8 (800) 511 98 66 Звонок бесплатный! Подпишитесь со скидкой! Активировать гостевой доступ к журналу
Учет в учреждении

Как принять не израсходованную сотрудником часть суммы, выданной под отчет

Из этой рекомендации вы узнаете, какими способами сотрудник может вернуть неизрасходованные средства и когда он должен это сделать.

Срок возврата

Сотрудник должен отчитаться по суммам, полученным под отчет, не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который эти суммы выданы. Для этого ему необходимо предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами ( п. 6.3 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У). С какой даты отсчитывать этот срок, зависит от того, на какие цели сотруднику были выданы подотчетные деньги.

Если сотрудник получил деньги под отчет на хозяйственные нужды, то отчитаться за них он должен в течение трех дней со дня окончания срока, на который они ему были выданы ( п. 6.3 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У).

Если деньги выданы под отчет на командировочные расходы, то отчитаться за них сотрудник должен в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки ( п. 26 положения, утв. постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749).

Проверка авансового отчета, его утверждение руководителем и окончательный расчет по нему осуществляются в срок, установленный руководителем ( п. 6.3 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У). То есть вернуть неизрасходованные суммы сотрудник должен в срок, который установлен руководителем.

В день их получения.

Сотрудник должен отчитаться по суммам, полученным под отчет, не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который эти суммы выданы ( п. 6.3 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У). Вопрос о том, как отчитаться по подотчетным суммам, если срок возврата не установлен, в Указании ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У не прописан. По мнению налогового ведомства, в такой ситуации сотрудник должен отчитаться по подотчетным деньгам в тот же день, в который их получил ( письмо ФНС от 24.01.2005 № 04-1-02/704).

Совет:  в связи с неоднозначностью вопроса организации лучше установить срок, на который выдаются подотчетные суммы на хозяйственные нужды. Это поможет избежать возможных разногласий с контролирующими ведомствами.

Со дня, когда сотрудник фактически вернулся на место постоянной работы.

Срок для отчета сотрудника о командировочных расходах – три рабочих дня со дня его возвращения из командировки ( п. 26 положения, утв. постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749). Поэтому независимо от того, какая дата указана в приказе руководителя о направлении сотрудника в командировку, отсчет нужно вести с момента, когда сотрудник фактически вернулся на место работы ( абз. 2 п. 4 положения, утв. постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749). При поездках внутри страны этот день определяется на основании проездных или иных документов ( п. 7 положения, утв. постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749). При командировке за рубеж – по отметке в загранпаспорте ( абз. 2 п. 18 положения, утв. постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749).

Отразите в составе безнадежной дебиторской задолженности.

После смерти сотрудника деньги, которые выдали ему под отчет, вернуть нельзя. Даже если осталась начисленная, но не выплаченная зарплата. Требовать возврата подотчета нельзя с любых средств, которые должны получить близкие родственники ( п. 1 ст. 418, 1112 ГК). Отчет по подотчетным суммам предоставляет лично работник. Сделать это за него наследники не могут. Долг сотрудника переводите в состав безнадежной дебиторской задолженности. Спишите задолженность на дату смерти сотрудника. Основание для списания – приказ, акт инвентаризации и документы, подтверждающие смерть должника. Аналогичная позиция отражена в письме Минфина от 24.02.2009 № 03-02-07/1-87.

Способы возврата неизрасходованных денег

Бухучет

Чек ККТ

Налоги

Рекомендации по теме

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

Портал содержит эксклюзивные авторские статьи и образцы отчетных форм с примерами заполнения. Мы следим за качеством наших материалов. Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Это займет всего минуту
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.