтверждения израсходованных ГСМ

Учреждение может использовать:

 унифицированные формы;

  самостоятельно разработанные путевые листы.

Выбранный вариант  закрепите в учетной политике. Дело в том, что с 19 июня 2015 года  использовать унифицированные формы путевых листов не обязательно.

Унифицированные формы путевых листов утверждены  постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 № 78. Порядок заполнения типовых форм путевых листов в зависимости от вида и назначения автомобилей представлены в  таблице.

Если унифицированные образцы путевых листов по каким-либо причинам не подходят (например, часть реквизитов не используется или нет необходимых показателей), можно самостоятельно разработать бланки путевых листов.

Форма путевого листа, разработанная учреждением, должна включать в себя все обязательные реквизиты из  раздела II приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 № 152. В частности, это номер путевого листа в хронологическом порядке, данные о сроке его действия, сведения о водителе, данные о транспортном средстве и другие. Можно предусмотреть и дополнительные реквизиты, учитывающие особенности деятельности учреждения.

Плюс ко всему бланк путевого листа должен также отвечать требованиям законодательства,  предъявляемым к первичным документам ( ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ,  п. 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н,  письмо Минфина России от 15 июля 2010 № 02-06-10/2614).

Рассмотрим общие правила заполнения путевых листов.

Путевой лист оформляйте в одном экземпляре на каждое транспортное средство. А тип машины надо сразу обозначить в наименовании путевого листа. Например: путевой лист легкового автомобиля или путевой лист автобуса. Заполнять же бланк должен уполномоченный сотрудник учреждения (например, диспетчер или секретарь автохозяйства, если такие есть). Все путевые листы должны быть пронумерованы.

При выезде автомобиля и после его возвращения в гараж механик или сотрудник, который отвечает за эксплуатацию автотранспорта, проверяет путевой лист (показания одометра, расход топлива и т. д.). Затем заверяет своей подписью (с указанием Ф.И.О.) или соответствующим штампом.*

По итогам месяца, квартала или на конкретную дату можно провести сверку соответствия фактических показаний одометра с данными в путевом листе. Результат такой проверки оформите  актом.

Даты и время пред- и послерейсового медосмотра водителя проставляет медработник, проводивший осмотр. Эти данные также должны быть заверены его подписью с указанием Ф. И. О. или соответствующим штампом. Кроме того, по результатам предрейсового осмотра в путевом листе медработник должен сделать запись: «Прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен». А по результатам послерейсового осмотра – запись: «Прошел послерейсовый медицинский осмотр». Такие отметки необходимо делать независимо от того, в собственности автомобиль или арендован (в т. ч. у сотрудника).

Даты и время предрейсового контроля автомобиля проставляет контролер технического состояния автотранспортных средств, который проводил осмотр. Эти данные он заверяет своей подписью с указанием Ф. И. О.

Это предусмотрено пунктами  8,  9,  16 и  17 Порядка, утвержденного  приказом Минздрава России от 15 декабря 2014 № 835н, пунктами  8,  12 Порядка, утвержденного  приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 № 152.

Подробнее о том, кто может проводить медосмотр водителя, см.  Когда необходимо проводить обязательный медосмотр сотрудника.

Если в путевых листах не будет записи о прохождении водителем медосмотра или отметку сделает не квалифицированный врач, а кто-то другой, учреждение  оштрафуют.

Путевой лист оформляйте на каждый день или на другой срок не более одного месяца. Если транспортное средство используется посменно несколькими водителями, то допускается оформление на одно транспортное средство нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя.

Такой порядок заполнения путевых листов предусмотрен  разделом III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 № 152.

Совет: При оформлении путевых листов заполняйте все обязательные реквизиты аккуратно и без ошибок. При проверке допущенные неточности могут послужить основанием для исключения путевых листов из состава документов, подтверждающих расходы. В этом случае обоснованность расходов придется доказывать в суде.

Арбитражная практика, сложившаяся при рассмотрении подобных споров, неоднородна. Некоторые суды указывают, что несоответствия в путевых листах не опровергают факт несения расходов и их связь с деятельностью, приносящей доход (см., например,  определение ВАС РФ от 15 декабря 2008 № ВАС-16222/08, постановления ФАС Северо-Кавказского округа  от 26 ноября 2009 № А32-24509/2007,  от 27 августа 2008 № Ф08-5063/2008).

В то же время многие суды подтверждают, что расходы на ГСМ не уменьшают налоговую базу, если в путевых листах нет информации о маршруте, пробеге, показаниях одометра, если путевые листы подписаны неуполномоченными лицами, отсутствуют расшифровки подписей и т. п. (см., например,  определение ВАС РФ от 30 августа 2013 № ВАС-11880/13, постановления ФАС  Поволжского округа от 21 мая 2013 № А55-23291/2012,  Уральского округа от 5 марта 2009 № Ф09-946/09-С5,  Западно-Сибирского округа от 20 ноября 2009 № А46-11958/2009).

Если заполнить какой-либо из реквизитов путевого листа не представляется возможным, то причину этого необходимо задокументировать и указать в соответствующем поле. В частности, такая ситуация может возникнуть, если из-за неисправности одометра в путевом листе невозможно заполнить поле «Показания спидометра». В этом случае факт поломки отразите в соответствующем документе (например,  можно составить акт о выявленных неисправностях (дефектах) основного средства). Факт выхода оборудования из строя и реквизиты такого документа (например, акта) укажите в поле «Показания одометра». Кроме того, к путевому листу необходимо приложить документ, подтверждающий расстояние, которое было преодолено автомобилем с неисправным одометром. Он должен содержать все необходимые реквизиты, предусмотренные для первичных документов ( ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ,  п. 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н). Подтвердить пробег можно, например, справкой в  произвольной форме. В ней отразите пройденное автомобилем расстояние (его можно определить в результате измерений). Такой порядок действий рекомендован в  письме ФНС России от 16 июля 2010 № ШС-37-3/6848.

Внимание: Использование сотрудником служебного транспорта без путевых листов или других подтверждающих документов может быть расценено как использование автомобиля в личных целях. А раз так, то инспекторы могут потребовать начислить НДФЛ с дохода, полученного в натуральной форме. Например, исходя из стоимости аренды машины за период пользования. Об этом сказано в  письме Минфина России от 11 июня 2014 № 03-04-05/28243.*

Чтобы контролировать, кому из водителей и когда выдали путевые листы, и вовремя ли их сдали в бухгалтерию, делайте записи в журнале учета движения путевых листов ( п. 17 раздела III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 № 152). Можно использовать типовую форму этого документа ( форма № 8), предусмотренную  постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 № 78. Или самостоятельно разработать свой вариант журнала, но такая форма  должна содержать обязательные реквизиты.

Оформленные путевые листы нужно хранить в течение пяти лет ( п. 14 Инструкции к Единому плану счетов № 157н,  п. 18 раздела III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 № 152).

Можно ли на водителя возложить обязанность по проведению предрейсового техосмотра автомобиля

Можно, но только если он оформлен по совмещению на должность контролера технического состояния автотранспортных средств.

Организации, которые эксплуатируют транспортные средства, предназначенные для перевозки пассажиров и грузов, должны обеспечивать проведение предрейсового контроля их технического состояния. Указанный контроль необходимо проводить ежедневно перед выездом транспортного средства на линию с места стоянки и по возвращении к месту стоянки с соответствующей отметкой об исправности или о неисправности транспорта в путевом листе. Для проведения предрейсового технического контроля в организации должно быть назначено отдельное должностное лицо – контролер технического состояния автотранспортных средств. Такая должность должна быть обязательно предусмотрена в штатном расписании организации. Это следует из  пункта 4 статьи 20 Закона от 10 декабря 1995 г. № 196-ФЗ, а также  подпункта 3 пункта 6,  пункта 28 Правил, утвержденных  приказом Минтранса России от 15 января 2014 г. № 7, и  подпункта 2.5 пункта 2 перечня, утвержденного  приказом Минтранса России от 15 января 2014 г. № 7,  пункта 16.1 приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152.

Кроме этого, лица, которые занимают должность, связанную с обеспечением безопасности транспортных средств, должны проходить аттестацию на право занятия соответствующих должностей. По результатам аттестации таким сотрудникам выдают  аттестационные листы. Это предусмотрено  приказом Минтранса России, Минтруда России от 11 марта 1994 г. № 13/11.

Квалификационные требования к контролеру технического состояния автотранспортных средств установлены  приказом Минтранса России от 28 сентября 2015 г. № 287.*

Так, специалист, претендующий на такую должность, должен отвечать одному из следующих требований:

 наличие диплома об образовании не ниже среднего профессионального по специальности «техническое обслуживание и ремонт автомобильного транспорта» без предъявления требований к стажу (опыту) работы;

 наличие диплома об образовании не ниже среднего профессионального по специальностям, входящим в укрупненную группу «Техника и технологии наземного транспорта», за исключением специальности «техническое обслуживание и ремонт автомобильного транспорта», с предъявлением требований к стажу (опыту) работы в области контроля технического состояния и обслуживания автотранспортных средств не менее одного года;

 наличие диплома об образовании не ниже среднего профессионального по специальностям, не входящим в укрупненную группу «Техника и технологии наземного транспорта», и диплома о дополнительном профессиональном образовании по программе профессиональной переподготовки с присвоением квалификации контролера технического состояния автотранспортных средств. Требования к стажу (опыту) работы не предъявляются.

Вместе с тем, трудовую функцию контролера технического состояния автотранспортных средств может исполнять в порядке совмещения и другой сотрудник, который отвечает квалификационным требованиям и прошел аттестацию, в том числе водитель ( ст. 60 ТК РФ).

Таким образом, обязанность по проведению предрейсового техосмотра можно возложить и на водителя, если он отвечает соответствующим квалификационным требованиям для проведения предрейсовых техосмотров и прошел аттестацию. Однако сделать это можно только при условии оформления совмещения на должность контролера технического состояния автотранспортных средств.*

Да, обязательно.

Находящиеся в эксплуатации на территории Российской Федерации транспортные средства подлежат техническому осмотру, проведение которого предусмотрено законодательством в области технического осмотра транспортных средств ( ст. 17 Закона от 10.12.1995  № 196-ФЗ)

Запрещается выпуск на линию транспортных средств, не прошедших предрейсовый контроль технического состояния ( п. 28 Приказ Минтранса России от 15.01.2014  № 7)

Даты, время и показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки и его заезде на постоянную стоянку проставляются уполномоченными лицами, назначаемыми решением руководителя предприятия, и заверяются их штампами или подписями с указанием инициалов и фамилий ( п. 13 Приказа Минтранса России от 18.09.2008  № 152).

Рекомендации по теме

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Простите, что прерываем ваше чтение

Это профессиональный сайт для бухгалтеров госучреждений

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, лучшие статьи доступны только зарегистрированным пользователям.

Чтобы продолжить чтение статьи, зарегистрируйтесь. Это бесплатно.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
Это займет всего минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

Портал содержит эксклюзивные авторские статьи и образцы отчетных форм с примерами заполнения. Мы следим за качеством наших материалов. Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
Это займет всего минуту
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.