8 (800) 511 98 66 Звонок бесплатный! Подпишитесь со скидкой! Активировать гостевой доступ к журналу
Учет в учреждении

Как оформить трудовые отношения с дистанционным сотрудником

Существует два способа работы сотрудника вне офиса:
надомная работа;
дистанционная работа.

Отличия надомной работы от дистанционной приведены в таблице.

На дистанционных сотрудников распространяются общие нормы трудового законодательства ( ч. 3 ст. 312.1 ТК).

Вместе с тем, трудовые отношения с такими сотрудниками имеют и свои особенности, которые регулирует:

Да, включать.

Штатное расписание отражает структуру, штатный состав и штатную численность сотрудников организации ( ст. 57 ТК, раздел 1 указаний, утв. постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1). Каких-либо исключений по включению должностей и профессий дистанционных сотрудников в штатное расписание трудовое законодательство не устанавливает. Таким образом, дистанционных сотрудников необходимо включать в штат организации.

Нет, не возникает.

Обособленным подразделением организации признается любое территориально обособленное от нее подразделение, где оборудованы стационарные рабочие места. При этом рабочее место считается стационарным, если оно создано на срок более месяца. Это установлено пунктом 2 статьи 11 НК.

Рабочим признается место:

Об этом сказано в статье 209 ТК.

В свою очередь, дистанционная работа предполагает выполнение трудовой функции вне места нахождения организации, ее филиала, представительства или любого другого обособленного подразделения, вне стационарного рабочего места, вне территории или объекта, контролируемого работодателем. Это следует из положений статьи 312.1 ТК.

Таким образом, в определении дистанционной работы отсутствуют все признаки обособленного подразделения.

Стоит отметить, что условие о месте работы является обязательным для включения в трудовой договор. Поэтому место, где конкретно дистанционный сотрудник выполняет свои трудовые функции, необходимо указать в трудовом договоре. Такие выводы следуют из части 1 статьи 57 ТК и подтверждаются в письме Роструда от 07.10.2013 № ПГ/8960-6-1. Например, в этом качестве можно указать домашний адрес дистанционного сотрудника.

Однако такое место работы не может считаться прямо или косвенно находящимся под контролем работодателя. Поэтому признать рабочее место дистанционного сотрудника обособленным подразделением нельзя.

Вместе с тем, если организация затрудняется самостоятельно определить, приводит ли прием на работу дистанционного сотрудника к возникновению обособленного подразделения, за помощью можно обратиться в налоговую инспекцию ( п. 9 ст. 83 НК). Так, организация может подать в инспекцию письменный запрос, например, с такой формулировкой: «Просим разъяснить, возникает ли обособленное подразделение по трудовому договору о дистанционной работе №___ от____. Копия трудового договора прилагается».

Соответствующее решение инспекция принимает индивидуально на основании представленных организацией документов – копий конкретных трудовых договоров с дистанционными сотрудниками. Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина от 19.07.2013 № 03-03-06/1/28350, от 04.07.2013 № 03-02-07/1/25829.

Прием на работу

Дистанционный сотрудник должен представить для трудоустройства тот же пакет документов, что и обычный сотрудник. Отличие в том, что эти документы дистанционный сотрудник может представить не только лично, но и в электронной форме ( ч. 3 ст. 312.2 ТК).

Если сотрудник представляет документы в электронном виде, организация может дополнительно потребовать прислать нотариально заверенные копии по почте заказным письмом с уведомлением ( ч. 3 ст. 312.2 ТК).

Со своей стороны работодатель еще до заключения трудового договора должен ознакомить сотрудника с локальными актами (Правилами трудового распорядка, Положением о премировании и т. п.) организации. Сделать это можно путем обмена электронными документами с электронной подписью между работодателем и дистанционным сотрудником. Это следует из положений части 5 статьи 312.1, части 5 статьи 312.2 ТК, статьи 6 Закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ.

Далее отношения оформите по общим правилам, установленным трудовым законодательством, с соблюдением требований статьи 68 ТК. А именно:

Отношения между дистанционным сотрудником и работодателем регулирует трудовой договор (ст.  56, 57 ТК). При его оформлении руководствуйтесь общими правилами заключения договора и специальными нормами про трудовые отношения с удаленными сотрудниками ( ст. 312.2 ТК).

В частности, в трудовом договоре с дистанционным сотрудником дополнительно можно указать:

В качестве места заключения трудового договора о дистанционной работе укажите место нахождения работодателя.

Трудовой договор о дистанционной работе (а впоследствии – и дополнительные соглашения к нему) можно заключить путем обмена электронных документов с электронными подписями работодателя и сотрудника. Чтобы оформить трудовой договор с дистанционным сотрудником, смотрите шаблоны для бухгалтера и переводчика технической документации.

Не позднее трех календарных дней с момента заключения договора работодатель должен направить сотруднику бумажный экземпляр договора по почте заказным письмом с уведомлением. Такие правила предусмотрены в статьях 312.2–312.5 ТК, статье 6 Закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ.

Приказ о приеме на работу дистанционного сотрудника оформите в общем порядке. Ознакомить сотрудника с ним можно в электронной форме ( ч. 5 ст. 312.1 ТК).

Заводить трудовую книжку на дистанционного сотрудника необязательно, даже если сотрудник впервые устраивается на работу. Соглашение об отказе оформления и заполнения книжки пропишите в условиях трудового договора. При отсутствии информации о дистанционной работе в трудовой книжке основным документом, подтверждающим трудовую деятельность и трудовой стаж дистанционного сотрудника, будет его экземпляр трудового договора. Такие правила установлены частью 6 статьи 312.2 ТК.

Сотрудник хочет, чтобы запись о дистанционной работе внесли в его трудовую книжку? Человек должен принести трудовую книжку лично либо направить книжку работодателю по почте заказным письмом с уведомлением. Такие правила установлены частью 7 статьи 312.2 ТК.

Указывать на дистанционный характер в записи о приеме на работу в трудовой книжке действующее законодательство не требует. Запись вносите в общем порядке ( п. 3.1 Инструкции, утв. постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69).

По общему правилу если сотрудник впервые устраивается на работу, то работодатель обязан оформить ему страховое пенсионное свидетельство. Однако при приеме на работу дистанционного сотрудника, трудовой договор с которым заключаете путем обмена электронными документами, действует особый порядок. Такой сотрудник обращается в территориальное отделение ПФР и получает свидетельство самостоятельно. Свидетельство с номером СНИЛС сотрудник передает работодателю в электронном виде, как и остальные документы, которые он предъявил при устройстве на работу ( ч. 3–4 ст. 312.2 ТК).

Режим труда и отдыха

Электронный обмен документами

Страховые выплаты

Охрана труда

Увольнение дистанционного сотрудника

Рекомендации по теме

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

Портал содержит эксклюзивные авторские статьи и образцы отчетных форм с примерами заполнения. Мы следим за качеством наших материалов. Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Это займет всего минуту
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.