8 (800) 511 98 66 Звонок бесплатный! Подпишитесь со скидкой! Активировать гостевой доступ к журналу
Учет в учреждении

Как добиться, чтобы коллеги из других отделов приносили первичку вовремя

Знакомая проблема: подотчетники несвоевременно сдают авансовые отчеты, из коммерческого отдела забывают принести подписанные акты оказанных платных услуг, а снабженцы задерживают счета-фактуры, хотя давно получили их от поставщиков… И вроде понимаешь, что так они поступают не по злому умыслу, а из-за некоторой небрежности. Просто потому что бумажную работу считают чем-то несущественным, неважным... Но вам-то нужно, чтобы документы были сейчас. Иначе могут возникнуть трудности с признанием расходов, с вычетом НДС. Как же быть?

Лишние эмоции вам в таких ситуациях не помогут. Чаще всего бесполезно рьяно отстаивать свою правоту. Тем более не стоит действовать агрессивно, угрожать штрафами – ведь вряд ли сможете их применить. Да и напряженность в отношениях с другими отделами вам ни к чему.

Дадим несколько советов, как добиться нужных и важных документов от своих сослуживцев в срок. Кстати, такие приемы помогут вам добиться желаемого и в других жизненных ситуациях.

Совет № 1. Выдайте сотрудникам памятки и понятные инструкции

Прежде всего нужно оговорить, какие именно документы сотрудники должны сдать в бухгалтерию. Бывает, что сложности возникают из-за нечеткого распределения функций между коллегами. Например, специалист по договорным отношениям считает, что документы в бухгалтерию отдаст секретарь, а последний и знать не знает, чего от него ожидают.

Выход один. Разработайте инструкции, регламенты по документообороту для различных операций, памятки для командированных и другие подобные шпаргалки. Ваша цель – максимально облегчить процесс работы с документами для сотрудника, который, как правило, имеет слабое представление о нюансах их оформления. Памятки могут быть небольшими: поехал в командировку по России – собери то-то и оформи так-то. Хотите, чтобы сотрудник привез правильно оформленный счет-фактуру, выдайте ему образец заполненного документа.

В этих же шпаргалках пропишите сроки, в которые надо представлять документы в бухгалтерию. Это дисциплинирует сотрудников.

Примеры удобных памяток для ваших сотрудников:

Совет № 2. Мотивируйте

Совет № 3. Подкрепляйте доводы цифрами

Совет № 4. Подключите альтруизм

Совет № 5. Не выясняйте отношения письменно

Совет № 6. Если ничего не помогает, жалуйтесь руководству

Рекомендации по теме

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

Портал содержит эксклюзивные авторские статьи и образцы отчетных форм с примерами заполнения. Мы следим за качеством наших материалов. Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Это займет всего минуту
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.