8 (800) 511 98 66 Звонок бесплатный! Подпишитесь со скидкой! Активировать гостевой доступ к журналу
Учет в учреждении

Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении приобретение ГСМ за наличные

На автозаправочных станциях (АЗС) учреждение может приобрести топливо ( ГСМ):

В этой рекомендации мы рассмотрим приобретение ГСМ за наличные.

Непосредственными покупателями ГСМ на АЗС обычно являются сотрудники учреждения (водители). Чтобы сотрудник мог приобрести ГСМ за наличный расчет, он должен располагать необходимой денежной суммой. Эту сумму учреждение выдает ему под отчет по расходному кассовому ордеру ( форма № КО-2).

Бухучет: приобретение ГСМ

В течение трех рабочих дней со дня окончания срока, на который были выданы подотчетные суммы, сотрудник обязан отчитаться о расходах ( п. 6.3 указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). Для этого он должен сдать в бухгалтерию авансовый отчет ( ф. 0504505). К авансовому отчету сотрудник должен приложить кассовые чеки с указанием количества, марок и стоимости ГСМ, даты покупок и т. п. Подробнее о документальном оформлении имущества, приобретенного через подотчетных лиц, см.  здесь.

В бухучете приобретенные ГСМ отражайте на счете 0.105.03.000 «Горюче-смазочные материалы» ( п. 118 Инструкции к Единому плану счетов № 157н). Топливо учитывайте по фактической стоимости с учетом НДС.

Если входной налог можно принять к вычету, его сумму в стоимость ГСМ не включайте. Учтите ее отдельно на счете 0.210.12.000 «Расчеты по НДС по приобретенным материальным ценностям, работам, услугам». Об этом сказано в пунктах 23, 100, 224 Инструкции к Единому плану счетов № 157н. О том, как учесть НДС при налогообложении, см. Как отразить при налогообложении приобретение ГСМ за наличные.

Порядок отражения в бухучете операций, связанных с приобретением ГСМ через подотчетное лицо, зависит от типа учреждения.

В учете казенных учреждений: 

Выдачу наличных денег отразите проводкой:

Дебет КРБ.1.208.34.560 Кредит КИФ.1.201.34.610
– выданы под отчет деньги для покупки ГСМ;

Увеличение забалансового счета 18 (по коду КОСГУ 340)
– отражено выбытие средств из кассы учреждения.

Поступление ГСМ, приобретенных за наличный расчет, отразите проводкой:

Дебет КРБ.1.105.33.340 Кредит КРБ.1.208.34.660
– оприходованы ГСМ (на основании авансового отчета).

Такой порядок установлен пунктами 23, 49, 84 Инструкции № 162н, Инструкцией к Единому плану счетов № 157н (счета 105.00, 201.34, 208.00, забалансовый счет 18).

Экономист казенного учреждения «Альфа» А.С. Кондратьев на служебном автомобиле ГАЗ-3110 выехал в командировку в г. Владимир. 13 июля сотрудник получил из кассы аванс на командировочные расходы в сумме 2500 руб. 15 июля Кондратьев вернулся из командировки и представил в бухгалтерию утвержденный авансовый отчет.

В числе прочих документов к авансовому отчету приложены кассовые чеки АЗС, из которых следует, что сотрудник приобрел 110 литров бензина марки АИ-92 на общую сумму 2200 руб.

Согласно учетной политике учреждения путевые листы представляются в бухгалтерию ежемесячно. 31 июля водитель представил в бухгалтерию путевые листы, подтверждающие использование топлива за июль. По данным путевого листа:

Приказом руководителя утверждены базовая норма расхода топлива и поправочные коэффициенты (в соответствии с нормами, приведенными в распоряжении Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р):

Учетной политикой учреждения предусмотрено списание материальных запасов методом средней фактической стоимости.

По данным путевого листа бухгалтер рассчитал:

Расходы Кондратьева на приобретение бензина бухгалтер «Альфы» отразил в учете следующими проводками.

13 июля:

Дебет КРБ.1.208.34.560 Кредит КИФ.1.201.34.610
– 2500 руб. – выдан аванс на командировочные расходы (приобретение бензина).

15 июля:

Дебет КРБ.1.105.33.340 Кредит КРБ.1.208.34.660
– 2200 руб. – оприходован бензин, приобретенный за наличный расчет;

Дебет КИФ.1.201.34.510 Кредит КРБ.1.208.34.660
– 300 руб. (2500 руб. – 2200 руб.) – возвращен остаток подотчетной суммы.

В конце месяца (июля) бухгалтер «Альфы» рассчитал среднюю стоимость 1 литра топлива. Исходя из расчета средняя стоимость 1 литра бензина оказалась равной его покупной стоимости. Списание бензина в учете бухгалтер «Альфы» отразил так:

Дебет КРБ.1.401.20.272 Кредит КРБ.1.105.33.440
– 1980 руб. ((83 л + 16 л) × (2200 руб. : 110 л)) – списан израсходованный бензин;

Дебет КДБ.1.401.10.172 Кредит КРБ.1.105.33.440
– 220 руб. ((110 л – 99 л) × (2200 руб. : 110 л)) – списан перерасход (недостача) бензина сверх установленных норм;

Дебет КДБ.1.209.74.560 Кредит КДБ.1.401.10.172
– 220 руб. – отражена сумма выявленной недостачи по текущей восстановительной стоимости.

По результатам выяснения причин перерасхода Кондратьев признан виновным в недостаче. В этот же день он внес сумму недостачи в кассу:

Дебет КИФ.1.201.34.510 Кредит КДБ.1.209.74.660
– 220 руб. – внесена в кассу сумма недостачи .

Одновременно с операциями по счету 1.201.34.000 «Касса» бухгалтер оформил записи по забалансу.

В учете бюджетных учреждений: 

Выдачу наличных денег для приобретения ГСМ отразите проводкой:

Дебет 0.208.34.560 Кредит 0.201.34.610
– выданы под отчет денежные средства для покупки ГСМ;

Увеличение забалансового счета 18 (по коду КОСГУ 340)
– отражено выбытие средств из кассы учреждения.

Поступление ГСМ, приобретенных за наличный расчет, отразите проводкой:

Дебет 0.105.33.340 (0.105.23.340) Кредит 0.208.34.660
– оприходованы ГСМ (на основании авансового отчета).

Такой порядок установлен пунктами 34, 85, 105–106 Инструкции № 174н, Инструкцией к Единому плану счетов № 157н (счета 105.00, 201.34, 208.00, забалансовый счет 18).

Экономист бюджетного учреждения «Альфа» А.С. Кондратьев на служебном автомобиле ГАЗ-3110 выехал в командировку в г. Владимир. 13 июля сотрудник получил из кассы аванс на командировочные расходы за счет средств от деятельности, приносящей доход, в сумме 2500 руб. 15 июля Кондратьев вернулся из командировки и представил в бухгалтерию утвержденный авансовый отчет.

В числе прочих документов к авансовому отчету приложены кассовые чеки АЗС, из которых следует, что сотрудник приобрел 110 литров бензина марки АИ-92 на общую сумму 2200 руб. В чеке цена бензина указана с учетом НДС, однако конкретная сумма налога не выделена.

Согласно учетной политике учреждения путевые листы представляются в бухгалтерию ежемесячно. 31 июля водитель представил в бухгалтерию путевые листы, подтверждающие использование топлива за июль. По данным путевого листа:

Приказом руководителя утверждены базовая норма расхода топлива и поправочные коэффициенты (в соответствии с нормами, приведенными в распоряжении Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р):

Учетной политикой учреждения предусмотрено списание материальных запасов методом средней фактической стоимости.

По данным путевого листа бухгалтер рассчитал:

Расходы Кондратьева на приобретение бензина бухгалтер «Альфы» отразил в учете следующими проводками.

13 июля:

Дебет 2.208.34.560 Кредит 2.201.34.610
– 2500 руб. – выдан аванс на командировочные расходы (приобретение бензина);

Увеличение забалансового счета 18 (по коду КОСГУ 340)
– отражено выбытие средств из кассы учреждения.

15 июля:

Дебет 2.105.33.340 Кредит 2.208.34.660
– 2200 руб. – оприходован бензин, приобретенный за наличный расчет;

Дебет 2.201.34.510 Кредит 2.208.34.660
– 300 руб. (2500 руб. – 2200 руб.) – возвращен остаток подотчетной суммы;

Уменьшение забалансового счета 18 (по коду КОСГУ 340)
– отражен возврат выданных средств в кассу учреждения.

В конце месяца (июля) бухгалтер «Альфы» рассчитал среднюю стоимость одного литра топлива. Исходя из расчета, средняя стоимость одного литра бензина оказалась равной его покупной стоимости. Списание бензина в учете бухгалтер «Альфы» отразил так:

Дебет 2.109.80.272 Кредит 2.105.33.440
– 1980 руб. ((83 л + 16 л) × (2200 руб. : 110 л)) – списан израсходованный бензин;

Дебет 2.401.10.172 Кредит 2.105.33.440
– 220 руб. ((110 л – 99 л) × (2200 руб. : 110 л)) – списан перерасход (недостача) бензина сверх установленных норм;

Дебет 2.209.74.560 Кредит 2.401.10.172
– 220 руб. – отражена сумма выявленной недостачи по текущей восстановительной стоимости.

По результатам выяснения причин перерасхода Кондратьев признан виновным в недостаче. В этот же день он внес сумму недостачи в кассу:

Дебет 2.201.34.510 Кредит 2.209.74.660
– 220 руб. – внесена в кассу сумма недостачи;

Увеличение забалансового счета 17 (по коду КОСГУ 440)

– отражено поступление средств в кассу учреждения.

В налоговом учете бухгалтер учел в составе внереализационных доходов 220 руб., в составе прочих расходов – 1980 руб., в составе внереализационных расходов – 220 руб.

В учете автономных учреждений: 

Выдачу наличных денег отразите проводкой:

Дебет 0.208.34.000 Кредит 0.201.34.000
– выданы под отчет денежные средства для покупки ГСМ;

Увеличение забалансового счета 18 (по коду выбытий 340)
– отражено выбытие средств из кассы учреждения.

Поступление ГСМ, приобретенных за наличный расчет, отразите проводкой:

Дебет 0.105.33.000 (0.105.23.000) Кредит 0.208.34.000
– оприходованы ГСМ (на основании авансового отчета).

В 24–26 разрядах номера счета укажите код вида выбытий (поступлений), соответствующий структуре данных, утвержденных планом финансово-хозяйственной деятельности.

Такой порядок установлен пунктами 3, 34, 88, 108–109 Инструкции № 183н, Инструкцией к Единому плану счетов № 157н (счета 105.00, 201.34, 208.00, забалансовый счет 18).

Экономист автономного учреждения «Альфа» А.С. Кондратьев на служебном автомобиле ГАЗ-3110 выехал в командировку в г. Владимир. 13 июля сотрудник получил из кассы аванс на командировочные расходы за счет средств от деятельности, приносящей доход, в сумме 2500 руб. 15 июля Кондратьев вернулся из командировки и представил в бухгалтерию утвержденный авансовый отчет.

В числе прочих документов к авансовому отчету приложены кассовые чеки АЗС, из которых следует, что сотрудник приобрел 110 литров бензина марки АИ-92 на общую сумму 2200 руб. В чеке цена бензина указана с учетом НДС, однако конкретная сумма налога не выделена.

Согласно учетной политике учреждения путевые листы представляются в бухгалтерию ежемесячно. 30 июля водитель представил в бухгалтерию путевые листы, подтверждающие использование топлива за июль. По данным путевого листа:

Приказом руководителя утверждены базовая норма расхода топлива и поправочные коэффициенты (в соответствии с нормами, приведенными в распоряжении Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р):

Учетной политикой учреждения предусмотрено списание материальных запасов методом средней фактической стоимости.

По данным путевого листа бухгалтер рассчитал:

Расходы Кондратьева на приобретение бензина бухгалтер «Альфы» отразил в учете следующими проводками.

13 июля:

Дебет 2.208.34.000 Кредит 2.201.34.000
– 2500 руб. – выдан аванс на командировочные расходы (приобретение бензина);

Увеличение забалансового счета 18 (по коду выбытий 340)
– отражено выбытие средств из кассы учреждения.

15 июля:

Дебет 2.105.33.000 Кредит 2.208.34.000
– 2200 руб. – оприходован бензин, приобретенный за наличный расчет;

Дебет 2.201.34.000 Кредит 2.208.34.000
– 300 руб. (2500 руб. – 2200 руб.) – возвращен остаток подотчетной суммы;

Уменьшение забалансового счета 18 (по коду выбытий 340)
– отражен возврат выданных средств в кассу учреждения.

В конце месяца (июля) бухгалтер «Альфы» рассчитал среднюю стоимость одного литра топлива. Исходя из расчета, средняя стоимость одного литра бензина оказалась равной его покупной стоимости. Списание бензина в учете бухгалтер «Альфы» отразил так:

Дебет 2.109.80.272 Кредит 2.105.33.000
– 1980 руб. ((83 л + 16 л) × (2200 руб. : 110 л)) – списан израсходованный бензин;

Дебет 2.401.10.172 Кредит 2.105.33.000
– 220 руб. ((110 л – 99 л) × (2200 руб. : 110 л)) – списан перерасход (недостача) бензина сверх установленных норм;

Дебет 2.209.74.000 Кредит 2.401.10.172
– 220 руб. – отражена сумма выявленной недостачи по текущей восстановительной стоимости.

По результатам выяснения причин перерасхода Кондратьев признан виновным в недостаче. В этот же день он внес сумму недостачи в кассу:

Дебет 2.201.34.000 Кредит 2.209.74.000
– 220 руб. – внесена в кассу сумма недостачи;

Увеличение забалансового счета 17 (по коду поступлений 440)

– отражено поступление средств в кассу учреждения.

В налоговом учете бухгалтер учел в составе внереализационных доходов 220 руб., в составе прочих расходов – 1980 руб., в составе внереализационных расходов – 220 руб.

В бухучете приобретенные ГСМ принимаются к учету по фактической стоимости ( п. 100 Инструкции к Единому плану счетов № 157н). Если ГСМ куплены за иностранную валюту, их стоимость нужно перевести в рубли по официальному курсу Банка России на дату принятия к учету ( п. 30 Инструкции к Единому плану счетов № 157н). Этой датой является день утверждения авансового отчета подотчетника. Это следует из пункта 216 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.

Документальное оформление

– путевой лист

Нормативный расход топлива

Фактический расход топлива

Данные приборов учета

Бухучет: списание ГСМ

ОСНО: налог на прибыль

ОСНО: НДС

ЕНВД

ОСНО и ЕНВД

Автономное учреждение на УСН

Рекомендации по теме

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

Портал содержит эксклюзивные авторские статьи и образцы отчетных форм с примерами заполнения. Мы следим за качеством наших материалов. Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Это займет всего минуту
Зарегистрироваться
×
Чтобы смотреть видео, зарегистрируйтесь

Портал содержит эксклюзивные авторские статьи и обзоры на тему учета в госучреждениях с примерами заполнения форм. Мы следим за качеством наших материалов. Чтобы посмотреть видео, зарегистрируйтесь

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Это займет всего минуту
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.