text
Учет в учреждении

Оформление переноса отпуска во время больничного

  • 22 июня 2018
  • 11

Вопрос

Как правильно оформить перенос отпуска во время больничного и нужно ли рассчитать по новой отпускные?

Ответ

Как оформить перенос отпуска сотрудника

Утвержденную заранее в графике дату отпуска можно перенести по договоренности между сотрудником и работодателем. Причем инициатором такого переноса может выступать как работодатель, так и сотрудник.

В частности, сотрудник может потребовать перенести отпуск, а работодатель обязан будет исполнить такое требование в случаях, когда:

 во время ежегодного оплачиваемого отпуска сотрудник исполнял государственные обязанности, если по закону на время выполнения этих обязанностей он освобождается от работы;

 сотруднику несвоевременно выплатили отпускные или предупредили об отпуске менее чем за две недели до его начала.

Кроме того, перенос отпуска на другое время допускают:

 если во время ежегодного оплачиваемого отпуска сотрудник заболел;*

 если предоставление отпуска может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации. В этом случае перенесенный отпуск работник должен использовать не позднее 12 месяцев после окончания рабочего года, за который его предоставляли. Исключение составляют отдельные категории работников и госслужащие, в отношении которых эта норма действует с ограничением;

 в других случаях, которые предусмотрены законодательством или локальными нормативными актами организации. Например, при отзыве сотрудника из основного отпуска, при досрочном предоставлении отпуска отдельным категориям сотрудников, указанным в  части 4 статьи 122 Трудового кодекса РФ.

Запрещено переносить на следующий рабочий год ежегодный оплачиваемый отпуск:

 сотрудникам в возрасте до 18 лет;

 сотрудникам, которые заняты на работах с вредными или опасными условиями труда.

Это следует из положений  статьи 124 Трудового кодекса РФ.*

Внимание: для госслужащих ограничена возможность переноса отпуска на следующий рабочий год, даже если это неблагоприятно отразится на учреждении.

Госслужащим запрещено переносить основную часть отпуска в 28 календарных дней на следующий рабочий год, даже если использование отпуска в текущем году может неблагоприятно сказаться как на работе самого служащего, так и его работодателя. При таких обстоятельствах перенести и использовать в следующем рабочем году можно только часть ежегодного отпуска, которая превышает 28 календарных дней. Таким образом, госслужащий в обязательном порядке должен использовать 28 календарных дней отпуска ежегодно: полностью или частями с учетом общих правил деления отдыха на части.

Такой порядок установлен в  частях 9.1–9.3 статьи 46 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ. Аналогичные разъяснения дают специалисты Минтруда России в  письме от 21 марта 2016 г. № 18-4/10/В-1771.

Если сотрудник хочет перенести отпуск, то ему необходимо написать заявление с указанием причины переноса. Если инициатором переноса отпуска выступает работодатель, то ему необходимо направить сотруднику соответствующее уведомление с просьбой выразить свое согласие или отказ в переносе.

Если обе стороны на перенос отпуска согласны, то сотрудник службы персонала составляет приказ о переносе отпуска в  произвольной форме и вносит соответствующие изменения в график отпусков ( указания, которые утверждены  постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1). Утверждать график в новой редакции не нужно. Внести все необходимые корректировки, а именно уточненные даты отпуска позволяет сама форма графика (графы  8 и  9 формы № Т-7).

Если перенос отпуска происходит уже после издания приказа о его предоставлении и  раздел VIII личной карточки сотрудника уже заполнен, то нужно внести уточнение. Порядок внесения исправлений в указанный раздел карточки законодательством не установлен, поэтому внесите изменения в произвольной форме.*

Пример документального оформления переноса отпуска сотрудника

Менеджер организации «Альфа» А.С. Кондратьев написал заявление о предоставлении части отпуска, которую не использовал в связи с болезнью в период ежегодного отпуска. На основании заявления генеральный директор А.В. Львов издал  приказ о переносе отпуска, а сотрудник службы персонала внес изменения в личную карточку сотрудника.

Продление отпуска

В каких случаях работодатель обязан продлить ежегодный оплачиваемый отпуск сотрудника

Работодатель обязан продлить ежегодный отпуск, если во время отпуска сотрудник:

 заболел;*

 исполнял государственные обязанности, при условии что по закону на время выполнения этих обязанностей сотрудника освобождают от работы;

 в других случаях, предусмотренных законом или локальными нормативными актами организации. Например, на время нерабочих праздничных дней, которые пришлись на отпуск.

Это следует из  части 1 статьи 120,  части 1 статьи 124 Трудового кодекса РФ.

Отпуск на время болезни продлевают только в случае болезни самого сотрудника. Если сотрудник ухаживал за заболевшим членом семьи, то отпуск не продлевают ( ч. 1 ст. 124 ТК РФ). Правомерность такого подхода подтверждают и суды. См., например,  определение Верховного суда РФ от 28 февраля 2013 г. № АПЛ13-18. При этом работодатель может предусмотреть в локальном акте организации продление ежегодного отпуска и всвязи с болезнью члена семьи сотрудника ( письмо Роструда от 1 июня 2012 г. № ПГ/4629-6-1).

К исполнению государственных обязанностей, в частности, относят:1

 направление сотрудника на военные сборы ( Закон от 28 марта 1998 г. № 53-ФЗ);

 работу в качестве члена избирательной комиссии ( Закон от 12 июня 2002 г. № 67-ФЗ);

 участие в судебном заседании в качестве присяжного заседателя ( Закон от 20 августа 2004 г. № 113-ФЗ) и т. д.

Пример продления ежегодного основного оплачиваемого отпуска в связи с болезнью сотрудника

С 5 мая 2017 года бухгалтеру В.Н. Зайцевой согласно ее заявлению предоставлен очередной ежегодный отпуск на 28 календарных дней. Праздничный день 9 мая в число календарных дней отпуска не включают. Поэтому последним днем отпуска сотрудницы будет 2 июня, а на работу она должна выйти 5 июня 2017 года.

Во время отпуска Зайцева заболела и представила в организацию больничный листок на три дня. На эти три дня отпуск сотруднице продлили до 7 июня 2017 года. Поэтому Зайцева должна выйти на работу 8 июня 2017 года.

Вопрос из практики: какие документы нужно оформить для продления ежегодного основного отпуска сотрудника

Случаи продления ежегодного основного отпуска сотрудника перечислены в  части 1 статьи 124 Трудового кодекса РФ. Так, например, продление возможно, если сотрудник заболел во время ежегодного отпуска.

При возникновении основания для продления отпуска сотрудник обязан незамедлительно уведомить об этом работодателя любым доступным ему способом (например, по телефону). При наличии такого уведомления срок отпуска автоматически продлевают на соответствующее количество дней. Это значит, что оформлять специальный приказ на продление отпуска работодателю не требуется. Такой порядок следует из положений  пункта 18Правил, которые утверждены  постановлением НКТ СССР от 30 апреля 1930 г. № 169.

Продление отпуска необходимо зафиксировать в табеле учета рабочего времени по  форме № Т-12 ( № Т-13) или по самостоятельно разработанной форме. Например, в случае продления отпуска из-за болезни дни, когда сотрудник фактически болел, отмечаются как «Б» или «19», а дни продления отпуска – «ОТ» или «9». Кроме того, соответствующие изменения о фактическом времени отпуска нужно зафиксировать в разделе VIII личной карточки сотрудника по форме № Т-2 или по самостоятельно разработанной форме.*

<…>

Вопрос из практики: обязан ли работодатель именно переносить, а не продлевать отпуск, который совпал со временем болезни, если договоренность по датам переноса не достигнута

Нет, не обязан.

Если сотрудник заболел во время отпуска, то отпуск нужно продлить или перенести на число дней болезни. Перенести отпуск по заявлению сотрудника можно, когда достигнута договоренность с работодателем о дате переноса ( ст. 124 ТК РФ). Если договоренность о дате переноса неиспользованных дней отпуска не достигнута, то работодатель обязан продлить отпуск на количество дней болезни. Правомерность такой позиции подтверждают и суды. См.  определение Липецкого областного суда от 29 января 2014 г. по делу № 33-234/2014.

1. Если сотрудник хочет перенести отпуск, то ему необходимо написать заявление с указанием причины переноса. Если инициатором переноса отпуска выступает работодатель, то ему необходимо направить сотруднику соответствующее уведомление с просьбой выразить свое согласие или отказ в переносе.

Если обе стороны на перенос отпуска согласны, то сотрудник службы персонала составляет приказ о переносе отпуска в произвольной форме и вносит соответствующие изменения в график отпусков (указания, которые утверждены постановлением Госкомстата России от 5.01.2004 г.  № 1). Утверждать график в новой редакции не нужно. Внести все необходимые корректировки, а именно уточненные даты отпуска позволяет сама форма графика (графы  8 и  9 формы  № Т-7).

Если перенос отпуска происходит уже после издания приказа о его предоставлении и  раздел VIII личной карточки сотрудника уже заполнен, то нужно внести уточнение. Порядок внесения исправлений в указанный раздел карточки законодательством не установлен, поэтому внесите изменения в произвольной форме.

2. Да, нужно.

Отражать в учете операции нужно в зависимости от того, вернет сотрудник переплату по отпускным или нет.

Основанием для пересчета будут два документа:

 больничный листок, подтверждающий количество дней болезни;

  заявление от сотрудника о переносе части отпуска ( ст. 124 ТК РФ).

В результате пересчета за дни болезни возникнет переплата по отпускным. Эту переплату сотрудник может добровольно вернуть. В таком случае нужно восстановить НДФЛ и страховые взносы, а также уменьшить расходы, учитываемые при расчете налога на прибыль.

А если человек отказывается возвращать деньги? Тогда зачтите излишне выплаченные отпускные в счет будущей зарплаты.

Порядок отражения в бухучете расчетов по начислению отпускных зависит от типа учреждения.

Подробно об этом см. рекомендацию:  Как оформить и учесть перерасчет ранее начисленных отпускных, если сотрудник во время отпуска болел и решил перенести не использованные из-за этого дни отдыха на более поздний период

Рекомендации по теме

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
Простите, что прерываем ваше чтение

Это профессиональный сайт для бухгалтеров госучреждений

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, лучшие статьи доступны только зарегистрированным пользователям.

Чтобы продолжить чтение статьи, зарегистрируйтесь. Это бесплатно.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
Это займет всего минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

Портал содержит эксклюзивные авторские статьи и образцы отчетных форм с примерами заполнения. Мы следим за качеством наших материалов. Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
Это займет всего минуту
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.