Обоснование необходимости представительских расходов

523

Вопрос

Уточните пожалуйста ответ на вопрос "Как в бюджетной организации (музыкальная школа) обосновать необходимость представительских расходов? Какие документы для этого нужно оформить? Каков лимит?"   1.Приказ об осуществлении представительских расходов создается на текущий финансовый год? или на каждое мероприятие отдельно?  2.Смета составляется на каждое мероприятие отдельно? 3.Может ли завскладом, который получает деньги из кассы на хоз .н ужды получать  ден. средства на представительские расходы и включать их в общий авансовый отчет или необходимо назначить отдельное материально-ответственное лицо?

Ответ

В соответствии с приведенным материалом подготовку соответствующих документов для представительских расходов можно условно разбить на три последовательных этапа. Это оформление: общих документов, регламентирующих направление средств на представительские расходы; документов, связанных с конкретным мероприятием; документов, подтверждающих фактическое расходование денежных средств. На первом этапе (оформление общих документов, регламентирующих направление средств на представительские расходы) это, подготовка сметы и приказа представительских расходов на отчетный год. На втором этапе, оформляются смета и приказ, связанные с подготовкой конкретного мероприятия. Следовательно, приказ об осуществлении представительских расходов и смету представительских расходов учреждение должно оформлять в целом на год и отдельно по каждому мероприятию. Лицом, ответственным за расходование представительских расходов учреждение вправе назначить любого сотрудника, в том числе заведующего складом. Так как нормативной базой не установлено каких либо ограничений или требований по этому поводу.

 

1. Статья: 1.3. Ошибки при оформлении документов, подтверждающих представительские расходы

Успешное развитие бизнеса невозможно без взаимодействия с представителями других компаний. Организуя встречи или переговоры, компания несет определенные затраты. Это так называемые представительские расходы.*

Как показывает практика проверок, при документальном оформлении бумаг, подтверждающих представительские расходы, компании очень часто допускают ошибки. Дело в том, что для подтверждения факта представительских расходов недостаточно иметь на руках соответствующие первичные документы. Признание таких затрат также во многом зависит от того, как будут составлены внутренние документы компании. Их нужно оформить без ошибок, чтобы у налоговиков не возникло вопросов при проверке.

Здесь существует определенная проблема. Четкого перечня бумаг, которые необходимо оформить, чтобы подтвердить представительские расходы, в Налоговом кодексе нет. Нет такого перечня и в других нормативных документах. Однако время от времени советы по этому вопросу дают представители фискальных органов. Вот какую рекомендацию дали московские налоговики (письмо УФНС России по г. Москве от 6 октября 2006 г. № 20-12/89121.2). По мнению чиновников, «…документами, служащими для подтверждения представительских расходов, могут являться:

1) приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели;

2) смета представительских расходов;

3) первичные документы, подтверждающие стоимость использованных товаров для представительских мероприятий, услуг сторонних организаций, например организаций общественного питания, и т. п.;

4) акт об осуществлении представительских расходов, подписанный руководителем организации, с указанием сумм фактически произведенных представительских расходов;

5) отчет о представительских расходах (составляется конкретно по проведенным представительским мероприятиям), в котором указываются:

– цель представительских мероприятий и результаты их проведения;

– дата и место проведения;

– программа мероприятий;

– состав приглашенной делегации;

– участники принимающей стороны;

– величина расходов на представительские цели».

Чтобы избежать претензий при налоговой проверке, рекомендацию налоговиков лучше принять к сведению и соответствующие документы оформить. Другое дело, что оформлять бумаги, подтверждающие представительские расходы, нужно в определенной последовательности.

Подготовку соответствующих документов можно условно разбить на три последовательных этапа. Это оформление:

– общих документов, регламентирующих направление средств на представительские расходы;

– документов, связанных с конкретным мероприятием;

– документов, подтверждающих фактическое расходование денежных средств.

Главный документ, оформляемый на первом этапе, – это, как правило, смета представительских расходов на отчетный год.* Она утверждается протоколом общего собрания учредителей (акционеров) (ст. 33 Федерального закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», ст. 48 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»).

На основании этой сметы руководитель компании издает внутренние организационно-распорядительные документы. Это, как правило, приказ, регламентирующий:

– перечень лиц, имеющих право получать средства под отчет на представительские расходы;

– порядок выдачи подотчетных сумм на такие расходы;

– порядок документального оформления и списания подотчетных сумм по представительским расходам.

Кроме того, соответствующие положения об учете представительских расходов могут быть закреплены и в учетной политике компании.

Отдельным приказом могут быть утверждены и нормы для различных видов представительских расходов (в соответствии со сметой, принятой учредителями). Примерный образец такого приказа мы привели ниже.*

Обратите внимание: бумаги, подтверждающие факт представительских расходов, являются первичными документами. А раз так, при их оформлении должны соблюдаться все требования, предъявляемые к оформлению первичных документов (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Иными словами, они должны содержать все обязательные реквизиты первичного документа, а именно:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

На втором этапе оформляют документы, связанные с подготовкой конкретного мероприятия. Как правило, это опять же приказ руководителя компании:

– о назначении ответственного за проведение официальной встречи (переговоров);

– о направлении приглашений на встречу.

Этот документ обязательно должен содержать цель прибытия представителей сторонней организации. Например, проведение переговоров в рамках уже заключенного контракта либо установление новых деловых связей.

Образец такого приказа – ниже.*

Также необходимо составить программу встречи с указанием даты, места, сроков проведения и количества приглашенных лиц и участников со стороны организации и со стороны приглашенных. Кроме этих документов, в бухгалтерию должна быть представлена утвержденная руководителем смета представительских расходов для проведения данного мероприятия. Она составляется на основании применяемых в организации норм расходования средств на представительские траты. После утверждения такой сметы подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру выдаются деньги под отчет, а в случае необходимости – оплачиваются соответствующие счета по безналичному расчету.

Третий, и последний, этап предусматривает оформление документов лицом, ответственным за проведение деловой встречи. Прежде всего это отчет о проведенном мероприятии. К нему следует приложить и отчет ответственного лица о потраченных суммах с приложением к нему всех оправдательных документов.

БИБЛИОТЕКА ЖУРНАЛА «ГЛАВБУХ». ТИПИЧНЫЕ ОШИБКИ ПРИ РАСЧЕТЕ НАЛОГА НА ПРИБЫЛЬ: КАК ИЗБЕЖАТЬ ИЛИ ИСПРАВИТЬ

2. Рекомендация: Кому и сколько можно выдать денег под отчет

Кому можно выдать деньги под отчет

Организация обязана организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни (ч. 1 ст. 19 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Порядок контроля за хозяйственными операциями, в том числе за выдачей денег подотчетным лицам, определяет руководитель организации. Поэтому именно он обычно ограничивает список сотрудников, имеющих право получать деньги под отчет. Для этого руководитель может издать приказ.*

Главбух советует: не делайте список сотрудников, имеющих право получать деньги под отчет, частью приказа об учетной политике.

Если список подотчетников утвердить отдельным документом, то его можно будет изменить в любое время. Вносить изменения в учетную политику можно только в строго ограниченных случаях (ч. 6 ст. 8 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

12.65397 (6,7,8,9)

Ситуация: нужно ли заключить с сотрудником, которому выданы деньги под отчет, договор о полной материальной ответственности*

Нет, не нужно.

Выдача денег под отчет не является основанием для заключения с сотрудником договора о материальной ответственности. Список сотрудников, с которыми должен быть заключен этот договор, приведен в приложении 1к постановлению Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85.

Кроме того, наличие или отсутствие договора о материальной ответственности при выдаче денег под отчет ни на что не влияет. В случае невозврата подотчетных сумм взыскать их с сотрудника можно и без такого договора. Объясняется это тем, что выданные суммы – аванс. А организация вправе удержать из заработка сотрудника невозвращенный аванс, выданный ему на служебные цели (ст. 137 ТК РФ).*

 

 

Популярные статьи на сайте

Инструкция 157н по учету в 2017 году с изменениями



Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...






© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль