8 (800) 511 98 66 Звонок бесплатный! Подпишитесь со скидкой! Активировать гостевой доступ к журналу
Учет в учреждении

Как навести идеальный порядок в бухгалтерии: на рабочем столе и в делах

Наверняка вам знакома такая ситуация: руководитель срочно требует отчет, инспектор – документы для выездной проверки, а еще нужно отправить декларацию в инспекцию. В общем, горячая пора. Стресса тут не избежать. А вместе с этим снижается и производительность труда. В таких условиях важно тратить минимум времени на поиск информации.

Для этого нужно оптимизировать рабочее время и правильно организовать свое рабочее место. Воспользоваться можно японской технологией 5S – основа бережливого офиса. Она не требует больших затрат, кроме личной приверженности и определенной дисциплины.

Подробно про технологию 5S Елена Чистякова рассказала на тренинге «День идеального порядка в бухгалтерии». Посмотреть видеозапись можно по ссылке. А ниже – конспект этого мастер-класса.

Порядок на рабочем месте и в кабинете

Японская технология 5S – это цикл из пяти шагов.

Шаг 1. Сортировка

Перебирая все бумаги на своем рабочем месте, сформируйте три группы. К первой относятся те, которые нужны вам каждый день. Ко второй – те, что могут понадобиться время от времени. И, наконец, к третьей группе – те, которые вовсе не нужны.

Третью группу нужно сразу выбросить. Если вы сомневаетесь и не решаетесь это сделать, то для таких бумаг определите предельный срок хранения, например, две недели или два месяца. Если они вам не понадобились в течение этого срока, смело выкидывайте.

Шаг 2. Создание порядка

Те бумаги, которыми вы пользуетесь каждый день, должны лежать под рукой. Остальное можно убрать. Чтобы вы легко смогли их найти, подберите цветные коробки и цветные папки, подойдут также разделители и указатели. Например, в красной коробке лежат красные папки – акты сверок с налоговой инспекцией.

Не удается перебрать все бумаги, так как на это требуется время, а у вас очень много работы? Разбейте рабочее место на зоны и разбирайте один такой участок за подход. Это может быть один ящик или одна полка.

Таким образом, постепенно все предметы будут лежать на своих местах. А вы будете только поддерживать порядок, и его уже не нужно будет наводить. Можно выбрать самый запущенный участок и наводить порядок только там. Порядок нужно наводить. Но его поддержанию уделяется куда большее внимание, чем наведению. Связано это с тем, что у каждой вещи должно быть свое место, а каждое место создано строго для определенной вещи.

Шаг 3. Сияние чистоты

Такая уборка может быть как индивидуальной, так и командной (в отделе). Если порядок наводит группа сотрудников, то стоит обсудить критерии, по которым все будут отделять нужное от ненужного. А также договориться, кто отвечает за чистоту этого места и как часто нужно наводить здесь порядок. Чтобы четко обозначить, кто за какой участок несет дежурство, можно создать таблицу. Например, такую:

Шаг 4. Стандартизация

Такая таблица будет вашим внутренним стандартом. Вы можете разработать и другие стандарты. Для этого нужно:

выбрать зону (например, кабинет, архивные полки);

Цель стандартов – помощь в легком поддержании порядка.

Шаг 5. Стабильное процветание

Активно обучайте внутренним стандартам новых сотрудников. Можно создать аудит офиса по 5S. С его помощью можно легко принять решения:

Применять последовательность таких шагов можно не только к рабочему месту, но и к архиву, складскому помещению, файлам на компьютере.

Как оптимизировать рабочее время

Как избежать ошибок и тем самым сберечь свое время

Рекомендации по теме

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Мы в соцсетях
А еще:
×
Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

Портал содержит эксклюзивные авторские статьи и образцы отчетных форм с примерами заполнения. Мы следим за качеством наших материалов. Чтобы скачать файл, зарегистрируйтесь

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Это займет всего минуту
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.