Регулярные проверки всех направлений хозяйственной деятельности, выявление слабых сторон и своевременная корректировка управленческих процессов обеспечивают высокую эффективность использования государственных финансов в бюджетном учреждении. В статье мы рассказываем о правовых основах организации системы внутреннего контроля, о применяемых формах и способах его осуществления и кадровом обеспечении.
Определите функции контроля для сотрудников по их участку работы, чтобы они участвовали при внутренних проверках. Разработайте Порядок внутреннего контроля и закрепите его в учетной политике. Смотрите в Системе Госфинансы, как создать систему внутреннего контроля в учреждении. В рекомендации читайте об организации и видах контроля и объектах проверки. Также смотрите, как отразить результаты контрольных мероприятий и что будет, если в учреждении нет системы контроля.
Последние изменения во внутреннем финансовом аудите
С 1 января 2024 года. Минфин довел методические рекомендации по внутреннему финаудиту на 2024 год. Их следует использовать при разработке программ аудиторских мероприятий на 2024 год (письмо от 21.09.2023 № 02-10-08/1/90065). В этих рекомендациях описаны способы определения оснований и тематики мероприятий, установления сроков и формулирования вопросов, которые необходимо изучить. Минфин также предоставил готовый пример программы аудиторского мероприятия.
Ранее Минфин также представил методические рекомендации для плана внутреннего финаудита на 2024 год. Они включают в себя следующие письма:
- письмо от 13.09.2023 № 02-10-08/1/88746, касающееся составления плана аудиторских мероприятий и принятия решений о проведении внеплановых мероприятий;
- письмо от 11.09.2023 № 02-10-08/1/86333, касающееся оценки и реестра бюджетных рисков.
Минфин изменил стандарты аудита приказом от 18.07.2023 № 118н. Казенные учреждения, госорганы и централизованные бухгалтерии должны внедрить изменения в два этапа, первый из которых - при составлении плана мероприятий на 2024 год уже в 2023 году. Остальные изменения вступят в силу с 1 января 2024 года.
С 1 января 2024 года участники системы аудита получили дополнительные возможности:
- аудиторы теперь вправе проводить консультации,
- работники получили возможность давать возражения до окончания проверки,
- руководителям позволили не повышать качество управления, если аудиторы плохо обосновали свои выводы.
Кроме того, с 2024 года появилась возможность составлять план аудиторских мероприятий не только в бумажном виде, но и с использованием компьютерных программ. Программу аудита может составлять не только руководитель аудиторской группы, но и любой рядовой аудитор. Кто займется составлением программы - решает руководитель аудиторской группы.
В законодательстве появилось уточнение о проведении второго аудиторского мероприятия в течение года. Его можно проводить по вновь открывшимся обстоятельствам.
С 17 сентября 2023 года при составлении плана на 2024 год нужно анализировать гораздо меньше факторов. Например, не надо учитывать, была ли реорганизация, кадровые изменения, поправки в законодательстве. Зато можно учесть, проводили ли аудиторы консультации и предоставляли ли сотрудники им документы и информацию для консультаций.
Как организовать систему внутреннего финансового контроля
Внутренний финансовый контроль — это проверка соблюдения бюджетных полномочий.
Внутренний финконтроль в бюджетном учреждении направлен на:
- достижение организацией своих целей,
- предотвращение отклонений от установленного порядка,
- обеспечение корректности учета,
- отчетности.
Данное мероприятие актуально для учреждений с филиалами или подразделениями.
Проверки должна охватывать все операции, которые влияют на результат деятельности или перемещение денег. При разработке плана контрольных мероприятий по внутреннему финансовому контролю можно использовать федеральные стандарты для аудиторской деятельности. При выборе конкретных действия учитываются требования в области финансов:
- На федеральном уровне – государства.
- На региональном уровне или местном – субъектов РФ или муниципалитетов.
Это обусловлено тем, что все учредители (РБС и ГРБС) обязаны проверять свои подчиненные структуры. Параллельно учреждения подвержены ревизии со стороны государства или местных органов власти. Основной целью мероприятий является проверка:
- Соблюдения требований, принятых правил составления бюджета по расходованию средств.
- Соблюдения нормативных стандартов по составлению бюджетных отчетов, ведению учета получателя финансирования.
- Подготовки и реализаций мероприятий по эффективности, экономности использования средств бюджета.
При разработке системы ВФК нужно учитывать требования следующих нормативно-правовых актов:
- БК РФ.
- Закона № 402-ФЗ от 06.12.11 г.
- Закона № 7-ФЗ от 12.01.96 г.
- Закона № 174-ФЗ от 03.11.06 г.
- Приказа Минфина № 157н от 01.12.10 г.
- Приказа Минфина № 191н от 28.12.10 г.
- Приказа Минфина № 33н от 25.03.11 г.
- Приказа Минфина № 18н от 20.03.14 г.
- Приказа Минфина № 356 от 07.09.16 г.
- Постановления Правительства № 1092 от 28.11.13 г.
Структура внутреннего финансового контроля
В соответствии с п.9 федерального стандарта положение о порядке организации и обеспечения внутреннего финансового контроля должно быть включено в Учетную политику госучреждения. Нужно определить, кто именно будет проводить процедуру. Вариант зависит от объема и срочности работ, общего положения дел в учреждении, организационной структуры:
- Отдельное специальное подразделение – к примеру, отдел, департамент или служба.
- Уполномоченные сотрудники или подразделения.
- Специальная комиссия для проведения проверки.
- Штатный аудитор или ревизор.
- Внешний аудитор, привлеченный «со стороны» на договорной основе.
Порядок ВФК должен включать следующие основные нюансы проверки:
- Главные задачи и цели мероприятий.
- Применяемые методики и процедуры.
- Объекты и субъекты мероприятия.
- Порядок оформления результатов и исправления нарушений.
- Ответственность лиц, по вине которых допущены искажения, неточности, нарушения.
Учреждение может добавить в положение любые сведения. Включая план контрольных мероприятий и ведения учета в соответствии с нормативными требованиями. Главное – согласовать текст положения с ГРБС.
Положение о внутреннем финансовом контроле: образцы
|
Положение о внутреннем контроле в казенных учреждениях: образец |
Положение о внутреннем контроле в бюджетных и автономных учреждениях: образец |
Карта и методы внутреннего финансового контроля: образец
При подготовке к осуществлению ВФК необходимо разработать карту аудита. Здесь приводятся сведения о должностном работнике, ответственном за соблюдение сроков, периодичность операций. Дополнительно указываются способы и методы проверок и т.д. В карте требуется привести все виды операций, за выполнение которых отвечает отдельное подразделение.
Образец заполнения карты внутреннего финансового контроля
Документ формируется до начала очередного года. Корректировки вносятся в следующих ситуациях:
- При внесении изменений в карту по решению руководителя администратора (главного администратора) и получателя средств.
- При корректировке нормативных требований по регулированию бюджетных процедур и правоотношений.
Как оформить результаты внутреннего контроля
Отчет о результатах внутреннего финансового контроля
Отчет о результатах внутреннего финансового контроля предназначен для фиксации информации о выявленных нарушениях и недостатках, данных об источниках рисков неисполнения бюджета, рекомендаций по исправлению. По итогам мероприятия можно заполнить протокол или служебную записку. К документу прикладывается перечень мер по устранению нарушений и рекомендации по их предотвращению в будущем.
Стандарты осуществления внутреннего муниципального финконтроля подразумевают оформление результатов. Для этого составляется заключение; а при внешней ревизии – акт. Документы заполняются произвольно. От работников, по вине которых произошли недоработки, требуется предоставить письменные объяснения руководителю организации.
Образец отчета по результатам внутреннего финансового контроля
Журнал внутреннего финансового контроля: образец заполнения
В журнале приводят:
- Сведения о нарушениях и недостатках при выполнении бюджетных процедур.
- Информацию об имеющихся бюджетных рисках.
- Рекомендации по их устранению и предотвращению.
В документе приводятся результаты исследования правомерности ведения организацией деятельности. Дополнительно отражаются выводы о качестве тех хозяйственных операций, которые влияют на эффективное распоряжение бюджетными средствами.
Оформлять журнал обязано то подразделение учреждения, которое назначено ответственным за исполнение бюджетных процедур. Заполняется документ на основании сведений от проверяющего ведомства. Бланк можно формировать произвольно. Рекомендуется использовать для примера стандарт Казначейства РФ по Приказу № 475 от 16.12.16 г. В этом нормативно-правовом акте утвержден сам бланк и порядок его составления.
Образец заполнения журнала внутреннего финансового контроля
Допускается оформление журнала в электронном формате или «на бумаге». Электронный способ позволяет группировать нарушения по периодам их возникновения, типам и прочим критериям. Посредством использования программы доступны идентификация времени записи; защита от доступа посторонних; внесение отметок о нарушениях.
Акт о проведении внутреннего контроля в учреждении
Ответственность
На законодательном уровне санкции за отсутствие у организации системы внутреннего контроля финансовой отчетности напрямую не утверждены. Но финансовый орган может в любое время посетить учреждение для изучения его системы контроля. По результатам такой проверки ревизоры могут вынести предписание или представление. Если никаких замечаний к ревизии нет, бланк не заполняется.
В документе указывается на наличие нарушений. Если не исполнить предписание, нарушителю грозит ответственность. В настоящее время размер штрафной санкции составляет:
- Для должностных сотрудников учреждения – 20000-50000 руб. или возможна дисквалификация на период 1-2 года.
Обратите внимание! При проведении внутренних проверок виды ответственности можно предусмотреть для субъектов процедуры в рамках их обязанностей. Для лиц, виновных в недостатках, нарушениях и искажениях, как правило, вводится дисциплинарная ответственность по ТК РФ. Оценкой адекватности и эффективности системы, контролем за ее соблюдением занимается специальная комиссия. Состав комиссии утверждается руководителем организации.