Возмещению расходов по проезду сотруднику, производившему оплату не своей картой

14548

Вопрос

Сотрудник приобретая билет в отпуск или командировку оплачивает банковской картой не своей, а коллеги или мужа, супруги. Должна ли бухгалтерия принимать электронные билеты к возмещению расходов по проезду сотруднику?

Ответ

Сотрудник, приобретая билеты в отпуск, может оплатить их с чужой банковской карты.

При этом предоставленные сотрудником документы, подтверждающие оплату с чужой банковской карты (с карты коллеги, мужа, жены и т.д.) нужно приложить к отчетным документам.

Топ 10 вопросов по КВР и КОСГУ

Скачайте свежий номер журнала с ответами на вопросы, которые чаще всего задают коллеги. Это бесплатно.

Скачать бесплатно

Сотрудник дополнительно должен представить документы, которые будут подтверждать оплату  билета третьим лицом по поручению и за счет этого работника.

Что касается электронных билетов.

При оформлении электронного авиабилета для подтверждения и возмещения расходов сотрудник должен представить:

– посадочный талон;

– маршрут-квитанцию электронного билета (с одновременным представлением электронного документа (выписки из электронной системы платежа) – в случае оплаты билета с использованием банковской карты).

Вывод: бухгалтерия может принять к возмещению расходы на проезд при приобретении электронных билетов, оплаченных с чужой банковской карты.

1. Статья: Стоимость билета, оплаченного чужой банковской картой, можно учесть в целях налогообложения

Документ

Письмо Минфина России от 1 декабря 2011 г. № 03-03-07/58.

Что изменилось

Даже если работник приобрел авиабилет, расплатившись картой третьего лица, такие расходы можно учесть в целях налогообложения прибыли – пояснили финансисты. *

Комментарий

При этом работник должен представить документы, подтверждающие оплату электронного билета третьим лицом по поручению и за счет этого работника.

Чем подтвердить перелет

Согласно пункту 2 приказа Минтранса России от 8 ноября 2006 г. № 134 «Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации», маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажная квитанция (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок) являются документами строгой отчетности.

Таким образом, если авиабилет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), то оправдательными документами, подтверждающими расходы на приобретение авиабилета, являются:

  1. маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок, в которой указана стоимость перелета;
  2. посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в билете маршруту.

Если билет оплачен чужой картой*

Как отмечено в письме, для того чтобы учесть проездные расходы в целях налогообложения прибыли, человек должен представить документы, которые будут подтверждать оплату электронного билета третьим лицом по поручению и за счет этого работника.*

Журнал «Учет в туристической деятельности», 1 Январь2012

2. Статья: Командировочные расходы оплачены чужой картой

У работника в командировке закончились подотчетные суммы. Он приобрел электронный авиабилет, оплатив его кредитной картой третьего лица. Должно ли учреждение возместить работнику данные расходы и как тогда оформить операцию?

Отвечает
А.С. Кленовский,
советник государственной гражданской службы РФ 1-го класса

Порядок выдачи денег под отчет установлен пунктом 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П. Там нет строгого указания, что деньги под отчет должны выдаваться исключительно перед их тратой.

Так что деньги под отчет можно выдать по возвращении работника из командировки.

В рассматриваемой ситуации имеет место перерасход. Работник может его компенсировать после возвращения из командировки и сдачи авансового отчета, к которому он должен приложить первичные документы, подтверждающие стоимость авиабилета.

По мнению Минфина России, изложенному в письме от 11 октября 2012 г. № 03-03-07/46, такими документами являются:

  • маршрут/квитанция электронного авиабилета, в которой указана стоимость перелета;
  • посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в авиабилете маршруту;
  • документы, подтверждающие оплату работником электронного билета (третьим лицом по поручению и за счет работника).*

Журнал «Учет в бюджетных учреждениях», 4 Апрель2013

3. Письмо ФНС России от 22.06.2011 № ЕД-4-3/9876 «О документальном подтверждении командировочных расходов»

«ОАО АКБ (далее - Банк) просит разъяснить вопрос, возникающий в связи с отнесением затрат по возмещению расходов сотрудника Банка, связанных с направлением в командировку.

В соответствии с пп.12 п.1 ст.264 Налогового кодекса РФ (далее - НК РФ) к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки. По этой статье расходов подлежат возмещению, в частности, проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, наем жилого помещения, а также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами).

Возникают ситуации, когда за сотрудника Банка, находившегося в командировке, услуги (например, проживание в гостинице) оплачиваются банковской картой, принадлежащей иному лицу, не являющемуся сотрудником Банка (далее - Иное лицо). После возвращения из командировки наряду с иными документами, подтверждающими произведенные во время командировки расходы (счетами, слипами, квитанциями и т.д.), сотрудник Банка в качестве подтверждения понесенных им расходов дополнительно предоставляет расписку Иного лица (либо в Банк Иным лицом направлено письмо), с подтверждением того, что сотрудником Банка возмещены Иному лицу соответствующие расходы, произведенные с использованием его банковской карты.*

Согласно ст.252 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные налогоплательщиком. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ.

Учитывая изложенное, прошу вас разъяснить, правомерно ли для целей налогообложения прибыли в составе документов, подтверждающих командировочные расходы сотрудника, принимать указанную выше расписку или письмо в адрес Банка, написанные Иным лицом.

В случае если расписка или письмо в адрес Банка не могут являться надлежащим документальным подтверждением произведенных сотрудником Банка командировочных расходов, прошу вас разъяснить, какие документы в рассматриваемой ситуации будут удовлетворять требованиям ст.252 НК РФ.

Федеральная налоговая служба рассмотрела обращение и сообщает следующее.Возмещение расходов со служебной командировкой регулируется нормами статьи 168 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - ТК РФ).Кроме того, во исполнение статьи 168 ТК РФ издано Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное постановлением Правительства Российской Федерации от 13.10.2008 N 749, согласно пункту 11 которого работникам возмещаются расходы по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации.

Из изложенного следует, что работодатель обязан в установленном порядке возместить произведенные работником затраты, связанные со служебной командировкой.

В целях налогообложения прибыли расходы на командировки работников организации на основании подпункта 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) учитываются в составе прочих расходов.

Указанные расходы должны отвечать критериям пункта 1 статьи 252 Кодекса, а именно: должны быть экономически обоснованны, подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, и произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Документальным подтверждением командировочных расходов в целях налогообложения прибыли будет являться авансовый отчет работника, с приложенными к нему надлежащим образом оформленными оправдательными документами, в частности, авиа- или железнодорожными билетами, счетом из гостиницы и т.д.*

Как следует из вашего обращения, счет за проживание в гостинице сотрудника банка, находящегося в командировке, был оплачен банковской картой, принадлежащей иному лицу, не являющемуся сотрудником банка.*

После возвращения из командировки наряду с иными документами, подтверждающими произведенные во время командировки расходы, сотрудник банка в качестве подтверждения понесенных им расходов дополнительно предоставляет расписку иного лица (либо в Банк иным лицом направлено письмо) с подтверждением того, что сотрудником банка возмещены иному лицу соответствующие расходы, произведенные с использованием его банковской карты.*

Одним из условий возмещения работодателем командированных расходов работнику организации является факт осуществления затрат командированным лицом, в том числе и с использованием банковской карты работника. В этом случае к авансовому отчету нужно приложить оригиналы всех документов, связанных с использованием банковской карты работника, квитанции банкоматов, слипов (квитанция электронного терминала) и др., в которых в обязательном порядке указывается фамилия держателя банковской карты.*

Если оплата услуг командированного работника производится с банковской карты иного лица, и иное лицо подтверждает возврат средств, то оснований считать, что расходы понесены не командированным лицом, не имеется.*

В этой связи полагаем, что в рассматриваемом случае подобные расходы могут быть учтены в целях налогообложения прибыли при соблюдении критериев, установленных пунктом 1 статьи 252 Кодекса».

4. Ответы: Как компенсировать сотруднику, работающему в районах Крайнего Севера, стоимость проезда к месту отдыха и обратно

Чтобы получить компенсацию, сотрудник не позднее чем за две недели до начала отпуска подает руководителю учреждения письменное заявление. В заявлении должно быть указано:

  • фамилия, имя, отчество членов семьи сотрудника, имеющих право на компенсацию расходов;
  • даты рождения несовершеннолетних детей сотрудника;
  • место использования отпуска сотрудника и членов его семьи;
  • вид транспорта, которым предполагается воспользоваться;
  • маршрут следования;
  • примерная стоимость проезда.

К заявлению нужно приложить:

  • копии документов, подтверждающих степень родства (свидетельство о заключении брака, о рождении, об усыновлении и т. п.);
  • справку о совместном проживании;
  • копию трудовой книжки неработающего члена семьи.

Об этом сказано в пункте 11 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 12 июня 2008 г. № 455.

Кроме того, поскольку право на компенсацию у работника возникает один раз в два года, то в ситуации, когда на компенсацию претендует новый работник, устроившийся в организацию в текущем году, дополнительно может понадобиться справка от предыдущего работодателя о том, что в прошлом году работник указанную компенсацию не получал.

Компенсацию сотруднику выплатите не позднее чем за три рабочих дня до его отъезда в отпуск исходя из примерной стоимости проезда.

Для окончательного расчета сотрудник обязан в течение трех рабочих дней после выхода из отпуска представить отчет о произведенных расходах. К отчету прикладываются подлинники проездных и перевозочных документов, подтверждающих расходы сотрудника (членов семьи сотрудника). Например, билеты, багажные квитанции, справки о стоимости проезда, выданные транспортной организацией.

При оформлении электронного авиабилета для подтверждения и возмещения расходов сотрудник должен представить:*

  • посадочный талон;
  • маршрут-квитанцию электронного билета (с одновременным представлением электронного документа (выписки из электронной системы платежа) – в случае оплаты билета с использованием банковской карты).

Кроме того, сотруднику целесообразно представить личное заявление (сделать заявительную надпись на документе). При этом заявление (заявительная надпись) должно содержать уведомление о приобретении маршрут/квитанции электронного билета непосредственно сотрудником, его личную подпись и дату. Например: «Прошу компенсировать расходы, произведенные мною в размере 45 000 руб. А.С. Кондратьев, 06.04.2012».*

Если сотрудник не воспользовался выплаченной ему предварительной компенсацией для проезда к месту использования отпуска и обратно, то полученные деньги он должен вернуть.

Такой порядок установлен пунктом 12 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 12 июня 2008 г. № 455, и письмом Минфина России от 14 декабря 2011 г. № 02-06-10/5584.

Популярные статьи на сайте

Инструкция 157н по учету в 2017 году с изменениями

Читайте в следующих номерах журнала "Зарплата в учреждении"
    Читать


    Ваша персональная подборка

      Школа Главбуха госучреждения

      Школа Главбуха государственного учреждения

      Научитесь работать без ошибок и нареканий!

      Записаться в Школу

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      А еще...






      © 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

      «Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

      Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
      Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ ПИ № ФС-77-62323 от 03.07.2015.

      Политика обработки персональных данных

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      30 000 ответов на вопросы специалистов госсектора

      Чтобы продолжить чтение, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего минуту, а вы получите:

      • Более 6000 статей про учет, отчетность и платные услуги;
      • 500 образцов заполнения форм (в том числе не типовых);
      • 300 записей вебинаров от экспертов и чиновников;
      • 30 000 ответов на вопросы от читателей.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту!
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Это займет всего минуту
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      ×