Проведение инвентаризации и документальное оформление результатов

5607
По мнению Минфина России, инвентаризация активов и обязательств проводится учреждениями в порядке и сроки, установленные ими в рамках учетной политики (письмо Минфина России от 13 января 2015 г. № 02-06-10/70). При этом необходимо учитывать случаи обязательного проведения инвентаризации, установленных законодательством. В статье рассмотрено документальное оформление инвентаризации.

Карина Стенечкина, бухгалтер

Как проводится

Проверке подлежит все имущество учреждения независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств. Кроме того, проверке подлежат:

Эксклюзив! Читайте статью из свежего номера журнала "Учет в учреждении" -  Инвентаризация «на бумаге». Как учредитель об этом узнает (в формате .pdf)
  • производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете, например, находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки;
  • имущество, не учтенное по каким-либо причинам.
Как провести и документально оформить инвентаризацию PT1M49S Проведение инвентаризации и документальное оформление результатов

Проведение инвентаризации и документальное оформление результатов

Инвентаризация имущества производится по его местонахождению (цех, лаборатория, класс, мастерская и т.п.) и по каждому материально ответственному лицу.

В каждом учреждении должна быть создана постоянно действующая инвентаризационная комиссия. А при большом объеме работ могут создаваться дополнительно рабочие комиссии.

Использование штрих-кодирования

Одним способов ускорить процесс - использование штрих-кодирования. Суть способа в нанесении на основные средства напечатанные из программы на специальном оборудовании этикетки со штрих-кодом. Особенность материала изготовления таких этикеток в том,  что, как правило они наносятся один раз.

Сведения о присвоенных штрих-кодах загружаются в учетную программу, и в последующем для проверки основных средств достаточно считать штрих-коды специальным сканером и провести фактически автоматическое:

Перед тем как начать пересчитывать, перевешивать, обмерять все ценности и заносить их в описи, необходимо получить от материально ответственного лица (МОЛ) все последние на момент инвентаризации:У способа есть недостатки - например, проверить наличие продуктов в пищевом блоке, строительных материалов на складе и других объектов, которым не присваиваются инвентарные номера, штрих-коды не помогут. Как правило штрих-кодирование можно распространить дополнительно лишь на документальное оформление инвентаризации НМА.

  • приходные и расходные документы;
  •  отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.

Они должны быть завизированы председателем комиссии с указанием «до инвентаризации на _ (дату)». На практике это означает, что нужно дать МОЛ возможность дооформить (дозаполнить) соответствующие отчеты и собрать все необходимые документы. Если пренебречь этим правилом, то в последующем скорее всего потребуется корректировка акта. После  истечения всех отпущенных сроков нужно взять с МОЛ расписку о том, что к началу процедуры:

  • все расходные и приходные документы были им сданы в бухгалтерию или переданы комиссии;
  • все ценности, поступившие на его ответственность, оприходованы, а выбывшие – списаны в расход.

Участие МОЛ

Обычно подобная расписка является неотъемлемой частью инвентаризационной описи. В противном случае должен быть составлен акт об отказе участия процедуре.

  Также результатом участия МОЛ в процедуре может стать:

  • акт расхождения;
  • оформление недостачи.

Из-за возможных разногласий проверять фактическое наличие имущества и заполнять описи можно только при участии МОЛ. При этом ни комиссия не вправе находиться в соответствующем помещении, где хранится проверяемое имущество, без данного МОЛ, ни, наоборот, МОЛ не должно находиться в этом помещении в отсутствие членов комиссии.

Если возникает необходимость прервать работу комиссии (например, на время обеда или если процедура продолжается несколько дней), описи и акты должны быть оставлены внутри того помещения, где производится инвентаризация (например, в ящике стола, сейфе, шкафу). При этом,  все ее члены и МОЛ должны одновременно покинуть помещение, и оно должно быть опломбировано или опечатано, чтобы исключить возможность несанкционированного проникновения кого бы то ни было в данное помещение.

Так как информация по проверке формируется исходя из результатов фактического пересчета, взвешивания, обмера руководитель должен предоставить комиссии необходимые:

  • измерительные и контрольные приборы;
  • мерную тару.

Также при необходимости комиссия обеспечивается рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов.

Что формить по итогам процедуры: общие правила

Для проведения проверки основных средств необходимо использовать формы регистров, утвержденных приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н (далее – Приказ № 52н). Указанные формы имеют некоторые различия с утвержденными ранее действующим приказом Минфина России от 15 октября 2010 г. № 173н.

Форма № ИНВ-24

Некоторые документы, не предусмотренные Приказом № 52н, применяются учреждениями на основании ведомственных нормативных актов. Например, при прверке в Вооруженных Силах РФ применятся акт о контрольной проверке правильности проведения процедуры (унифицированная форма № ИНВ-24) согласно приказу Министра обороны РФ от 28 марта 2008 г. № 139. Однако такой документ проверки составляет уже не инвентаризационная комиссия учреждения, а контролирующие структуры.

Может включать учетные регистры предусмотренные учетной политикой учреждения, а также регистры для целей управленческого учета. Если учреждения имеет имущество на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, то составте отдельные описи и акты.

Если учреждение имеет имущество на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, на это имущество должны быть составлены отдельные описи. Составлять описи и акты нужно как минимум в двух экземплярах.

Заполнять описи и акты можно как вручную, так и с использованием компьютеров или иной оргтехники. Помарки и подчистки не допускаются, а необходимые исправления должны быть выполнены корректурным способом, оговорены на полях и подписаны как всеми членами комиссии, так и МОЛ. Оставлять незаполненные строки нельзя – лишние строки должны быть прочеркнуты, и на каждой странице описи необходимо указывать прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях на данной странице (вне зависимости от единиц измерения различных видов ценностей, отраженных на этой странице).

Их подписывают все члены комиссии и МОЛ. Кроме того, МОЛ в конце описи дает расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к ее членам каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.  Если же происходит смена МОЛ, в описи должны расписаться оба МОЛ: принявший расписывается в получении, а сдавший – в сдаче отраженного в описи имущества.

На заседании комиссии утверждается так называемый заключительный акт. В нем фиксируют выводы, решения и предложения по результатам проведенной проверки. Результаты должны включать показатели инвентаризационных описей и сличительных ведомостей. Расшифровка имущества и обязательств может приводиться только по тем объектам, по которым установлены расхождения. Заключительный документ передают на рассмотрение руководителю организации.

 Однако такой порядок – право учреждения, которое оно реализует через учетную политику. Вполне допустимо заполненные и подписанные описи передать в бухгалтерию, где производится учет выявленных инвентаризационных разниц и оформление результатов процедуры. Главный нюанс при этом –  правильно отразить результаты, то есть выявленные расхождения между фактическим наличием объектов и данными регистров бухгалтерского учета.

Если выявляются расхождения, необходимо составить сличительные ведомости, то есть в сличительные ведомости отдельными позициями заносятся только те позиции (те виды имущества и т. д.), по которым выявлены отклонения от учетных данных – излишки либо недостачи. На ценности, не принадлежащие учреждению, составляются отдельные сличительные ведомости.

Излишки и недостачи выявлены у одного и того же МОЛ

При проверки могут быть выявлены и излишки, и недостачи у одного и того же МОЛ. В этом прежде всего нужно проанализировать ситуацию и определить, существует ли возможность осуществления зачета по пересортице. Для этого должны соблюдаться четыре условия – излишек и недостача должны иметь место:

  • за один и тот же проверяемый период;
  • у одного и того же проверяемого лица;
  • в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования;
  • в тождественных количествах.

Если излишек и недостача одноименных ценностей обнаружены пусть и в один и тот же день и в тождественных количествах, но у разных МОЛ, нужно то и  акт расхождения при инвентаризации будет для каждого отдельный. Необходимо раздельно приходовать весь излишек и списывать всю недостачу с ее взысканием с виновника.

Хотя, безусловно, в подобных ситуациях нужно прежде всего разобраться в причинах. Ведь в данном конкретном случае вполне возможно, что расхождение данных связано не с действиями МОЛ, а с ошибкой бухгалтера. Зачастую по невнимательности или по какой-то другой причине бухгалтеры неверно отражают информацию о движении соответствующих ценностей в аналитическом учете.

Например, если продукты питания были переданы из кладовой столовой в буфет, находящийся в студенческом общежитии (к МОЛ № 1), а бухгалтер по ошибке при проведении данных документов отразил операцию как передачу этих продуктов в буфет, находящийся в учебном корпусе, и отнес стоимость переданных продуктов на МОЛ № 2. Таким образом, сначала необходимо произвести исправление допущенной ошибки в общем порядке, а уже потом переходить к урегулированию разногласий, связанных с реальными излишками и недостачами, выявленными в ходе проверки.

Инвентаризационная опись

После того как проверите все объекты и закроете описи, составьте акт о результатах инвентаризации (ф. 0504835). А если есть излишки и недостача, дополнительно составьте ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092).

ля описи важно внимательно изучить бланк, утвержденный Приказом № 52н, в котором отражены следующие сведения:

  • наименование и код объекта учета и его инвентарный номер;
  • единица измерения;
  • сведения о фактическом наличии (цена, количество);
  • сведения по данным бухгалтерского учета (количество, сумма);
  • сведения о результатах инвентаризации (по недостаче и по излишкам – количество и сумма).

На каждой странице описи необходимо прописью вписывать число порядковых номеров материальных ценностей и их общее количество, которое значится на данной странице. При этом не важно, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т. д.) эти ценности показаны.

Если приходится исправлять ошибки, то неверные записи можно зачеркнуть и над ними вписать правильные. Однако все такие правки должны заверить все члены й комиссии и МОЛ.

Не должно быть в описи пустых строк быть не должно. Если нет данных, то все не заполненные в конце строки необходимо прочеркнуть. На последней странице описи необходима отметка о том, что:

  • цены проверены;
  • итоги подсчитаны.

Под этим должны подписаться все те, кто участвовал в процедуре. Заполненную опись подписывают все члены инвентаризационной комиссии, а МОЛ расписывается в том, что комиссия проверила имущество в его присутствии и передала его ему на ответственное хранение и что к членам комиссии нет никаких претензий.

Акт о результатах инвентаризации

Акт не имеет отдельного  бланка для отдельных видов активов или, при необходимости, для организационно-распорядительной документации. Так как составляется он все же по принципу группировки, то в бланк необходимо вписать наименование документа, например, акт инвентаризации НЗП, остатков или, например, акт инвентаризации остатков нзп, складских остатков, подотчетных сумм, денежных средств и т.д.

По приведенным наименованиям нетрудно заметить, что то, как составляется документ в части его наименования зависит от различных факторов:

  • учетной политики учреждения;
  • задач управленческого учета;
  • нужд кадровой службы.

Например, помимо проверки трудовых книжек, которые относятся к бланкам строгой отчетности, на практике встречается даже такая экзотика, как акт инвентаризации личных дел.

Заполннеи его начинается с указания наименования не только учреждения, но и подразделения, в котором проводится проверка. Номер и дата акта также относятся к обязательным реквизитам.

Он должен содержать информацию о присутствующих членов комиссии, их должностях, так как заполнить документа при неполном составе комиссии будет нарушением. Кроме того, в нем проверки необходимо внести основание для проведения проверки (приказ, распоряжение, постановление). Затем перечислите наименования проверяемых ценностей, укажите их фактическое наличие цифрами и прописью. Далее напишите количество ценностей в соответствии с записями в бухгалтерских документах. В соответствующих графах укажите величину излишков или недостач.

Если фактическое наличие остатков материальных ценностей не совпадает с документальным, то материально ответственному лицу необходимо на втором листе документа объяснить причины такой ситуации, поставить дату и подпись.

Так как составить документ предписывается в двух экземплярах, то и подписывать всем членам комиссии, а также МОЛ необходимо оба экземпляра, независимо от того, для кого они предназначены – для бухгалтерию или МОЛ. Если инвентаризация проводится в связи со сменой МОЛ, то они вручаются обоим так, как сделать его можно и в трех экземплярах.

Пример заполнения акта 

Проведение инвентаризации и документальное оформление результатов



Секретные материалы!

Есть статьи, которые мы не можем показывать на сайте в общем доступе. Подпишитесь на нашу специальную рассылку и получите информацию, которую мы открываем только избранным! Это бесплатно.

Школа Главбуха госучреждения

Школа Главбуха государственного учреждения

Научитесь работать без ошибок и нареканий!

Записаться в Школу

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...





Рассылка

© 2011–2017 ООО «Актион бухгалтерия»

«Учет в учреждении» – Журнал для бухгалтеров бюджетной сферы

Использование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор). Свидетельство о регистрации СМИ Эл №ФС77-62697 от 10.08.2015.


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для бухгалтеров бюджетных и автономных учреждений

Чтобы продолжить чтение статьи на портале, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это бесплатно и займет всего 53 секунды. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
×
Зарегистрируйтесь и скачайте файл!

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать файлы с сайта. Это бесплатно и займет всего несколько секунд. У нас на сайте:

Фото
  • 6000 статей
  • 14 000 ответов на вопросы
  • 300 видеосеминаров
  • 500 форм документов с образцами
  • Бесплатная правовая база
  • Сервисы, которые помогу составить учетную политику, определить код КОСГУ

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль