В большинстве образовательных и медицинских учреждений есть столовые, кафе, пищеблоки, которые обеспечивают питанием учащихся, воспитанников, пациентов и просто посетителей. С продуктами питания работают и некоторые социальные учреждения, например, дома инвалидов и престарелых. В учете продуктов существует своя специфика. О ней обязательно должен помнить бухгалтер, чтобы не ошибиться при оформлении поступления, списания, инвентаризации продуктов.
Юлия Вольхина, руководитель проекта «Контур-Бухгалтерия Бюджет» компании СКБ Контур
В большинстве образовательных и медицинских учреждений есть столовые, кафе, пищеблоки, которые обеспечивают питанием учащихся, воспитанников, пациентов и просто посетителей. С продуктами питания работают и некоторые социальные учреждения, например, дома инвалидов и престарелых. В учете продуктов существует своя специфика. О ней обязательно должен помнить бухгалтер, чтобы не ошибиться при оформлении поступления, списания, инвентаризации продуктов.
При организации учета и обеспечении сохранности продуктов питания учреждения опираются на несколько базовых принципов:
- соблюдать правила оформления приемки и отпуска продуктов питания, установленные Минздравом РФ;
- контролировать сохранность продуктов питания;
- обеспечить целевое использование средств, выделяемых на питание;
- наладить своевременный учет операций, связанных с движением продуктов питания.
Несоблюдение этих принципов может привести к серьезным нарушениям и штрафным санкциям со стороны проверяющих органов.
Учет продуктов питания в бюджетных учреждениях ведется сразу по нескольким направлениям, а именно:
- учет продуктов, приобретаемых для последующей переработки;
- учет продуктов, приобретаемых для перепродажи;
- учет возвратной тары;
- учет товарных потерь от естественной убыли;
- учет испорченных продуктов;
- инвентаризация продуктов.
Отразим в учетной политике
Нормативная база, которая регламентирует эту сферу, достаточно обширна и различается отраслевой спецификой. Единого документа, который объединил бы все требования, пока не существует. Учреждение вправе самостоятельно с учетом инструкций, утвержденных приказами Минфина России от 30.03.2015 № 52н; от 01.12.2010 № 157н, и отраслевых рекомендаций разработать порядок организации питания. Составьте соответствующий документ, согласуйте его с учредителем и включите в состав учетной политики.
Шпаргалка: учет продуктов питания в бюджетных учреждениях здравоохранения.
Помимо этого, в учетной политике обязательно отразите, из чего будет складываться фактическая стоимость продуктов питания: суммы, выплачиваемые поставщику, стоимость доставки продуктов питания, таможенные пошлины, расходы на информационные и посреднические услуги, связанные с приобретением продуктов питания и другое.
В фактическую стоимость включается и НДС в том случае, если продукты закупаются за счет средств бюджета, целевых средств и используются в деятельности, которая не облагается НДС. Если продукты приобретены и реализуются в рамках коммерческой, приносящей доход деятельности, то суммы налога отражаются на счете 2 210 01 000 «Расчеты по НДС по приобретенным материальным ценностям, работам, услугам».
Аналитический учет продуктов питания
Учет продуктов питания имеет отраслевую специфику, однако существуют единые регистры аналитического учета, которые любая бюджетная организация должна вести согласно Инструкции 157н. К таким документам относятся:
- ф. 0504037 — накопительная ведомость по приходу продуктов питания;
- ф. 0504038 — накопительная ведомость по расходу продуктов питания;
- ф. 0504035 — оборотная ведомость по нефинансовым активам;
- оборотная ведомость по нефинансовым активам, которая готовится ежемесячно с оборотами и остатками на конец периода.
Накопительная ведомость по приходу (ф. 0504037) обобщает сведения о приобретенных учреждением продуктах за месяц. Записи об их количестве и стоимости вносятся из первичных учетных документов. В ведомости также отражают данные о поставщиках / производителях, по наименованиям и кодам продуктов. Этот документ составляется по каждому материально ответственному лицу отдельно. Итоги по результатам месяца фиксируются в этой же ведомости.
Накопительная ведомость по расходу продуктов питания (ф. 0504038) тоже содержит данные за месяц. Основанием для записи могут стать меню-требования и другие документы, которые обязательно должны прилагаться к ведомости. Обратите внимание: фиксировать информацию нужно ежедневно. По итогам месяца определяется суммарная стоимость израсходованных продуктов и сопоставляется с численностью состоящих на довольствии. Расходная ведомость составляется по каждому материально ответственному лицу по наименованиям и кодам продуктов питания, если это необходимо.
Итоги месяца из накопительной ведомости по расходу продуктов питания вносятся в Журнал операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов (ф. 0504071). На основании сводных данных о расходах формируется оборотная ведомость по нефинансовым активам, данные которой сверяются с данными бухгалтерского учета.
Для аналитического учета продуктов питания на складе заводят еще одну форму — карточку количественно-суммового учета материальных ценностей (ф. 0504041). В ней должна быть полная информация о наименованиях, сортах и количестве продуктов питания.
Поступление продуктов питания
К бухгалтерскому учету продукты питания принимаются только вместе с товаросопроводительными документами поставщика, а также документами, которые подтверждают, что учреждение получило материальные ценности. Это могут быть кассовый и товарный чеки в случае, когда товары приобретаются за наличный расчет.
На покупку продуктов у физических лиц, например, зелени и овощей у фермеров, может быть оформлен закупочный акт, на основании которого бухгалтерия ведет свои расчеты.
Полезное: меню требование на выдачу продуктов питания форма 299 по ОКУД 0504202.
Если продукты в учреждение поступают из головной организации, они учитываются на основании накладных, актов о приемке-передаче, извещения (ф. 0504805).
Пример 1.
В рамках приносящей доход деятельности в ГАУЗ «Каменская центральная больница» в течение месяца поступили продукты питания на сумму 8 024 рубля. Поставщику произведена предоплата в сумме 5 000 рублей, оставшаяся сумма 3 024 рубля выплачена после того, как продукты поступили в учреждение.
В учете автономного учреждения указанные операции оформляются следующими проводками:
|
Содержание операции |
Дебет |
Кредит |
Сумма, |
|
Произведена предоплата продуктов питания |
2 206 34 560 |
2 201 11 610 |
5 000 |
|
Отражено поступление продуктов питания от поставщиков за отчетный месяц |
2 105 32 340 |
2 302 34 730 |
6 800 |
|
Отражен НДС по приобретенным продуктам питания |
2 210 12 560 |
2 302 34 730 |
1 224 |
|
Перечислены средства поставщикам в оплату полученных продуктов питания |
2 302 34 830 |
2 201 11 610 |
3 024 |
|
Принят к зачету НДС |
2 303 04 830 |
2 210 12 660 |
1 224 |
|
Зачтен ранее перечисленный аванс по продуктам питания |
2 302 34 830 |
2 206 34 660 |
5 000 |
Списание продуктов питания
Учет списанных продуктов производится на основании расходной накопительной ведомости. Списание проводится в том порядке, который изначально закреплен в учетной политике учреждения: по фактической стоимости покупки или по средней фактической стоимости.
Бюджетные учреждения списывают продукты питания, применяя определенную корреспонденцию счетов:
|
Содержание операции |
Дебет |
Кредит |
|
Списание стоимости продуктов питания в рамках деятельности за счет субсидий на выполнение государственного (муниципального) задания и деятельности за счет средств по обязательному медицинскому страхованию (ОМС) |
(4, 7) 401 20 272 |
(4, 7) 105 22 440 (4, 7) 105 32 440 |
|
Списание продуктов питания в рамках приносящей доход деятельности |
2 109 60 272 2 109 70 272 2 109 80 272 2 109 90 272 |
2 105 22 440 2 105 32 440 |
Казенные учреждения отражают списание продуктов питания следующими проводками:
|
Содержание операции |
Дебет |
Кредит |
|
Списание стоимости продуктов питания в рамках бюджетной деятельности |
1 401 20 272 |
1 105 32 440 |
Пример 2
МБОУ «Среднереченский лицей №10» приобретает и расходует продукты питания в рамках муниципального задания. Согласно учетной политике учреждения продукты списываются по фактической стоимости их приобретения. Накопительная ведомость по расходу за ноябрь 2016 года выглядит следующим образом:
|
Наименование продукта |
Ед. измерения |
Израсходовано |
Цена за единицу, руб. |
Сумма, руб. |
|
Мясо (говядина) |
кг |
100 |
350 |
35 000 |
|
Рыба свежая |
кг |
90 |
200 |
18 000 |
|
Масло растительное |
кг |
20 |
70 |
1 400 |
|
Масло сливочное |
кг |
10 |
290 |
2 900 |
|
Хлеб |
кг |
200 |
50 |
10 000 |
|
Картофель |
кг |
300 |
15 |
4 500 |
|
Всего |
71 800 |
В бухгалтерском учете за ноябрь 2016 года итоговая сумма (стоимость продуктов) будет отражена проводками:
|
Содержание операции |
Дебет |
Кредит |
Сумма |
|
Списание стоимости продуктов за счет субсидий на выполнение государственного (муниципального) задания |
4 401 20 272 |
4 105 32 440 |
71 800 |
Инвентаризация продуктов питания
Порядок проведения инвентаризации продуктов закреплен в «Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утв. приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49, ред. от 08.11.2010 № 142н). В ряде случаев проводить инвентаризацию обязательно, в частности:
- передача имущества организации в аренду, выкуп, продажа;
- смена материально ответственных лиц;
- установленные факты хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;
- при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса.
В остальных случаях сроки ревизии продуктов питания может устанавливать руководитель учреждения самостоятельно. Рекомендованные сроки проверок:
- в кладовых — не реже одного раза в квартал;
- на кухнях — не реже одного раза в месяц;
- в буфетах — не реже двух раз в квартал.
Внеплановые инвентаризации оформляются локальным распорядительным документом.
Фактическое наличие продуктов питания проверяйте только при участии материально ответственных лиц. Нельзя засчитывать результаты, которые получены без измерений, со слов ответственных сотрудников или на основании представленных ими бумаг. Тара инвентаризуется одновременно с продуктами питания, готовыми изделиями. По результатам ревизии составляется инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов.
Не использованные продукты и сырье записываются по массе. Полуфабрикаты при этом включаются в опись в пересчете на продукты, израсходованные на их приготовление, по «Сборнику рецептур блюд». Остатки готовой продукции (блюд) на сырье не пересчитываются. Вес порций готовых блюд должен соответствовать нормам выхода готовой продукции.
Если данные о фактическом наличии продуктов питания и данные бюджетного учета расходятся, разницу по каждому объекту учета в количественном и суммовом выражении зафиксируйте в специальном документе – ведомости расхождений по результатам инвентаризации – с указанием количества и стоимости. Ведомость является основанием для составления акта о результатах инвентаризации (ф. 0504835).
Недостачу / порчу продуктов питания в пределах норм естественной убыли отнесите на расходы по операциям с активами (счет 140110272 «Расходование материальных запасов»). Второй вариант – отнести на увеличение стоимости готовой продукции (счет 210634340 «Увеличение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг)»). Потери сверх установленных норм убыли компенсируют виновные лица из собственных средств.
Типовые записи по отражению в бюджетном учете результатов инвентаризации продуктов питания приведем ниже:
|
Содержание операции |
Дебет |
Кредит |
|
Списание суммы недостачи продуктов питания, выявленной после зачета пересортицы |
1 401 10 172 |
1 105 32 440 |
|
Отнесение за счет виновного лица суммы недостачи продуктов питания, выявленной после зачета пересортицы (по текущей рыночной стоимости), а также разница в ценах продуктов при зачете пересортицы |
1 209 34 560 |
1 401 10 172 |
|
Списание нормы естественной убыли продуктов питания |
1 401 10 272 |
1 105 32 440 |
|
Поступление в кассу учреждения сумм возмещения материально ответственным лицом причиненного ущерба (по текущей рыночной стоимости) |
1 201 34 560 |
1 209 34 660 |
Автоматизация учета продуктов питания
Когда возрастает сложность расчетов, требуется обработка данных для все большего количества блюд, продуктов, позиций справочников, вести учет продуктов питания в ручном режиме практически невозможно. Необходимую точность расчетов и вариативность выборок могут обеспечить только программные продукты, которые сегодня в достаточном количестве представлены на IT-рынке.
Чтобы решить свои задачи в срок и без ошибок, бухгалтеру при выборе автоматизированной системы рекомендуется обратить внимание на наличие такого функционала в программе:
- ведение номенклатуры продуктов питания;
- ведение реестра меню за месяц в разрезе различных видов приема пищи и столов питания (диетических столов);
- расчет расхода продуктов питания, связанный с калькуляцией меню (составлением меню-требований или меню-раскладок);
- калькуляция меню по датам и группам питания, с возможностью задания норм питания для каждой группы;
- ведение справочной информации по продуктам питания — виды, нормы убыли, кратность округления с учетом перевода из одних единиц измерения в другие;
- получение отчетов по приходу и расходу продуктов питания по различным параметрам;
- получение отчетов по калорийности готовых блюд, по остаткам продуктов питания на дату;
- формирование сводных порционных требований;
- расчет стоимости дня и многое другое.