Учреждение обязано возмещать командированному сотруднику затраты на проезд и иные расходы, произведенные с разрешения или ведома работодателя. Однако плату за проезд на такси можно учесть, только если расходы экономически обоснованы. Об особенностях возмещения таких затрат – в статье.
Письмо Минфина России от 11 июля 2012 г. № 03-03-07/33.
Основания для оплаты проезда
Положение об особенностях направления работников в служебные командировки утверждено постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749. Оно не запрещает использовать в служебных командировках такси. Согласно пункту 24 Положения, возмещение иных расходов, связанных с командировками в случаях, порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом, осуществляется при представлении документов, подтверждающих эти затраты.
Размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, утверждены постановлением Правительства РФ от 2 октября 2002 г. № 729. Согласно подпункту «в» пункта 1 данного постановления, за счет средств федерального бюджета возмещаются расходы на проезд в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси). В то же время согласно пункту 3, расходы, превышающие размеры, установленные указанным постановлением, а также иные затраты, связанные со служебными командировками (при условии, что они произведены работником с разрешения или ведома работодателя), возмещаются за счет:
- экономии средств, выделенных из федерального бюджета на содержание организации;
- поступлений, полученных от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности.
Таким образом, при наличии соответствующей экономии бюджетных средств учреждение может возместить своему работнику расходы на такси, если это предусмотрено ее внутренним локальным актом (например, Положением о командировках).
Подобный порядок возмещения поможет избежать возможных споров с контролирующими органами.
Документальное подтверждение
Расходы, указанные в авансовом отчете, должны быть документально подтверждены. В пункте 111 Правил перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, утвержденных постановлением Правительства РФ от 14 февраля 2009 г. № 112, указано, что фрахтовщик выдает фрахтователю кассовый чек или квитанцию в форме бланка строгой отчетности, подтверждающие оплату пользования легковым такси.
Фрахтовщик – юридическое лицо, индивидуальный предприниматель, принявшие на себя по договору фрахтования обязанность предоставить фрахтователю всю либо часть вместимости одного или нескольких транспортных средств на один или несколько рейсов для перевозок пассажиров и багажа, грузов.
Указанный документ должен содержать обязательные реквизиты, которые представлены в приложении № 5 к Правилам перевозок пассажиров, а именно:
- наименование, серию и номер квитанции на оплату пользования легковым такси;
- наименование фрахтовщика (наименование, адрес, номер телефона и ИНН);
- дату выдачи квитанции на оплату пользования легковым такси (число, месяц и год оформления);
- стоимость пользования легковым такси цифрами и прописью (если оно оплачивается по тарифам за расстояние перевозки или время пользования легковым такси, указываются показания таксометра, на основании которых рассчитывается стоимость пользования);
- фамилию, имя, отчество и подпись лица, уполномоченного на проведение расчетов.
В квитанции на оплату пользования легковым такси допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особые условия перевозок пассажиров и багажа легковыми такси.
Нюансы налогообложения
Остановимся на правилах налогообложения расходов, связанных с проездом работника на такси. Отметим, что чиновники Минфина России выпустили немало разъяснений, посвященных этому вопросу.
Налог на доходы физлиц
Возмещение работникам фактически произведенных и документально подтвержденных командировочных расходов на проезд до места назначения и обратно не облагается НДФЛ на основании пункта 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ.
Ни Трудовой кодекс РФ, ни Налоговый кодекс РФ не содержат ограничений в отношении видов средств транспорта, используемых работником для проезда до места назначения и обратно.
Поэтому суммы оплаты проезда работника на такси при направлении его в командировку относятся к числу компенсационных выплат, связанных с исполнением налогоплательщиками трудовых обязанностей, и на этом основании освобождаются от обложения налогом на доходы физических лиц.
Однако соответствующие оправдательные документы должны оформляться в установленном порядке и подтверждать использование работником такси для поездок в служебных целях. Аналогичные выводы содержат письма Минфина России от 27 июня 2012 г. № 03-04-06/6-180, от 25 апреля 2012 г. № 03-04-05/9-549, а также постановление ФАС Северо-Западного округа от 15 декабря 2008 г. № А05-2964/2008.
Страховые взносы
К расходам на командировки работников, не облагаемым страховыми взносами, относятся, в частности, фактически произведенные и документально подтвержденные целевые затраты на проезд до места назначения и обратно (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ «О страховых взносах…»).
Расходы командированного работника по оплате проезда на такси от аэропорта до гостиницы и обратно в случае их экономического обоснования и документального подтверждения страховыми взносами не облагаются (письмо Минздравсоцразвития России от 5 августа 2010 г. № 2519-19).
Налог на прибыль организаций
В соответствии с подпунктом 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией, относятся затраты организации на командировки, в том числе на проезд работника в командировку и обратно к месту постоянной работы. Расходы на такси в рамках приносящей доход деятельности учреждения учитываются в целях налогообложения прибыли именно на основании этой нормы (письма Минфина России от 8 ноября 2011 г. № 03-03-06/1/720, от 4 октября 2011 г. № 03-03-06/1/621). Однако они должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены.
Например, экономическим обоснованием может быть то, что на общественном транспорте добраться до места назначения невозможно (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 2 апреля 2008 г. № Ф04-2260/2008(3201-А45-40)), или другие объективные причины.
А подтвердить оплату услуг такси необходимо кассовым чеком или квитанцией в форме бланка строгой отчетности (письмо Минфина России от 4 октября 2011 г. № 03-03-06/1/621).
Налог на добавленную стоимость
В том случае, если расходы на такси возмещаются за счет приносящей доход деятельности учреждения, облагаемой НДС, суммы налога, уплаченные по расходам на проезд, подлежат вычету. Эти вычеты производятся на основании документов, подтверждающих оказание работнику соответствующих услуг, то есть квитанции (п. 7 ст. 171, п. 1 ст. 172 Налогового кодекса РФ).
Отражение ситуации в учете
Операции в учете отражаются в соответствии с нормами Инструкции по применению Плана счетов бюджетного учета, утвержденной приказом Минфина России от 6 декабря 2010 г. № 162н, Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утвержденной приказом Минфина России от 16 декабря 2010 г. № 174н.
Расходы по проезду на такси оформляются следующими записями:
|
Наименование операции |
Дебет |
Кредит |
|
Приняты к учету расходы на проезд на такси |
401 20 222 |
208 22 660 |
|
109 XX 222 |
||
|
Возмещены понесенные расходы работнику из кассы организации |
208 22 560 «Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по оплате транспортных услуг» |
201 34 610 «Выбытия средств из кассы учреждения» |
В заключение рассмотрим ситуацию, в которой возник вопрос: стоит ли возмещать расходы работника на такси?
Пример
Работник федерального органа исполнительной власти (заместитель начальника отдела) в командировке добирался из аэропорта до гостиницы и обратно на такси. По возвращении он представил в бухгалтерию авансовый отчет, к которому приложил в том числе квитанцию на оплату пользования легковым такси. На ней имеется штамп фирмы, которая оказала транспортные услуги, с указанием ее наименования, ИНН, КПП, адреса, телефона. Также есть следующие данные: номер квитанции (написан шариковой ручкой), серия квитанции, дата заказа, маршрут следования, код маршрута, время подачи, государственный номер автомобиля, стоимость услуг, Ф. И. О. водителя, подпись заказчика. Печать фирмы отсутствует.
Действующим в организации Положением о командировках установлено, что заместителям руководителя за счет соответствующей экономии бюджетных средств оплачивается проезд на такси в месте командирования до аэропорта и обратно. Правомерна ли оплата такси в данной ситуации?
В рассматриваемом примере понесенные расходы по проезду на такси работнику не возмещаются. При принятии данного решения организация руководствовалась статьей 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (о первичных учетных документах), пунктом 24 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки и пунктом 111 Правил перевозок пассажиров и багажа. Причина отказа в возмещении расходов – неправильное оформление документа в обоснование понесенных расходов (квитанции).
Следует отметить, что руководитель организации может принять решение о возмещении расходов на проезд указанному работнику на основании его письменного заявления с соответствующей просьбой и указанием уважительных причин, а также, например, справки о стоимости проезда на такси в месте командировки или иного документа. Однако для целей налогового учета такие расходы в любом случае принять нельзя.
Важно запомнить
В случае направления сотрудника в служебную командировку работодатель имеет право возмещать ему в том числе расходы по проезду на такси. При этом порядок возмещения затрат определяется коллективным договором или локальным нормативным актом учреждения.