8 (800) 511 98 66 Звонок бесплатный! Подпишитесь со скидкой! Активировать гостевой доступ к журналу
Учет в учреждении

Как возместить сотруднику перерасход денег, выданных под отчет

Бывают ситуации, когда сотрудник расходует денег больше, чем получил авансом. В этом случае образуется перерасход. После утверждения руководителем авансового отчета перерасход признают денежным обязательством, принятым перед подотчетником. Учреждение должно его возместить ( ст. 22 ТК, п. 216 Инструкции к Единому плану счетов № 157н, Методические указания, утв. приказом Минфина от 30.03.2015 № 52н, п. 6–6.3 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У).

Условия возмещения перерасхода

Когда принимаете авансовый отчет сотрудника, проверьте:

Если одно из указанных условий не выполняется, то не принимайте к бухучету расходы подотчетника. А в случае перерасхода деньги сотруднику вы вправе не возмещать. Таковы требования пункта 216 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Допустим, сотрудник потратил больше, чем предусмотрено внутренними документами учреждения. Теперь руководитель отказывается возмещать перерасход. Как оформить и отразить в учете такую операцию?

На лицевой стороне авансового отчета в графе «УТВЕРЖДАЮ отчет в сумме…» укажите сумму командировочных расходов, которую утвердил руководитель к оплате. Столько же впишите в графу «Сумма расхода, принятая к учету…» на оборотной стороне бланка. Эта сумма не должна быть меньше норм, которые установлены внутренними документами учреждения. Перерасход по авансу на командировочные расходы, который превышает эти нормы, учреждение возмещать сотруднику не обязано. Подтверждать это дополнительными документами не надо.

Работодатель обязан компенсировать сотруднику расходы на командировку в пределах норм, которые установлены коллективным договором или локальным нормативным актом учреждения, например положением о командировках. Необходимое условие – эти расходы должны быть обоснованны и документально подтверждены. Такое правило установлено статьей 168 ТК.

Во внутренних документах можно установить разный порядок возмещения расходов в зависимости от ситуации. Например, нормы командировочных расходов могут зависеть от должности сотрудника, стажа, квалификации или отдела, где он работает ( п. 3 письма Минтруда от 14.02.2013 № 14-2-291). Компенсировать сотрудникам расходы сверх этих норм ТК не запрещает. Но окончательное решение о сумме возмещения принимает работодатель.

Предположим, сотруднику забронировали гостиницу на время командировки на сумму в пределах норм. Но он заселился в номер, который стоит дороже. Если руководитель учреждения отказался утверждать сверхнормативный перерасход по авансу на командировку, то у сотрудника нет оснований требовать компенсацию.

Сумму перерасхода по командировочным расходам, которую руководитель не утвердил к возмещению, никак не отражайте ни в бухучете, ни при расчете налогов. Задолженности по расчетам с подотчетным лицом на эту сумму у учреждения не будет.

Компенсация перерасхода из кассы

Компенсация перерасхода на зарплатную карту

НДФЛ и страховые взносы

Общий режим, ЕНВД, УСН

– нет оправдательных документов

Рекомендации по теме

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

Портал содержит эксклюзивные авторские статьи и образцы отчетных форм с примерами заполнения. Мы следим за качеством наших материалов. Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Это займет всего минуту
Зарегистрироваться
×
Чтобы смотреть видео, зарегистрируйтесь

Портал содержит эксклюзивные авторские статьи и обзоры на тему учета в госучреждениях с примерами заполнения форм. Мы следим за качеством наших материалов. Чтобы посмотреть видео, зарегистрируйтесь

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Это займет всего минуту
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.