Рассказываем об особенностях подготовки и проведения обязательной и добровольной инвентаризации по новым правилам в 2024 году. Читайте о впервые установленных Минфином новых критериях, которые позволяют выявить признаки формального подхода к осуществлению контрольных мероприятий.
Эксперты Cистеме Госфинансы совместно с представителем органа власти составили таблицы, презентации, схемы, которые упростят проведение инвентаризации по новым правилам в 2024 году. По всем направлениям учета — от имущества до забаланса — редакция Системы Госфинансы разработали порядок проведения инвентаризации со всеми образцами описей и актов, которые можно внедрить в свой процесс.
Скачать материалы в Системе Госфинансы
Новые правила проведении инвентаризации учреждений в 2024 году
В 2024 году все госучреждения должны внедрять ЭДО с использованием утвержденных форм электронной первички и регистров.
Ранее году Минфин внес поправки в федеральный стандарт «Учетная политика, оценочные значения и ошибки». Документ дополнили приложением № 1 «Общие требования к организации инвентаризации активов и обязательств, осуществляемой в целях обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета, бухгалтерской (финансовой) отчетности». В нем устанавливаются:
- основания для проведения обязательных и добровольных инвентаризаций;
- правила формирования инвентаризационных комиссий;
- порядок подготовки и проведения проверок;
- порядок оформления результатов инвентаризаций.
В подпункте «в» пункта 9 федерального стандарта уточнили, что учреждения должны включать в учетную политику порядок проведения инвентаризации объектов, информация о которых раскрывается в бухгалтерской отчетности. В пункте 14 еще одно основание для изменения — необходимость корректировки порядка проведения инвентаризации.
Минфин впервые прописал общие требования к итогам
Минфин утверждает общие правила, по которым вам предстоит оформлять итоги инвентаризации. Все они описаны в приказе Минфина от 13.09.2023 № 144н. Законодательно изменения нужно применять с 1 января 2024 года. Но сейчас, когда отражаете итоги годовой инвентаризации, можете также ориентироваться на общие правила. Особенно при признании имущества неактивом и отражении недостачи.
Ревизоры рассказали, какие формулировки в заключении завернут по итогами инвентаризации
При списании имущества по итогам инвентаризации обращайте внимание на формулировки в заключении комиссии. Из‑за неверных формулировок ревизоры не признают операцию и требуют восстановить объект на балансе. Смотрите безопасные и рискованные формулировки заключений. Редакция журнала «Учет в учреждении» подготовила их по последним разъяснениям Минфина.
Изменился порядок инвентаризации расчетов с контрагентами
В ходе инвентаризации расчетов с контрагентами в 2024 году применяйте новые правила . Связаны они с изменениями законодательства. Во-первых, с углубленной аналитикой на счетах расходов и доходов. Во-вторых, с общими требованиями к инвентаризации. Их Минфин прописал в стандарте «Учетная политика, оценочные значения и ошибки».
Три новых обязательных дела
В 2024 году нужно выполнить новые дела в ходе инвентаризации. Связаны они с изменениями инструкции № 157н и налогового законодательства:
• проинвентаризируйте новые счета учета,
• по-новому проверьте старые счета,
• оформите новые документы.
Избежать претензий к результатам инвентаризации удастся, если до ее начала на встрече четко раздать поручения каждому бухгалтеру.
При инвентаризации склада в 2024 году многие находят залежавшийся мягкий инвентарь, который не будет востребован. Например, валенки, пожелтевшее белье и т. д. В инструкциях по учету нет типовых проводок, чтобы списать с учета такое имущество. А при проверке ревизоры обвинят учреждение в неэффективном использовании имущества и средств, которые потратили на его покупку.
При подготовке к годовой инвентаризации-2024 проверьте, как провели весенне-летние затраты. Это поможет убедиться, что по итогам ремонта, монтажа или изменения назначения вы не получили новый самостоятельный объект учета. Чаще это случается при учете расходов, связанных с системами видеонаблюдения, кондиционирования, речевого оповещения и прочими аналогичными устройствами.
Минфин введет семь новых форм электронной первички
14.09.2023 года Минфин опубликовал проект изменений к приказу № 61н. В нем — еще новые нормы электронной первички для инвентаризации.
Список новых форм:
Новые формы электронной первички для инвентаризации. Минфин утвердил пять новых форм инвентаризационных описей для имущества, денег и расчетов по поступлениям. Изменяющий приказ от 30.10.2024 № 174н направлен на госрегистрацию. Применять новые формы надо будет и в 2024 году, но не всем.
Новые формы учреждения обязаны применять с 1 января 2025 года. Централизованные бухгалтерии — с 1 января 2024 года.
Перечень новых форм:
- инвентаризационная опись на счетах учета денежных средств (ф. 0510464);
- инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов (ф. 0510465);
- инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов (ф. 0510466);
- инвентаризационная ведомость наличных денежных средств (ф. 0510467);
- инвентаризационная опись расчетов по поступлениям (ф. 0510468).
Инвентаризация перед отпуском материально ответственного сотрудника. В 2024 году вам придется впервые оформить новое решение (ф. 0510439) перед отпуском МОЛ. Если оформите приказ, ревизоры оштрафуют до 30 000 руб. за отсутствие первички.
Как электронный документооборот повлиял на инвентаризацию имущества
В настоящее время при подготовке и проведении инвентаризации используются пять электронных форм:
- «Решение о проведении инвентаризации» – код по ОКУД 0510439;
- «Изменение решения о проведении инвентаризации» – код по ОКУД 0510447;
- «Акт о результатах инвентаризации наличных денежных средств» – код по ОКУД 0510836;
- «Решение о прекращении признания активами объектов НФА» – код по ОКУД 0510440;
- «Акт о приеме-передаче объектов НФА» код по ОКУД 0510448.
Читайте рекомендацию в Системе Госфинансы для перехода на электронный документооборот в бухгалтерии. В ней – как перейти и работать с электронными документами, как безопасно подключить сотрудников на ЭДО, подписывать и хранить их подписи:
В форме 0510439 отражаются:
- сведения о причине проведения инвентаризации;
- перечень проверяемых объектов;
- даты начала и окончания контрольных мероприятий;
- дата, по состоянию на которую проверяются остатки по соответствующим счетам;
- ФИО ответственных лиц;
- списочный состав инвентаризационных комиссий.
Данные в электронном Решении автоматически отражаются во всех заполняемых в рамках ЭДО документах, связанных с инвентаризацией. Внедрение ЭДО ускорит процесс документального оформления инвентаризации и позволит своевременно оповещать заинтересованных сотрудников обо всех изменениях и дополнениях.
Минфин продолжает работу над созданием электронных форм, в 2024-2025 годах планируется утверждение новых документов. Разработка электронных инвентаризационных описей, сличительных ведомостей, актов позволит не только сократить время на проведение проверок, но и избежать ошибок за счет автоматического переноса показателей. Скачать образец решения о проведении инвентаризации (ф. 0510439) вы можете в Системе Госфинансы.
Когда проводить обязательную инвентаризацию
В новой редакции федерального стандарта «Учетная политика, оценочные значения и ошибки» установлены основания для проведения обязательных инвентаризаций:
- обнаружение факта утраты или порчи имущества, не связанного с влиянием чрезвычайных ситуаций;
- возникновение стихийных бедствий или техногенных катастроф, которые стали или могут стать причиной материальных потерь;
- смена ответственного лица;
- смена руководителя или выбытие более 50% членов коллектива, заключившего договор о коллективной материальной ответственности;
- продажа имущественных комплексов или передача их в аренду, доверительное управление, безвозмездное пользование;
- реорганизация учреждения, за исключением реорганизации в форме преобразования;
- ликвидация субъекта учета;
- составление годовой бухгалтерской отчетности.
В каждом из перечисленных случаев проверке подлежит либо все имущество организации (при реорганизации и ликвидации), либо группа объектов, определенная федеральным стандартом. Например, при хищении или порче проводится инвентаризация в отношении ответственных лиц или мест хранения, связанных с похищенным или испорченным имуществом. Основные этапы инвентаризации читайте в рекомендации Системы Госфинансы.
Когда проводить добровольную инвентаризацию
Количество и периодичность проведения добровольной инвентаризации определяет руководство учреждения. График плановых контрольных мероприятий утверждается в учетной политике. Обычно ежемесячно проверяют остатки денежных средств и денежных документов в кассе, наличие БСО, лекарственных препаратов, подлежащих предметно-количественному учету и пр. При выявлении различных нарушений, связанных с поступлением, перемещением, использованием имущества, руководитель может издать приказ или распоряжение о проведении внезапной проверки.
Инвентаризацию можно проводить дистанционно в форме видео- или фотофиксации имущества. Это удобно, если большая часть членов комиссии не может присутствовать на инвентаризации в связи с переводом сотрудников на удаленку. Также такой способ удобен, если в учреждении есть территориально удаленные обособленные подразделения, а сотрудников, которые в них работают, недостаточно для создания инвентаризационной комиссии.
Как утвердить порядок или положение
В каждом учреждении должно быть утверждено Положение о проведении инвентаризаций активов и обязательств. Оформить документ можно в виде раздела или приложения к учетной политике или в виде отдельного внутреннего локального нормативного акта. В Положении следует определить порядок:
- назначения обязательных и добровольных инвентаризаций;
- формирования инвентаризационных комиссий;
- проведения проверок различных видов финансовых и нефинансовых активов;
- оформления результатов инвентаризаций;
- действий администрации учреждения и заинтересованных служб при выявлении излишков, недостач, фактов наличия неисправного или неиспользуемого оборудования и пр.
Кто участвует в инвентаризации
Руководитель госучреждения может своим приказом создать постоянно действующую инвентаризационную комиссию или возложить полномочия по проведению инвентаризаций на:
- комиссию по поступлению и выбытию активов;
- комиссию по подготовке и принятию решений о списании имущества.
При большом количестве проверяемых объектов на время выполнения проверок может быть сформировано несколько рабочих комиссий. В их состав должны включаться не менее 3 человек, в том числе:
- председатель, распределяющий обязанности между членами, обеспечивающий общее руководство и коллегиальность работы;
- заместитель председателя;
- секретарь, ответственный за оформление документов.
Какие документы подготовить для инвентаризации
После утверждения руководителем ф.0510439 бухгалтерская служба должна подготовить инвентаризационные описи по подлежащим проверке объектам с указанием учетных данных по состоянию на дату, указанную в Решении. Оформлять инвентаризацию ʼ23 вам предстоит с помощью электронных и печатных форм первички и регистров. Читайте, какой именно документ оформить на каждом этапе. Смотрите образцы, чтобы правильно заполнить графы и строки.
Минфин утвердил бумажные формы инвентарных описей, которые нужно использовать в 2024 году:
- форма 0504081 – ценные бумаги;
- форма 0504082 – остатки денежных средств на счетах учета;
- форма 0504083 – задолженность по кредитам и займам;
- форма 0504084 – состояние госдолга РФ в ценных бумагах;
- форма 0504085 – состояние госдолга РФ по полученным кредитам и предоставленным гарантиям;
- форма 0504086 – бланки строгой отчетности и денежные документы;
- форма 0504087 – объекты НФА;
- форма 0504088 – остатки наличных денежных средств;
- форма 0504089 – расчеты с дебиторами и кредиторами;
- форма 0504091 – расчеты по поступлениям.
Унифицированные бланки утверждены не для всех объектов учета. В произвольной форме нужно заполнять описи по расходам и доходам будущих периодов, резервам, обязательствам, незавершенному производству. Разработанный самостоятельно бланк, содержащий перечисленные в законе 402-ФЗ обязательные реквизиты, нужно утвердить в учетной политике.
Скачайте образцы инвентаризационных описей для основных средств, НМА, матзапасов, расчетов с дебиторами, кассы, БСО, забалансовых счетов и других объектов учета.
|
Материалы |
Денежные средства на счетах |
Касса |
|
Основные средства |
Нематериальные активы |
Капвложения |
|
Продукты питания |
Объекты аренды |
Расчеты с персоналом |
|
Забалансовый счет 02 |
Забалансовый счет 09 |
Забалансовый счет 01 |
|
Забалансовый счет 03 |
Имущество казны |
Забалансовый счет 21 |
|
ГСМ |
Медикаменты |
Животные |
|
Денежные документы |
Расчеты с контрагентами |
Расчеты с бюджетом |
|
Забалансовый счет 27 |
Забалансовый счет 04 |
Неисключительные права |
|
Здания и сооружения |
Транспортных средства |
Машины и оборудование |
|
Многолетние насаждения |
Готовая продукция |
Поступлениям |
|
Акт инвентаризации резервов |
Земли |
Акт доходов будущих периодов |
|
Акт расходов будущих периодов |
Акт проверки библиотечного фонда |
Опись ТМЦ |
|
Здание, поступившее во время инвентаризации |
Машины и оборудование, поступившие во время инвентаризации |
Транспортные средства, поступившие во время инвентаризации |
|
Многолетние насаждения, поступившие во время инвентаризации |
Инвентарь, поступивший во время инвентаризации |
Прочие основные средства, поступившие во время инвентаризации |
Больше готовых образцов инвентаризационных описей скачайте в Системе Госфинансы:
В описях проставляется количество проверяемых объектов по данным бухгалтерского учета, фактическое наличие указывают члены комиссии при проведении инвентаризации. Ответственное лицо на дату проверки должно сдать в бухгалтерию все имеющиеся у него приходные и расходные документы. Расписка об этом проставляется в описи на титульном листе.
Памятки: что учесть при проверке имущества по инвентаризации
Для инвентаризации имущества скачайте комплект памяток по учету ОС, НМА, матзапасов, денежных средств в кассе и на счетах учреждения.
|
Основные средства |
Нематериальные активы |
Непроизведенные активы |
|
Капвложения |
Имущество казны |
Материальные запасы |
|
Продукты питания |
Медикаменты и перевязочные средства |
ГСМ |
|
Библиотечный фонд |
Касса |
Денежные средства на счетах |
|
Денежные документы и БСО |
Как выявить признаки обесценения активов
В федеральном стандарте «Обесценение активов» содержится требование об обязательном обследовании НФА на предмет наличия признаков обесценения в ходе инвентаризации, проводимой с целью обеспечения достоверности данных бухгалтерской отчетности. Члены комиссии (специалисты учреждения, привлеченные эксперты) должны выявить следующие факторы, существенно уменьшающие справедливую стоимость объекта учета:
- изменения в законодательстве, внешней и внутренней политике, технологиях, негативно влияющие на процесс получения от использования объекта экономической выгоды или полезного потенциала;
- снижение потребности в ТРУ, производство которых обеспечивается оцениваемым активом;
- физическое повреждение;
- моральный износ;
- прекращение деятельности, в которой используется актив.
Отметка о наличии признаков обесценения проставляется в форме 0504087. В обязанности комиссии входит определение справедливой стоимости объекта на дату инвентаризации. К выполнению расчетов можно привлекать специалистов соответствующего профиля.
Какие объекты инвентаризировать
Перечень объектов, подлежащих инвентаризации, должен содержаться в приказе руководителя или в таблице 1 содержательной части ф. 0510439 «Решение о проведении инвентаризации». Проверку фактического наличия следует проводить в отношении имущества, находящегося в оперативном управлении, в консервации, полученного или переданного по договору аренды или безвозмездного пользования, принятого на хранение.
Основные средства
В приказе Минфина № 144н, помимо традиционного осмотра ОС, предусмотрены другие методы проведения инвентаризации:
- видеофиксация;
- фотофиксация;
- фиксация факта осуществления объектом ОС определенной функции*;
- фиксация факта получения от объекта имущества экономической выгоды**.
* – например, поступление сигнала от маяка, светофора, камеры наблюдения.
** – например, регулярное поступление платежей за ОС, переданные в аренду.
В процессе инвентаризации основных средств, подлежащих государственной регистрации, необходимо произвести сверку данных, отраженных в регистрах бухгалтерского учета, и данных из государственных или муниципальных реестров.
Если объект ОС неисправен, нуждается в ремонте или восстановлении, не эксплуатируется по другим причинам, комиссия обязана сделать соответствующую отметку в инвентаризационной описи.
Алгоритм для списания основных средств при недостаче, порче имущества при инвентаризации смотрите в Системе Госфинансы
В работе пользуйтесь помощником онлайн-консультанта в Системе Госфинансы. Он поможет провести инвентаризацию имущества, которое обнаружили или поступило во время инвентаризации. С ним вы проверите, верно ли отразили его в учете, в зависимости от кого и как оно поступило, узнаете, какую выбрать инвентаризационной опись для этого поступившего имущества, как и в каком документе отразить излишки.
Нематериальные активы
Члены инвентаризационной комиссии в процессе проверки наличия НМА должны потребовать у ответственного лица патенты, свидетельства и договоры, подтверждающие факт владения исключительными правами на результаты интеллектуальной деятельности. Эти документы обосновывают отнесение объекта НМА на счет 0 102 хх 000.
Приобретенные учреждением неисключительные права пользования НМА учитываются на счете 0 111 60 000 и также подлежат инвентаризации. В федеральный стандарт «Нематериальные активы» (п.37) содержится требование о ежегодном проведении теста на обесценение НМА, соответствующие признаки обесценения должны быть внесены в инвентаризационную опись.
Воспользуйтесь помощником онлайн-консультанта в Системе Госфинансы, который поможет провести инвентаризацию неисключительных прав на НМА. С ним вы проверите, верно ли отразили его в учете, узнаете, какую выбрать инвентаризационной опись.
Капитальные вложения
Инвентаризация капитальных вложений в соответствии с положениями приказа № 144н производится путем осмотра незавершенных или не введенных в эксплуатацию объектов и выверки документов. Комиссии должны быть предъявлены:
- паспорта объектов, строительство которых осуществляется за счет бюджетных инвестиций или субсидий на осуществление капвложений;
- документы, подтверждающие выделение бюджетных средств;
- пообъектные регистры аналитического учета;
- журналы учета работ.
Определение объема выполненных работ производится на основании результатов замеров и технических расчетов, результаты должны быть подтверждены актами, которые прилагаются к инвентаризационной описи.
Имущество казны
Если в учреждении используется имущество казны, к описям следует приложить выписки из ЕГРН, составленные на дату проведения инвентаризации. Ответственное лицо, помимо выписок, должно предоставить членам комиссии:
- кадастровые паспорта объектов ОС или НПА (земельных участков);
- технические паспорта;
- договоры о передаче имущества казны во временное пользование.
Сохраните две шпаргалки для работы;
- Как оформить и учесть поступление имущества казны;
- Как отразить при налогообложении операции с имуществом казны.
Материальные запасы
Основными способами проверки фактического наличия материальных запасов являются:
- наружный осмотр;
- пересчет;
- взвешивание;
- обмер для определения массы или объема.
Инвентаризация должна проводиться по каждому ответственному лицу и по каждому месту хранения, перед ее началом в бухгалтерскую службу сдаются все приходные и расходные документы. Контрольные мероприятия нужно осуществлять в отношении МЗ, находящихся в пути или на складах сторонних организаций, с которыми заключены договоры ответственного хранения.
В Системе Госфинансы вы можете подробно изучить все правила учета матзапасов по федеральному стандарту «Запасы». В рекомендации скачивайте образцы, примеры и проводки для казенных, бюджетных и автономных учреждений.Продукты питания
При проведении инвентаризации продуктов питания комиссии следует обратить особое внимание на соблюдение:
- сроков годности;
- правил товарного соседства;
- температурного и светового режима;
- показателей влажности.
При наличии в учреждении необходимого программного обеспечения, учет предельных сроков реализации продуктов ведется в автоматическом режиме. При отсутствии программы складского учета, ответственное лицо должно отражать сроки годности по каждой полученной партии вручную в таблицах произвольной формы.
Если на складе есть продукты, для которых предусмотрены нормы естественной убыли, выявленную недостачу в пределах нормы можно списать при условии соблюдения установленного порядка. Подробнее прочитать, как списать испорченные продукты питания, вы можете в Системе Госфинасы.
Медикаменты и перевязочные средства
Федеральным законом от 08.01.1998 года № 3-ФЗ установлена обязанность медицинских учреждений по проведению ежемесячной инвентаризации наркотических средств и психотропных веществ. Фактическое наличие остальных лекарственных препаратов контролируется в соответствии с Положением, действующим в учреждении.
В отношении медикаментов, подлежащих предметно-количественному учету, в инвентаризационной описи указываются следующие параметры:
- наименование;
- лекарственная форма;
- фасовка;
- дозировка;
- цена за единицу;
- количество;
- сумма.
По медикаментам, учитываемым в денежном выражении, в описи прописываются наименование аналитической группы и общая стоимость на дату выполнения контрольного мероприятия.
ГСМ
На складах ГСМ количество бензина, дизельного топлива, масел и иных технических жидкостей, хранящихся в емкостях, замеряется механическими или электронными метрштоками либо металлическими рулетками с грузом. Если по условиям хранения емкость нельзя вскрывать, инвентаризационная комиссия должна внести в опись информацию о количестве на основании надписи на упаковке или сопроводительных документов. Объем остатков топлива в баках автомобилей определяется с помощью линейки с нанесенной специальной шкалой или по показаниям приборов.
Большинство бюджетных учреждений, имеющих на балансе автотранспорт или использующих арендованные автомобили, получают по госконтракту от продавца пластиковые топливные карты. Инвентаризационная комиссия должна запросить у поставщиков ведомость остатков ГСМ по всем картам и акт сверки на дату проведения контрольного мероприятия, а также определить объем топлива в баках.
Животные и молодняк животных
Начиная с 2022 года, все животные, которые разводятся и выращиваются для получения экономической выгоды, относятся в госучреждениях к категории биологических активов. Это скот продуктивный и племенной, молодняк на выращивании, особи, находящиеся на откорме. Животные, не используемые для получения экономической выгоды (служебные собаки, звери в зоопарках и пр.), должны отражаться на счетах учета основных средств.
В инвентаризационных описях для животных, подлежащих поголовному учету, указываются:
- кличка;
- номер;
- год рождения;
- порода.
Для особей, учитываемых в составе определенных аналитических групп, прописываются:
- наименование и параметры группы;
- количество голов.
Если животные находятся на откорме, по каждой группе производится взвешивание на дату проверки, общий вес проставляется в инвентаризационной описи.
Библиотечный фонд
Организации бюджетной сферы, обладающие библиотечными фондами, при назначении и проведении инвентаризаций должны руководствоваться положениями приказа Министерства культуры от 08.10.2012 года № 1077. В этом нормативном документе определена периодичность проверок библиотечных фондов, которая зависит от количества учетных единиц. Если в учреждении на балансе учтены документы с отделкой из драгоценных камней или металлов, их фактическое наличие нужно контролировать ежегодно. Фонды редких и ценных книг (наполняемость до 50 тыс. экземпляров) следует проверять один раз в пять лет. Для остальных библиотечных фондов инвентаризация проводится:
- один раз в 7 лет, если на учете состоит от 50 тыс. до 200 тыс. единиц;
- один раз в 10 лет для фондов, содержащих от 200 тыс. до 1 млн экземпляров;
- один раз в 15 лет для фондов, содержащих от 1 млн до 10 млн экземпляров;
- один раз в 20 лет для фондов, содержащих от 10 млн до 20 млн экземпляров.
При наличии в учреждении свыше 20 млн учетных единиц, Минкульт требует, чтобы ежегодно проводилась инвентаризация в отношении 1 млн экземпляров.
Как учитывать библиотечный фонд, читайте здесь.
Драгоценные металлы и камни
Инвентаризация драгоценных металлов и камней должна проводиться ежегодно по состоянию на 1 января (приказ Минфина от 09.12.2016 № 231н). Внеплановые контрольные мероприятия назначаются при:
- смене ответственных лиц;
- выявлении фактов хищения, злоупотребления и порчи имущества;
- стихийных бедствиях и других чрезвычайных ситуациях;
- реорганизации или ликвидации учреждения.
В описи следует включать все имеющиеся в наличии драгметаллы и драгоценные камни, а также металлы и камни, находящиеся в составе любых материальных ценностей. Проверке подлежат не принадлежащие бюджетной организации ценности, полученные для переработки, принятые на ответственное хранение или ранее не учтенные, обнаруженные в ходе инвентаризации.
Денежные средства на счетах
Для проведения инвентаризации денежных средств бюджетных учреждений, находящихся на лицевых и расчетных счетах, комиссии должны быть предоставлены банковские выписки на отчетную дату. Если на дату проверки в учреждении имеются остатки на балансовом счете 0 210 03 000, который применяется для отражения временных кассовых разрывов по операциям с наличными средствами через органы Казначейства, необходимо подтвердить сумму сданной, но не поступившей на счет наличности следующими документами:
- банковскими или почтовыми квитанциями;
- слипами платежных терминалов;
- копиями сопроводительных ведомостей, предоставленных инкассаторам.
Как провести инвентаризацию денежных средств на счетах, читайте здесь.
Касса
Перед проведением инвентаризации наличных денежных средств в кассе бюджетного учреждения кассир должен предоставить комиссии следующие документы:
- расходные и приходные ордера и копии квитанций о приеме платежей, поступившие в день инвентаризации;
- кассовую книгу со сформированным и утвержденным отчетом за предыдущий день;
- приказ об установлении лимита кассы.
Пересчет бумажных купюр и металлических монет должен осуществлять кассир под наблюдением членов комиссии. Если в учреждении применяется онлайн-касса, необходимо сформировать электронный отчет о закрытии смены и сверить остатки наличности с кассовой книгой.
Вам понадобятся следующие документы:
- Бланк и образец заполнения кассовой книги (ф. 0504514).
- Образец приходного кассового ордера на излишки денег в кассе.
- Образец приказа об уточнении кассовых расходов.
- Образец положения о порядке проведения инвентаризации кассы.
- Образец приказа об установлении лимита остатка средств в кассах подведомственных учреждений.
Денежные документы и бланки строгой отчетности
К категории денежных документов, учитываемых в бюджетном учреждении на счете 0 201 35 000, относятся почтовые марки, маркированные конверты, оплаченные путевки в лечебно-оздоровительные учреждения, полученные извещения на почтовые переводы, талоны на ГСМ, питание и пр. Поступление и выбытие перечисленных ценностей оформляется фондовыми приходными и расходными ордерами и отражается в фондовой кассовой книге. В инвентаризационную опись по каждому виду документов вносятся:
- наименование;
- количество;
- цена за единицу;
- общая стоимость.
Инвентаризация БСО проводится в разрезе ответственных лиц и мест хранения. В описи должны быть внесены наименования и реквизиты незаполненных бланков (серия и номер), а также общая стоимость, по которой они признаются в бухгалтерском учете на забалансовом счете 03.
Проверка наличия бланков строгой отчетности проводится в разрезе мест хранения и ответственных лиц. В описях следует указать серию и номера бланков, а также стоимость, по которой они признаны в учете.
Как оформить и учесть БСО, читайте в рекомендации в Системе Госфинансы.
Расчеты с дебиторами и кредиторами
В соответствии с приказом № 144н, информация о задолженности конкретных должников и кредиторов в инвентаризационных описях отражается на основании данных персонифицированного (управленческого) учета. Суммы задолженности должны быть представлены в разрезе аналитических показателей, применяемых при составлении бухгалтерской отчетности: дата возникновения, правовое основание, срок погашения, причина нарушения сроков погашения.
В госучреждениях в процессе инвентаризации проверяются расчеты с:
- бюджетом;
- внебюджетными фондами;
- поставщиками, подрядчиками;
- покупателями;
- персоналом;
- подотчетными лицами.
В 2024 году необходимо сверить с ИФНС суммы денежных средств, признаваемых в качестве единого налогового платежа (ЕНП). Приказом ФНС от 21.06.2024 года № ЕД-7-19/402@ утверждена формы акта сверки (код КНД 1160070), который можно запросить в ИФНС по всем КБК, налогам и страховым взносам. Для сверки остатка денежных средств на едином налоговом счете (ЕНС) предназначена справка (код КНД 1120502).
Онлайн-консультант поможет провести инвентаризацию дебиторской задолженности, которая числится по контрагентам и сотрудникам. Узнаете, что сделать перед инвентаризацией, какие документы оформить и как поступить с задолженностью в зависимости от ситуации должника.
Объекты операционной аренды
Имущество, переданное организациями бюджетной сферы в аренду, учитывается на счетах группы 0 101 00 000 и включается в инвентаризационные описи, сформированные по соответствующим счетам в разрезе ответственных лиц, структурных подразделений и пр. Если госучреждение арендует недвижимость, транспорт, оборудование или другие объекты ОС, оно обязано провести инвентаризацию с указанием в описи:
- наименования арендуемого имущества;
- инвентарного номера;
- основных технических, эксплуатационных и функциональных характеристик;
- важнейших принадлежностей и приспособлений;
- года выпуска, марки, модели для транспортного средства;
- стоимости права пользования активом.
Комиссии следует предоставить договор аренды, график перечисления арендной платы и компенсации коммунальных услуг и других расходов. Для оценки сохранности полученного в возмездное пользование имущества необходимо провести обследование с привлечением профильных специалистов.
Как перейти на новые правила учета операционной аренды, читайте в Системе Госфинансы.
Расходы будущих периодов
При наличии в бюджетном учреждении остатков на дату проведения инвентаризации на балансовом счете 0 401 50 000 «Расходы будущих периодов», комиссия должна проверить:
- достоверность суммы, начисленной в текущем отчетном периоде, но подлежащей признанию в составе предстоящих затрат;
- обоснованность определения периода признания начисленных на счете 0 401 50 000 расходов в составе текущего финансового результата;
- наличие в учетной политике утвержденного порядка формирования расходов будущих периодов.
В приказе Минфина 52н не предусмотрен бланк инвентаризационной описи расходов будущих периодов, необходимо разработать и утвердить собственную форму, за основу можно взять акт 0317012, содержащийся в приказе Минфина № 49н.
Скачайте бланк и образец Акта инвентаризации расходов будущих периодов.
Резервы
Для инвентаризации резервов следует применять методы подтверждения, выверки документов и расчета. Специалисты, включенные в состав комиссии должны:
- Сделать выводы об обоснованности сумм, числящихся на счетах 0 401 60.
- По каждому виду резерва произвести расчеты реальной потребности средств, необходимых для оплаты предстоящих расходов.
Основанием для создания резерва являются положения федеральных стандартов «Расчеты с персоналом», «Резервы», «Запасы», методы начисления должны быть прописаны в учетной политике.
В приказе Минфина № 144н утверждается, что проверка, которая производится методом расчетов, может по решению руководителя выполняться по состоянию на дату, предшествующую дате начала инвентаризации, указанной в форме 0510439. В результате инвентаризации возможно доначисление сумм резервов или сторнирование остатков по счету 0 401 60, которые не могут быть использованы для покрытия предстоящих затрат.
Читайте, как в бухучете создать резервы предстоящих расходов в Системе Госфинансы.Забалансовые счета
В процессе годовой инвентаризации проверяются остатки по всем используемым учреждением забалансовым счетам за исключением счетов 17 и 18, которые используются для аналитического учета поступлений и выбытий денежных средств. Следует составить описи имущества:
- полученного в пользование – счет 01;
- находящегося на хранении – счет 02;
- оплаченного в рамках централизованных поставок – счет 05;
- полученного в рамках централизованных поставок – счет 22;
- переданного в доверительное управление – счет 24;
- переданного в возмездное пользование – счет 25;
- переданного в безвозмездное пользования – счет 26;
- переданного сотрудникам в личное пользование – счет 27.
В процессе инвентаризации нужно проверить фактическое наличие НФА, отнесенных на забаланс в соответствии с требованиями федеральных стандартов: ОС стоимостью до 10 тыс. руб., БСО, спецоборудование для выполнения НИОКР, призы, сувениры, награды, кубки, установленные на ТС запчасти. Почитать о том, как вести учет на забалансовых счетах, вы можете по ссылке.
Онлайн-помощник поможет провести инвентаризацию бланков строгой отчетности, выданного сотрудникам имущества, просроченной дебиторки. Вы узнаете, как поступить с расхождениями, какими документами их оформить, как контролировать выданные компьютеры.
Как оформить результаты инвентаризации
По результатам инвентаризации комиссия должна составить акт с указанием выявленных отклонений. Все отклонения можно распределить по следующим категориям:
- обнаружение фактического наличия объектов, информация о которых в бухгалтерских регистрах отсутствует;
- выявление объектов, утраченных или поврежденных в пределах норм естественной убыли, сверх норм естественной убыли или в отсутствии норм естественной убыли;
- выявление объектов, выбывших из владения, пользования, распоряжения в результате гибели или уничтожения;
- выявление объектов, числящихся в регистрах бухучета, в отношении которых не удалось выяснить местонахождение;
- определение круга объектов, непригодных для дальнейшего использования из-за физического или морального износа, утративших признаки актива;
- определение круга объектов, по которым выявлены признаки обесценения;
- признание сомнительной задолженности безнадежной к взысканию.
По результатам итогового заседания инвентаризационной комиссии с участием руководителя учреждения или замещающего его лица составляется протокол, в котором устанавливается необходимость оприходования излишков, возмещения недостач, списания на забаланс имущества, утратившего признаки активов, списания безнадежной задолженности, отражения в учете ущерба от обесценения.
Какими документами оформить результаты инвентаризации, узнаете из рекомендации в Системе Госфинансы.
Как накажут за несвоевременную инвентаризацию
В настоящее время КоАП предусматривает административную ответственность за нарушение сроков инвентаризации, установленных различными федеральными законами для оружия, боеприпасов, наркотических веществ и психотропных средств и других специфических видов имущества. За несвоевременную проверку фактического наличия остальных финансовых и нефинансовых активов должностные лица (в первую очередь главный бухгалтер) могут быть привлечены к дисциплинарной ответственности. В статье 192 ТК устанавливает три формы такой ответственности:
- замечание;
- выговор;
- увольнение.
Как организовать инвентаризацию
Перед началом проверки фактического наличия объектов инвентаризации, перечень которых содержится в ф.0510439, председатель комиссии должен получить:
- инвентаризационные описи с внесенными в них данными бухучета – от сотрудников бухгалтерской службы;
- первичные документы, подтверждающие поступление, перемещение, списание активов, которые не были представлены в бухгалтерию и не учтены при составлении описей, – от ответственных лиц.
При проведении инвентаризации комиссии необходимо сделать следующие выводы в отношении проверяемых объектов:
- установление и подтверждение их действительного существования;
- установление обоснованности их наличия в учреждении;
- оценка их состояния.
Нужные документы при инвентаризации
В 2024 году установленный порядок следует скорректировать с учетом утвержденного Минфином нового приложения к федеральному стандарту «Учетная политика, оценочные значения и ошибки».
В организациях бюджетной сферы до начала осуществления контрольных мероприятий должно быть оформлено Решение о проведении инвентаризации» (ф. 0510439). При необходимости внести изменения в утвержденный документ следует использовать форму 0510447. Порядок выполнения проверок фактического наличия активов и обязательств, а также состояния расчетов определяется учетной политикой или внутренним локальным нормативным документом.
По окончании инвентаризации формируются протокол заседания инвентаризационной комиссии и акт о результатах инвентаризации. При наличии излишков и недостач заполняются сличительные ведомости.