Оплата расходов на такси в командировке

2128

Вопрос

Если сотрудник в командировке вынужден был пользоваться такси, и не предоставил квитанцию об оплате, может ли учреждение оплатить ему эти расходы и достаточно ли для этого заявления сотрудника?

Ответ

На основании заявления сотрудника руководитель учреждения может принять решение о возмещении расходов в определенной сумме. В заявлении следует указать причину утраты документов.

 

Следует учесть, что расходы на проезд на такси за счет средств бюджета оплатить нельзя. При этом учреждение может за счет средств от приносящей доход деятельности возместить сотруднику и другие расходы (в т. ч. оплату услуг такси) при условии, что они произведены с разрешения и ведома работодателя.

1. Ситуация: Как учесть при расчете налога на прибыль расходы на проезд командированного сотрудника на такси. Командировка организована в рамках деятельности, приносящей доход, и оплачена за счет средств от этой деятельности

При соблюдении определенных условий компенсацию сотруднику затрат на такси учтите в расходах при расчете налога на прибыль.

По Трудовому кодексу РФ при направлении сотрудника в командировку учреждение обязано возместить ему соответствующие затраты, в том числе расходы на проезд. Порядок и размер возмещения устанавливаются:

Об это сказано в статье 168 Трудового кодекса РФ. Далее рассмотрим порядок учета затрат на такси на федеральном уровне. На региональном (местном) уровне соблюдайте порядок, установленный нормативными актами в соответствующем субъекте РФ или муниципальном образовании. При этом если порядок аналогичен федеральному, то можно руководствоваться нижеприведенными разъяснениями.

На федеральном уровне расходы на проезд на такси за счет средств бюджета оплатить нельзя (подп. «в» п. 1 постановлениям Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729). При этом учреждение может за счет средств от приносящей доход деятельности возместить сотруднику и другие расходы (в т. ч. оплату услуг такси) при условии, что они произведены с разрешения и ведома работодателя (п. 3 постановления Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729). Такую возможность следует закрепить во внутренних документах учреждения, например Положении о командировках. В нем, в частности, может быть предусмотрено, что учреждение компенсирует сотруднику проезд на такси:*

  • до места командировки и обратно к месту постоянной работы;
  • до места отправления в командировку или до места выезда из командировки (например, из гостиницы до аэропорта, вокзала);
  • по служебным делам во время командировки.

Такие затраты можно включить в состав расходов при расчете налога на прибыль. Это объясняется так.

Ни подпункт 12 пункта 1 статьи 264, ни статья 270 Налогового кодекса РФ не запрещают включать в состав расходов стоимость проезда командированного сотрудника на такси. Единственные требования: такие расходы должны быть экономически обоснованны и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Аналогичные выводы следуют из разъяснений финансового ведомства (письма Минфина России от 14 июня 2013 г. № 03-03-06/1/22223, от 8 ноября 2011 г. № 03-03-06/1/720, от 27 августа 2009 г. № 03-03-06/2/162, от 31 июля 2009 г. № 03-03-06/1/505, от 22 мая 2009 г. № 03-03-06/1/339).

Суды также признают, что на сумму компенсации расходов на такси во время командировки можно уменьшить налогооблагаемую прибыль (см., например, постановления ФАС Московского округа от 5 июля 2010 г. № КА-А40/6676-10, Поволжского округа от 19 декабря 2007 г. № А72-2117/2007, Северо-Западного округа от 27 апреля 2007 г. № А05-11584/2006-31).

Документами, подтверждающими расходы сотрудника на такси, могут быть заказ-наряд и квитанция на оплату пользования легковым такси, оформленные в соответствии c Правилами, утвержденными постановлением Правительства РФ от 14 февраля 2009 г. № 112, а также чеки ККТ.*

Такие выводы следуют из писем Минфина России от 27 июня 2012 г. № 03-11-04/2/80, от 4 октября 2011 г. № 03-03-06/1/621 иФНС России от 30 декабря 2011 г. № АС-302/4415.

Данные документы сотрудник должен приложить к авансовому отчету по окончании служебной командировки (Методические указания, утвержденные приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н).

2. Ситуация: может ли учреждение оплатить командированному сотруднику стоимость проезда на общественном транспорте во время командировки (ежедневный проезд из гостиницы до места работы в командировке и обратно)

Да, может, но только если такие расходы произведены:

При этом расходы должны быть подтверждены документально (п. 12 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749, подп. «в» п. 1 постановления Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729, ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).*

Разрешение руководителя на оплату расходов на проезд во время командировки оформите приказом.*

3.Рекомендации: Как возместить расходы на проезд в командировку транспортом общего пользования

Отсутствие подтверждающих документов

Если по возвращении из командировки сотрудник не представит документы, подтверждающие его расходы на проезд, руководитель организации может принять одно из двух решений:*
1) не возмещать расходы на проезд;
2) возместить расходы на проезд в определенной сумме.

Такой вывод следует из статьи 168 Трудового кодекса РФ и Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Основанием для оплаты является заявление командированного сотрудника, составленное в произвольной форме. В заявлении следует указать:*

  • дату и время выезда в командировку;
  • вид транспортного средства;
  • стоимость билета (на основании справки, подтверждающей факт покупки билетов и их стоимость);
  • причину утраты документов и т. п.

На заявлении руководитель организации должен указать сумму компенсации (или сделать отметку об отказе в возмещении расходов). После этого сотрудник прилагает заявление к авансовому отчету и передает его в бухгалтерию.*

В организациях госсектора размер возмещения при отсутствии подтверждающих документов определяется:

  • для сотрудников федеральных учреждений, государственных органов и внебюджетных фондов РФ – постановлениями Правительства РФ;
  • для сотрудников учреждений и госорганов субъектов РФ, органов местного самоуправления и муниципальных учреждений – нормативно-правовыми актами соответствующих органов власти.

Об этом сказано в частях 2, 3 статьи 168 Трудового кодекса РФ.

В частности, федеральные учреждения при отсутствии подтверждающих документов возмещают сотруднику расходы в размере минимальной стоимости проезда:

  • железнодорожным транспортом – в плацкартном вагоне пассажирского поезда;
  • водным транспортом – в каюте X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения;
  • автомобильным транспортом – в автобусе общего типа.

Об этом сказано в подпункте «в» пункта 1 постановления Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729.

 

 

Популярные статьи на сайте

Инструкция 157н по учету в 2017 году с изменениями



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль