Вопрос
Муниципальное бюджетное учреждение дополнительного образования детей, поступление люкс воды приходуем на сч 105.36. Как правильно оприходовать и как правильно списать, а также какими документами.
Ответ
Полный перечень материальных запасов приведен в пункте 99 Инструкции к Единому плану счетов № 157н. А в пункте 118 указано, как их распределять между аналитическими счетами синтетического счета 105.00.
В составе материальных запасов воду отразите на счете 105.32 «Продукты питания» (п. 118 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).
Поступление материальных запасов в бухучете отражайте на основании приходного ордера (ф. 0504207). Составьте его по документам, поступившим от поставщика (товарной накладной и др.).
Об этом сказано в Методических указаниях, утвержденных приказом Минфина от 30.03.2015 № 52н. Поступившие материальные запасы оформляет кладовщик или другое материально ответственное лицо склада. Сотрудник проверит количество и качество поступивших материалов. Если все в порядке, он составит приходный ордер (ф. 0504207).
Если у учреждения нет склада и должности кладовщика, имущество сразу поступает материально ответственным лицам. Но все равно оформите те же документы, что и при приемке материалов на склад.
Списывайте материальные запасы в обычном порядке.
Следует отметить, что Инструкции по бухучету не содержат каких-либо особенностей учета для учреждений без склада.
Передачу материальных запасов в эксплуатацию путем их перемещения между материально ответственными лицами внутри учреждения оформляйте требованием-накладной (ф. 0504204).
Списание материальных запасов при отпуске в эксплуатацию (вода-люкс) может быть отражено на основании следующих документов:
· ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210);
· акт о списании материальных запасов (ф. 0504230).
Порядок списания и перечень документов определите в учетной политике учреждения.
Такой порядок установлен приложением 1 и Методическими указаниями к формам № 0504210, № 0504230, утвержденными приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н.
Обоснование
Как отразить в бухучете приобретение питьевой воды для кулера
Чтобы правильно отразить в бухучете расходы на бутилированную воду, нужно знать коды КОСГУ, к которым они относятся. Ведь все счета должны быть с ними увязаны.
Итак, для выбора статьи КОСГУ нужно ответить на такие вопросы:
1) есть ли в учреждении система централизованного питьевого водоснабжения;
2) соответствует ли водопроводная вода санитарным нормам.
Когда системы централизованного питьевого водоснабжения нет или вода не соответствует нормам (о чем есть заключение), расходы должны пройти по подстатье КОСГУ 223 «Коммунальные услуги». То есть отражать их нужно на счетах: 401.20.223, 302.23 и т. д.
В остальных случаях расходы на приобретение бутилированной воды должны пройти по статье КОСГУ 340 «Увеличение стоимости материальных запасов» (т. е. как расходы на приобретение материальных запасов). А значит, отразить их нужно на счетах: 302.34, 206.34 и т. д.
Это следует из раздела V (ст. 223, 340) указаний, утвержденных приказом Минфина России от 1 июля 2013 № 65н.
Остановимся подробнее на проводках (в зависимости от типа учреждений).
В учете бюджетных учреждений:
Расходы на бутилированную воду в составе коммунальных услуг отразите так:
Дебет 0.109.80.223 (0.109.70.223, 0.401.20.223...) Кредит 0.302.23.730
– отражены затраты на приобретение бутилированной воды;
Дебет 0.302.23.830 Кредит 0.201.11.610
– отражена оплата за бутилированную воду;
Увеличение забалансового счета 18 (КВР 244, КОСГУ 223)
– отражено выбытие средств со счета учреждения.
Такой порядок установлен пунктами 73, 128, 129 Инструкции № 174н, Инструкцией к Единому плану счетов (счета 109.00, 201.01, 302.00, 401.20, забалансовый счет 18).
В составе материальных запасов воду отразите на счете 105.32 «Продукты питания» (п. 118 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).
Бутыли, в которых поставляется питьевая вода, являются многооборотной (возвратной) тарой.
Как оформить поступление материальных запасов
В рекомендации читайте, какими документами оформить поступление материальных запасов и по какой стоимости отразить их в учете. Также смотрите, как принять запасы на склад и оформить доверенность на их получение.
Чтобы обеспечить сохранность материальных запасов и контроль за ними, выполните четыре последовательных действия.
1. Убедитесь, что поступившие ценности относятся к материальным запасам.
2. Проверьте, что в первичных документах нет нарушений.
3. Определите фактическую стоимость матзапасов.
4. Примите ценности к учету.
Внимание: если оприходуете ценности без первички или исказите их стоимость, то грозит штраф за нарушения в бухучете. Наказать могут как учреждение, так и должностных лиц – главбуха или руководителя.
Что относить к МЗ
Какое имущество относится к материальным запасам
В состав материальных запасов включайте:
1. сырье и материалы:
– которые используются в деятельности учреждения однократно или в течение короткого периода – менее 12 месяцев: стройматериалы, моющие средства, продукты питания, ГСМ и др.;
– из которых учреждение изготавливает другие ценности;
2. готовую продукцию и товары для продажи;
3. ценности независимо от стоимости и срока службы, которые перечислены в пунктах 99, 118 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.
Это следует из пункта 98 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.
Полный перечень материальных запасов приведен в пункте 99 Инструкции к Единому плану счетов № 157н. А в пункте 118 указано, как их распределять между аналитическими счетами синтетического счета 105.00.
Какие документы оформить
Какими документами оформить поступление материальных запасов
Состав первичных документов зависит от того, как поступили материальные запасы:
· от других организаций – часть документов получите у них, а часть оформите самостоятельно;
· в ходе деятельности учреждения – документы оформят ответственные сотрудники подразделений.
Это следует из положений статьи 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, пункта 114 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.
Смотрите в рекомендациях, какие документы оформить, если материальные запасы поступили в учреждение:
· по возмездным договорам, таким как купля-продажа, поставка (в т. ч. и через подотчетных лиц);
· безвозмездно по договору дарения, при внутриведомственном, межведомственном перемещении, централизованном снабжении и т. д.;
· при демонтажных и (или) ремонтных работах;
· при самостоятельном изготовлении;
· при ликвидации (разборке, утилизации) основных средств;
· от виновного лица, причинившего ущерб учреждению;
· по итогам инвентаризации, если выявлены излишки.
По какой стоимости учесть
По какой стоимости приходовать материальные запасы
Отразите материальные запасы по фактической стоимости (п. 100 Инструкции к Единому плану счетов № 157н). Она зависит от того, как матзапасы поступили в учреждение.
Купили
При покупке материальных запасов включите в их фактическую стоимость суммы, уплаченные по договору поставщику. Также включите расходы, которые непосредственно связаны с приобретением:
· затраты на заготовку и доставку (транспортные услуги) материальных запасов до места их использования;
· расходы на информационные и консультационные услуги, которые связаны с приобретением материальных ценностей;
· вознаграждения посредникам;
· затраты на доведение материальных запасов до состояния, в котором они пригодны к использованию (подработка, сортировка, фасовка и пр.);
· другие платежи, которые непосредственно связаны с приобретением материальных запасов.
Об этом сказано в пункте 102 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.
Наименование и единицы измерения
В каких наименованиях и единицах измерения приходовать материальные запасы
Материальные запасы принимайте к учету в количестве и в единицах измерения, указанных поставщиком в подтверждающих документах. На это же указывают и специалисты Минфина в письме от 24.01.2006 № 07-05-06/09.
Ситуация: можно ли оприходовать материальные запасы в единицах измерения – штуки, если в отгрузочных документах поставщика указана упаковка
Да, можно. Поступление материальных запасов в бухучете отражайте на основании приходного ордера (ф. 0504207). Составьте его по документам, поступившим от поставщика (товарной накладной и др.).
Об этом сказано в Методических указаниях, утвержденных приказом Минфина от 30.03.2015 № 52н. В них нет запрета отражать материальные запасы в единицах, отличных от тех, которые указаны в документах поставщика. Поэтому при приемке товара ответственный сотрудник (комиссия) может вскрыть упаковку, пересчитать товары и указать в приходном ордере единицу измерения – штуки.
Как оформить доверенность
Материальные запасы от другой организации или учреждения могут поступить несколькими способами. Их может доставить контрагент или перевозчик. Также учреждение может доставить ценности самостоятельно.
Как оформить доверенность на получение материальных запасов
Забрать материальные ценности самовывозом вправе только человек, уполномоченный на это доверенностью. Составьте ее в одном экземпляре. Для этого можете использовать:
· унифицированную форму № М-2 или № М-2а (постановление Госкомстата от 30.10.1997 № 71а);
· разработанную самостоятельно доверенность.
Доверенность по форме № М-2 или № М-2а можно выдавать только сотрудникам. Тем, кто работает по гражданско-правовому договору, эту форму не выдают. Срок действия форм № М-2 или № М-2а обычно не более 15 дней. При регулярных поставках доверенность можно выдать на месяц. В бланке заполните все реквизиты, включая данные паспорта и образец подписи сотрудника, которому выдали доверенность. Такой порядок описан в разделе 3 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата от 30.10.1997 № 71а.
Внештатнику выдайте самостоятельно разработанную доверенность. Если используете такую, укажите в ней документ, который подтвердит личность человека, перечень получаемых материальных ценностей, дату выдачи и срок действия. Если срок не указать, то ее действие – один год. А без даты выдачи доверенность ничтожна.
Доверенность заверьте подписью руководителя учреждения. Печать ставить не обязательно.
Все это следует из пункта 4 статьи 185.1, статей 185, 186 Гражданского кодекса.
Совет: выдавайте доверенности сотрудникам под расписку и регистрируйте их в журнале учета выданных доверенностей.
Как принять на склад
Как оформить приемку материальных запасов на склад
Поступившие материальные запасы оформляет кладовщик или другое материально ответственное лицо склада. Сотрудник проверит количество и качество поступивших материалов. Если все в порядке, он составит приходный ордер (ф. 0504207).
Если фактическое количество (качество, ассортимент) не соответствует сопроводительным документам или они вовсе отсутствуют, привлеките комиссию по поступлению и выбытию активов. Она составит акт (ф. 0504220).
Такой порядок предусмотрен Методическими указаниями к формам № 0504207, № 0504220, утвержденными приказом Минфина от 30.03.2015 № 52н, пунктом 114 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.
Ситуация: кто должен поставить подпись в строке «Сдал» в приходном ордере (ф. 0504207)
В приходном ордере на приемку материальных ценностей (ф. 0504207) в строке «Сдал» подпись ставит представитель поставщика: экспедитор, курьер и т. д. Это следует из содержания самой формы ордера.
Приходный ордер (ф. 0504207) оформляют, когда в учреждение поступает имущество. В реквизитах формы есть четыре строки для подписи. Две из них для подписи ответственными исполнителями – сотрудником, который заполнил бланк, а также бухгалтером, который принял полученные товары к учету. Остается еще две строки – «Принял» и «Сдал». Строку «Принял» заполняет сотрудник, ответственный за приемку товара. В строке «Сдал» должен поставить подпись:
· при самовывозе или покупке через подотчетника – сотрудник учреждения, который доставил товар на склад;
· при доставке со стороны – представитель поставщика, который эти товары передал в учреждение. Обычно это водители, экспедиторы, логисты, курьеры или представители транспортной компании, через которую поставщик отправлял товар.
Это следует из реквизитов формы № 0504207 и Методических указаний по ее заполнению, утвержденных приказом Минфина от 30.03.2015 № 52н.
Если представитель поставщика отказывается подписывать приходный ордер, оставьте строку «Сдал» незаполненной. В законах нет обязанности для поставщика подписывать внутренние документы заказчика. А приходный ордер – это внутренний документ, и в указаниях по его применению не сказано, что его надо передать другой стороне сделки. Значит, вы не вправе заставить представителя поставщика подписать приходный ордер.
Совет: если вам так и не удалось убедить представителя поставщика поставить подпись в строке «Сдал», сделайте на ордере отметку об этом.
Например, напишите: «Представитель поставщика, водитель Ю.И. Колесов, ставить подпись на приходном ордере отказался». И не забудьте к ордеру приложить первичку поставщика. В ней должны быть все необходимые подписи с его стороны.
Ситуация: как отразить в бухучете поступление и списание материальных запасов, если в учреждении нет склада и должности кладовщика
Если у учреждения нет склада и должности кладовщика, имущество сразу поступает материально ответственным лицам. Но все равно оформите те же документы, что и при приемке материалов на склад. Списывайте материальные запасы в обычном порядке. Связано это с тем, что Инструкции по бухучету не содержат каких-либо особенностей учета для учреждений без склада.
Документооборот организуйте в общем порядке. Приказ Минфина от 30.03.2015 № 52н не содержит особенностей для учета без склада. Например, если нет кладовщика, вместо него в документах на выдачу подпись поставит сотрудник, назначенный материально ответственным лицом.
Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении отпуск материальных запасов в эксплуатацию (производство)
Документальное оформление
Какими первичными документами оформить передачу материальных запасов материально ответственным лицам
Передачу материальных запасов в эксплуатацию путем их перемещения между материально ответственными лицами внутри учреждения оформляйте следующими документами:
· требование-накладная (ф. 0504204);
· меню-требование на выдачу продуктов питания (ф. 0504202);
· ведомость на выдачу кормов и фуража (ф. 0504203);
· ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210).
Такой порядок установлен Методическими указаниями к формам № 0504204, № 0504202, № 0504203, № 0504210, утвержденными приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н.
Внутреннее перемещение материальных запасов между материально ответственными лицами отражайте в регистрах аналитического учета по счету 105.00 «Материальные запасы» путем изменения материально ответственного лица.
Какими первичными документами оформить отпуск материальных запасов в эксплуатацию (производство)
Списание материальных запасов при отпуске в эксплуатацию (в зависимости от их вида) отражайте на основании следующих документов:
· меню-требование на выдачу продуктов питания (ф. 0504202);
· ведомость на выдачу кормов и фуража (ф. 0504203);
· ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210);
· путевой лист для списания в расход всех видов топлива. Причем формы № 0340002, 0345001, 0345002, 0345004, 0345005, 0345007 исключены из обязательного применения. Но учреждение может применять их и дальше или разработать свои формы. А решение о том, какие формы использовать, нужно закрепить в учетной политике;
· акт о списании материальных запасов (ф. 0504230);
· акт о списании мягкого и хозяйственного инвентаря (ф. 0504143).
Такой порядок установлен приложением 1 и Методическими указаниями к формам № 0504202, № 0504203, № 0504210, № 0504230, № 0504143, утвержденными приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н.
Бухучет
Передача в эксплуатацию
Проводки по отпуску матзапасов в эксплуатацию (производство) делайте в зависимости от типа учреждения.
В учете бюджетных учреждений:
Отпуск материальных запасов в эксплуатацию (производство) отразите проводками:
|
№ |
Содержание операции |
Дебет счета |
Кредит счета |
|
При внутреннем перемещении МЗ |
|||
|
1. |
Отражено внутреннее перемещение материальных запасов между материально ответственными лицами (со склада для использования) |
0.105.ХХ.340 |
0.105.ХХ.340 |
|
При списании МЗ |
|||
|
2. |
Отражено списание израсходованных материальных запасов, потерь в пределах норм естественной убыли, а также пришедших в негодность предметов мягкого инвентаря |
0.401.20.272<2> |
0.105.ХХ.440 |
|
Передача МЗ для изготовления НФА |
|||
|
3. |
Отражено списание материальных запасов, переданных для изготовления нефинансовых активов |
0.106.ХХ.300<2> |
0.105.ХХ.440 |
|
XX – аналитический код группы и вида синтетического счета объекта учета. <2>Если в учетной политике закреплено, что данные расходы формируют себестоимость готовой продукции (работ, услуг), то списывайте их на соответствующий аналитический счет счета 109.00. |
|||
Такие правила установлены пунктами 35, 37 Инструкции № 174н.
Пример отражения в бухучете списания материальных запасов при передаче их в подразделение
Бюджетное учреждение «Альфа» закупило на склад электрические лампочки. В июле со склада было передано кладовщику одного из подразделений 100 лампочек (цена – 20 руб. за штуку). Материальные запасы были переданы в подразделение на основании требования-накладной (ф. 0504204). Кладовщик в этом же месяце выдавал лампочки электрику по ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210).
В учете эти операции были отражены следующим образом:
|
№ |
Содержание операции |
Дебет счета |
Кредит счета |
Сумма, руб. |
|
1. |
Переданы материальные запасы со склада в подразделение на основании требования-накладной (ф. 0504204) (20 руб./шт. × 100 шт.) |
4.105.36.340 |
4.105.36.340 |
2000 |
|
2. |
Списаны материальные запасы на затраты на основании ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210) (20 руб./шт. × 100 шт.) |
4.109.80.272 |
4.105.36.440 |
2000 |
Материал подготовлен и проверен экспертами системы Госфинансы