Вопрос
Сотрудник умер 21 января 2014 года. Ему была рассчитана заработная плата за период с 1-21 января и перечислена на его зарплатную банковскую карту. В феврале родственники предоставили в организацию свидетельство о смерти на основании чего сотрудника уволили и сделали окончательный расчет. Вопрос: 1. Может ли организация перечислить окончательный расчет на банковскую карту? Если нет, то кому, на каком основании, в какие сроки и на основании каких документов выплачиваются эти деньги? 2. На какие выплаты ( заработную плату, компенсацию отпуска при увольнении) надо начислять страховые взносы? 3. Какие выплаты ( заработная плата, компенсация отпуска при увольнении) облагаются НДФЛ? 4. При выплате пособия на погребение родственникам нужно ли от них требовать СНИЛС для сдачи квартальной отчетности в ПФР? 5. По какому коду бюджетной классификации (211 или 290) выплачивается организацией материальная помощь родственникам? 6. Облагать страховыми взносами материальную помощь ? 7. Начислять НДФЛ на материальную помощь? 8. Какие документы нужны для выплаты материальной помощи родственникам умершего
Ответ
1.Членам семьи умершего сотрудника выплатите не полученную им зарплату, а также компенсацию за не использованный им отпуск.
Для этого родственники должны представить по месту бывшей работы сотрудника:
документы, подтверждающие факт его смерти;
документы, подтверждающие родство (например, свидетельство о браке или рождении);
заявление о выплате причитающейся сотруднику зарплаты.
Произвести выплату работодатель обязан в течение недели со дня подачи документов. Такой порядок предусмотрен в статье 141 Трудового кодекса РФ. Перечисление зарплаты на банковскую карту умершего сотрудника неправомерно. Перечисление произведите на зарплатную карту родственника.
2. Страховые взносы на выплаты в пользу умершего сотрудника не начисляются.
3. Погашение наследниками задолженности умершего сотрудника по НДФЛ законодательством не предусмотрено. При этом обязанность по уплате этого налога прекращается со смертью человека или в связи с признанием его умершим (подп. 3 п.3 ст.44 НК РФ). Поскольку доходы, начисленные умершему сотруднику, но не полученные им в связи со смертью, НДФЛ не облагаются, включать их в справку по форме 2-НДФЛ, которую учреждение – налоговый агент должно будет подать в налоговую инспекцию по окончании года, не нужно.
4. Чтобы получить пособие на погребение, родственник умершего сотрудника должен представить организации:
справку из ЗАГСа о смерти сотрудника;
письменное заявление о назначении пособия.
Такой перечень документов установлен пунктом 9 Временного порядка, утвержденного постановлением ФСС России от 22.02.1996 г. № 16.
По итогам отчетного периода страхователь отчитывается перед Пенсионным фондом РФ о взносах на обязательное пенсионное и медицинское страхование, которые рассчитываются с выплат сотрудникам. Он должен сдавать расчеты за своих сотрудников, если выполняются следующие условия:
- сотрудники выполняют работу на основании трудового или гражданско-правового договора;
- на их вознаграждения начисляются страховые взносы, которые работодатель обязан перечислить в Пенсионный фонд РФ.
В данном случае пособие на погребение выплачивается родственнику, не состоящему с учреждением в трудовых отношениях, поэтому отражать в отчете его не нужно.
5. Выплату материальной помощи членам семьи бывшего сотрудника в случае его смерти отразите по подстатье КОСГУ 263 «Пенсии, пособия, выплачиваемые организациями сектора государственного управления» (раздел V указаний, утвержденных приказом Минфина России от 01.07.2013 г. № 65н). Объясняется это тем, что по данной подстатье КОСГУ отражаются расходы на выплату материальной помощи бывшим сотрудникам учреждения и их иждивенцам.
6. Материальная помощь, выплаченная членам семьи умершего сотрудника, страховыми взносами не облагается Объясняется это тем, что выплаты в пользу лиц, которые не состоят с учреждением в трудовых или гражданско-правовых отношениях, не облагаются взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование (ч. 1 ст. 7 Закона от 24.07.2009 г. № 212-ФЗ). Поэтому, если с членами семей сотрудников не заключены трудовые или гражданско-правовые договоры (в т. ч. авторские договоры), оснований для начисления страховых взносов с выплаченных им сумм у учреждения нет.
7. Единовременная выплата членам семьи умершего сотрудника не облагается НДФЛ.
8. Подтверждающим документом для выдачи материальной помощи членам семьи умершего сотрудника является свидетельство о смерти. Также для подтверждения родства граждан (например, при разных фамилиях у супругов) могут потребоваться свидетельства о браке или рождении.
Материал подготовлен и проверен экспертами системы Госфинансы