Наиболее эффективным способом контроля достоверности учетных данных является сопоставление показателей из бухгалтерских регистров и фактического наличия нефинансовых и финансовых активов по состоянию на определенную дату. О том, как правильно документально оформить и отразить в учете бюджетных учреждений выявленные в результате инвентаризации недостачи и излишки, вы узнаете из этой статьи.
Минфин впервые назвал виды отклонений по инвентаризации
Результаты инвентаризации учитывайте по-новому. Воспользуйтесь справочником в Системе Госфинансы. В нем эксперты дали контрольные точки для итоговых документов и показали на примерах, как теперь отражать отклонения фактических и учетных данных. Вы ничего не упустите в операциях и подготовите достоверные показатели по имуществу к годовой отчетности.
Недостача при инвентаризации: что делать
Если фактическое количество МЦ при проведении инвентаризации оказалось меньше количества, указанного в регистрах бухгалтерского учета, комиссия должна зафиксировать недостачу. При выявлении недостачи следует выявить причину ее возникновения. Прежде всего необходимо проверить полноту отражения в учете первичных документов на дату проведения проверки. Возможно, ответственное лицо своевременно не предоставило или бухгалтерия не провела накладную на отпуск МЦ на сторону, ведомость выдачи, акт на списание и т.д.
Если в отношении недостающих МЦ правовыми актами Правительства РФ, министерств, ведомств, региональных органов исполнительной власти утверждены нормы естественной убыли, можно произвести списание в пределах установленных норм. В приказе Минфина от 13.06.1995 года № 49 прописан порядок регулирования инвентаризационных разниц при наличии пересортицы. Если одновременно с недостачей у того же ответственного лица выявлены излишки МЦ с тем же наименованием, но с другим номенклатурным номером, в исключительном случае возможно проведение зачета. Решение о зачете пересортицы принимает руководитель на основании служебной записки председателя инвентаризационной комиссии и объяснительной записки ответственного лица. Приказ Минфина № 49 действует до 01.04.2025 года, организации бюджетной сферы могут применять его положения, не противоречащие федеральному закону № 402-ФЗ, Инструкции 157н, федеральным стандартам.
При повреждении, порче, гибели имущества организации в результате форс-мажорных обстоятельств (стихийных бедствий, техногенных катастроф и пр.) назначается внеплановая инвентаризация. Выявленные в результате такой проверки недостачи списываются на финансовый результат в соответствии с инструкциями 157н, 162н, 174н, 183н.
Взыскание ущерба
Недостачи, не обусловленные естественной убылью, пересортицей и форс-мажорными обстоятельствами, должны быть возмещены виновными лицами. Ст.243 ТК РФ предусматривает полную материальную ответственность работников при недостаче ценностей, вверенных ему на основании письменного договора или полученных им по разовому документу.
Взыскание с работника при его согласии суммы недостачи, не превышающей его среднемесячный заработок, производится по распоряжению работодателя, подписанному не позднее, чем через месяц с даты окончательного установления размера ущерба. Сотрудник вправе дать добровольное согласие на удержание суммы, превышающей среднемесячный заработок, в этом случае ему может быть предоставлена рассрочка платежа. Если добровольное согласие виновного лица не получено, или сотрудник уволился, не возместив ущерб в полном объеме, работодателю придется обратиться в суд.
Размер ущерба определяется, исходя из текущей восстановительной стоимости недостающих МЦ на день обнаружения недостачи. Восстановительная стоимость – это сумма средств, необходимая для полного восстановления активов.
Свежие статьи в журнале «Учет в учреждении» по срочным изменениям: |
||||||
| — |
Как документально оформить расчеты с подотчетниками в 2024 году. Образцы и схема взаимодействия |
|
||||
| — |
|
|||||
| — |
Схемы, как оформить поступление НФА: приходным ордером или новой первичкой |
|
||||
| — |
Новая учетная политика – нарушение законодательства. Как правильно актуализировать |
|
||||
Списание недостачи при инвентаризации
В бухгалтерском учете используются следующие счета для отражения расчетов по ущербу:
- основным средствам – 0 209 71;
- нематериальным активам – 0 209 72;
- непроизведенным активам – 0 209 73;
- материальным запасам – 0 209 74;
- биологическим ресурсам – 0 209 76.
Расчеты по недостачам денежных средств отражаются на счете 0 209 81, а по недостачам иных финансовых активов – на счете 0 209 82.
В п.220 Инструкции 157н утверждается, что указанные выше счета предназначены для учета ущерба, подлежащего возмещению виновными лицами. Это означает, что на счета 0 209 ХХ следует относить и суммы недостач, в отношении которых виновные лица не установлены. Если при проведении служебного расследования не удается выявить сотрудников, допустивших недостачу, соответствующая сумма списывается со счета 0 209 ХХ на расходы учреждения.
Списание недостач МЗ в пределах установленных норм естественной убыли производится на текущий финансовый результат или на себестоимость по КОСГУ 272 «Расходование материальных запасов». Недостачи, причиной которых являются форс-мажорные обстоятельства, списываются на финансовый результат по КОСГУ 273 «Чрезвычайные расходы по операциям с активами».
По завершении инвентаризации на основании утвержденного руководителем электронного акта ф.0510463 добровольное возмещение ущерба ответственным лицом оформляется следующими документами:
- ф. 0510448 «Акт о приеме-передаче объектов НФА» – при возмещении недостачи в натуральной форме;
- ф. 0310001 «Приходный кассовый ордер» – при возмещении денежной суммы, равной восстановительной стоимости недостающих МЦ.
Проводки
В таблице показаны проводки, которые применяются в госучреждениях для оформления хозяйственных операций по списанию недостач НФА и по возмещению ущерба виновными лицами.
|
Д-т |
К-т |
Примечание |
|
Списание с баланса учреждения. |
||
|
040120272 0109ХХ272 |
0105ХХ44Х
|
Материальных запасов в пределах нормы естественной убыли. |
|
040120273 |
0105ХХ44Х |
Материальных запасов, утраченных в результате форс-мажорных обстоятельств. |
|
040110172 |
0105ХХ44Х |
Материальных запасов, утраченных в результате недостачи, допущенной виновными лицами. |
|
0104ХХ411 0114ХХ412 040120273 |
0101ХХ410 |
Основных средств, утраченных в результате форс-мажорных обстоятельств за счет: - начисленной амортизации; - убытка от обесценения; - финансового результата (в размере остаточной стоимости). |
|
0104ХХ411 0114ХХ412 040110172 |
0101ХХ410 |
Основных средств, утраченных в результате недостачи, допущенной виновными лицами, за счет: - начисленной амортизации; - убытка от обесценения; - доходов от операций с активами (в размере остаточной стоимости). |
|
Начисление ущерба, подлежащего возмещению виновными лицами. |
||
|
020974567 |
040110172 |
По материальным запасам. |
|
020971567 |
040110172 |
По основным средствам. |
|
0209ХХ567 |
040110172 |
По иным видам активов. |
|
Возмещение ущерба виновными лицами. |
||
|
040110172 0101ХХ310
040110172 0105ХХ34Х |
020971667 040110172
020974667 040110172 |
В натуральной форме: - по основным средствам;
- по материальным запасам.
|
|
020111510 020134510 |
02097Х667 |
В денежной форме за счет поступления средств: - на лицевой счет; - в кассу учреждения. |
|
030403837 |
02097Х667 |
За счет удержаний из заработной платы на основании заявления работника. |
|
Списание суммы начисленного ущерба, если виновные лица не установлены. |
||
|
040110172 |
020971667 020974667 |
- по основным средствам; - по материальным запасам. |
Излишки при инвентаризации
Неучтенные объекты ОС, МЗ и других НФА, выявленные в результате инвентаризации, должны быть приняты к учету в том месяце, в котором завершена проверка и утверждены представленные комиссией результаты. Излишки относятся на соответствующий балансовый счет по справедливой стоимости, определяемой с применением методов, описанных в ФСБУ «Основные средства», «Нематериальные активы», «Непроизведенные активы», «Запасы». Чаще всего в госучреждении при установлении стоимости излишков используется метод рыночных цен.
В соответствии со ст.250 НК РФ, стоимость оприходованных объектов НФА признается внереализационным доходом и включается в налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. С этой суммы налог следует заплатить не только бюджетным и автономным, но и казенным учреждениям, которые должны запросить у ГРБС ЛБО и бюджетные ассигнования по соответствующему коду бюджетной классификации.
Излишки при инвентаризации: проводки
Для отражения в учете операций по оприходованию излишков, выявленных в ходе проведения инвентаризации, используются проводки, показанные в таблице.
|
Д-т |
К-т |
Примечание |
|
0101ХХ310
040120271 0109ХХ271 |
040110199
0104ХХ411
|
Приняты к учету основные средства по справедливой стоимости. Начислена амортизации с учетом выбранного метода, установленного комиссией срока полезного использования и периода нахождения в эксплуатации. |
|
0105ХХ34Х |
040110199 |
Приняты к учету материальные запасы. |
|
020134510 |
040110189 |
Приняты к учету денежные средства. |
Оформление результатов инвентаризации
В организациях бюджетной сферы для оформления итогов инвентаризации активов и обязательств используются унифицированные бланки, форма которых утверждена приказом Минфина от 30.03.2015 года № 52н:
- инвентаризационные описи (ф. 0504081-0504089, ф. 0504091);
- ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092);
- акт о результатах инвентаризации (ф. 0504835).
Начиная с 2023 года, госучреждения должны внедрять ЭДО и использовать электронные формы, утвержденные приказом Минфина от 15.04.2021 года № 61н:
- решение о проведении инвентаризации (ф. 0510439);
- изменение решения о проведении инвентаризации (ф. 0510447);
- акт о результатах инвентаризации наличных денежных средств (ф. 0510836);
- акт о результатах инвентаризации (ф. 0510463).
Читайте рекомендацию в Системе Госфинансы для перехода на электронный документооборот в бухгалтерии. В ней – как перейти и работать с электронными документами, как безопасно подключить сотрудников на ЭДО, подписывать и хранить их подписи:
Как перейти на ЭДО в бухгалтерии
Ведомость расхождений ф. 0504092 заполняется только при выявлении излишков, недостач (в том числе в пределах нормы естественной убыли) или несоответствия объекта учета критериям актива. При ведении электронного документооборота на основании инвентаризационных описей формируется акт ф. 0510463, содержащий приложения, в которых отражаются:
- информация о выявленных отклонениях на определенном счете учета;
- раскрытие характеристик объектов, учитываемых на определенном счете.
Приложения заполняются только при наличии отклонений, в этом случае форму 0504092 можно не составлять.