Оформление кассовых документов

829

Вопрос

Правильно ли после 1 июня в приход. и расходных кассовых ордерах ставить код целевого назначения и корреспонд. счет, субсчет? А в приложении к ПКО нужно указывать количество и номера квитанций ?

Ответ

До 1 июня 2014 года оформление кассовых документов осуществлялось с учетом требований Положения Банка России от 12.10.2011 № 373-П "О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации". Положение N 373-П).

 

С 1 июня 2014 года порядок оформления кассовых документов регламентирован Указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства".

Нужно отметить, что согласно Указанию № 3210-У формы документов, оформляемых при ведении кассовых операций, не изменились. Кассовые операции по-прежнему оформляются приходными кассовыми ордерами (форма № КО-1) и расходными кассовыми ордерами (форма № КО-2), утвержденными постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации".

Все перечисленные в вопросе требования по заполнению кассовых документов учреждениями выполнялись и ранее. Например, в графах "Дебет" и "Кредит" расходного и приходного кассовых ордеров указываются бухгалтерские счета операции по кассе. В графе "Код целевого назначения" указываются коды КОСГУ.

В "Приложении" приходного кассового ордера указываются первичные документы, которые должны быть приложены к ордеру.

В квитанции к ПКО делаются те же записи, что и в ПКО.

 

1. ПОСТАНОВЛЕНИЕ ГОСКОМСТАТА РОССИИ ОТ 18.08.1998 № 88

Об утверждении унифицированных форм первичнойучетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации (с изменениями на 3 мая 2000 года)

Указания по применению и заполнению форм

первичной учетной документации

1. По учету кассовых операций Приходный кассовый ордер (форма N КО-1)

Применяется для оформления поступления наличных денег в кассу организации как в условиях методов ручной обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники. Приходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным.Квитанция к приходному кассовому ордеру подписывается главным
бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, и кассиром, заверяется печатью (штампом) кассира и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3) и выдается на руки сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер остается в кассе. В приходном кассовом ордере и квитанции к нему: по строке "Основание" указывается содержание хозяйственной операции; по строке "В том числе" указывается сумма НДС, которая записывается цифрами, а в случае, если продукция, работы, услуги не облагаются налогом, делается запись "без налога (НДС)". В приходном кассовом ордере по строке "Приложение" перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления. В графе "Кредит, код структурного подразделения" указывается код структурного подразделения, на которое приходуются денежные средства".*

Расходный кассовый ордер (форма N КО-2)

Применяется для оформления выдачи наличных денег из кассы организации как в условиях традиционных методов обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники. Выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается руководителем организации и главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3).В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и др.) имеется разрешительная надпись руководителя организации, подпись его на расходных кассовых ордерах необязательна.

В расходном кассовом ордере по строке "Основание" указывается содержание хозяйственной операции, а по строке "Приложение" перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления.*

2. Статья: Кассовые операции ведут по новому

С 1 июня 2014 года упростились правила оформления кассовых документов. С этой даты вступило в силу Указание Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У. Новый документ заменил Положение Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П. Изменения коснутся всех образовательных организаций.

Применение новых правил учреждениями

Указание № 3210-У устанавливает порядок ведения кассовых операций юридическими лицами. Несомненно, таковыми являются все образовательные организации. При этом согласно пункту 1 Указания № 3210-У, получатели бюджетных средств при ведении кассовых операций руководствуются этим документом. Но только если иное не определено нормативным правовым актом, регулирующим порядок ведения кассовых операций такими получателями.

Формально получателями бюджетных средств являются только казенные учреждения (ст. 6 Бюджетного кодекса РФ). В то же время государственные (муниципальные) учреждения обязаны применять первичные документы и регистры бухгалтерского учета, установленные приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н. Из этого следует, что учреждения должны руководствоваться нормами Указания № 3210-У в части, не противоречащей положениям приказа № 173н. Такой вывод следует из письма Минфина России от 27 ноября 2012 г. № 02-06-10/4907. И хотя в письме рассмотрена ситуация по применению государственным автономным учреждением норм Положения № 373-П, его выводы применимы и к бюджетным и казенным учреждениям в отношении новых правил ведения кассовых операций.*

Определение лимита кассы

Формула для расчета лимита остатка наличных в новых правилах осталась прежней. Но теперь все учреждения вправе сами выбрать, считать лимит из объема поступлений наличной выручки или из объема выдачи наличных денег (п. 2 Указания № 3210-У). Ранее лимит из объема выдачи денег могли установить лишь те учреждения, у которых не было наличной выручки (п. II приложения к Положению № 373-П). Поэтому сейчас лимит остатка наличных можно пересмотреть и посчитать его так, как выгодно образовательной организации. Например, если она получала минимальную выручку, а выдавала денег в подотчет и на другие цели в большем размере, то лимит будет выше, если его установить из объема выдачи налички.

У многих учебных заведений в приказах об утверждении лимита сейчас стоит ссылка на Положение № 373-П. Поэтому стоит выпустить новый приказ со ссылкой на Указание № 3210-У. Но даже если сейчас в приказе нет ссылки на Положение № 373-П, безопаснее переутвердить лимит. Ведь формально старый приказ принят по недействующим правилам.

Образовательные организации должны установить отдельный лимит подразделениям, которые сдают наличную выручку в банк, а не в головной офис учреждения (п. 2 Указания № 3210-У). При расчете лимита надо учесть выручку или сумму сданных денег конкретного подразделения. › |

› | Ранее отдельный лимит надо было устанавливать только для обособленных подразделений, которым открыты отдельные счета (п. 1.2 Положения № 373-П).

Составление кассовой книги

В новом порядке прямо сказано, что за дни, в которых не было наличных расчетов, кассовую книгу составлять не требуется (п. 4.6 Указания № 3210-У). В прежнем таких правил не было, поэтому на практике возникали разночтения.

Кроме того, учреждения, у которых есть подразделения, получили право самостоятельно определять, с какой периодичностью эти офисы будут передавать в центральную кассу копию листа кассовой книги (п. 4.6 Указания № 3210-У). Главное, успеть передать документы до составления бухгалтерской отчетности (промежуточной и годовой). Ранее подразделения каждый день передавали в головной офис второй экземпляр листа кассовой книги (п. 5.6 Положения № 373-П).

Это общие правила. Но тут надо учитывать, что Указание № 3210-У предусматривает использование кассовой книги по форме 0310004, а приказ № 173н – по форме 0504514. В этом случае учреждение должно применять форму 0504514. Однако она не содержит в заголовочной части показателя «Структурное подразделение». Это связано с тем, что ведение книги предусмотрено только в кассе учреждения. Но учреждение вправе при необходимости включить в первичный учетный документ дополнительный реквизит (п. 7 Инструкции № 157н). При этом не стоит забывать, что исключение реквизитов из установленной формы документа не допускается (письмо № 02-06-10/4907).

Заполнение расходных и приходных ордеров

По новому порядку расходные и приходные кассовые ордера могут подписывать главный бухгалтер (либо бухгалтер) и кассир. Если руководитель сам ведет бухгалтерский учет, то он ставит подпись за главного бухгалтера (п. 4.3 Указания № 3210-У).

Тем не менее действующие формы расходных ордеров не поменялись. И в них есть место для подписей и руководителя, и главного бухгалтера. Поэтому безопаснее подписать документы и у руководителя образовательного учреждения, и у главбуха.

Такая же нестыковка произошла и с приходными ордерами. В пункте 5.1 Указания № 3210-У сказано, что в подтверждение о принятии наличных кассир выдает квитанцию к приходному кассовому ордеру и ставит только штамп, а расписываться не должен. Однако на квитанции к приходному ордеру есть место для подписи кассира. Поэтому проще, чтобы кассир расписывался на всех квитанциях.

Из нового порядка также следует, что получатель денег вправе не вписывать от руки сумму, которую получает, а может поставить только подпись (п. 6.2 Указания № 3210-У). Значит, теперь учреждение вправе заранее вбить эту сумму при распечатке ордера. › |

› | Возможность заполнить сумму в расходных кассовых ордерах на компьютере сведет к минимуму необходимость их переоформления. Ведь получатели денег по ордеру весьма часто совершают ошибки при написании суммы*

Исправление документов

Учреждения получили право исправлять документы, предусмотренные Указанием № 3210-У, за исключением кассовых документов. К кассовым относятся только приходные и расходные кассовые ордера (п. 4.7 Указания № 3210-У). Это формы 0310001 и 0310002. И они предусмотрены как Указанием № 3210-У, так и приказом № 173н.

Чтобы внести исправления, надо зачеркнуть неверные данные, написать правильные, поставить дату исправления, заверить правки подписью сотрудника, который оформлялдокумент, и расшифровать ее (поставить фамилию и инициалы).

Заметим, что старые правила тоже запрещали вносить правки в кассовые документы (п. 2.1 Положения № 373-П). То есть в приходные и расходные кассовые ордера. Но в них не было норм, которые разрешали исправления. Поэтому инспекторы на местах считали, что во вседокументы, связанные с кассовыми операциями, запрещено вносить исправления –кассовую книгу, платежные ведомости и т. п.

Заполнение подотчетных документов

На заявлении о выдаче денег под отчет сотрудник может написать сумму и срок, на который он хочет получить деньги, а руководитель только подписывает документ (п. 6.3 Указания № 3210-У). В прежнем порядке было сказано, что сумму и срок выдачи денег руководитель заполнял собственноручно (п. 4.4 Положения № 373-П). Теперь этого не требуется.

Ведение документов в электронной форме

И еще одно интересное новшество, которое отличает новый порядок от старого. Новые правила предусматривают возможность оформлять документы, упоминающиеся в Указании № 3210-У, в электронном виде (п. 4.7 Указания № 3210-У). › |

› | Документы на бумаге можно оформлять от руки или на компьютере. То есть документ, составленный на компьютере и распечатанный, все равно считается бумажным документом.

Электронные документы подписываются электронными подписями в соответствии с требованиями Федерального закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Новая норма позволяет все документы, в том числе и кассовые, оформлять в электронном виде. Выходит, что для получения денег по расходному ордеру получатель средств по нему должен иметь электронную подпись. Хотя пока трудно представить оформление таких операций с технической стороны.

В любом случае приказ № 173н не предусматривает использование электронных документов. А значит, пока составлять их государственные (муниципальные) учреждения не смогут.

Важно запомнить
Образовательные учреждения должны руководствоваться новыми правилами ведения кассовых операций в части, не противоречащей положениям приказа № 173н.

 

Популярные статьи на сайте

Инструкция 157н по учету в 2017 году с изменениями

Читайте в следующих номерах журнала "Учет в учреждении"
    Читать


    Ваша персональная подборка

      Школа Главбуха госучреждения

      Школа Главбуха государственного учреждения

      Научитесь работать без ошибок и нареканий!

      Записаться в Школу

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...






      Рассылка

      © 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      «Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

      Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ ПИ № ФС-77-62323 от 03.07.2015.

      Политика обработки персональных данных

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      30 000 ответов на вопросы специалистов госсектора

      Чтобы продолжить чтение, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего минуту, а вы получите:

      • Более 6000 статей про учет, отчетность и платные услуги;
      • 500 образцов заполнения форм (в том числе не типовых);
      • 300 записей вебинаров от экспертов и чиновников;
      • 30 000 ответов на вопросы от читателей.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×