Выплата компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях

440

Вопрос

Имеют ли право государственные бюджетные учреждения выплачивать компенсацию сотрудникам за использование личного автомобиля в служебных целях? В постановлениях правительства РФ от 02.07.2013 № 563 н и от 21.10.2013 № 104 н речь идет только о государственных гражданских служащих. Как быть остальным? Имеет ли значение то, что в штате не предусмотрена ставка водителя? если компенсация всё же положена и разрешена, то каковы основания?

Ответ

Да, имеют право. Размер компенсации определяется по соглашению сторон. Он включает в себя сумму износа автомобиля, затраты на горюче-смазочные материалы, а также техническое обслуживание и текущий ремонт транспортного средства. Ранее нормы компенсации для бюджетных учреждений были утверждены в приказе Минфина России от 4 февраля 2000 г. № 16н. Однако в настоящее время данный документ не действует. А нормы, предусмотренные постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92, предназначены лишь для расчета налога на прибыль.

 

Тот факт, что в штате учреждения нет ставки водителя- значения не имеет. Для выплаты компенсации достаточно приказом руководителя установить сотруднику разъездной характер работы, а также порядок выплаты компенсации.

Расходы на выплату компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях относятся на подстатью 212 «Прочие выплаты» КОСГУ.

 

1.Статья: НДФЛ: компенсация за использование автомобиля для служебных поездок

документ
Письмо Минфина России от 21 декабря 2012 г. № 03-04-06/3-357.

что изменилось
Чиновники указали, что компенсация, выплачиваемая работникам за использование личного имущества (автомобиля) для служебных целей, не облагается НДФЛ в размере, который определен в трудовом договоре (или приложении к нему).

комментарий
Освобождение от налогообложения выплачиваемых сумм возможно только при соблюдении ряда условий.

Освобождение выплат от налога

Компенсационные выплаты, установленные законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления (в пределах утвержденных норм), связанные, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей, не облагаются НДФЛ ( п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ ).

Поскольку глава 23 «Налог на доходы физических лиц» Налогового кодекса РФ не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях и не предусматривает порядок их установления, следует руководствоваться положениями Трудового кодекса РФ. В статье 188 этого документа прописано, что при использовании работником в служебных целях личного имущества ему выплачивается компенсация, а также возмещаются расходы, связанные с его использованием, – в размере, определяемом по соглашению сторон трудового договора.

Документальное подтверждение

Рассматриваемая норма действует только при наличии документов, подтверждающих принадлежность используемого имущества налогоплательщику, расчетов компенсаций и документов, указывающих на фактическое использование имущества в интересах работодателя, а также обосновывающих суммы произведенных в этой связи расходов.*

Журнал «Учет в бюджетных учреждениях», № 2, февраль 2013

2. Статья: 4.1.1 Компания использует автомобиль своего сотрудника

Общие правила. Использовать личный автомобиль сотрудника можно не только на основании договора аренды транспортного средства (подробнее об этом читайте в разделе 12.3. «Аренда автомобиля»), но и выплачивая ему специальную компенсацию. Такая возможность предусмотрена статьей 188 Трудового кодекса РФ.

Компенсацию за использование личного автомобиля выплачивайте тем сотрудникам, чья работа связана со служебными поездками. Список таких сотрудников должен письменно определить руководитель организации. А разъездной характер их работы должен быть зафиксирован в должностных инструкциях, трудовых договорах и т. п.

Выплату компенсации за использование личного автомобиля можно предусмотреть в специальном пункте трудового договора или дополнительном соглашении к нему.

Помимо компенсации за использование личного имущества статья 188 Трудового кодекса РФ обязывает организацию возместить сотруднику расходы, связанные с его эксплуатацией. Порядок и размер возмещения этих расходов тоже можно установить в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему).*

Ситуация: можно ли не предусматривать выплату компенсации за использование личного автомобиля сотрудника в трудовом договоре, указав размер компенсации, а также возможность возмещения расходов, связанных с эксплуатацией автомобиля, в приказе руководителя

Да, можно. При использовании сотрудником автомобиля в служебных целях ему выплачивается компенсация, а также возмещаются расходы, связанные с использованием данного имущества.

Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме. Об этом сказано в статье 188 Трудового кодекса РФ.*

Положения данной статьи не обязывают предусматривать выплату компенсации именно в трудовом договоре. Условие о выплате сотруднику компенсации за использование личного имущества не входит в перечень обязательных условий трудового договора (ст. 57 ТК РФ).

Таким образом, организация вправе предусмотреть выплату компенсации в приказе руководителя. При этом подпись сотрудника об ознакомлении с приказом расценивается как письменное соглашение между сотрудником и организацией.* Есть примеры судебных решений, подтверждающих такую точку зрения (см., например, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 24 декабря 2008 г. № Ф04-5698/2008(11737-А81-41), Северо-Западного округа от 21 октября 2008 г. № А56-40623/2007). Аналогичный вывод следует из письма Минфина России от 16 мая 2005 г. № 03-03-01-02/140.

Да, может. Никаких препятствий для того, чтобы директор подписал такой приказ, нет.

Помимо компенсации за использование личного имущества организация обязана возместить сотруднику расходы, связанные с его эксплуатацией. Порядок и размер возмещения этих расходов можно определить в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему).

При этом трудовой договор (дополнительное соглашение к нему) с директором должен подписать:

Подписать трудовой договор (дополнительное соглашение к нему) может и человек, который будет наделен полномочиями подписывать подобные соглашения. Предоставить лицу такое право можно, выдав ему соответствующую доверенность.

Компенсацию начисляйте ежемесячно в фиксированной сумме независимо от количества календарных дней в месяце. То есть не важно, сколько дней в месяце – 28 или 31, сумма компенсации за полный месяц должна быть одинаковой. А вот за время, когда сотрудник находился в отпуске, командировке или болел, компенсацию не выплачивайте.

Ситуация: нужно ли для выплаты компенсации за использование личного автомобиля сотрудника потребовать от него предъявить путевые листы

Основаниями для выплаты компенсации являются приказ руководителя организации (в нем оговорен порядок использования автомобиля) и табель учета рабочего времени (в нем отражено количество дней, за которые сотруднику положена компенсация). Этих документов достаточно.

Однако при проведении проверок налоговые инспекции могут потребовать от вас предъявить путевые листы на личные машины.* При этом они руководствуются письмами МНС России от 2 июня 2004 г. № 04-2-06/419 и Минфина России от 15 сентября 2005 г. № 03-03-04/2/63.

В этих письмах сказано, что путевые листы подтверждают фактическое использование личного автомобиля для служебных поездок. Поэтому, чтобы избежать претензий со стороны проверяющих, путевые листы лучше оформить.*

Страховые взносы. В соответствии со статьей 188 Трудового кодекса РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация, а также возмещаются расходы, связанные с его использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Следовательно, оплата организацией расходов работников, связанных с использованием их личного транспорта, не облагается страховыми взносами, если использование данного имущества связано с исполнением трудовых обязанностей (в служебных целях) в размере, определяемом соглашением между организацией и таким сотрудником.

При этом размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного транспорта для целей трудовой деятельности. То есть организация должна располагать копиями документов, как подтверждающими право собственности работника на используемое имущество, так и подтверждающими расходы, понесенные им при использовании данного имущества в служебных целях.

Добавим, что нормы, предусмотренные постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92, предназначены лишь для расчета налога на прибыль.*

Книга: «Зарплата — 2014»

3.Статья: Личный автомобиль для служебных целей

Существует два способа возместить специалисту бюджетного учреждения расходы на использование личного транспортного средства для служебных целей. Можно заключить с ним договор аренды или же выплатить компенсацию в рамках трудового договора. От того, как учреждение документально оформит такую операцию, будет зависеть и налоговая нагрузка. Порядок налогообложения данных сумм разъяснили финансисты.

Компенсируем расходы

Если бюджетное учреждение в своей деятельности использует личный автомобиль работника, необходимо возместить текущие расходы на его содержание и сумму износа. Это можно сделать с помощью компенсации, предусмотренной статьей 188 Трудового кодекса РФ.

Предельные размеры таких компенсаций утверждены в приказе Минфина России от 4 февраля 2000 г. № 16н (далее – приказ № 16н). Этими нормативами и следует пользоваться бюджетным учреждениям.

При этом специалисты главного финансового ведомства особо отмечают, что бюджетные учреждения должны выплачивать компенсации строго в соответствии с порядком и условиями, установленными пунктами 1–6, 8 и 9 письма Минфина России от 21 июля 1992 г. № 57 «Об условиях выплаты компенсации работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок» (далее – письмо № 57).

Если учреждение не ведет деятельность, приносящую доход, для выплаты компенсации такие расходы должны быть утверждены в пределах ассигнований на содержание легковых автомобилей, предусмотренных на эти цели соответствующей сметой (п. 8 письма № 57).

Когда и в каких случаях выплачивается компенсация

Компенсация выплачивается только в тех случаях, когда труд работников, использующих для поездок личные автомашины, связан с постоянными разъездами. То есть разъездной характер работы должен быть прямо закреплен в должностной инструкции специалиста (п. 1 письма № 57).

Основанием для предоставления компенсации является приказ руководителя учреждения. В этом же документе устанавливается и размер выплаты (п. 3 письма № 57). Он включает в себя сумму износа автомобиля, затраты на горюче-смазочные материалы, а также техническое обслуживание и текущий ремонт транспортного средства.*

Обратите внимание: за время нахождения человека в отпуске, командировке, на больничном и в других случаях, когда личный автомобиль не используется, компенсация не выплачивается (письма Минфина России от 3 декабря 2009 г. № 03-04-06-02/87, от 16 мая 2005 г. № 03-03-01-02/140).

А как быть, если работник использует для служебных поездок автомобиль иностранной марки? Можно ли выдавать компенсацию? Ведь в приказе № 16н дан перечень автомобилей только отечественного производства. Минфин России считает, что в этом случае возмещение расходов также положено. Размер компенсации будет зависеть от того, к какому классу по своим техническим параметрам может быть приравнен этот автомобиль (п. 2 письма № 57).

Затраты должны быть подтверждены документально

Для получения компенсации специалисту следует принести в бухгалтерию документы (п. 4 письма № 57):*
– копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке;
– документы, подтверждающие обоснованность понесенных расходов. Ими могут послужить чеки на горюче-смазочные материалы, акты о выполненных работах по ремонту данного автомобиля и т. д. Кроме этого первичным документом, подтверждающим использование личного транспорта в служебных целях, может послужить и путевой лист.*

Напомним, что форма путевого листа утверждена постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов установлены приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152.

 

 

Популярные статьи на сайте

Инструкция 157н по учету в 2017 году с изменениями



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль