Вопрос
Мы - бюджетное учреждение здравоохранения. Для деятельности нам необходимы мелкие закупки, которые раньше осуществлялись за счет выданных в под отчет наличных денег - канцтовары, элементы питания, моющие средства, запчасти и т.п. Каким образом теперь по новому закону 44-ФЗ осуществлять закупку необходимых мелочей, которые невозможно запланировать? Имеет ли право бухгалтерия выдавать как раньше деньги в под отчет "на хозрасходы или хознужды"? Если имеет, то как должно отчитываться подотчетное лицо в соответствии с новым законом? И в целом не понятно - какие документы для оплаты теперь необходимо требовать бухгалтерии для оплаты любых самостоятельных закупок? Кем они должны быть подписаны, должно ли быть заключение комиссии или контрактного управляющего?
Ответ
В настоящее время законодательство не дает ответа на данный вопрос. Однако считаем, что мелкие закупки, которые нельзя запланировать заранее ( в том числе и за наличный расчет), Вы должны предварительно включить в план-график закупок на 2014 год в части закупок у единственного поставщика до 100 т. рублей общей суммой. Это связано с тем, что план-график должен учитывать все закупки заказчика на год, включая и малые, у единственного поставщика. В дальнейшем - при необходимости приобретения конкретных канцтоваров (хозтоваров) за наличный расчет нужно будет откорректировать план-график.
Следует сказать, что как и раньше, учреждения вправе производить покупки за наличный расчет(закон 44-ФЗ от 05.04.2013г. этого не запрещает). Расчеты с использованием наличных денег регулируются, как и прежде, нормами Положения Банка России от 12.10.2011 № 373-П. Как и прежде - подотчетное лицо должно будет предоставить подтверждающие расходы первичные документы.
В частных разъяснениях специалисты Минэкономразвития РФ считают, что закупки за наличный расчет возможны, и они должны учитываться при планировании закупок у единственного поставщика (до 100 тысяч рублей). Следует также отметить, что закупки у единственного поставщика следует обосновать в документально оформленном отчете (форма отчета в настоящее время не утверждена).
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух»
1.Рекомендация: Как оформить приобретение товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо
<…>
Получение наличных
Для получения наличных денежных средств под отчет сотрудник должен написать заявление в произвольной форме, в котором нужно указать необходимую сумму и на какие цели она будет потрачена. Руководитель организации должен сделать на заявлении надпись о том, какую сумму и на какой срок нужно выдать по этому заявлению ( п. 4.4 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П).*
Отчет по подотчетным суммам
В государственных (муниципальных) учреждениях
В течение трех дней со дня окончания срока, на который выданы подотчетные суммы, сотрудник обязан отчитаться по ним ( п. 4.4 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П). Для этого он должен представить в бухгалтерию авансовый отчет ( ф. 0504049) ( Методические указания, утвержденные приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н).
<…>
Документальное подтверждение покупок
Помимо платежных документов к авансовому отчету сотрудник должен приложить документы, подтверждающие покупку. Например, это могут быть товарные чеки, накладные, акты выполненных работ (оказанных услуг) и т. д.*
<…>
Сергей Разгулин
действительный государственный советник РФ 3-го класса
Станислав Бычков
начальник отдела методологии бюджетного контроля и аудита департамента бюджетной политики и методологии Минфина России
2.Ситуация: как отразить в бухучете плату за хранение автомобиля на штрафстоянке
Расходы, связанные с хранением автомобиля на штрафстоянке, возникают, если были нарушены правила дорожного движения или эксплуатации автотранспорта ( ст. 27.13 КоАП РФ).
В зависимости от способа оплаты расходы на штрафстоянку отразите на дату:
- утверждения авансового отчета сотрудника (если содержание автомобиля на штрафстоянке оплачивалось через подотчетное лицо)* ( Методические указания, утвержденные приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н);
- получения документа с требованием оплатить содержание автомобиля на штрафстоянке (если оплата производится в безналичной форме) ( ч. 3 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).
<…>
Сергей Разгулин, действительный государственный советник РФ 3-го класса
3.Ситуация: Заменяет ли счет, выставленный на оплату БСС«Система Главбух», договор на поставку, заключаемый в письменной форме
По общему правилу (если учреждение оплачивает* БСС «Система Главбух» единовременно*) счет заменяет договор поставки (заключаемый в письменной форме), но только при условии его оплаты. Объясняется это так.
Договор может быть заключен в любой форме, предусмотренной для совершения сделок, если законом не установлена определенная форма для него ( п. 1 ст. 434 ГК РФ).*
Договор на поставку БСС «Система Главбух» представляет собой смешанный договор, который содержит в себе элементы договора поставки (купли-продажи) и лицензионного соглашения. К отношениям сторон по смешанному договору применяются в соответствующих частях правила о договорах, элементы которых содержатся в нем (если иное не вытекает из соглашения сторон или существа смешанного договора) ( п. 3 ст. 421 ГК РФ). Договор поставки (купли-продажи) и лицензионное соглашение заключаются в письменной форме ( ст. 1235, п. 1 ст. 161 ГК РФ).
Вместе с тем, письменная форма сделки считается соблюденной, если письменное предложение заключить договор (оферта) принято в порядке пункта 3 статьи 438 Гражданского кодекса РФ. Для этого лицо, получившее предложение заключить договор (оферту), должно совершить действия, указанные в этом предложении (акцепт). В рассматриваемой ситуации в качестве письменного предложения заключить договор (оферты) выступает выставленный счет на оплату* БСС «Система Главбух». А действием, свидетельствующим о принятии данного предложения (акцептом, т. е. заключением договора), является оплата данного счета учреждением. Такой порядок основан на положениях пунктов 1 и 3 статьи 434 и статьи 435 Гражданского кодекса РФ.*
Таким образом, законодательство не ограничивает возможности сторон вступить в гражданско-правовые отношения посредством направления одной из них в адрес другой счета и его уплаты второй стороной.
В учете казенных учреждений:
Порядок санкционирования расходов, установленный для получателей бюджетных средств (в т. ч. казенных учреждений), также допускает представить в качестве документа, свидетельствующего о возникновении обязательства, счет на оплату услуг (при условии, что счет выставлен по факту оказания услуг – предоставления доступа) ( подп. 16 п. 5 Порядка, утвержденного приказом Минфина России от 1 сентября 2008 г. № 87н, письмо Минфина России от 21 апреля 2009 г. № 02-03-07/1633).
Из данного правила есть исключение.* Если получатель бюджетных средств оплачивает БСС «Система Главбух» с применением авансового платежа, то помимо счета должен быть оформлен договор. Это связано с тем, что размер авансирования устанавливается именно условиями договора (контракта) ( п. 22 постановления Правительства РФ от 23 декабря 2013 г. № 1213).
Из рекомендации « Как отразить в бухучете и при налогообложении приобретение БСС «Система Главбух» »
Станислав Бычков, начальник отдела методологии бюджетного контроля и аудита департамента бюджетной политики и методологии Минфина России
4.Рекомендация: Как заключить контракт по итогам определения поставщика
По результатам определения поставщика заключите контракт с победителем или единственным поставщиком.
Контракт должен быть оформлен письменно с соблюдением всех требований законодательства о контрактной системе.
<…>
Однако в некоторых случаях заказчик вправе заключить контракт без учета следующих требований:*
- без включения в контракт условий об ответственности заказчика и поставщика (подрядчика, исполнителя) ( ч. 4–9 ст. 34 Закона от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ);
- без учета требований типовых контрактов (типовых условий контрактов), разработанных органами госвласти ( ч. 11 ст. 34 Закона от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ);
- без учета требования о том, что контракт должен включать в себя график исполнения контракта (если контракт заключается на срок более чем три года и его цена составляет более чем 100 млн руб.) ( ч. 12 ст. 34 Закона от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ);
- без включения обязательных условий о порядке и сроках оплаты товара (работ, услуг), порядке и сроках их приемки и оформления результатов приемки, а также условия об уменьшении суммы оплаты контракта физическому лицу на размер налоговых платежей ( ч. 13 Закона от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ).
Сделать это можно при закупке:
- на сумму менее 100 000 руб.;*
- билетов на посещение зоопарка, театра, кинотеатра, концерта, цирка, музея, выставки или спортивного мероприятия;
- лекарственных средств пациенту по решению врачебной комиссии в объеме, который необходим на срок до проведения запроса предложений.
При заключении данных договоров нужно руководствоваться порядком и требованиями Гражданского кодекса РФ.* Об этом сказано в части 15 статьи 34 Закона от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ.
<…>
Максим Чемерисов, директор департамента развития контрактной системы Минэкономразвития России
5. ПИСЬМО МИНЭКОНОМРАЗВИТИЯ РОССИИ ОТ 08.11.2013 № ОГ-Д28-15539
О разъяснении положений Федерального закона от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд»
<…>
«По вопросам 4, 5 отмечаем.
Следует отметить, что понятие «совокупный годовой объем закупок» в случаях, установленных Законом № 44-ФЗ, определяется как объем закупок заказчика, предусмотренный планом-графиком, в котором учитывается также и объем закупок у единственного поставщика (исполнителя, подрядчика), в том числе в случае, если цена договора составляет сумму, не превышающую сто тысяч рублей (пункт 4 части 1 статьи 93 Закона № 44-ФЗ).
Таким образом, в случае заключения в 2013 году заказчиком договора, финансируемого из бюджетных лимитов 2014 года, заказчик не учитывает сумму данного договора при расчете совокупного объема плана-графика закупок на 2014 год.
При расчете совокупного объема закупок заказчик использует планы-графики размещения заказов на 2014 и 2015 годы по правилам, действовавшим до дня вступления в силу Закона № 44-ФЗ, с учетом особенностей, которые могут быть установлены федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим нормативное правовое регулирование в сфере размещения заказов, и федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим правоприменительные функции по кассовому обслуживанию исполнения бюджетов бюджетной системы Российской Федерации.»
<…>
6.Статья: Госзакупки в казенных учреждениях по новому закону
<…>
Обоснование предмета закупки
Раньше казенные учреждения до проведения закупки обосновывали только начальную цену контракта, а с 2014 года они обязаны будут обосновать еще и сам предмет закупки, способ закупки и требования к участникам.* При этом нельзя приобретать продукцию с избыточными потребительскими свойствами и предметы роскоши ( ч. 2 ст. 19 Закона о контрактной системе ).
<…>
Закупки у единственного поставщика*
Законом о контрактной системе вводится 11 способов осуществления закупок: открытый конкурс, конкурс с ограниченным участием, двухэтапный конкурс, закрытый конкурс, закрытый конкурс с ограниченным участием, закрытый двухэтапный конкурс, электронный аукцион, закрытый аукцион, запрос котировок, запрос предложений, закупка у единственного поставщика.
Заказчик всегда проводит закупку путем назначения открытого конкурса, за исключением случаев, предусмотренных самим законом. При этом он должен обосновать выбор способа определения поставщика, в том числе закупку у единственного источника, чего раньше почти никогда не требовалось.*
Казенное учреждение, осуществляющее закупки у единственного источника ( ст. 93 Закона о контрактной системе ), с 2014 года должно будет:*
- обосновать в документально оформленном отчете невозможность или нецелесообразность использования иных способов определения поставщика (подрядчика, исполнителя);
- обосновать цену контракта и иные существенные условия контракта;
- включить в заключаемый контракт расчет и Обоснование
Материал подготовлен и проверен экспертами системы Госфинансы