8 (800) 511 98 66 Звонок бесплатный! Подпишитесь со скидкой! Активировать гостевой доступ к журналу
Учет в учреждении

Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении приобретение ГСМ за наличные

На автозаправочных станциях (АЗС) учреждение покупает топливо ( ГСМ) одним из способов:

В рекомендации рассмотрим покупку за наличные.

Непосредственные покупатели ГСМ на заправках обычно сотрудники учреждения – водители. Чтобы сотрудник смог купить ГСМ за наличный расчет, выдайте ему деньги под отчет по расходному кассовому ордеру ( форма КО-2).

Бухучет: приобретение ГСМ

Деньги на покупку ГСМ выдавайте по одному из элементов вида расходов:

В бухучете расходы на покупку ГСМ проведите по статье КОСГУ 340 «Увеличение стоимости материальных запасов». Отражать их нужно на счете, который увязан с этим кодом: 208.34.

Важно: если сотрудник едет в командировку на личном транспорте, аванс на ГСМ отражайте по одному из КВР группы 100 и подстатье КОСГУ 212. Но только если такой порядок закрепили в локальных актах. Подробнее

Такой порядок по КВР и КОСГУ следует из разделов III и V указаний, утвержденных приказом Минфина от 01.07.2013 № 65н.

В течение трех рабочих дней со дня окончания срока, на который были выданы подотчетные суммы, сотрудник обязан отчитаться о расходах ( п. 6.3 Указаний ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У). Для этого он сдает в бухгалтерию авансовый отчет ( ф. 0504505).

К авансовому отчету сотрудник должен приложить кассовые чеки с указанием количества, марок и стоимости ГСМ, даты покупок и т. п. На основании чеков заправки примите ГСМ к учету на счет 105.03 «Горюче-смазочные материалы». Если по итогам месяца поставщик представил сводный документ, например товарную накладную, то повторно ГСМ к учету не принимайте. Используйте документ для сверки количества ГСМ, которое отпустил поставщик. Детальный порядок документооборота при покупке ГСМ за наличные пропишите в учетной политике.

Такие правила по учету ГСМ по чекам заправки следуют из пункта 118 Инструкции к Единому плану счетов № 157н, пункта 22 СГС «Концептуальные основы бухучета и отчетности» и разъясняются в письме Минфина от 29.08.2018 № 02-06-05/61767.

Подробнее о документальном оформлении имущества, приобретенного через подотчетных лиц, здесь.

Топливо принимайте к учету по фактической стоимости с учетом НДС. Если материалы используете в деятельности, облагаемой НДС, сумму входного налога в их стоимость не включайте. Учтите ее отдельно на счете 210.12 «Расчеты по НДС по приобретенным материальным ценностям, работам, услугам». Об этом сказано в пунктах 23, 100, 224 Инструкции к Единому плану счетов № 157н. Подробнее – Как отразить НДС в бухучете.

В случае когда налог нельзя принять к вычету или включить в стоимость ГСМ, входной НДС списывайте со счета 210.12 на расходы.

Порядок, как отразить в бухучете покупку ГСМ через подотчетное лицо, зависит от типа учреждения.

В учете казенных учреждений: 

Выдачу наличных денег отразите проводкой:

Дебет КРБ.1.208.34.560 Кредит КИФ.1.201.34.610
– выданы под отчет деньги для покупки ГСМ;

Увеличение забалансового счета 18 (КВР 244, КОСГУ 340)
– отражено выбытие средств из кассы учреждения.

Поступление ГСМ, приобретенных за наличный расчет, отразите проводкой:

Дебет КРБ.1.105.33.340 Кредит КРБ.1.208.34.660
– оприходованы ГСМ (на основании авансового отчета).

Такой порядок установлен пунктами 23, 49, 84 Инструкции № 162н, Инструкцией к Единому плану счетов № 157н (счета 105.00, 201.34, 208.00, забалансовый счет 18).

Водитель казенного учреждения «Альфа» А.С. Кондратьев 13 июля получил из кассы аванс на приобретение ГСМ в сумме 2500 руб. 15 июля Кондратьев представил в бухгалтерию утвержденный авансовый отчет. К отчету сотрудник приложил кассовые чеки АЗС, из которых следует, что сотрудник приобрел 110 литров бензина марки АИ-92 на общую сумму 2200 руб.

Выдачу аванса и расходы Кондратьева на приобретение бензина бухгалтер отразил так:

13 июля:

Дебет КРБ.1.208.34.560 Кредит КИФ.1.201.34.610
– 2500 руб. – выдан аванс на приобретение бензина;

Увеличение забалансового счета 18 (КВР 244, КОСГУ 340)
– 2500 руб. – отражено выбытие средств из кассы учреждения.

15 июля:

Дебет КРБ.1.105.33.340 Кредит КРБ.1.208.34.660
– 2200 руб. – оприходован бензин, приобретенный за наличный расчет;

Дебет КИФ.1.201.34.510 Кредит КРБ.1.208.34.660
– 300 руб. (2500 руб. – 2200 руб.) – возвращен остаток подотчетной суммы;

Уменьшение забалансового счета 18 (КВР 244, КОСГУ 340)
– 300 руб. – отражен возврат выданных средств в кассу учреждения.

В учетной политике учреждения установлено, что путевые листы представляют в бухгалтерию ежемесячно. 31 июля водитель представил в бухгалтерию путевые листы, подтверждающие использование топлива за июль. Приказом руководителя утверждены базовая норма расхода топлива и поправочные коэффициенты (в соответствии с нормами из распоряжения Минтранса от 14.03.2008 № АМ-23-р):

Учетной политикой учреждения предусмотрено списание материальных запасов методом средней фактической стоимости.

По данным путевых листов, представленных за месяц, бухгалтер рассчитал:

В конце июля бухгалтер «Альфы» рассчитал среднюю стоимость 1 литра топлива. Исходя из расчета средняя стоимость 1 литра бензина оказалась равной его покупной стоимости. Списание бензина в учете бухгалтер «Альфы» отразил так:

Дебет КРБ.1.401.20.272 Кредит КРБ.1.105.33.440
– 1980 руб. ((83 л + 16 л) × (2200 руб. : 110 л)) – списан израсходованный бензин;

Дебет КДБ.1.401.10.172 Кредит КРБ.1.105.33.440
– 220 руб. ((110 л – 99 л) × (2200 руб. : 110 л)) – списан перерасход (недостача) бензина сверх установленных норм;

Дебет КДБ.1.209.74.560 Кредит КДБ.1.401.10.172
– 220 руб. – отражена сумма выявленной недостачи по текущей восстановительной стоимости.

По результатам выяснения причин перерасхода Кондратьев признан виновным в недостаче. В этот же день он внес сумму недостачи в кассу:

Дебет КИФ.1.201.34.510 Кредит КДБ.1.209.74.660
– 220 руб. – внесена в кассу сумма недостачи .

Одновременно с операциями по счету 201.34 «Касса» бухгалтер оформил записи по забалансу.

В учете бюджетных учреждений: 

Выдачу наличных денег для приобретения ГСМ отразите проводкой:

Дебет 0.208.34.560 Кредит 0.201.34.610
– выданы под отчет денежные средства для покупки ГСМ;

Увеличение забалансового счета 18 (КВР 244, КОСГУ 340)
– отражено выбытие средств из кассы учреждения.

Поступление ГСМ, приобретенных за наличный расчет, отразите проводкой:

Дебет 0.105.33.340 (0.105.23.340) Кредит 0.208.34.660
– оприходованы ГСМ (на основании авансового отчета).

Такой порядок установлен пунктами 34, 85, 105–106 Инструкции № 174н, Инструкцией к Единому плану счетов № 157н (счета 105.00, 201.34, 208.00, забалансовый счет 18).

Водитель бюджетного учреждения «Альфа» А.С. Кондратьев 13 июля получил из кассы аванс на приобретение ГСМ в сумме 2500 руб. за счет деятельности, приносящей доход. 15 июля Кондратьев представил в бухгалтерию утвержденный авансовый отчет. К отчету сотрудник приложил кассовые чеки АЗС, из которых следует, что сотрудник приобрел 110 литров бензина марки АИ-92 на общую сумму 2200 руб.

Выдачу аванса и расходы Кондратьева на приобретение бензина бухгалтер отразил так:

13 июля:

Дебет 2.208.34.560 Кредит 2.201.34.610
– 2500 руб. – выдан аванс на командировочные расходы (приобретение бензина);

Увеличение забалансового счета 18 (КВР 244, КОСГУ 340)
– 2500 руб. – отражено выбытие средств из кассы учреждения.

15 июля:

Дебет 2.105.33.340 Кредит 2.208.34.660
– 2200 руб. – оприходован бензин, приобретенный за наличный расчет;

Дебет 2.201.34.510 Кредит 2.208.34.660
– 300 руб. (2500 руб. – 2200 руб.) – возвращен остаток подотчетной суммы;

Уменьшение забалансового счета 18 (КВР 244, КОСГУ 340)
– 300 руб. – отражен возврат выданных средств в кассу учреждения.

В учетной политике учреждения установлено, что путевые листы представляют в бухгалтерию ежемесячно. 31 июля водитель представил в бухгалтерию путевые листы, подтверждающие использование топлива за июль. Приказом руководителя утверждены базовая норма расхода топлива и поправочные коэффициенты (в соответствии с нормами, приведенными в распоряжении Минтранса от 14.03.2008 № АМ-23-р):

Учетной политикой учреждения предусмотрено списание материальных запасов методом средней фактической стоимости.

По данным путевого листа бухгалтер рассчитал:

В конце июля бухгалтер «Альфы» рассчитал среднюю стоимость одного литра топлива. Исходя из расчета, средняя стоимость одного литра бензина оказалась равной его покупной стоимости. Списание бензина в учете бухгалтер «Альфы» отразил так:

Дебет 2.109.80.272 Кредит 2.105.33.440
– 1980 руб. ((83 л + 16 л) × (2200 руб. : 110 л)) – списан израсходованный бензин;

Дебет 2.401.10.172 Кредит 2.105.33.440
– 220 руб. ((110 л – 99 л) × (2200 руб. : 110 л)) – списан перерасход (недостача) бензина сверх установленных норм;

Дебет 2.209.74.560 Кредит 2.401.10.172
– 220 руб. – отражена сумма выявленной недостачи по текущей восстановительной стоимости.

По результатам выяснения причин перерасхода Кондратьев признан виновным в недостаче. В этот же день он внес сумму недостачи в кассу:

Дебет 2.201.34.510 Кредит 2.209.74.660
– 220 руб. – внесена в кассу сумма недостачи;

Увеличение забалансового счета 17 (код аналитики 440, КОСГУ 440)
– 220 руб. – отражено поступление средств в кассу учреждения.

В налоговом учете бухгалтер учел в составе внереализационных доходов 220 руб., в составе прочих расходов – 1980 руб., в составе внереализационных расходов – 220 руб.

В учете автономных учреждений: 

Выдачу наличных денег отразите проводкой:

Дебет 0.208.34.000 Кредит 0.201.34.000
– выданы под отчет денежные средства для покупки ГСМ;

Увеличение забалансового счета 18 (КВР 244, КОСГУ 340)
– отражено выбытие средств из кассы учреждения.

Поступление ГСМ, приобретенных за наличный расчет, отразите проводкой:

Дебет 0.105.33.000 (0.105.23.000) Кредит 0.208.34.000
– оприходованы ГСМ (на основании авансового отчета).

Такой порядок установлен пунктами 34, 88, 108–109 Инструкции № 183н, Инструкцией к Единому плану счетов № 157н (счета 105.00, 201.34, 208.00, забалансовый счет 18).

Водитель автономного учреждения «Альфа» А.С. Кондратьев 13 июля получил из кассы аванс на приобретение ГСМ в сумме 2500 руб. за счет деятельности, приносящей доход. 15 июля Кондратьев представил в бухгалтерию утвержденный авансовый отчет. К отчету сотрудник приложил кассовые чеки АЗС, из которых следует, что сотрудник приобрел 110 литров бензина марки АИ-92 на общую сумму 2200 руб.

Выдачу аванса и расходы Кондратьева на приобретение бензина бухгалтер отразил так:

13 июля:

Дебет 2.208.34.000 Кредит 2.201.34.000
– 2500 руб. – выдан аванс на командировочные расходы (приобретение бензина);

Увеличение забалансового счета 18 (КВР 244, КОСГУ 340)
– 2500 руб. – отражено выбытие средств из кассы учреждения.

15 июля:

Дебет 2.105.33.000 Кредит 2.208.34.000
– 2200 руб. – оприходован бензин, приобретенный за наличный расчет;

Дебет 2.201.34.000 Кредит 2.208.34.000
– 300 руб. (2500 руб. – 2200 руб.) – возвращен остаток подотчетной суммы;

Уменьшение забалансового счета 18 (КВР 244, КОСГУ 340)
– 300 руб. – отражен возврат выданных средств в кассу учреждения.

В учетной политике учреждения установлено, что путевые листы представляют в бухгалтерию ежемесячно. 31 июля водитель представил в бухгалтерию путевые листы, подтверждающие использование топлива за июль. Приказом руководителя утверждены базовая норма расхода топлива и поправочные коэффициенты (в соответствии с нормами, приведенными в распоряжении Минтранса от 14.03.2008 № АМ-23-р):

Учетной политикой учреждения предусмотрено списание материальных запасов методом средней фактической стоимости.

По данным путевого листа бухгалтер рассчитал:

В конце июля бухгалтер «Альфы» рассчитал среднюю стоимость одного литра топлива. Исходя из расчета, средняя стоимость одного литра бензина оказалась равной его покупной стоимости. Списание бензина в учете бухгалтер «Альфы» отразил так:

Дебет 2.109.80.272 Кредит 2.105.33.000
– 1980 руб. ((83 л + 16 л) × (2200 руб. : 110 л)) – списан израсходованный бензин;

Дебет 2.401.10.172 Кредит 2.105.33.000
– 220 руб. ((110 л – 99 л) × (2200 руб. : 110 л)) – списан перерасход (недостача) бензина сверх установленных норм;

Дебет 2.209.74.000 Кредит 2.401.10.172
– 220 руб. – отражена сумма выявленной недостачи по текущей восстановительной стоимости.

По результатам выяснения причин перерасхода Кондратьев признан виновным в недостаче. В этот же день он внес сумму недостачи в кассу:

Дебет 2.201.34.000 Кредит 2.209.74.000
– 220 руб. – внесена в кассу сумма недостачи;

Увеличение забалансового счета 17 (код аналитики 440)
– 220 руб. – отражено поступление средств в кассу учреждения.

В налоговом учете бухгалтер учел в составе внереализационных доходов 220 руб., в составе прочих расходов – 1980 руб., в составе внереализационных расходов – 220 руб.

В бухучете приобретенные ГСМ принимайте к учету по фактической стоимости ( п. 100 Инструкции к Единому плану счетов № 157н). Если ГСМ куплены за иностранную валюту, их стоимость нужно перевести в рубли по официальному курсу Банка России на дату принятия к учету ( п. 30 Инструкции к Единому плану счетов № 157н). Этой датой является день утверждения авансового отчета подотчетника. Это следует из пункта 216 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Документальное оформление

– путевой лист

Путевой лист

Данные приборов учета

Как списать ГСМ

Бухучет: списание ГСМ

Налог на прибыль

НДС

ЕНВД

Общий режим и ЕНВД

Автономное учреждение на УСН

Рекомендации по теме

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

Портал содержит эксклюзивные авторские статьи и образцы отчетных форм с примерами заполнения. Мы следим за качеством наших материалов. Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Это займет всего минуту
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.