Вопрос
Как произвести учет бланков строгой отчетности (путевок) в казенном учреждении? (были получены и оприходованы на счет 03.1 и выданы сотруднику на поездку в санаторий)
Ответ
Порядок отражения в учете путевок в дома отдыха, санатории, турбазы определен положениями Инструкции к Единому плану счетов № 157н.
Так, согласно п. 169 Инструкции к Единому плану счетов № 157н оплаченные путевки в дома отдыха, санатории, турбазы, подлежат учету на балансовом счете 201 35 "Денежные документы". В свою очередь, неоплаченные путевки подлежат учету на забалансовом счете 08 "Путевки неоплаченные".
Если учреждение самостоятельно приобретает путевки для своих сотрудников, их учет должен быть организован на счете 201 35 "Денежные документы. Прием в кассу и выдача из кассы денежных документов оформляются Приходными кассовыми ордерами (форма 0310001) и Расходными кассовыми ордерами (форма 0310002) с записью на них "Фондовый".
Регистрация таких кассовых ордеров (с записью "Фондовый") осуществляется в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма 0310003) обособленно.
Аналитический учет по счету 201 35 ведется по видам денежных документов. Согласно п. 171 Инструкции к Единому плану счетов № 157н в этих целях может вестись Карточка учета средств и расчетов (форма 0504051).
Учет операций по счету ведется на отдельных листах Кассовой книги (ф. 0504514) учреждения с проставлением на них записи "Фондовый" и в Журнале по прочим операциям (форма 0504071) (п.п. 170, 172 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).
Факты хозяйственной жизни отражаются в указанных выше регистрах на основании документов, прилагаемых к отчетам кассира.
В учете операции по приобретению путевок и выдаче сотрудникам могут быть отражены следующими проводками:
Дебет 1 302 26 830 Кредит 1 304 05 226
- учреждением оплачена стоимость путевки;
Дебет 1 201 35 510 Кредит 1 302 26 730
- путевка получена в кассу учреждения;
Дебет 1 208 26 560 Кредит 1 201 35 610
- путевка выдана под отчет сотруднику;
Дебет 1 401 20 226 Кредит 1 208 26 660
- сотрудником представлен отчет об использовании путевки.
Для учета путевок, полученных безвозмездно от общественных, профсоюзных и других организаций, предназначен забалансовый счет 08 «Путевки неоплаченные». Подробно об этом в статье № 3.
Исходя из вышесказанного учитывать путевки на забалансовом счете 03 "Бланки строгой отчетности" неправомерно. Порядок исправления ошибки в регистрах бухучета зависит от ее характера. Неправильную проводку исправьте способом «красное сторно», правильную добавьте – дополнительной бухгалтерской записью. Об этом прямо сказано в пункте 18 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.
В учете исправления оформляйте первичным учетным документом – справкой (ф. 0504833). В справке отразите:
- обоснование внесения исправлений;
- наименование исправляемого регистра бухучета (журнала операций), его номер, период, за который он составлен.
Подробнее об этом в рекомендации № 4.
1. ПРИКАЗ МИНФИНА РОССИИ ОТ 01.12.2010 № 157Н
Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, ... (с изменениями на 12 октября 2012 года)
Счет 20135 "Денежные документы"
169. Счет предназначен для учета различных денежных документов: оплаченные талоны на бензин и масла, на питание и т.п., оплаченные путевки в дома отдыха, санатории, турбазы, полученные извещения на почтовые переводы, почтовые марки, конверты с марками и марки государственной пошлины и т.п.
Денежные документы хранятся в кассе учреждения.
170. Прием в кассу и выдача из кассы таких документов оформляются Приходными кассовыми ордерами (ф.0310001) и Расходными кассовыми ордерами (ф.0310002) с оформлением на них записи "Фондовый".Приходные и расходные кассовые ордера с записью "Фондовый"* регистрируются в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов отдельно от приходных и расходных кассовых ордеров, оформляющих операций с денежными средствами. Учет операций с денежными документами ведется на отдельных листах Кассовой книги учреждения с проставлением на них записи "Фондовый".
171. Аналитический учет денежных документов ведется по их видам в Карточке учета средств и расчетов.
172. Учет операций с денежными документами ведется в Журнале по прочим операциям на основании документов, прилагаемых к отчетам кассира.
Счет 08 "Путевки неоплаченные"
347. Счет предназначен для учета путевок, полученных безвозмездно от общественных, профсоюзных и других организаций. Путевки подлежат хранению в кассе учреждения наравне с денежными документами. Неоплаченные путевки принимаются к учету на основании первичных документов, подтверждающих их получение учреждением по номинальной стоимости, указанной в путевке, а в случае ее отсутствия в условной оценке: одна путевка, один рубль.*
348. Аналитический учет ведется в Карточке количественно-суммового учета материальных ценностей в разрезе ответственных за их хранение и выдачу лиц, мест хранения по видам путевок, их количеству и номинальной стоимости (условной оценке).
2. Статья: Денежные документы
Денежные документы учитывают на счете 1 201 35 000 «Денежные документы» и хранят в кассе учреждения. К ним относят оплаченные талоны на бензин, на питание, оплаченные путевки в дома отдыха, санатории, полученные извещения на почтовые переводы, почтовые марки и марки государственной пошлины, авиационные и железнодорожные билеты, пластиковые карты на ГСМ и т. п.
Прием в кассу и выдачу из кассы таких документов оформляют приходными и расходными кассовыми ордерами, делая на них запись «Фондовый». Их регистрируют в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003). Причем отдельно от операций по денежным средствам.
Операции с денежными документами фиксируются на отдельных листах кассовой книги учреждения (на них ставят отметку «Фондовый»).
Для отражения операций по приему в кассу и выдаче из кассы денежных документов предусмотрены такие бухгалтерские проводки:*
|
Содержание операции |
Дебет |
Кредит |
|
Отражено поступление денежных документов в кассу* |
1 201 35 510 |
1 302 00 000 |
|
Отражена выдача из кассы денежных документов* |
1 208 00 000 |
1 201 35 610 |
Пример
отражения в учете операций с денежными документами
Казенное учреждение направило сотрудника в командировку. Для сотрудника был приобретен авиабилет стоимостью 3200 руб. Билет был оплачен по безналичному расчету. Бухгалтер записал:
|
Содержание операции |
Дебет |
Кредит |
Сумма, руб. |
|
Списаны средства со счета бюджета в счет предварительной оплаты транспортных услуг |
1 206 22 560 |
1 304 05 222 |
3200 |
|
Поступил денежный документ (авиабилет) в кассу учреждения |
1 201 35 510 |
1 302 22 730 |
3200 |
|
Списана предварительная оплата на расчеты с поставщиками и подрядчиками при принятии к учету материальных ценностей, потреблении услуг |
1 302 22 830 |
1 206 22 660 |
3200 |
Перед командировкой авиабилет выдали сотруднику, а после командировки он составил авансовый отчет:
|
Содержание операции |
Дебет |
Кредит |
Сумма, руб. |
|
Отражена выдача из кассы денежного документа(авиабилета) |
1 208 22 560 |
1 201 35 610 |
3200 |
|
Принят к бюджетному учету произведенный подотчетным лицом расход на оплату транспортных услуг |
1 401 20 222 |
1 208 22 660 |
3200 |
Кроме того, предусмотрены бухгалтерские записи по безвозмездной передаче денежных документов:
- главным распорядителем (распорядителем) бюджетных средств по дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 1 304 04 000 «Внутриведомственные расчеты» (в рамках движения денежных документов между учреждениями, подведомственными одному главному распорядителю (распорядителю) бюджетных средств);
- в рамках движения денежных документов между учреждениями, подведомственными разным главным распорядителям одного уровня бюджета, в рамках приносящей доход деятельности, а также при их передаче государственным и муниципальным организациям по дебету счета 1 401 20 241 «Расходы на безвозмездные перечисления государственным и муниципальным организациям»;
- в рамках движения денежных документов между учреждениями, подведомственными разным главным распорядителям разного уровня бюджета по дебету счета 1 401 20 251 «Расходы на перечисления другим бюджетам бюджетной системы Российской Федерации».
Денежные документы, которые учитываются на счете 1 201 35 000 «Денежные документы», учреждение обязано хранить в кассе.
Аналитический учет денежных документов ведется по их видам в карточке учета средств и расчетов.
Учет операций с денежными документами осуществляется в Журнале по прочим операциям (ф. 0504071) на основании документов, прилагаемых к отчетам кассира.
Книга КАЗЕННЫЙ УЧЕТ ПО НОВОМУ ПЛАНУ СЧЕТОВ – 2014
3. Статья: Санаторные путевки. Учтите нюансы
Для воспитанников дома ребенка от Минздравсоцразвития России получены 10путевок в санаторий (без указания цены). Как отразить в бухучете поступление и выбытие путевок?
Отвечает
В.Р. Захарьин,
эксперт по бюджетному учету, к. э. н.
Для учета путевок, полученных безвозмездно от общественных, профсоюзных и других организаций, предусмотрено открытие и ведение забалансового счета 08 «Путевки неоплаченные».*
При поступлении путевок делается запись, увеличивающая остаток по счету 08, при их выдаче – запись, уменьшающая этот остаток. Если нет данных о номинальной стоимости путевок, они могут быть учтены по условной стоимости.
Основанием для списания сумм стоимости путевок с забалансового учета является решение (руководства учреждения или профсоюзного органа) о выдаче их конкретным работникам. Особенности документооборота определяются распорядительным документом руководителя учреждения.
Обязательным элементом (документом, прилагаемым к документам по выдаче путевок) документооборота должна быть выписка из соответствующего распорядительного акта о выдаче путевок (например, из приказа руководителя учреждения).
Путевки должны храниться в кассе как денежные документы. В случае выявления недостачи путевок сумма материального ущерба (и соответственно сумма, направленная на взыскание с виновных лиц) должна определяться по номинальной стоимости.*
ЖУРНАЛ «УЧЕТ В СФЕРЕ ОБРАЗОВАНИЯ», № 12, ДЕКАБРЬ 2010
4. Рекомендация: Как исправить ошибки в бухучете и отчетности
Основание для исправлений
Исправления оформляйте первичным учетным документом – справкой (ф. 0504833) на основании документов, которые не были проведены в нужном отчетном периоде (например, акт об оказании услуг, дополнительное соглашение и т. д.). В справке отразите:
обоснование внесения исправлений;
наименование исправляемого регистра бухучета (журнала операций), его номер (при наличии), период, за который он составлен.
Такой вывод следует из части 1 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, пунктов 7, 18 Инструкции к Единому плану счетов № 157н.
На основании справки (ф. 0504833) внесите записи в соответствующий журнал операций (ф. 0504071). При этом для отражения в бухучете операций, указанных в справке, главный бухгалтер (руководитель структурного подразделения) делает отметку в разделе«Отметка о принятии справки к учету». Такой порядок установлен в Методических указаниях, утвержденных приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н*
Порядок исправления
Порядок исправления ошибки в регистрах бухучета зависит от ее характера. Если бухгалтер оформил неправильную проводку или излишне начислил какие-либо суммы – исправления вносите способом «красное сторно», если не доначислил – дополнительной бухгалтерской записью.*
В бухучете исправления отражайте в зависимости от того, в какой момент была обнаружена ошибка – до момента представления отчетности или после.
Ошибка выявлена после представления отчетности
Если ошибка была обнаружена в отчетном периоде, за который отчетность уже представлена, в зависимости от характера ошибки исправления внесите дополнительной бухгалтерской записью или способом «красное сторно». Об этом прямо сказано в пункте 18Инструкции к Единому плану счетов № 157н.
При этом специалисты контролирующих ведомств указывают на то, что единого подхода к исправлению ошибок нет, и рекомендуют вносить корректировку следующим образом:
если исправительная операция – это доначисление (снятие начисления) доходов или расходов, исправьте ошибку за счет расходов и доходов текущего периода. Сделать это можно способом «красное сторно» и дополнительной бухгалтерской записью;*
если нужно восстановить в учете остаток (например, по результатам инвентаризации, указаний проверяющих), то корректировать расходы не нужно. Для восстановления остатка используйте счет 0.401.10.180 «Прочие доходы».
Если ошибка в учете не привела к искажению остатков в балансе (например, операция была отражена по неверной статье КОСГУ), в учете ее можно не править. Достаточно сделать бухгалтерскую справку о признании ошибки в произвольной форме.
При этом, чтобы избежать разногласий с проверяющими, варианты исправления ошибок прошлых лет согласуйте с учредителем и закрепите в учетной политике (п. 6 Инструкции к Единому плану счетов № 157н). В этом случае они будут обязательными к применению как учреждением, так и проверяющими.
Ошибки, обнаруженные после представления отчетности, нужно исправить в день их обнаружения (п. 18 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).
Влияние ошибок в бухучете на утвержденную отчетность
Независимо от того, когда была выявлена ошибка, корректировку сданной (утвержденной) отчетности не производите. Изменения производятся в отчетности, составляемой за тот период, в котором была обнаружена ошибка. Таким образом, исправления отразятся только в текущей отчетности. Данные прошлых периодов исправлять нельзя, поэтому сдавать исправленную отчетность не нужно.*
Исправление КБК
Если у учреждения возникнет необходимость исправить (уточнить) коды бюджетной классификации (КОСГУ, вид расходов) по которым были отражены кассовые операции на лицевом счете, то сделать это возможно лишь в пределах текущего финансового года. Исправление таких ошибок за прошлый год законодательством не предусмотрено. Такой вывод следует из положений пункта 2.5.3 Порядка, утвержденного приказом Казначейства России от 10 октября 2008 г. № 8н*.
Внимание: ошибка в отчетности является правонарушением (ст. 106 НК РФ, ст. 2.1 КоАП РФ), за которое предусмотрена налоговая и административная ответственность.
Влияние ошибок в бухучете на расчет налогов
Ошибки в бухучете и отчетности могут повлиять на расчет налогов, уплачиваемых учреждением. О том, как внести исправления в налоговую отчетность, см. Как оформить уточненную налоговую декларацию.
Материал подготовлен и проверен экспертами системы Госфинансы