Электронный документооборот в бюджетных организациях позволит ускорить обмен информацией с контрагентами и ФНС, исключить ошибки из-за многократного ввода данных вручную, уменьшить затраты на бумагу, картриджи, содержание архивов. К тому же, это обязательно.
В статье читайте о нормативных актах по использованию электронных документов вместо привычных бумажных, о сроках и порядке перехода госучреждений на ЭДО. А также, об особенностях работы бухгалтерских и кадровых служб в новых условиях.
Частый вопрос, ЭДО в бухгалтерии это что? ЭДО — это электронный документооборот. Все учреждения должны применять формы электронных первичных документов и регистров учета и перейти на ЭДО с 2023 года — это требование Минфина.
Последние изменения по переходу на ЭДО в учреждении
Минфин утвердил пять новых инвентаризационных описей
Планируют ввести новые формы электронной первички для инвентаризации. Минфин направил на госрегистрацию приказ по изменениям 30.10.2023 № 174н. Он включает пять новых форм инвентаризационных описей для имущества, денег и расчетов по поступлениям.
Инвентаризация: пошаговая инструкция в 2023 году >>>
Новые формы для инвентаризации по приказу № 174н централизованные бухгалтерии должны внедрить с 1 января 2024 года. Остальные учреждения обязаны применять с 1 января 2025 года, но по желанию могут использовать новые бланки раньше – уже в 2024 году.
В новых описях будет как минимум три таблицы для заполнения:
- данные бухучета,
- данные комиссии,
- результаты инвентаризации.
В действующих описях по приказу № 52н всего одна таблица для всех данных.
|
ОКУД |
Наименование бланка |
|
0510464 |
Инвентаризационная опись на счетах учета денежных средств |
|
0510465 |
Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов |
|
0510466 |
Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов |
|
0510467 |
Инвентаризационная ведомость наличных денежных средств |
|
0510468 |
Инвентаризационная опись расчетов по поступлениям |
Новые бланки вы можете сказать в этой рекомендации Системы Госфинансы.
Минфин выпустил новую методичку по ЭДО
Применяйте новые методические рекомендации при заполнении пяти форм электронной первички:
- решение о прекращении признания активами НФА (ф. 0510440);
- карточку учета капитальных вложений (ф. 0509211);
- инвентарную карточку учета НФА (ф. 0509215);
- инвентарную карточку группового учета НФА (ф. 0509216);
- накладную на отпуск матценностей на сторону (ф. 0510458).
Чтобы исключить ошибки при заполнении форм, изучите примеры, которые указаны в методрекомендациях.
Для инвентаризации введут еще семь электронных документов
14 сентября 2023 года Минфин опубликовал проект изменений к приказу № 61н.
Новые формы инвентаризационных ведомостей касаются расчетов с поставщиками, по кредитам и госдолгу. Также установят единую форму акта сверки расчетов. Новые бланки планируют ввести с 1 января 2025 года для всех учреждений и ЦБ.
Список новых форм смотрите в таблице:
|
ОКУД |
Наименование бланка |
|
0510469 |
Инвентаризационная опись расчетов с поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами |
|
0510471 |
Инвентаризационная опись ценных бумаг |
|
0510472 |
Инвентаризационная опись задолженности по кредитам, займам (ссудам) |
|
0510473 |
Инвентаризационная опись состояния государственного долга Российской Федерации в ценных бумагах |
|
0510474 |
Инвентаризационная опись состояния государственного долга Российской Федерации по полученным кредитам |
|
0510475 |
Инвентаризационная опись состояния государственного долга Российской Федерации по предоставленным гарантиям |
|
0510476 |
Акт сверки расчетов |
В полном сборнике электронной первички и регистров вы можете скачать образцы всех электронных документов и посмотреть видеоинструкции по их заполнению:
Открыть сборник всех документов
Минфин довел методические рекомендации, как заполнять пять форм по ЭДО
Минфин опубликовал очередные методические рекомендации по заполнению форм электронной первички. Об этом системное письмо ведомства от 31.08.2023 № 02-06-07/83273. В нем правила оформления, примеры и бизнес-процессы для пяти электронных форм:
- Решения о прекращении признания активами НФА (ф. 0510440);
- Карточки учета капитальных вложений (ф. 0509211);
- Инвентарной карточки учета НФА (ф. 0509215);
- Инвентарной карточки группового учета НФА (ф. 0509216);
- Накладной на отпуск материальных ценностей на сторону (ф. 0510458).
Скачайте приложения в правовой базе Системы Госфинансы. Это бесплатно, вам нужно только зарегистрироваться.
Восемь новых форм электронных документов и регистров. С 24 декабря 2022 года учреждения могут использовать новые электронные акты на списание имущества, накладная на отпуск на сторону, акт об инвентаризации и инвентарные карточки:
— Акт о списании объектов нефинансовых активов (кроме транспортных средств) (ф. 0510454);
— Акт о списании транспортного средства (ф. 0510456);
— Накладная на отпуск материальных ценностей на сторону (ф. 0510458);
— Акт о списании материальных запасов (ф. 0510460);
— Акт о списании бланков строгой отчетности (ф. 0510461);
— Акт о результатах инвентаризации (ф. 0510463);
— Инвентарная карточка учета нефинансовых активов (ф. 0509215);
— Инвентарная карточка группового учета нефинансовых активов (ф. 0509216).
Их утвердил Минфин приказом от 07.11.2022 № 157н.
Приказ о наделении сотрудников правом подписания первичных документов электронной подписью
С 16 августа 2022 года добавили еще восемь форм электронных документов (приказ Минфина от 28.06.2022 № 100н). Их должны применять с 2023 года в обязательном порядке федеральные учреждения и госорганы, которые передали учет Федеральному казначейству. Посмотрите список новых документов:
- акт приема-передачи НФА (ф. 0510448);
- накладная на внутреннее перемещение (ф. 0510450);
- требование-накладная (ф. 0510451);
- акт приемки товаров, работ, услуг (ф. 0510452);
- извещение о трансферте (ф. 0510453);
- заявка-обоснование закупки (ф. 0510521);
- карточка капвложений (ф. 0509211);
- карточка права пользования НФА (ф. 0509214).
Впервые вы обязаны составить график ЭДО на 2023 год
Читайте, как составить график и что обязательно в него включить. В пояснениях к образцам посмотрите частые ошибки, которые допускают бухгалтеры в графике бумажного документооборота. Они актуальны и при ЭДО.
Образцы документов вы найдете по тексту ниже.
Читайте рекомендацию в для Системе Госфинансы перехода на электронный документооборот в бухгалтерии. В ней – как перейти и работать с электронными документами, как безопасно подключить сотрудников на ЭДО, подписывать и хранить их подписи:
Как перейти на ЭДО в бухгалтерии
Образцы заполнения документов при ЭДО в бухгалтерии
Скачайте образцы всех электронных документов по участкам учета.
Имущество
Подотчет
Касса, банк
Задолженность
Доходы
Налоги, взносы
Забаланс
МБТ, субсидии учреждениям
Документы для перехода на электронный документооборот в учреждении
Скачайте образец графика электронного документооборота по командировочным документам.
Памятка по замене привычных документов на электронные в учреждении
Когда учреждения должны перейти на электронный документооборот
Минфин РФ в приказе от 15.04.2021 года № 61н определил следующие сроки перехода бюджетных организаций на электронный документооборот в сфере бухгалтерского учета:
- до 01.01.2022 года – для организаций, уполномоченных вести бухгалтерский учет отдельных федеральных органов власти, их терорганов и подведомственных им казенных учреждений в соответствии с ПП от 15.02.2020 года № 153;
- до 01.01.2023 года – для всех остальных госучреждений.
Приказом 61н утверждено 17 унифицированных форм электронных первичных документов и регистров бухучета. В письме от 15.02.2022 года № 07-04-05/08-3153 Федеральное казначейство разъяснило, что введение новых форм в 2022 году будет осуществляться поэтапно по графику, по мере технической готовности ГИИС «Электронный бюджет». Например, электронное Решение об инвентаризации (ф. 0510440) можно будет применять с 30 апреля 2022 года, а Ведомость доходов бюджета (ф. 0510837) – с 31 августа. Сроки технического применения для каждого документа указаны в графике (Приложение к письму Казначейства России от 15.02.2022 № 07-04-05/08-3153):
Для внедрения кадрового электронного документооборота федеральным законом от 22.11.2021 года № 377-ФЗ внесены соответствующие поправки в ТК РФ. В кодекс добавлены статьи 22.1, 22.2, 22.3, определяющие правила ведения ЭДО в области трудовых отношений и порядок взаимодействия работодателей и работников. Законом от 24.04.2020 года № 122-ФЗ был объявлен эксперимент по использованию электронных документов в кадровом делопроизводстве, который завершился 15.11.2021 года. Участники эксперимента вправе продолжать работать с ЭДО, а другие работодатели могут внедрять его по мере готовности. Единые требования к составу и форматам электронных документов федеральные органы власти, вырабатывающие и реализующие государственную политику в сфере труда, информационных технологий, архивного дела подготовят к 01.03.2023 года.
Важнейшим нормативным актом, необходимым для внедрения ЭДО, является федеральный закон от 06.04.2011 года № 63-ФЗ с дальнейшими изменениями и дополнениями, в котором определены виды электронных подписей и порядок их применения.
Как обосновать, почему переход на ЭДО в учреждении сейчас невозможен
Не все учреждения смогли реализовать обязательный переход на ЭДО с 1 января по разным причинам. В статье журнала «Учет в учреждении» — рекомендации, как бухгалтеру себя подстраховать при работе с бумажной первичкой. Читайте про возможные пути решения человеческих и организационных трудностей.
Какие документы в бухгалтерии нужно перевести в электронный вид
В ст.22.1 ТК РФ утверждается, что оформлять в электронном виде можно все кадровые документы по решению работодателя за исключением:
- бумажных трудовых книжек, ведущихся на основании заявлений работников;
- сведений о трудовой деятельности;
- актов о несчастных случаях на производстве;
- приказов об увольнении;
- документов, подтверждающих прохождение сотрудниками инструктажей по охране труда и техники безопасности.
В сфере бухгалтерского учета в электронном виде нужно прежде всего заполнять формы, содержащиеся в приказе Минфина 61н. Это 14 первичных документов и три учетных регистра, унифицированные бланки которых создавались специально для ЭДО. В приказ Минфина от 30.03.2015 года № 52н включены электронные формы 0504512, 0504513, 0504515, 0504516 для оформления служебных командировок и форма электронной кассовой книги 0504514.
Перевести в ЭДО можно и другие бухгалтерские документы. Например, в программах 1С для госучреждений доступно оформление в электронном виде актов приемки-сдачи выполненных работ (оказанных услуг), товарных накладных ТОРГ-12, счетов-фактур (включая исправительные и корректировочные), УПД, актов о расхождении, счетов на оплату, извещений о централизованных поставках НФА и пр.
Методички по настройке ЭДО в «1С»
 |
Как настроить в программе «1С» электронный документооборот Пошаговый алгоритм из методички вам понадобится, чтобы настроить электронный документооборот внутри учреждения. В зависимости от масштаба учреждения и наличия у него подразделений рекомендуем использовать редакцию 2 типовой конфигурации программы «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» или «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8 КОРП». |
 |
Как настроить простую электронную подпись Простую электронную подпись (ПЭП) оформляйте для сотрудников, которые составляют электронную первичку, но не несут ответственности за отражение данных в учете. Для настройки ПЭП в программе «1С: Бухгалтерия государственного учреждения 8» вам нужна версия 2. В методичке посмотрите пошаговый алгоритм настройки ПЭП. |
 |
Как сотруднику работать с документами в «1С» Для работы с электронными документами сотрудникам – участникам электронного документооборота понадобится доступ в программу и простые электронные подписи (ПЭП). В методичке – как сотруднику подписать, аннулировать или отклонить документ и узнать состояние документа в программе версии 2 «1С: Бухгалтерия государственного учреждения 8». В конце методички – памятка для работы с электронными документами. Вы можете распечатать ее и раздать участникам ЭДО. |
Посмотрите в статье журнала «Учет в учреждении» два видео о том, как сделать первичные настройки в 1С версия 2.0.87 и обучить сотрудников работать с документами при переходе на ЭДО. Так вам не придется формировать первчику самостоятельно и не повторять ежедневно одно и тоже разным работникам.
Как перейти на электронный документооборот: подробная инструкция
В письме Минфина России от 01.12.2021 года № 02-07-07/98091 содержится пошаговая инструкция по переходу на электронный документооборот. Перед внедрением ЭДО необходимо выполнить следующие подготовительные мероприятия:
- определение даты перехода;
- издание Положения о применении электронного документооборота;
- внесение изменений в учетную политику (для централизованных бухгалтерий – в Единую учетную политику);
- определение круга должностных лиц, ответственных за формирование и подписание электронных документов;
- внесение дополнений и корректировок в график документооборота с учетом ЭДО;
- обеспечение всех сотрудников, составляющих и подписывающих электронные документы, простыми ЭП или квалифицированными ЭЦП, а лиц, согласовывающих и утверждающих заполненные формы, – квалифицированными ЭЦП;
- выбор и установка СЭД (системы электронного документооборота);
- обеспечение доступа к системе для всех сотрудников, работающих с электронными документами;
- утверждение порядка списания кредиторской задолженности с забалансового счета 020;
- уточнение перечня лиц, ответственных за имущество учреждения;
- выполнение синхронизации справочников и настроек в информационной системе.
Отдельные формы электронных документов, разработанные Минфином, содержат показатель «идентификатор контрагента», состоящий из 22 разрядов. Правила формирования идентификатора изложены в п.4 приказа Минфина № 61н. В СЭД до начала работы необходимо сформировать справочник контрагентов с указанием 22-значного кода.
В формах 0510431 «Ведомость группового начисления доходов», 0510436 «Акт о признании безнадежной к взысканию задолженности по доходам», 0510445 «Решение о признании сомнительной задолженности по доходам», 0510837 «Ведомость начисления доходов бюджета» проставляется уникальный номер реестровой записи источника доходов. Соответствующий справочник источников доходов должен содержаться в информационной системе.
При переходе на ЭДО в сфере кадрового документооборота необходимо назначить ответственное должностное лицо, которое проведет разъяснительную работу и составит список сотрудников, согласных с новым форматом документов и готовых отказаться от бумажного варианта. Для таких работников работодатель должен изготовить простые ЭП. После утверждения Положения об ЭДО нужно подготовить уведомления для всех сотрудников и раздать под роспись. С помощью ЭДО можно взаимодействовать с дистанционными работниками.
Как выбрать электронную систему для перехода на ЭДО
В соответствии с распоряжением Правительства РФ от 06.11.2021 года № 3144-р в рамках программы цифровой трансформации социальной сферы платформа «Работа в России» станет бесплатной для работодателей и работников, начиная с 01.09.2022 года. Для пользования системой необходимо зарегистрироваться и пройти идентификацию и аутентификацию на сайте Госуслуг. Для взаимодействия в сфере кадрового ЭДО нужно изготовить усиленную квалифицированную ЭЦП работодателю, оформление ЭЦП сотрудникам не требуется. Всем участникам будут выдаваться коды и пароли для создания личного кабинета на сайте «Работа в России».
Для ведения электронного документооборота в сфере кадров или бухгалтерского учета госучреждение может самостоятельно выбрать одну из представленных на рынке электронных систем с учетом следующих критериев:
- безопасность;
- количество контрагентов, возможность роуминга;
- интеграционные возможности;
- опыт и репутация разработчика;
- сервис;
- стоимость.
Обычно компания-разработчик выполняет интеграцию системы ЭДО в стандартные бухгалтерские и кадровые программы. По запросу клиента может быть подготовлено нестандартное индивидуальное решение, но это стоит намного дороже и не всегда удобно для взаимодействия с другими участниками бюджетного процесса и организациями бюджетной сферы.
Как выдавать электронные документы по запросу сотрудника
В соответствии с трудовым законодательством, работодатель обязан бесплатно выдать сотруднику документы, связанные с работой, в течение трех дней с момента поступления заявления, которое может быть вручено лично, направлено через портал «Работа в России» либо на адрес электронной почты. Если в организации действует положение об ЭДО, работнику выдаются дубликаты электронных документов в той форме, которая указана в заявлении. Это может быть бумажная распечатка, заверенная подписью и печатью руководителя, или направленный в личный кабинет электронный вариант, заверенный ЭЦП.
Работник вправе предоставить заявление о размещении в его личном кабинете на сайте Госуслуг всех документов, которые он подписывал простой ЭП. Такая просьба должна быть выполнена работодателем.
Как хранить электронные кадровые документы
Организации бюджетной сферы должны в течение установленных сроков хранения обеспечить:
- сохранность документов, независимо от их формы;
- безопасные условия хранения;
- защиту от изменений.
В соответствии с ч.2 ст.29 федерального закона 402-ФЗ электронные первичные документы, учетные регистры, бухгалтерская отчетность должны храниться в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет. Порядок создания архивов и управления ими утвержден в федеральном законе 125-ФЗ. Обязанность работодателя по обеспечению сохранности кадровых документов прописана в ст.22.1 ТК РФ. Сроки хранения конкретных видов документов содержатся в перечне, утвержденном приказом Росархива от 20.12.2019 года № 236. Организациям, перешедшим на ЭДО, нужно дополнительно организовать хранение программных средств, обеспечивающих воспроизведение электронных документов и проверку ЭЦП.
Образцы всех форм по участкам учета