В статье мы рассказываем о критериях отнесения НФА к категории МЗ и правилах бухгалтерского учета их поступления, списания, внутреннего перемещения, инвентаризации. Мы приводим типовые проводки, отражающие движение материальных запасов, с учетом последних изменений в бюджетном учете.
Эксперты Системе Госфинансы подготовили новый справочник для учета и списания материальных запасов. В справочнике – решения для всех групп матзапасов: от ГСМ до строительных материалов. Для каждой группы эксперты показали в презентации, какие матзапасы к ней относить, сделали основные параметры учета и образцы документов.
Материальные запасы делят на основные группы:
- материалы;
- готовая продукция, биологическая продукция;
- товары;
- иные материальные запасы.
В пункте 99 Инструкции 157н перечислены виды НФА, относящиеся к материальным запасам, независимо от срока их использования. Это постельные принадлежности, посуда, спецодежда, тара для хранения ТМЦ и пр. Для таких МЗ, период службы которых превышает 12 месяцев, комиссия по поступлению и выбытию НФА должна установить срок полезного использования.
Активы принимайте на бухгалтерский учет по первоначальной стоимости. В зависимости от операции первоначальной стоимостью признают:
- фактическую стоимость;
- справедливую стоимость;
- остаточную стоимость;
- условную оценку: один объект — 1 руб.;
- стоимость по передаточным документам;
- нормативно-плановую стоимость.
Счет 105 Материальные запасы в бюджетном учреждении
Согласно пунктам 98, 99 и 117 Инструкции 157н, материальные запасы в учреждениях госсектора экономики учитываются на счете 105 00 и в соответствии с аналитическим кодом вида объекта учета (позиция 23 в 26-значном номере счета) подразделяются на следующие виды:
- 105 01 — лекарственные препараты и медицинские материалы;
- 105 02 — продукты питания;
- 105 03 — ГСМ;
- 105 04 — строительные материалы;
- 105 05 — мягкий инвентарь;
- 105 06 — прочие МЗ;
- 105 07 — готовая продукция;
- 105 08 — товары;
- 105 09 — наценка на товары.
В конце 2020 года Минфин внес изменения в инструкции 157н, 162н, 174н и 183н. Изменено название счета 105 01, которое теперь максимально приближено к наименованию подстатьи КОСГУ 341 «Увеличение стоимости лекарственных препаратов и материалов, применяемых в медицинских целях». До 01.01.2021 года все госучреждения должны были выполнить реклассификацию и перевести на сч.105 01 материалы, числящиеся на счете 105 06. Например, шприцы, системы для внутривенных вливаний и пр. С 2021 года, материалы, приобретаемые по КОСГУ 341, должны приходоваться на счет 105 01.
В приказ 198н от 14.09.2020 года, содержащий поправки к Инструкции 157н, включены положения о том, что:
- на счет 105 03 «ГСМ» относятся все МЗ, которые могут использоваться в качестве топлива или в качестве смазочных материалов для обеспечения функционирования топливных систем;
- на счете 105 05 должна учитываться спецодежда, функционально ориентированная на охрану труда, технику безопасности, гражданскую оборону и защиту населения в случае возникновения стихийных бедствий или техногенных катастроф;
- на счете 105 07 следует, помимо готовой продукции, учитывать биологическую продукцию.
Код группы объекта учета (позиция 22 в номере счета) может принимать следующие значения:
- 2 — для особо ценного имущества;
- 3 — для прочего движимого имущества.
Учреждения приобретают или создают активы, чтобы в дальнейшем использовать их в процессе своей деятельности. Такие активы называют материальными запасами.
Скачайте инструкцию в Системе Госфинансы:
Инструкция по учету поступления МЗ
Примеры материальных запасов по группам и их определение по стандарту в таблице 1.
Таблица 1. Примеры материальных запасов по группам и их определение по стандарту
|
Группа |
Определение по стандарту |
Примеры |
На каком аналитическом счете учитывать |
|
Материалы |
|
|
|
|
Продукция: |
|||
|
готовая |
ценности, которые учреждение изготовило самостоятельно для продажи |
|
105 07 |
|
биологическая |
сельскохозяйственная и иная продукция, полученная от биологических активов учреждения в результате процессов роста, размножения и вырождения живых организмов |
зерновые, бобовые, мясо, молоко, латекс, древесина и т. д. |
|
|
Товары |
ценности, которые учреждение приобрело для продажи |
предметы, которые купили или получили для перепродажи, например мебель, сувениры |
105 08 105 09 |
|
Иные материальные запасы |
материальные запасы, которые не относятся к другим группам, в том числе те, которые определены как иные комиссией по учету активов в соответствии с НПА, регулирующими учет и отчетность |
|
105 04 105 05 105 06 |
В казенном учреждении особо ценного имущества нет. В бюджетных и автономных организациях перечень материальных запасов, относящихся к категории особо ценных, определяется на основании ПП РФ № 538 от 26.07.2010 года. Распоряжаться такими МЗ можно только по согласованию с учредителем. В Инструкции 174н и 183н для учета, например, мягкого инвентаря предусмотрены счета 105 25 и 105 35, а в Инструкции 162н – только 105 35.
Обратите внимание, с 01.01.2019 года детализированы статьи КОСГУ 340 440 (24-26 позиция балансового счета), которые отражают движение МЗ. На основании приказа Минфина 209н применяются следующие подстатьи:
|
Наименование |
Увеличение стоимости |
Уменьшение стоимости |
|
Препараты лекарственные и материалы, применяемые в медицинских целях |
341 |
441 |
|
Продукты питания |
342 |
442 |
|
ГСМ |
343 |
443 |
|
Строительные материалы |
344 |
444 |
|
Мягкий инвентарь |
345 |
445 |
|
Прочие МЗ |
346 |
446 |
|
МЗ, предназначенные для капитальных вложений |
347 |
447 |
|
Прочие МЗ однократного применения |
349 |
449 |
Применение КОСГУ 347 зависит от назначения МЗ. Если закупаются строительные или прочие материалы для капитального ремонта, их следует приходовать по коду 347. Эту подстатью нужно использовать для учета материалов, предназначенных для подготовки основных средств к эксплуатации, стоимость которых включается в первоначальную стоимость ОС. Если в учреждении хранятся на складе материалы, числящиеся по КОСГУ 346 или 344, но принято решение использовать их для целей капвложений, нужно выполнить реклассификацию:
- ДЕБЕТ 0 105 34 347 КРЕДИТ 0 105 34 344;
- ДЕБЕТ 0 105 36 347 КРЕДИТ 0 105 36 346.
Коды КОСГУ не применяются при формировании бюджетных показателей, поэтому в казенных учреждениях такая реклассификация не будет считаться нецелевым использованием бюджетных средств. Реклассификацию в обновленных редакциях инструкций 162н, 174н и 183н разрешено выполнять напрямую между счетами 105 хх, не используя в проводках счет 0 401 10 172.
Учет поступления материалов в бюджетном учреждении
Материальные запасы принимайте на учет на основании первичных документов. Поступили активы от других организаций – запросите у них документы на поставку, счета-фактуры, накладные и т.д. Изготовили собственными силами – оформите первичку. Акт приемки материалов (ф. 0504220) составляйте, если обнаружите ошибки в ассортименте, количестве, цене, или не будет хватать сопроводительных документов.
Образец заполнения формы 0504220 – продуктов питания
Стоимость активов формируйте на счете 106 04, а затем перенесите ее на счет 105 00. В учете это будет выглядеть так:
|
Содержание операции |
ДЕБЕТ |
Кредит |
|
Купили по одному договору: |
||
|
0 105 ХХ 34Х |
0 302 34 73Х |
|
0 208 34 667 |
|
|
Купили по отдельным договорам купли-продажи, поставки и другим услугам, связанным с приобретением: |
||
|
при безналичном расчете: |
|
|
|
0 106 X4 34Х |
0 302 34 73Х |
|
|
0 302 XX 73Х |
|
|
0 303 05 731 |
|
при расчетах через подотчетника: |
|
|
|
0 106 X4 34Х |
0 208 34 667 |
|
|
0 208 XX 667 |
|
Приняты к учету материальные запасы по сформированной стоимости |
0 105 XX 34Х |
0 106 X4 34Х |
Если материальные запасы поступили от поставщика в счет аванса? Отразите так:
ДЕБЕТ 0 105 XX 34Х КРЕДИТ 0 302 34 73Х
— поступили материальные запасы от поставщика;
ДЕБЕТ 0 302 34 83Х КРЕДИТ 0 206 34 66Х
— зачтен перечисленный поставщику аванс.
Примеры проводок смотрите в справочнике Системы Госфинансы:
Справочник. Как учесть поступление МЗ
Бланочную продукцию учитывайте на счете 105.06. При оплате поставщику используйте КВР 244. Бланки строгой отчетности отразите по подстатье 349 КОСГУ, другие бланки (формы первички, регистров и т. д.) — по подстатье КОСГУ 346. При поступлении бланочной продукции в учете сделайте запись:
ДЕБЕТ 0 105 X6 346 КРЕДИТ 0 302 34 73Х
— принята к учету бланочная продукция.
Справочник по КОСГУ
Воспользуйтесь актуальным справочником с разъяснениями и увязками по всем кодам КОСГУ
Скачать справочник
Признание в учете материальных запасов, числящихся на забалансовых счетах 02, 03, 07, выполняется, в случаях:
- принятия решения о реализации материалов, находящихся на хранении или утративших признаки актива;
- возвращения ответственным лицом неиспользованных бланков строгой отчетности;
- возвращения на склад переходящих кубков и др.
Проводка выполняется по ДЕБЕТу счета учета соответствующих МЗ и КРЕДИТу счета 0 401 10 172 с одновременным уменьшением забалансового счета.
В бухучете материальные запасы, которые получили безвозмездно, учитывайте на счете 105 00. Делайте проводки через счет 304 04 при внутриведомственной передаче в казенные учреждения или между головным учреждением и подразделениями в бюджетных и автономных. Счет 401 10 применяйте в остальных случаях. В 24–26-м разрядах счета 401 10 укажите соответствующие подстатьи статьи КОСГУ 190:
- 191 - сектор госуправления или организации госсектора;
- 192 - другие российские организации: коммерческие и некоммерческие, ИП, физлица – производители товаров, работ и услуг;
- 193 - граждане, в том числе нерезиденты;
- 194 - организации-нерезиденты.
Материальные запасы, которые поступили безвозмездно, оформите по первичным документам от поставщика. Если первичных документов нет, составьте Приходный ордер (ф. 0504207), который поДЕБЕТвердит, что получили материалы. Если материалы поступают безвозмездно, с передающей стороной заключите договор дарения. Если материалы поступают безвозмездно от организаций госсектора, например при внутриведомственном или межведомственном перемещении, получите от них извещение (ф. 0504805).
|
Образец приходного ордера на приемку материальных ценностей (ф. 0504207) при инвентаризации Найдите нужный образец формы 0504207: |
Образец Извещения (ф. 0504805) на передачу товара для нужд СВО мобилизации Найдите нужный образец формы 0504805: |
В учете делайте проводки:
|
Содержание операции |
ДЕБЕТ |
Кредит |
|
Отражено безвозмездное поступление материальных запасов: |
||
|
в рамках движения объектов между головным учреждением, обособленным подразделением (на основании Извещения ф. 0504805 и первички); |
0 105 3X 34Х |
0 304 04 34Х |
|
от сектора госуправления или организации госсектора; |
|
4 401 10 191 |
|
от негосударственных российских организаций, ИП, физлиц – производителей товаров, работ, услуг; |
|
2 401 10 192 |
|
от граждан, в том числе нерезидентов; |
|
2 401 10 193 |
|
от организаций-нерезидентов |
|
2 401 10 194 |
|
Если есть сопутствующие расходы: |
||
|
отражена стоимость имущества, которое получили безвозмездно; |
0 106 X4 34Х |
0 304 04 34Х 0 401 10 19Х |
|
сопутствующие расходы: на доставку, погрузку-разгрузку и др.; |
0 106 X4 34Х |
0 302 ХХ 73Х |
|
приняты учету материальные запасы |
0 105 XX 34Х |
0 106 X4 34Х |
Материальные запасы, которые учреждение изготавливает собственными силами, передавайте на склад или в другое место хранения по требованию-накладной (ф. 0504204).
Образец требования-накладной (ф. 0504204). Передача со склада туалетных принадлежностей
В учете отразите:
ДЕБЕТ 0 105 XX 34Х КРЕДИТ 0 106 X4 34Х
— оприходованы материальные запасы, изготовленные собственными силами (хозяйственным способом).
Материальные запасы, которые получили при ликвидации основных средств, примите к учету по требованию-накладной (ф. 0504204). Первоначальную стоимость определите по справедливой стоимости на дату принятия к бухучету (п. 10, 23 ФСБУ «Запасы», подп. 3 п. 4.1.2 Методички по ФСБУ «Запасы»). В учете отразите:
ДЕБЕТ 0 105 XХ 34Х КРЕДИТ 0 401 10 172
— поступили материальные запасы от разборки и ликвидации основных средств – комплектующие, запасные части, ветошь, дрова, макулатура, металлолом и т. п.
Примите на учет материалы по требованию-накладной (ф. 0504204), если их можно использовать в дальнейшем после ремонта, в том числе после демонтажа:
ДЕБЕТ 0 105 33 343 (0 105 36 346) КРЕДИТ 0 401 10 199
— оприходованы матзапасы – комплектующие, запасные части, ветошь, дрова, макулатура, металлолом, которые остались в учреждении для хознужд после ремонта, в том числе демонтажа нефинансовых активов.
Планируете использовать матзапасы, которые остались при разукомплектации основных средств? Оприходуйте их по требованию-накладной (ф. 0504204) и в учете отразите проводками:
ДЕБЕТ 0 105 XX 34Х КРЕДИТ 0 401 10 172
— оприходованы материальные запасы, которые остались после разукомплектации имущества.
Учет списания материалов в бюджетном учреждении
От причины списания, по которой выбывают материальные запасы, зависит и состав документов, которые нужно оформить. Например:
- при выдаче продуктов питания оформите — меню-требование (ф. 0504202);
- чтобы списать топливо — путевой лист;
- при безвозмездной передаче другим организациям — накладную на отпуск материалов, материальных ценностей, на сторону (ф. 0504205) и акт о приеме-передаче объектов нефинансовых активов (ф. 0504101);
- при недостаче — акт о списании материальных запасов (ф. 0504230) или акт о списании мягкого и хозяйственного инвентаря (ф. 0504143).
Если в учетной политике предусмотрено списание МЗ при выдаче в эксплуатацию (например, канцелярские принадлежности, моющие средства для уборки) нужно использовать Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210).
При выдаче спецодежды и спецобуви сотрудникам МЗ одновременно со списанием перемещается на забалансовый счет 27. По каждому получателю ведется аналитический учет в карточке (ф. 0504041). Возвращенную на склад спецодежду можно восстановить на балансе, используя счет 0 401 10 172.
Для прекращения признания в учете отдельных видов МЗ, помимо актов о списании материальных запасов (ф. 0504230), необходимы дополнительные основания. Например, акт о выполненном ремонте автомобиля (списание запчастей), дефектная ведомость, смета (списание стройматериалов), книга регистрации боя посуды (ф. 0504044).
В Инструкциях 157н, 162н, 174н и 183н добавлены счета:
- 114.87 «Резерв под снижение стоимости готовой продукции»;
- 114.88 «Резерв под снижение стоимости товаров».
Списание за счет резервов выполняется проводками:
ДЕБЕТ 0 114 87 44х КРЕДИТ 0 105 37 44х;ДЕБЕТ 0 114 88 44х КРЕДИТ 0 105 38 44х.
В 2023 году разрешено списывать МЗ на счета:0 401 20 214, 0 401 20 223, 0 401 20 263, 0 401 20 265, 0 401 20 267. Ранее допускалось только списание на текущие расходы (0 401 20 272), на себестоимость (0 109 хх 272) и на изготовление продукции (0 106 34 340).
Скачайте пустые бланки:
Скачайте образцы заполнения форм:
Стоимость, по которой нужно списать материальные запасы, определите по таблице 2. Она зависит от причины, по которой выбывают материалы.
Таблица 2. По какой стоимости списать материальные запасы
|
Причина выбытия |
Стоимость списания |
|
По стоимости каждой единицы или по средней стоимости. Способ выберите для каждой группы матзапасов и закрепите в учетной политике. Выбранный способ применяйте в течение финансового года непрерывно. (п. 108 Инструкции № 157н, п. 42 ФСБУ «Запасы») |
|
Хищения, недостачи, гибель, уничтожение |
по балансовой стоимости (п. 38 ФСБУ «Запасы») |
|
Отчуждение организациям госсектора: продажа, обмен, безвозмездная передача |
|
|
Отчуждение гражданам и другим организациям, не из госсектора: продажа, обмен, распространение, безвозмездная передача |
балансовую стоимость переоцените до справедливой стоимости (п. 28 Инструкции № 157н, п. 29 ФСБУ «Запасы») |
Бюджетное учреждение вправе распоряжаться своим имуществом самостоятельно. Исключение – особо ценное движимое имущество (ОЦДИ) и если сделку признают крупной или при ее совершении имеется заинтересованность. В этих случаях, чтобы продать матзапасы, нужно получить согласие учредителя или собственника. Доходы от таких операций поступают в самостоятельное распоряжение учреждения. Поэтому при продаже активов делайте проводки:
ДЕБЕТ 0 401 10 172 КРЕДИТ 0 105 ХХ 44Х
— списаны реализованные материальные запасы;
ДЕБЕТ 0 401 20 22Х КРЕДИТ 0 302 2Х 73Х
— отражены расходы, связанные с реализацией материальных запасов: оценка, транспортировка;
Примеры проводок смотрите в справочнике Системы Госфинансы:
Справочник. Как оформить и учесть выбытие МЗ
ДЕБЕТ 0 401 10 172 КРЕДИТ 0 401 20 22Х
— списаны расходы, связанные с реализацией материальных запасов;
ДЕБЕТ 0 205 74 56Х КРЕДИТ 0 401 10 172
— начислен доход за реализуемые материальные запасы, в том числе НДС;
ДЕБЕТ 0 201 11 510 КРЕДИТ 0 205 74 66Х
— поступила оплата за реализованные материальные запасы на счет учреждения. Одновременно увеличение забалансового счета 17 (код аналитики 440, КОСГУ 44Х).
Чтобы упорядочить работу по учету и списанию материальных запасов в учреждении, разработайте положение:
Внутреннее перемещение материальных запасов в бюджетных учреждениях
Внутреннее перемещение МЗ – операция, которая выполняется в бюджетных учреждениях в различных ситуациях:
- при выдаче материалов со склада в подразделения в подотчет материально-ответственных лиц;
- при смене МОЛ в связи с уходом в отпуск, на больничный или увольнением;
- при передаче МЗ по распоряжению руководителя из одного подразделения в другое;
- в иных случаях.
Оформляется внутреннее перемещение требованием-накладной ф.0504204, которая подписывается передающей и принимающей стороной. В проводке, выполненной бухгалтером на основании этого документа, по ДЕБЕТу и кту будут одинаковые счета 0 105 хх 34х, однако в аналитике изменятся такие показатели, как «МОЛ» и, возможно, «подразделение».
Отразите в учете выдачу материальных запасов в эксплуатацию проводками:
ДЕБЕТ 0 105 ХХ 34Х КРЕДИТ 0 105 ХХ 34Х
— переданы материальные запасы между сотрудниками (со склада для использования);
ДЕБЕТ 0 401 20 272 КРЕДИТ 0 105 ХХ 44Х
— списаны израсходованные материальные запасы, потерь в пределах норм естественной убыли, а также пришедших в негодность предметов мягкого инвентаря;
ДЕБЕТ 0 106 ХХ 300 КРЕДИТ 0 105 ХХ 44Х
— списаны материальные запасы, переданных для изготовления нефинансовых активов, кроме готовой продукции.
Когда передаете материальные запасы сотрудникам в пользование, чтобы они выполняли свои служебные обязанности, спишите их с баланса. Дальнейший контроль таких активов ведите на забалансовом счете 27 (п. 385 Инструкции № 157н). Например, специальной или форменной одежде. В учете отразите:
ДЕБЕТ 0 109 ХХ 272 КРЕДИТ 0 105 2Х 44Х (0 105 3Х 44Х)
— выданы в пользование сотрудникам материальные запасы, которые включены в состав ОЦДИ (иного движимого имущества). Одновременно увеличение забалансового счета 27.
Передача материальных запасов между учреждениями
Помимо безвозмездного получения, порядок которого рассмотрен выше, бюджетные учреждения могут передавать МЗ головной организации, учредителю, обособленным подразделениям, различным государственным и коммерческим организациям. При внутриведомственных передачах используется извещение ф.0504805, в других случаях – акты о приеме-передаче НФА, накладная на отпуск материалов на сторону.
Передаете запасы безвозмездно – спишите их с баланса. Если передаете объекты внутри сектора государственного управления, а также другим организациям, которые созданы на базе государственного и муниципального имущества, отразите по балансовой стоимости. При передаче материальных запасов другим организациям и гражданам, переоцените стоимость до справедливой по методу рыночных цен. В учете отразите:
ДЕБЕТ 0 304 04 34Х КРЕДИТ 0 105 ХХ 44Х
— передача между головным учреждением, обособленным подразделением;
ДЕБЕТ 0 401 20 25Х КРЕДИТ 0 105 ХХ 44Х
— межбюджетная передача материальных запасов;
ДЕБЕТ 0 401 20 24Х КРЕДИТ 0 105 ХХ 44Х
— передача другим организациям и предпринимателям.
Инвентаризация материальных запасов в бюджетных учреждениях
Инвентаризация мат. запасов в бюджетных учреждениях является важнейшим элементом учета, так как при ее проведении определяется фактическое наличие МЗ и сравнивается с данными бухгалтерии. Назначенная приказом руководителя постоянно действующая комиссия во время проверки оценивает состояние объектов учета, условия их хранения и использования. В соответствии с 402-ФЗ обязательная инвентаризация МЗ производится перед составлением годовой отчетности. В Учетной политике могут быть предусмотрены дополнительные проверки для всех запасов или отдельных групп. На основании Постановления Правительства РФ № 731 от 28.09.2000 года ежегодно по состоянию на 1 января нужно проводить инвентаризацию драгоценных металлов, камней и изделий из них.
Инструкция по проведению инвентаризации МЗ
Материальные запасы проверяйте по каждому материально ответственному лицу (МОЛ) и по местам хранения. Сравните фактическое наличие материальных запасов с данными бухгалтерского учета. Результаты инвентаризации зафиксируйте в инвентаризационных описях ф.0504087. После того, как закроете описи, составьте акт о результатах инвентаризации (ф. 0504835). Если есть излишки и недостача, дополнительно составьте ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092). Оприходуйте излишки актом приемки материалов ф.0504220, а недостачу спишите атом списания материальных запасов ф.0504230 и атом списания мягкого и хозяйственного инвентаря ф.0504143.
Скачайте бланки:
Скачайте образцы заполнения:
Излишки материальных запасов примите к учету по справедливой стоимости. В учете отразите:
ДЕБЕТ 0 105 XX 34Х КРЕДИТ 0 401 10 199
- оприходованы излишки.
Недостачу материальных запасов спишите проводками:
ДЕБЕТ 0 109 ХХ 272 КРЕДИТ 0 105 ХХ 44Х
— списана недостача в пределах норм естественной убыли;
ДЕБЕТ 0 401 20 273 КРЕДИТ 0 105 ХХ 44Х
— списана недостача из-за стихийных бедствий, других природных явлений и катастроф;
ДЕБЕТ 0 209 74 567 КРЕДИТ 0 401 10 172
— начислена задолженность виновного лица по недостачам;
В зависимости от того как сотрудник возмещает недостачу, сделайте проводки:
ДЕБЕТ 0 201 34 510 КРЕДИТ 0 209 ХХ 667
— поступили деньги в кассу в возмещение ущерба от недостачи материальных запасов. Одновременно увеличение забалансового счета 17;
ДЕБЕТ 0 304 03 837 КРЕДИТ 0 209 ХХ 667
— удержана задолженность из зарплаты, других выплат в возмещение ущерба от недостачи материальных запасов.
Если виновное лицо возмещает ущерб в натуральной форме, примите от него имущество к учету по справедливой стоимости. Рассчитайте ее методом рыночных цен. С виновника задолженность спишите (п. 38 ФСБУ «Запасы»).
ДЕБЕТ 0 105 XX 34Х КРЕДИТ 0 401 10 172
— оприходованы материальные запасы, поступившие от виновного лица.