Бюджетное учреждение могут проверить Контрольно-ревизионное управление при Президенте РФ, Росфиннадзор, Счетная палата и контролеры из вышестоящей организации. Мы проанализировали наиболее часто встречаю-щиеся ошибки, на которые эти ведомства чаще всего обращают внимание. Наш материал поможет их избежать.
Ошибки общего характера
Правила бухгалтерского учета и ведения финансово-хозяйственной деятельности в учреждениях установлены Федеральным законом от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», Бюджетным кодексом РФ, Инструкцией по бюджетному учету (утверждена приказом Минфина России от 10 февраля 2006 г. № 25н) и другими нормативными актами.
Однако многие из этих правил бюджетные учреждения не выполняют. Среди основных ошибок можно назвать ненадлежащее оформление первичных документов, неверное или неполное ведение регистров бухгалтерского учета, искажение данных отчетности, некорректные проводки и т. д.
Так, часто бухгалтеры применяют несоответствующие друг другу аналитические счета, коды экономической и бюджетной классификации (КЭК и КБК соответственно).
Например, при начислении счетам 208 09 000 и 302 09 000 в корреспонденции со счетом 401 01 000 соответствует код экономической классификации 226 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками за оказание прочих услуг».
В свою очередь счета 208 04 000 и 302 04 000 следует применять с кодом 221 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками за услуги связи». А вот счета 201 01 000 и 205 03 000 нужно использовать с КБК типа «Классификация источников финансирования дефицита бюджета» и «Классификация доходов» соответственно.
Нарушения в расчетах с контрагентами
При оформлении операций, связанных с расчетами с конт-р-агентами, обращайте внимание на формулировки договоров. Ведь от корректного составления договора зависит статья экономической классификации, используемая при его оплате. Рассмотрим конкретную ситуацию.
Пример. Учреждение получило из типографии бланки строгой отчетности, изготовленные по его заказу. В договоре с типографией вместо формулировки «изготовление» использована формулировка «поставка бланков». Активы получены по накладной на отгрузку товаров. При отражении этой операции бухгалтер применил статью 340 «Увеличение стоимости материальных запасов». Бланки были учтены в качестве материалов.
Однако на основании приказа Минфина России от 8 декабря 2006 г. № 168н оплату таких услуг следует отражать с применением статьи 226 «Прочие услуги». Оформлять в этом случае следует не накладную, а акт об оказании услуг.
Отметим, что подобные нарушения ревизоры расценивают как нецелевое использование бюджетных средств и могут ошт-рафовать должностных лиц учреждения на сумму от 4000 до 5000 руб. (ст. 15.14 Кодекса РФ об административных правонарушениях).
Неправильное отражение подотчетных сумм
В расчетах с подотчетными лицами нельзя забывать о порядке документального оформления выданных сумм и возмещения командировочных расходов.
Так, командированному работнику можно возместить только расходы по обязательному страхованию пассажиров на транспорте, которые включены в стоимость билета. Однако сотрудники часто приобретают и полис добровольного страхования пассажиров, например, на железнодорожном транспорте. Такие затраты возмещению не подлежат (п. 12 Инструкции от 7 апреля 1988 г. № 62).
Если документы, подтверждающие расходы по проезду, работник потерял, руководитель учреждения имеет право разрешить оплату по минимальной стоимости. Например, проезд железнодорожным транспортом оплачивается по стои-мости проезда в плацкартном вагоне.
Нарушением считается и возмещение расходов на проживание с превышением установленных норм. Перерасход здесь возможен лишь при наличии экономии средств федерального бюджета и средств, полученных от приносящей доход деятельности (п. 3 постановления Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729, Указ Президента РФ от 18 июля 2005 г. № 813).
Кроме того, следует помнить, что суточные работника федерального учреждения составляют 100 руб. за каждый день командировки на территории России, в том числе и за время его нахождения в пути. Выплата таких сумм в большем размере за счет бюджетных средств также может классифицироваться как нецелевое использование средств.
Нарушения в учете нефинансовых активов
Основные средства принимают к бюджетному учету по акту о приеме-передаче объектов основных средств (форма ОС-1 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 21 января 2003 г. № 7).
Как показывает практика, в этих документах бухгалтеры часто не заполняют такие реквизиты, как: полное наименование основного средства, дата документа, дата утверждения его руководителем, подпись главного бухгалтера об открытии инвентарной карточки на объект.
Наиболее частые нарушения, которые встречаются при проверке:
— выдача денег подотчетнику без письменного заявления;
— оплата расходов, не подлежащих возмещению;
— несоблюдение сроков представления авансового отчета;
— получение сумм одним лицом, а составление отчета другим;
— передача выданных сумм от одного работника другому;
— выдача денег работнику, имеющему задолженность по предыдущему авансу;
— незаполнение обязательных показателей авансового отчета;
— превышение лимита расчетов наличными деньгами;
— возмещение расходов подотчетному лицу без подтверждающих документов.
Кроме того, инвентарные карточки основных средств (форма по ОКУД 0504031) тоже требуется оформлять правильно. Там следует указывать индивидуальные характеристики объекта, точные признаки и его описание, которые позволяют идентифицировать его во время проведения инвентаризации. Не забудьте и об описи инвентарных карточек по учету основных средств (форма по ОКУД 0504033): их также следует вести в соответствии с требованиями Инструкции № 25н. Кроме того, лица, назначенные ответственными за сохранность основных средств, должны составлять инвентарные списки по форме 0504034. Указанные формы утверждены приказом Минфина России от 23 сентября 2005 г. № 123н.
Далее поговорим о классификации нефинансовых активов. У бухгалтера часто возникает вопрос: учитывать объект как основное средство или как материальный запас. Например, флэш-карты следует относить к объектам основных средств. Такие активы нельзя принимать к учету как запасные части. Этот подход полностью соответствует положениям Инструкции № 25н. Срок использования указанных объектов — более 12 месяцев, а код по Общероссийскому классификатору основных фондов — 14 3020340. ОКОФ утвержден постановлением Госстандарта от 26 декабря 1994 г. № 359.
В нарушение Инструкции № 25н запасные части к компьютерной технике бухгалтеры часто учитывают как объекты основных средств. Здесь возникает путаница из-за того, что при первоначальном поступлении компьютеров все составные части (монитор, клавиатура, системный блок) приходуют по статье 310 «Увеличение стоимости основных средств».
Однако такой порядок учета возможен только при формировании первоначальной стоимости компьютерной техники и вводе ее в эксплуатацию в качестве основного средства. Все последующие приобретения комплектующих для замены вышедших из строя следует учитывать по статье 340 «Увеличение стоимости материальных запасов» как запасные части.
Кроме того, следует помнить, что при замене комплектующих к компьютерам следует отражать операции по демонтажу пришедших в негодность частей. Документы, подтверждающие их дальнейшее движение или утилизацию, также должны быть в наличии. Иначе проблем с проверяющими не избежать.