Кассовые заявки по ранее заключенным договорам

280

Вопрос

В поликлинике УрО РАН сменился главный врач. 23.09.14 назначен новый ВРИО  на 1 год. Приказ о назначении был подписан с опозданием  и получен нами 29.09.14 с синей печатью, сразу заполнили форму 14001 и ЕГРЮЛ с изменениями будет готов 07.10.14г. Только тогда можно заполнить новую карточку образцов подписей и соответственно электронные подписи. У нас правом электронной подписи  наделен бухгалтер, который взаимодействует с Казначейством. Можем ли мы в настоящее время отправлять  кассовые заявки по ранее заключенным договорам ?

Ответ

Платежные документы на осуществление расходов (заявки на кассовый расход) должны быть подписаны первой и второй подписями. Правом первой подписи наделяют руководителя учреждения и лица, замечающего его в период отсутствия. Правом второй подписи наделяют руководителей финансовой службы (главного бухгалтера) и лица, его замещающего в период отсутствия. Главный бухгалтер не может совмещать полномочия руководителя учреждения. Соответственно, до получения электронной подписи новым руководителем, как выход из ситуации, Вы имеете право временно использовать подпись заместителя в качестве первой подписи. Отправлять платежные документы только с подписью главного бухгалтера нельзя.

1. Рекомендация: Какие риски возникают при направлении платежного поручения в банк и как их предотвратить

Как оформить платежное поручение

Платежное поручение может быть оформлено как на бумаге, так и в электронном виде (п. 5.3 Положения о правилах осуществления перевода денежных средств, утвержденное Банком России 19 июня 2012 г. № 383-П; далее – Положение Банка России).

Как оформить платежное поручение на бумаге. Платежные поручения на бумажном носителе нужно оформлять в строгом соответствии с утвержденной формой.

Форма бланка платежного поручения установлена в приложении 2 к Положению Банка России. Порядок его заполнения приведен в приложениях 1, 3 к указанному положению.

При заполнении платежного поручения не допускаются исправления, помарки, подчистки и использование корректирующей жидкости (п. 2.4 Положения Банка России).

Подать платежное поручение в том количестве экземпляров, которое установлено банком, можно в течение 10 дней. Этот срок нужно исчислять с даты, следующей за днем, когда получатель составил поручение (п. 1.13, 5.5 Положения Банка России, письмо ЦБ РФ «Ответы на вопросы по применению Положения Банка России от 19 июня 2012 г. № 383-П "О правилах осуществления перевода денежных средств"»).

Подписывать платежное поручение должны те лица, которые указаны в карточке. Если в карточке указан только один человек, то достаточно его подписи. Подписи должны соответствовать образцам, указанным в карточке (п. 44 приложения 1, абз. 2 п. 2.3 Положения Банка России).

Как оформить платежное поручение в электронном виде. Порядок приема, оформления, защиты и подтверждения электронных расчетных документов устанавливается в договоре банковского счета (п. 1.5.10 раздела I части III Правил, установленных Положением Банка России от 16 июля 2012 г. № 385-П).

В случае совершения платежа в электронном виде подтверждением платежа при необходимости будут платежное поручение и выписка со счета с отметками банка, подтверждающими верность электронной подписи (постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 2 мая 2012 г. № 15АП-3118/2012 по делу № А53-19687/2011).

Совет

При перечислении средств получателям, относящимся к одной группе очередности, на счета в одном банке можно оформлять одно платежное поручение на общую сумму с реестром.

Если получатели имеют счета в разных банках, то единое платежное поручение можно оформлять, только если такая возможность предусмотрена в договоре с банком.

Реестр должен содержать реквизиты банков получателей средств, реквизиты самих получателей, суммы по получателям средств, даты, номера платежных поручений и назначение платежей, общее количество платежных поручений и дополнительные сведения, если это предусмотрено договором с банком (п. 1.17–1.21 Положения Банка России).

 

2. Справочники: Электронная подпись

Электронная подпись – информация в электронной форме, которая используется для определения лица, подписавшего электронный документ (ст. 2 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ).

Электронная подпись бывает двух видов: простая и усиленная. Усиленная, в свою очередь, подразделяется на неквалифицированную и квалифицированную. Простая электронная подпись подтверждает принадлежность подписи определенному лицу при помощи кодов и паролей. Неквалифицированная и квалифицированная электронные подписи получаются в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи. Они не только идентифицируют лицо, заверившее электронный документ, но и позволяют определить, вносились ли изменения после подписания. Квалифицированная электронная подпись имеет дополнительную защиту – ключ проверки, который выдается аккредитованными удостоверяющими центрами. Это следует из положений статей 5, 9–11 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ.

Квалифицированная электронная подпись равнозначна собственноручной подписи в документе (за исключением случаев, когда законодательство требует оформлять документ только на бумажном носителе). Простая или неквалифицированная электронная подпись приравнивается к собственноручной лишь в том случае, если это предусмотрено федеральными законами (принимаемыми в соответствии с ними нормативно-правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия). Такой порядок установлен пунктами 1 и 2 статьи 6 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ.

3. Рекомендация: Как заполнить карточку образцов подписей (ф. 0531753)

При заполнении карточки образцов подписей (ф. 0531753) укажите, в частности:

  • дату ее оформления в формате «день, месяц, год» (00.00.0000);
  • полное наименование органа Федерального казначейства и его код по КОФК;
  • полное и в установленных случаях сокращенное наименование учреждения (обособленного подразделения) в соответствии с учредительными документами;
  • в разделе «Образцы подписей должностных лиц клиента, имеющих право подписи платежных и иных документов при совершении операции по лицевому счету» – полные наименования должностей, фамилии, имена и отчества должностных лиц учреждения.

Следует отметить, что право первой подписи принадлежит руководителю учреждения, право второй подписи – главному бухгалтеру (другим уполномоченным руководителем лицам). Если в штате нет должности главного бухгалтера или другого лица, выполняющего его функции, в графе «Фамилия, имя, отчество» сделайте запись «бухгалтерский работник в штате не предусмотрен». В таком случае документы, представленные в орган Федерального казначейства, будут считаться действительными при наличии одной первой подписи.

На лицевой стороне после таблицы «Образцы подписей должностных лиц» карточку (ф. 0531753) подписывают руководитель и главный бухгалтер учреждения (другие лица, уполномоченные руководителем). На подписях указанных лиц нужно поставить печать учреждения.

В случае открытия лицевого счета обособленному подразделению учреждения подписать карточку должны руководитель и главный бухгалтер (уполномоченные руководителем лица) обособленного подразделения. На оборотной стороне карточка образцов подписей заверяется руководителем учреждения, создавшего обособленное подразделение, либо нотариально.

Доверенности (другие документы), которые подтверждают полномочия сотрудников, чьи подписи включены в карточку образцов подписей, представлять в орган Федерального казначейства не нужно.

При электронном документообороте с использованием электронной подписи (ЭП) наличие образца подписей уполномоченных лиц, подписавших ЭП электронный документ, в карточке образцов подписей не требуется.

Такой порядок установлен пунктами 15, 16, 18, 114 Порядка, утвержденного приказом Казначейства России от 29 декабря 2012 г. № 24н.

В карточке образцов подписей (ф. 0531753) исправления не допускаются (п. 19 Порядка, утвержденного приказом Казначейства России от 29 декабря 2012 г. № 24н).

Из рекомендации «Как бюджетному и автономному учреждению открыть лицевой счет в Казначействе России (финансовом органе)»

 

4. Статья: Какая новая электронная подпись нужна именно вашей компании и стоит ли вообще торопиться

Когда придется переоформить или отозвать новую электронную подпись

Может быть и так, что у вашей компании до 1 июля были уже новые электронные подписи. Скажем, вы оформляли сертификаты около года назад, когда уже начали работать новые правила. Если так, то обновлять такую подпись еще раз вам не нужно. Сертификат вам выдали в рамках Закона № 63-ФЗ, и подпись будет в силе до окончания срока своего действия.

К слову, срок усиленной квалифицированной электронной подписи в среднем длится один год. Правда, за то время, пока вы используете электронную подпись, много чего в компании может измениться. Допустим, владелец ЭП сложил полномочия или же вы случайно потеряли электронный USB-брелок. Тогда отзывайте подпись незамедлительно. Для этого обратитесь в свой удостоверяющий центр. Там по вашему заявлению отзовут сертификат ключа. После этого вы сможете оформить заказ на новый. А все расходы по замене ЭП правомерно учтете в базе по прибыли.

В каком случае надо ограничить полномочия владельца электронной подписи

Удобно, чтобы ЭП была у каждого сотрудника, который подписывает электронные документы. Тогда вам не придется передавать коллегам свою подпись при случае. Острожничайте, ведь ответственность всегда несет владелец сертификата.

Кроме того, Закон № 63-ФЗ допускает, что в сертификат электронной подписи по требованию заявителя можно включить информацию о полномочиях владельца. Поэтому, чтобы обезопасить компанию, в заявлении на получение электронной подписи стоит предусмотреть границы компетенции работника — какие документы он вправе подписывать. В этом случае без ведома начальства никто не превысит свои полномочия.

Полезные советы от лектора семинара

1 В Минфине считают, что подтвердить расходы компании смогут только документы, подписанные квалифицированной электронной подписью.

2 Расходы на переоформление электронной подписи спокойно списывайте из прибыли.

Дополнительно про электронную подпись

Статьи: «Как грамотно организовать обмен электронными счетами-фактурами» («Главбух» № 13, 2012); «Как оформить и сдать налоговую отчетность — ключевые правила» («Главбух» № 6, 2013).

Документ: Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ.

Журнал «Главбух» № 13, Июль 2013

 

 

Популярные статьи на сайте

Инструкция 157н по учету в 2017 году с изменениями



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






Рассылка

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль